5 manieren om externe medewerkers te beheren

Het inhuren van externe werknemers is een geweldige manier om talent van over de hele wereld aan te boren. Uitzoeken hoe effectief externe medewerkers kunnen worden beheerd, lijken in eerste instantie overweldigend, maar er zijn een paar trucs en hulpmiddelen die u kunt gebruiken om uw telewerkers productief en gelukkig te houden.

Methode één van de vier:
Verwachtingen instellen

1 Stel vooraf uw verwachtingen voor uw externe medewerkers vast. Als uw werknemers niet begrijpen wat u wilt of nodig heeft, zullen ze niet kunnen slagen. Geef al uw verwachtingen in online documenten, video's of diavoorstellingen weer en geef deze door aan uw werknemers. Zorg ervoor dat ze alle belangrijke informatie bevatten die uw werknemers nodig hebben om succesvol te zijn in hun werk.^[1]
- U kunt bijvoorbeeld een inleidend document maken om aan uw externe werknemers te geven wanneer u ze inhuurt, waarin hun verantwoordelijkheden worden beschreven en specifieke instructies worden gegeven voor hun werk. U kunt zelfs links opnemen naar andere documenten of video's die specifieke scenario's behandelen die uw werknemers kunnen tegenkomen, zodat ze weten wat u van hen verwacht in die situaties.
2 Gebruik deadlines om uw externe werknemers te helpen aan uw verwachtingen te voldoen. Zonder deadlines zullen uw externe werknemers niet weten hoeveel tijd zij aan hun werk moeten uitgeven of wanneer ze dit moeten inleveren. Met deadlines kunnen uw medewerkers hun tijd efficiënt beheren, en zij zullen u een goed idee geven van hoe er wordt veel werk verzet door uw werknemers.^[2]
- Deadlines zijn ook een goede manier om te volgen hoe productief uw externe werknemers zijn. Als een werknemer ontbrekende deadlines blijft houden, weet u dat u deze moet bereiken en opnieuw uw verwachtingen moet vervullen.
- U kunt uw deadlines later altijd aanpassen als ze niet werken. Als u een deadline realiseert die u niet realistisch vindt, kunt u deze met een paar dagen verlengen.
3 Geef uw medewerkers een quotum als deadlines niet van toepassing zijn op het werk dat ze doen. Soms worden externe medewerkers ingehuurd om veel korte, opeenvolgende taken uit te voeren, waarbij deadlines geen zin hebben. Als dat het geval is voor uw werknemers, probeer dan een quotum te bedenken dat ze moeten ontmoeten om hen te helpen hun tijd te beheren en productief te zijn.
- Als u bijvoorbeeld externe werknemers inhuurt om te reageren op vragen van klanten voor uw bedrijf, kunt u uw werknemers laten weten dat u verwacht dat ze 3-4 vragen per uur beantwoorden.
- Als u hulp nodig hebt bij het bedenken van een quotum, probeer dan de klus te klaren die uw externe medewerkers een dag of twee doen om te zien wat realistisch gezien door één persoon kan worden bereikt.
4 Laat uw werknemers weten of ze niet aan uw verwachtingen voldoen. Als u merkt dat een van uw werknemers hun deadlines of quota niet haalt, moet u contact opnemen met hen. Noem uw zorgen en vraag of zij vragen hebben of hulp nodig hebben bij iets. Als het probleem zich opnieuw voordoet, overweeg dan of de medewerker geschikt is voor uw bedrijf.^[3]
- U kunt bijvoorbeeld uw werknemer een e-mail sturen en zeggen: "Hé Jon, ik heb gemerkt dat u de afgelopen twee weken uw deadlines niet hebt gehaald. Het is echt belangrijk dat u uw werk op tijd binnenkrijgt. Kan ik iets doen om te helpen? '

