Een prestatieverbeteringsplan (kortweg PIP) is een standaardhulpmiddel om werknemers te helpen die slecht presteren. Het doel van een prestatieplan is om een ​​medewerker te helpen om problemen in zijn of haar werk aan te pakken en te corrigeren. Als supervisor is het belangrijk om een ​​plan voor prestatie-verbetering te ontwikkelen voordat u tuchtmaatregelen tegen een werknemer neemt om hem of haar te betrekken bij het strategiseren van prestatieverbetering.

Deel een van de drie:
Identificatie van het probleem (de problemen)

  1. 1 Problemen met documentprestaties. Voordat u een medewerker een prestatieverbeteringsplan geeft, moet u specifiek bewijzen dat hij of zij op het werk slechter presteert. Gebruik informatie die objectief, feitelijk en gedetailleerd is in het documenteren van problemen met de prestaties van een medewerker. Het wordt over het algemeen als de beste praktijk beschouwd om een ​​consistent formaat te gebruiken bij het documenteren van de prestaties van werknemers, zodat alle werknemers eerlijk worden beoordeeld. Uw documentatie moet het volgende bevatten:
    • Medewerkersinformatie (naam, titel, ID-nummer indien van toepassing, etc.)
    • Relevante data
    • Beschrijving van prestatieverschillen
    • Beschrijving van verwachte prestaties
    • Beschrijving van de werkelijke prestaties
    • Eventuele specifieke regels of beleidsregels die mogelijk zijn overtreden [1]
  2. 2 Praat met uw werknemer over uw zorgen. Voer een openhartige, persoonlijke ontmoeting met de betreffende medewerker om de waargenomen problemen met zijn of haar optreden te delen. Het delen van uw observaties met uw medewerker is belangrijk, zodat hij of zij uw mening begrijpt en erkent dat er een probleem is. Gebruik uw documentatie om zoveel mogelijk specifieke informatie aan de werknemer te verstrekken. Wees objectief en gebruik geen opruiende of beschuldigende taal, dus de werknemer voelt zich niet aangevallen.
  3. 3 Markeer de manieren waarop het gedrag van uw medewerker afwijkt van het verwachte gedrag. Laat de werknemer weten of hij of zij een specifieke inbreuk op het beleid heeft gepleegd, houdt zich niet aan de werkquota of voldoet simpelweg niet aan de verwachtingen van de functie. Concentreer u op de uitkomsten van het gedrag in plaats van op het individu, zodat uw medewerker ziet hoe zijn of haar gedrag de resultaten op de baan of de werkplek als geheel beïnvloedt.

