Een retraite voor werknemers kan een geweldige onderbreking zijn van de dagelijkse praktijk op uw werk, waardoor u de kans krijgt om nieuwe strategieën te verkennen en elkaar als team op te bouwen. Om het zo effectief mogelijk te maken, moet je je retraite ruim van tevoren plannen. Begin met het plannen van de logistiek en ga dan verder met het schema.

Deel een van de drie:
Planning van de logistiek

  1. 1 Identificeer een doel. Voordat u beslist hoe u uw retraite wilt uitvoeren, moet u een doel voor ogen hebben. Misschien wilt u een retraite die eenheid tussen uw staf zal creëren. Of misschien wilt u een retraite waarbij u brainstorm nieuwe ideeën voor uw bedrijf. Een andere optie is een retraite bedoeld om uw werknemers te trainen in nieuwe vaardigheden. Wat u ook kiest, dat zal bepalen hoe u uw retraite plant.[1]
    • Andere doelen kunnen zijn: mensen op lange afstanden bij elkaar brengen of alle werknemers aanmoedigen om een ​​aandeel te hebben in de planning van wat er voor het bedrijf aan de hand is.[2]
    • Je zult merken dat je op verschillende tijden verschillende soorten retraites nodig hebt. Je hebt bijvoorbeeld retraites nodig voor teambuilding wanneer je voor het eerst een bedrijf start of wanneer je een grote omzet hebt, terwijl je later misschien een retraite nodig hebt die zich richt op het omgaan met de veranderingen in je bedrijf.[3]
  2. 2 Bereid uw budget voor. Voordat je echt je retraite kunt plannen, moet je precies beslissen hoeveel je eraan kunt uitgeven. Dat omvat kost en inwoning en reiskosten. Je moet ook nadenken over hoe lang je wilt dat het kantoor wordt afgesloten (of helemaal niet) en hoeveel tijd medewerkers zullen besteden aan de voorbereiding op de retraite. Overweeg al deze factoren bij het opstellen van uw budget.[4]
  3. 3 Zorg ervoor dat andere mensen inspraak hebben in de retraite. Als je wilt dat mensen iets van je retraite krijgen, moeten ze worden geïnvesteerd. Neem suggesties van werknemers over wat voor soort retraite het beste zou werken en waar op de retraite over moet worden gesproken. Als ze inspraak hebben in wat er gebeurt, zullen ze waarschijnlijk eerder deelnemen.[5]
    • Probeer een e-mail te sturen waarin om suggesties wordt gevraagd. Je kunt ook een anonieme suggestievak hebben over de retraite.
    • Een andere optie is om een ​​vraag naar alle medewerkers te sturen. Laat de antwoorden naar de facilitator sturen. Je zou bijvoorbeeld kunnen vragen: "Wat maakt deze retraite tot een succes?"
  4. 4 Kies een locatie uit de buurt van het kantoor. Het kan verleidelijk zijn om gewoon een terugtrekking in uw kantoor te maken om geld te besparen. Maar dat is meestal niet voldoende om elke dag te stoppen om echt effectief te zijn. Mensen uit hun routine halen kan helpen nieuwe ideeën en nieuwe relaties te genereren.[6]
    • Zelfs als uw bedrijf geen grote hoeveelheid geld heeft om aan een retraite te besteden, kunt u nog steeds uw medewerkers helpen het kantoor te verlaten. U kunt bijvoorbeeld een kamer huren in een plaatselijke bibliotheek of deze zelfs in het nabijgelegen parkpaviljoen bij mooi weer hebben. Een andere optie is om klanten te vragen ruimtes te gebruiken die ze beschikbaar hebben.
    • Als je meer geld hebt, is de lucht de limiet. Je kunt jezelf isoleren op een bosachtige plek of iets spannender doen, zoals Las Vegas.
  5. 5 Zorg ervoor dat je locatie alles heeft wat je nodig hebt. Let op de details wanneer u naar een locatie kijkt. Het moet een plek hebben waar jullie allemaal samen kunnen werken. Het moet snel internet hebben als je van plan bent om op je computer te werken, samen met plaatsen om in te pluggen. Je hebt ook toegang tot lekker eten nodig, zelfs als het alleen maar om te bestellen is. Bovendien kan het geen kwaad om een mooie achtergrond hebben, dus het voelt echt als een toevluchtsoord in plaats van alleen maar meer werk.[7]
  6. 6 Beslis of je een facilitator wilt. Je denkt misschien dat je de retraite zelf kunt uitvoeren, en misschien heb je gelijk. Hulp van buitenaf kan echter nuttig zijn. Facilitators kunnen vanuit uw bedrijf komen, als uw bedrijf groot is, zoals van de HR-afdeling of een andere afdeling die weinig interactie heeft met uw eigen afdeling. Als alternatief kunnen ze van een extern adviesbureau komen.[8]
    • De facilitator moet een expert zijn in groepsdynamica, niet in jouw vakgebied. De facilitator helpt bij het begeleiden van discussies, vergemakkelijkt beslissingen en stimuleert teamwork. Een facilitator kan je ook helpen bij het plannen van de retraite en een beslissing nemen over een doel en planning voor de retraite. Bovendien fungeert de facilitator als een officiële recorder van het evenement, dus je weet wat er is gezegd.[9]
    • Als je een facilitator hebt, kun je daadwerkelijk deelnemen aan de retraite, in plaats van deze alleen uit te voeren. Het kan ook helpen als je kantoor in de strijd hebt, en je gebruikt de retraite om die problemen op te lossen. Een facilitator kan beter uitgerust zijn om met een grote groep om te gaan, vooral als uw retraite meer dan 20 mensen telt.
    • Bovendien kan een facilitator nieuwe ideeën helpen genereren op manieren die u misschien niet kunt. Dat wil zeggen, u werkt op regelmatige basis met uw werknemers, zodat zij op voorspelbare manieren op u reageren. Het hebben van een nieuwe persoon kan helpen om een ​​andere sfeer te creëren met uw werknemers, waardoor ze meer participatie krijgen.
  7. 7 Bepaal hoe je voedsel gaat maken. Tijdens een retraite kunt u eten laten verzorgen door het hotel of een cateraar buiten. Je kunt mensen alleen laten eten met een dagelijkse toelage, of je kunt zelfs teambuilding aanmoedigen door elke avond te koken. Hoe dan ook, u moet van tevoren plannen.[10]
    • Zorg ervoor dat u voldoet aan de voedingsbehoeften van uw werknemers. Hebben zowel gezonde opties en niet-zo-gezonde opties beschikbaar, evenals vegetarische en gluten-vrije opties beschikbaar, als dat aangewezen is.
    • Als je alcohol serveert en barmannen hebt aangenomen, zorg dan dat je voldoende personeel bij de hand hebt om drankjes te serveren. Zorg er ook voor dat iedereen een veilige weg naar huis heeft als er betrokken wordt gereden.
  8. 8 Geef uw werknemers van tevoren informatie. Een manier om een ​​betere discussie tijdens een retraite mogelijk te maken, is door hen van te voren informatieve video's of presentaties te geven.Op die manier kunnen ze de informatie in het vliegtuig of op het werk lezen en klaar zijn om ter discussie te gaan tijdens de retraite.[11]

