Als u de baas bent over anderen, is documentatie een communicatiemiddel dat u kunt gebruiken om feiten te bewaren en dubbelzinnigheden te verwijderen. Nauwkeurige documentatie van prestaties, goed en slecht, en van disciplinaire cursus indien nodig, is essentieel voor langdurige werknemerszorg.

Stappen

  1. 1 Documentpersoneel doet er toe zoals ze zich voordoen, niet weken of maanden later. Om hun doel te dienen, moeten documenten een compleet en nauwkeurig overzicht bevatten van wat mensen hebben besproken en welke gebeurtenissen zich op een specifieke datum hebben voorgedaan.
  2. 2 Houd wat tijd vrij. De voordelen van documentatie wegen ruimschoots op tegen de tijd en moeite die vereist is voor prestatiegerelateerde gesprekken met uw werknemers. Noteer welke onderwerpen werden besproken, wie aanwezig was, welke problemen of zorgen ontstonden en welke beloften of afspraken werden gemaakt, u bouwt een papieren spoor voor toekomstig gebruik. Het samenvoegen van een goed gedocumenteerd werknemersbestand voorkomt misverstanden tussen alle partijen en biedt juridische bescherming aan u en uw werkgever in geval van een rechtszaak.
  3. 3 Beschrijf de hoogtepunten van een gesprek. Vat overeengekomen voorwaarden samen (d.w.z. wie zal wat doen, tegen welke termijn), waarschuwingen aan een werknemer, specifieke prestatiemaatstaven die u samen hebt beoordeeld en gespecificeerde toezeggingen door alle partijen.
  4. 4 Blijf bij de feiten. Behandel uw aantekeningen van gesprekken met werknemers niet als een persoonlijk dagboek, waarin u uw mening uitdrukt en emoties deelt. Documenten kunnen in de rechtbank openbaar worden gemaakt, dus houd duidelijke, professionele aantekeningen bij. Schrijf op een losse toon, alsof je een buitenstaander bent die aangeeft wat er op een veilige afstand is gebeurd. Focus op kwaliteit van werk, gedrag en gedrag, aanwezigheid en beschikbaarheid. Val het karakter van een werknemer niet aan.
  5. 5 Inclusief exposities en andere ondersteuning om luchtdichte documentatie te maken. Dit zal anders zijn, afhankelijk van de situatie waarin je coacht. Voorbeelden zijn onder meer: ​​klachtenbrieven van klanten als bewijs van de slechte dienstverlening van een medewerker; kopieën van tijdkaarten als bewijs van chronische vertraging van een werknemer; kopie van de analyse van een consultant van de slechte productiviteit van een medewerker.
  6. 6 Document disciplinaire vergaderingen met werknemers door aantekeningen te maken die drie elementen van de gesprekken samenvatten.
    1. De aanvaardbare prestatienorm - of minimale verwachting - zoals die van toepassing is op de kwestie die wordt besproken.
    2. De mate waarin de werknemer het bovengenoemde doel al dan niet heeft bereikt. Geef eventuele overtredingen en / of resulterende disciplinaire maatregelen aan.
    3. Het perspectief, de reactie of de positie van de medewerker bij het aanpakken van het probleem. Geef een gedetailleerd verslag van zijn of haar punten, ook als u het niet eens bent of hun geldigheid betwijfelt.
  7. 7 Vraag een medewerker om een ​​bevestiging van uw documentatie te bekijken en ondertekenen. Hoewel sommige werknemers misschien weigeren hieraan te voldoen, toont uw aanbod te goeder trouw aan. Als uw werknemer weigert om het papierwerk te ondertekenen, leg hem uit dat zij hun kenmerkende aantekeningen hebben die u erover hebt gehad, niet dat zij het eens zijn met wat er wordt gezegd. Als ze het niet eens zijn, moedig ze dan aan om een ​​amendement in te dienen.