Als u een medewerker heeft wiens gedrag of prestaties problemen veroorzaken, vraagt ​​u zich misschien af ​​wat u vervolgens gaat doen. Iemand disciplineren is altijd stressvol, vooral als je niet duidelijk bent over het beleid van jouw bedrijf. Als u leert hoe u een disciplinaire vergadering kunt regelen en beheren, kunt u de prestaties en het gedrag van uw medewerker verbeteren en ervoor zorgen dat u het bedrijfsprotocol volgt.

Deel een van de drie:
Het aanroepen van een disciplinaire vergadering

  1. 1 Voer een onderzoek uit naar het incident. Voordat u een disciplinaire vergadering voor een werknemer houdt, is het absoluut noodzakelijk dat u het voorval grondig doorneemt. Het onderzoek kan inhouden dat u andere werknemers of getuigen moet ondervragen voor details over het incident. Zorg ervoor dat een vertegenwoordiger van Human Resources aanwezig is tijdens alle interviews.[1]
    • Vraag iedereen die je interviewt om een ​​nauwkeurig geschreven dictaat van hun verklaring te ondertekenen.
    • Compileer en herzie het bewijsmateriaal voor en tegen de werknemer. Als uit het bewijsmateriaal overduidelijk blijkt dat de werknemer schuldig was, moet je een tuchtprocedure beginnen.
    • Documenteer alles wat er over het incident en over de medewerker is gezegd, ook door de medewerker zelf.[2]
    • Voor minder ernstige overtredingen of nieuwe overtredingen is meestal een informele, mondelinge waarschuwing voldoende. Voor meer ernstige overtredingen of herhaalde overtredingen kan een formele disciplinaire vergadering vereist zijn.
  2. 2 Houd de werknemer op de hoogte van het onderzoek. Uw werknemer heeft het recht te weten dat een onderzoek wordt uitgevoerd en kan leiden tot een disciplinaire vergadering. U wilt deze informatie niet achterhouden, omdat het verblinden van een werknemer met disciplinaire maatregelen typisch het personeelsbeleid van de meeste bedrijven schendt.[3]
  3. 3 Plan een datum, tijd en locatie voor de vergadering. Zodra je hebt besloten om door te gaan met een disciplinaire vergadering, moet je afspraken maken voor de daadwerkelijke vergadering. Kies een datum en tijd die handig is voor uw planning en haalbaar is voor het schema van de werknemer (bijvoorbeeld op een tijdstip waarop de werknemer op kantoor moet zijn).
    • De locatie van de vergadering moet ergens privé zijn en niet worden onderbroken. Privacy is belangrijk voor zowel het volgen van het protocol als het handhaven van het moreel van de werkplek.
  4. 4 Geef de medewerker een schriftelijke kennisgeving van de vergadering. Nadat u een locatie voor de vergadering hebt gereserveerd en een datum en tijd hebt gepland, moet u dit aan uw medewerker melden. De kennisgeving van de werknemer moet schriftelijk worden ingediend, zodat deze een schriftelijk document bevat met informatie over het incident en de komende procedure.[4]
    • De kennisgeving moet de details van de beschuldiging bevatten. Het moet ook de werknemer op de hoogte stellen van de datum, het tijdstip en de locatie van de disciplinaire vergadering, evenals van de aanwezigen die aanwezig zullen zijn.
    • Afhankelijk van het beleid van uw werkgever en de regels die betrekking hebben op disciplinaire hoorzittingen, kan het zijn dat u de werknemer ook moet toestaan ​​een vakbondsvertegenwoordiger of een werkcollega mee te nemen. Dit moet in de schriftelijke kennisgeving worden vermeld.