Tweede deel van de drie:
Een schema instellen

  1. 1 Bepaal de lengte van de retraite. Hoe lang je retraite is, is gebaseerd op verschillende factoren. Een daarvan is natuurlijk hoeveel geld je hebt om een ​​retraite te financieren. Hoeveel werkdagen u echter wilt opgeven, beperkt ook hoe lang u de retraite wilt hebben. Een retraite kan zo kort een dag of zo lang zijn als een week, afhankelijk van wat je wilt bereiken tijdens de retraite.[12]
    • Een retraite voor teambuilding kan bijvoorbeeld op één dag worden voltooid, maar meer betrokken retraites, zoals mensen die de richting van het bedrijf willen veranderen, hebben meer tijd nodig.
  2. 2 Bepaal precies met welke problemen je te maken zult krijgen. U hebt een hoofddoel gekozen, maar onderbreek dat nu in kleinere problemen. Houd er rekening mee dat je niet wilt overschrijven. Geef uw medewerkers de tijd die ze nodig hebben om aan elk probleem te werken in plaats van elke taak te wijzigen, zodat u met halfafgewerkte oplossingen kunt werken.[13]
  3. 3 Maak een dag-tot-dag schema. U zou de dag moeten hebben gepland zodat uw werknemers weten wat te verwachten. Probeer het niet te vroeg te doen, want het is een retraite. Hebben tijd gepland voor discussiesessies en presentatoren, evenals de tijd die is gepland voor maaltijden en pauzes.[14]
    • Wees realistisch over maaltijden. Als je al het voedsel levert, kan een uurtje lunch redelijk zijn. Als u dat niet bent en u zich in een nieuwe stad bevindt, wilt u misschien meer tijd aan uw werknemers besteden om een ​​lunch te vinden en terug te komen.
    • Vergeet niet om de tijd in te plannen. Niet iedereen heeft de mentale energie om de hele dag door met medewerkers te werken, elke dag, zelfs in de nacht. Sommige mensen hebben alleen tijd nodig om op te laden.[15]
  4. 4 Kies presentatoren. Als u bepaalde onderwerpen behandeld wilt hebben, moet u van tevoren weten wie deze presentaties zal maken. Je kunt externe consultants laten presentaties maken of nieuwe vaardigheden aanleren, maar je kunt ook werknemers informatie laten zien over hun afdelingen of lopende projecten. Plan die presentatoren in het programma en onthoud wat het belangrijkste is om vooraf te hebben.[16]
  5. 5 Maak de werknemers goed geïnformeerd. Wanneer u van plan bent uw retraite te plannen, moeten uw werknemers ruim van tevoren op de hoogte worden gesteld van alle reisdetails. Een maand is het minimum, maar langer is ideaal. U moet ook beslissen hoe medewerkers zullen komen waar u naartoe gaat en hoe zij worden vergoed. Als u bijvoorbeeld vliegt, kunt u werknemers toestaan ​​hun eigen vluchten in te plannen en achteraf een bedrijfscreditcard of terugbetaling te sturen.[17]
    • Verzend de gegevens in meerdere indelingen, inclusief e-mail en een fysiek pakket. Hebben ook informatie gepost rond het kantoor.