Tweede deel van de drie:
Een actieplan ontwikkelen

  1. 1 Bepaal specifieke, meetbare verbeteringsdoelen voor uw werknemer. De doelen moeten definitief zijn en, indien mogelijk, cijfers bevatten die later kunnen worden gemeten om de voortgang effectief te beoordelen. Vermijd generalisaties of verwoordingen die op verschillende manieren kunnen worden geïnterpreteerd. Specificiteit in verbeteringsdoelen zal misverstanden in verwachtingen tussen u en uw medewerker voorkomen. Enkele voorbeelden van specifieke doelen zijn:
    • "Werknemer produceert minstens 150 eenheden per maand."
    • "Medewerker zal elke dag voor 9.00 uur 's morgens naar zijn werk bellen."
    • "Werknemer zal niet meer dan één rekenfout per rapport hebben."
  2. 2 Voeg een gedetailleerde lijst met beschikbare bronnen toe. Alle bronnen waartoe uw werknemer toegang heeft, moeten worden vermeld (en mogelijk worden uitgelegd). Dit helpt u te documenteren dat u hulp heeft geboden aan de werknemer en geeft hen een idee van de hulpmiddelen die hem of haar kunnen helpen verbeteren. Zorg ervoor dat de medewerker op de hoogte is van deze ondersteuningen en hoe hij of zij deze moet gebruiken.
    • Deze middelen kunnen fondsen, trainingsmateriaal, tijd buiten normale verantwoordelijkheden of tijd en expertise van andere mensen omvatten.
    • Een werknemer die worstelt met tijdbeheer kan bijvoorbeeld toegang krijgen tot een hulpprogramma voor administratieve planning dat helpt bij het indelen en vaststellen van tijdsdoelen voor voltooid werk.
  3. 3 Maak een tijdlijn om doelen voor prestatieverbetering te bereiken. Dit zal de werknemer op het goede spoor houden bij het bereiken van de doelen in zijn of haar plan om gestage vooruitgang te boeken in de richting van algehele prestatieverbetering.
    • Vermeld de begin- en einddatum in het prestatie verbeteringsplan van de werknemer, meestal een periode van 30-90 dagen.
    • Geef datums op tussen de begin- en einddatum en identificeer de benchmarkdoelen waaraan op die datums moet worden voldaan.
  4. 4 Identificeer de metriek die zal worden gebruikt om de voortgang te meten. Om verwarring bij de werknemer te voorkomen, moet u zo specifiek mogelijk aangeven hoe u zijn of haar voortgang in het behalen van doelen zult evalueren. Verschillende doelen zullen verschillende meetmethoden vereisen. Als bijvoorbeeld verbeterde aanwezigheid het doel is, geef dan aan hoe u de aanwezigheid van een medewerker bijhoudt. Enkele voorbeelden zijn:
    • "Werknemer klokt in met behulp van _______ computersoftware; de ​​supervisor zal de aanwezigheidsrecords van dit programma controleren."
    • "Werknemer rapporteert aan supervisor aan het begin van elke werkdag."
  5. 5 Vermeld de beoogde consequenties na het voltooien van het prestatieverbeteringsplan. Neem de specifieke acties op die u zult nemen als de doelen zijn bereikt of niet zijn bereikt aan het einde van het prestatie verbeterplan. Uw werknemer moet volledig op de hoogte zijn van wat er zal gebeuren wanneer het plan eindigt, zodat hij of zij weet wat hij kan verwachten om vooruit te komen. Enkele voorbeelden van consequenties zijn:
    • "Werknemer heeft een proeftijd totdat hij of zij met succes ten minste drie van de vijf doelen bereikt die in het plan voor prestatie-verbetering zijn beschreven."
    • "De tewerkstelling zal worden beëindigd als niet wordt voldaan aan twee of meer doelen die zijn beschreven in het plan voor prestatieverbetering."
    • "Werknemer zal opnieuw worden toegewezen aan de positie van: als niet alle doelen worden bereikt die zijn beschreven in het plan voor prestatie-verbetering"
  6. 6 Bespreek het plan voor prestatieverbetering met uw medewerker. Het is belangrijk om een ​​prestatieverbeteringsplan grondig met uw medewerker te bespreken, zodat u begrijpt en zich prettig voelt met de voorwaarden van het plan. Dit is een overeenkomst tussen twee partijen en kan in de toekomst als juridisch document dienen, indien nodig.
    • Geef de medewerker een kopie van het prestatie verbeterplan.
    • Verbaal elk aspect ervan met hem of haar.
    • Laat de werknemer reageren en feedback geven.
    • Voer de nodige aanpassingen aan het plan uit om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de behoeften van beide partijen.
    • Krijg mondelinge bevestiging van de werknemer dat hij of zij de voorwaarden van het plan volledig begrijpt.
    • Meld u bij uw medewerker aan bij het plan om de ontvangst en beoordeling ervan te bevestigen.

Derde deel van de drie:
Opvolgen

  1. 1 Observeer uw werknemer en documenteer de voortgang. Gebruik de in het prestatieverbeteringsplan vastgestelde metriek, meet de voortgang van de medewerker in de richting van het bereiken van zijn of haar doelen en documenteer de voortgang zo volledig mogelijk. Hiermee krijgt u objectief bewijs van de voortgang van de medewerker en helpt u nuttige feedback te delen met uw medewerker.
  2. 2 Ontmoet uw medewerker regelmatig om de voortgang te bespreken. Maak regelmatige vervolgvergaderingen met de medewerker (dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, etc.). Dit houdt de werknemer verantwoordelijk voor het verbeteren van zijn of haar prestaties en kan hem of haar blijven gemotiveerd en toegewijd aan het behalen van succes. Het doel van deze vergaderingen is om uw werknemer te helpen slagen.[2]
    • Geef feedback aan de medewerker over zijn of haar voortgang naar verbeteringsdoelen.
    • Sta de werknemer toe om vragen te stellen, advies te vragen of om uitleg te vragen over prestatiedoelstellingen.
    • Bied advies en suggesties om de medewerker op het goede spoor te houden.
    • Lees meer over uw medewerker om u een beter begrip te geven van manieren waarop u hem of haar kunt helpen.
  3. 3 Beoordeel de effectiviteit van het plan voor prestatieverbetering. Bepaal of uw medewerker redelijke groei maakt met het prestatieverbeteringsplan. Als het niet werkt, beslis dan of de tekortkomingen bij het plan liggen of bij de werknemer. Dit zal u helpen erachter te komen hoe verder te gaan in de omgang met de werknemer.[3] Als de problemen voortvloeien uit het prestatie verbeterplan, verander het dan om de doelen haalbaarder te maken. Enkele vragen die u moet stellen bij het evalueren van de effectiviteit van een plan, zijn:
    • Moet het tijdsbestek worden verlengd?
    • Zijn de prestatiedoelstellingen te moeilijk om te bereiken?
    • Waren de resultaten niet volledig onder controle van de medewerker?
  4. 4 Actie ondernemen. Als het prestatieverbeteringsplan werkt, geef de medewerker dan positieve feedback en beloon hem indien van toepassing op de manier die je in het plan hebt beschreven (bijvoorbeeld als je voorwaardelijk bent). Als het plan er niet in slaagt de prestaties te verbeteren en u tekortkomingen binnen het plan hebt uitgesloten, neemt u de acties die in uw plan zijn uiteengezet, om verder te gaan in het belang van uw organisatie.