Tweede deel van de drie:
De vergadering houden

  1. 1 Laat een HR-vertegenwoordiger aanwezig zijn. Het is het beste om een ​​vertegenwoordiger van human resources (HR) aanwezig te hebben bij alle disciplinaire vergaderingen. Dit is gunstig voor zowel de werknemer als voor u als manager.[5]
    • Medewerkers kunnen de aanwezigheid van een HR-vertegenwoordiger zien als een vorm van bescherming tegen oneerlijke disciplinaire procedures.
    • Als manager wilt u misschien dat een HR-vertegenwoordiger daar als getuige optreedt.
  2. 2 Herhaal de beschuldigingen tegen de werknemer. Het is het beste om aan de vergadering te beginnen door de medewerker eraan te herinneren wat ze verkeerd hebben gedaan. Of het nu gaat om een ​​gedragsprobleem of een probleem met de uitvoering van een baan, het beoordelen van wat er is gebeurd en waarom het een probleem was, is een noodzakelijke eerste stap in het disciplinaire proces.[6]
    • Wees duidelijk en compleet in je samenvatting van de beschuldigingen / overtredingen. Laat geen details achter en zorg ervoor dat de medewerker begrijpt welk incident wordt beoordeeld en waarom.
    • Als de beschuldigingen een overtreding van de wet met zich meebrengen, bent u mogelijk niet in staat om alle details aan de werknemer bekend te maken. Dit geldt met name als een strafrechtelijk onderzoek aan de gang is of in behandeling is.
    • Raadpleeg een politieagent voordat u doorgaat als de werknemer strafrechtelijk wordt onderzocht.
  3. 3 Beoordeel de gedragsnormen of prestaties. Na het herhalen van de beschuldigingen tegen de werknemer, is het een goed idee om dat gedrag af te zetten tegen de voorgeschreven gedrags- en prestatienormen in uw bedrijf. Dit zal helpen verduidelijken wat de werknemer verkeerd heeft gedaan en wat anders had moeten gebeuren. Herziening van de normen helpt ook het management te beschermen tegen eventuele beschuldigingen dat de werknemer onduidelijk was over de regels. Het herinnert de werknemer eraan dat de regels duidelijk geschreven en beschikbaar zijn voor alle werknemers.[7]
  4. 4 Maak een schets van het disciplinaire beleid van het bedrijf. Nu de werknemer is herinnerd aan wat anders had moeten gebeuren en waarom, wilt u de werknemer laten weten wat uw bedrijf legaal kan doen om die overtreding te berispen. De werknemer moet duidelijk zijn over wat management wel en niet kan doen als reactie op het slechte gedrag en u moet alle disciplinaire opties waarover u beschikt ter beschikking stellen.[8]
    • Hoewel u mogelijk niet tot een uitspraak bent gekomen, is het belangrijk dat de werknemer begrijpt wat er na de procedure kan gebeuren.
    • Herziening van het disciplinaire beleid van het bedrijf helpt ook het management te beschermen tegen aantijgingen van oneerlijke behandeling.
  5. 5 Komen tot een beslissing. De beslissing in uw disciplinaire vergadering zal afhangen van de aard van de overtreding / wangedrag van uw werknemer en van het disciplinaire beleid dat in uw bedrijf van kracht is.Over het algemeen rechtvaardigen minder ernstige overtredingen kleinere disciplinaire maatregelen, terwijl meer ernstige overtredingen zwaardere maatregelen rechtvaardigen.
    • Ernstige overtredingen kunnen diefstal, mishandeling of aanzienlijke daden van insubordinatie omvatten.[9]
    • Behoud de notities die u neemt terwijl u beraadslaagt over een beslissing. Deze aantekeningen en eventuele ondersteunende documenten van het onderzoek en de vergadering moeten worden bewaard in het personeelsdossier van de werknemer of op een beveiligde, vergrendelde locatie.
  6. 6 Informeer de werknemer over uw beslissing. Zodra u tot een beslissing bent gekomen, moet u uw medewerker informeren over wat er vervolgens zal gebeuren. Afhankelijk van het beleid van uw bedrijf, wilt u misschien de beslissing schriftelijk aan de werknemer overhandigen, of op zijn minst een schriftelijke verklaring aanbieden naast een mondelinge mededeling.[10]
    • Houd de beslissing vertrouwelijk. De enige mensen die u moet vertellen, zijn de werknemer, hun vakbondsafgevaardigde (als zij die hebben) en de HR-vertegenwoordiger die als getuige heeft gediend.
    • Als de werknemer moet worden geschorst, moet een korte, vervolgopstellingsvergadering worden gepland.
    • Verschillende werkgevers kunnen een ander disciplinair beleid hebben, maar in het algemeen is een mondelinge waarschuwing de eerste vorm van discipline. Verbale waarschuwingen worden meestal gevolgd door geschreven berispingen, opschorting en uiteindelijke beëindiging.[11]

Derde deel van de drie:
Follow Up After the Meeting

  1. 1 Informeer de werknemer over wat anders te doen. Het doel van een tuchtprocedure is niet om de werknemer te straffen, maar om slecht gedrag en prestatieproblemen te corrigeren. Daarom moet u uw werknemer mogelijk van tijd tot tijd een aantal herinneringen sturen over wat ze anders zouden moeten doen.[12]
    • Geef duidelijke voorbeelden. Beschrijf wat anders had moeten gebeuren in het incident dat werd onderzocht en geef hypothetische voorbeelden van vergelijkbare situaties.
    • Wees niet aanmatigend en corrigeer uw medewerker niet voor zijn collega's. Beoordeel de situatie en vraag om indien nodig privé te spreken.
  2. 2 Controleer de prestaties van de medewerker na de vergadering. Naarmate de tijd vordert, had uw werknemer van de disciplinaire vergadering kennis moeten nemen. Ze moeten de door u aanbevolen wijzigingen implementeren en hun gedrag (goed of slecht) moet in de loop van de tijd worden gecontroleerd.[13]
    • Zoek naar zowel verbeteringen als toekomstige overtredingen. Prijs de werknemer voor correct gedrag en geef verbale input over gedrag dat nog moet worden gecorrigeerd.
  3. 3 Regel indien nodig follow-upvergaderingen. Als het gedrag of de prestaties van de medewerker niet veranderen om aan de verwachtingen van het bedrijf te voldoen, kunnen toekomstige gesprekken met de werknemer noodzakelijk zijn. Deze gesprekken kunnen leiden tot verdere disciplinaire vergaderingen, of ze kunnen zo simpel zijn als het geven van feedback en begeleiding, afhankelijk van de aard van de overtreding en de reactie van de werknemer op feedback.[14]