Derde deel van de drie:
Enkele basisrichtlijnen volgen

  1. 1 Breek weg van het dagelijkse leven. Een werkterugtrekking is een kans om weg te gaan van alle banaliteiten van het dagelijkse leven op het werk. Het is een kans om een ​​stap terug te doen en naar het grotere geheel te kijken. Verspil geen tijd aan het scherpstellen op de kleine details. Trek terug en concentreer u op het verder brengen van uw bedrijf.[18]
    • Een manier om je op het grotere geheel te richten, is door over de 3 W's te praten. Dat wil zeggen, focus op wie je bent als een organisatie, wat je doet als een organisatie, en waarom je het doet.
  2. 2 Bepaal hoe beslissingen worden genomen. Als het doel van je retraite is om belangrijke beslissingen te nemen over het bedrijf, moet de manier waarop die beslissingen worden genomen, van tevoren worden beslist. De deelnemers moeten bijvoorbeeld weten of beslissingen bij meerderheid van stemmen worden genomen.[19]
    • Deelnemers moeten ook weten of ze aanbevelingen doen voor leiderschap of dat ze beslissingen nemen waar leiderschap zich aan houdt. Het kan het werk ondermijnen dat je tijdens de retraite doet, als deelnemers denken dat leiderschap zich aan hun beslissingen zal houden, en dan kiest het management ervoor om alleen bepaalde delen te implementeren.
  3. 3 Laat iedereen inspraak hebben. De discussie moet open staan ​​voor iedereen die zich terugtrekt, niet alleen voor leiders. Als je alleen wilt dat bepaalde mensen zeggenschap hebben, dan moet je dat doen tijdens de retraite. Breng mensen niet mee om hun mening te negeren.[20]
    • Een manier om het voor iedereen opener te maken, is door soortgelijk papier en markeringen uit te delen. Dan kunnen mensen op papier ideeën opschrijven om discussies op gang te brengen.
    • Je kunt de facilitator ook laten stimuleren mensen te laten praten die nog niet veel hebben gezegd tijdens de retraite.
  4. 4 Realiseer je dat je meer dan één doel kunt hebben. Dat wil zeggen dat u misschien wilt focussen op het genereren van nieuwe ideeën voor het bedrijf, maar toch kunt u tijd besteden aan het opbouwen van uw team. Gooi wat teambuildingoefeningen aan de zijkant om mensen aan te moedigen om samen te werken en elkaar te leren kennen.[21]
    • Teambuilding kan een deel van het werk zijn. Dat wil zeggen, bij het werken aan een probleem mensen aanmoedigen om samen te werken om het op te lossen.
  5. 5 Focus niet alleen op werk. Wat het doel van je retraite ook is, het is ook een tijd voor mensen om elkaar te leren kennen. Zorg ervoor dat je op tijd in de buurt van de computers bouwt, wanneer mensen samen kunnen eten of samen een show kunnen pakken. Als je in het bos bent, maak een maaltijd voor iedereen om samen te komen en te koken.[22]
  6. 6 Blijf op het onderwerp. Bij retraites, net zoals bij elke vergadering, kan het verleidelijk zijn om op raakvlakken te gaan. Het is echter belangrijk om zoveel mogelijk op het onderwerp te blijven. Een manier om de groep te helpen om op het onderwerp te blijven, is door andere ideeën voor later op te slaan. Als iemand op een raaklijn begint, noteer het dan en kom later op de dag terug naar deze opgeslagen ideeën.[23]
  7. 7 Wees niet bang om in kleinere groepen te komen. Kleinere groepen kunnen problemen soms effectiever aanvallen. Als je aan een groot probleem of project werkt, neem dan in meer beheersbare brokken en laat individuele teams aan elk onderdeel werken. Op die manier hebben meer mensen zeggenschap over het eindresultaat.[24]
  8. 8 Maak een actieplan. Als het doel van je retraite is om nieuwe strategieën te implementeren of een probleem op te lossen, kun je niet zomaar met ideeën komen. U hebt uitvoerbare stappen nodig voor de manier waarop deze wordt geïmplementeerd wanneer u terugkeert naar uw kantoor. Wijs taken toe aan individuen of teams en laat ze een plan bedenken voor hoe het op kantoor zal werken. Maak ook deadlines, in samenwerking met de persoon of het team, voor die plannen.[25]
  9. 9 Verwacht een debriefing van de facilitator. Een deel van de taak van de facilitator is om samen te vatten en te evalueren wat er op de retreat is gebeurd. Binnen een week moet u deze evaluatie ontvangen en moet u elke geschikte analyse aan uw werknemers kunnen doorgeven. Het rapport zou zich moeten concentreren op wat goed ging, maar ook wat er in de toekomst kan worden verbeterd.[26]