Methode twee van vier:
Effectief communiceren

1 Communiceer met uw externe werknemers op een duidelijke en beknopte manier. Een van de uitdagingen van het werken met externe medewerkers is dat het moeilijker is om eventuele misverstanden te verhelderen. Omdat u niet in de zaal bent om hun vragen persoonlijk te beantwoorden, is het belangrijk dat u van tevoren zo duidelijk mogelijk bent wanneer u met hen communiceert. Als u uw werknemers instructies geeft of een groeps-e-mail verzendt, moet u dit eerst schrijven en lezen om te controleren of het duidelijk is. Vermijd zo veel mogelijk gecompliceerde, vage taal.^[4]
- Laat iemand anders op kantoor uw memo lezen voordat u hem verzendt om te zien of deze gemakkelijk te begrijpen is.
2 Plan routine één-op-één videoconferenties. Communiceren over video met elke medewerker geeft u de mogelijkheid om bedrijfsupdates en -verwachtingen uitgebreider uit te leggen en het is een geweldige manier om face-to-face contact te maken met uw externe werknemers. Er zijn veel verschillende videochatplatformen waaruit u kunt kiezen, zoals Skype en Google Hangouts. Probeer maandelijks en individueel minstens één videoconferentie bij elke medewerker binnen te halen.^[5]
3 Communiceer als een groep met behulp van chatplatforms. Het verzenden van berichten via een chatplatform is gemakkelijker dan het gebruik van groeps-e-mail. Wanneer u een bericht hebt om te delen met een groep van uw werknemers, kunt u snel alle ontvangers op het platform toevoegen aan een bericht en deze verzenden. Chatplatforms zijn ook een geweldige manier voor uw externe werknemers om met elkaar te communiceren en snel vragen te stellen zonder een e-mail te moeten sturen.^[6]
4 Houd rekening met tijdsverschillen bij het communiceren. Omdat u met externe werknemers werkt, is de kans groot dat niet iedereen in dezelfde tijdzone zal werken. Probeer indien mogelijk gesprekken en groepschats te plannen in tijden dat iedereen aan het werk is. Het kan helpen om een lijst met alle tijdzones van uw werknemers bij te houden, zodat u ernaar kunt verwijzen wanneer u evenementen plant.
- Als u in contact wilt komen met een van uw werknemers over iets, maar laat is waar zij wonen, vraag uzelf dan af of het tot de volgende dag kan wachten. Je kunt ze ook een e-mail sturen zodat ze het 's ochtends als eerste krijgen.
5 Gebruik emoticons en GIF's om uw werknemers op hun gemak te stellen. Non-verbale signalen zoals glimlachen en knikken spelen een grote rol bij het communiceren, waardoor het soms lastig is om met externe medewerkers over e-mail of een chatplatform te communiceren. U kunt dit probleem omzeilen door emoticons of GIF's toe te voegen aan de berichten die u uw werknemers stuurt. Ze zullen het vriendelijke gebaar waarderen en het zal helpen voorkomen dat uw berichten te agressief lijken.^[7]
- Als je bijvoorbeeld aan een van je werknemers vraagt waarom ze iets op een bepaalde manier hebben gedaan, kun je aan het einde van het bericht een smiley-emoticon toevoegen om aan te geven dat je niet boos bent.

Methode drie van vier:
Productiviteit volgen

1 Laat uw externe werknemers hun productiviteit registreren. Maak een formulier of spreadsheet waarin uw werknemers taken kunnen indienen die ze hebben voltooid en hoe lang het heeft geduurd om ze te doen. Je kunt hun inzendingen regelmatig bekijken om er zeker van te zijn dat ze op de goede weg zijn. Als iemand achterblijft, kun je hem vroeg vangen en reiken om het probleem op te lossen.^[8]
2 Plan regelmatig groepsgesprekken om te bespreken wat iedereen heeft bereikt. Routine groepsgesprekken zijn een geweldige manier om uw externe werknemers verantwoordelijk te houden en hun productiviteit te bewaken. U kunt de oproepfunctie op een chatplatform gebruiken om uw externe medewerkers tegelijkertijd te laten bellen. Laat vervolgens iedereen vertellen waar ze aan hebben gewerkt en welke projecten ze recentelijk hebben voltooid. Maak aantekeningen tijdens het gesprek en bekijk ze later om er zeker van te zijn dat iedereen voldoende werk heeft verzet.^[9]
3 Probeer een tijdregistratiesoftware. Er is een verscheidenheid aan software en apps beschikbaar waarmee u kunt bijhouden hoeveel tijd uw externe medewerkers aan hun projecten besteden. Sommige programma's nemen zelfs schermafbeeldingen van de computerschermen van uw medewerkers tijdens de werkuren, zodat u kunt controleren waar ze aan werken.^[10]
- Als u besluit om een tijdregistratiesoftware te gebruiken, zorg dan dat u transparant bent en leg uw werknemers uit waarom u het doet, zodat u een omgeving van vertrouwen en respect behoudt.

Methode vier van vier:
Een teamomgeving creëren

1 Stuur een wekelijkse nieuwsbrief om externe medewerkers te voorzien van bedrijfsupdates. Ook al werken uw externe werknemers niet op kantoor, toch wilt u dat ze voelen dat ze deel uitmaken van het team. Omdat ze er niet zullen zijn om grote veranderingen of gebeurtenissen bij het bedrijf te zien, stelt u elke week een nieuwsbrief op om hen op de hoogte te houden en hen het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het bedrijf. U kunt ook nuttige productiviteits- en efficiëntietips opnemen in de nieuwsbrief, zodat deze nog nuttiger is.^[11]
2 Geef bedrijfskleding van uw werknemers, zodat zij zich opgenomen voelen. T-shirts, sleutelhangers, tassen of andere items met daarop het logo van uw bedrijf werken allemaal. Door uw medewerkers op afstand een klein stukje van het bedrijf te geven, zullen ze zich voelen alsof ze deel uitmaken van het team.^[12]
3 Organiseer persoonlijke ontmoetingen voor uw externe werknemers. Het plannen van een bijeenkomst is een geweldige manier voor u en uw medewerkers om elkaar te leren kennen buiten e-mailen en videoconferenties. U kunt uw werknemers uitnodigen om het hoofdkantoor van uw bedrijf te bezoeken, of u kunt een reis naar een andere locatie regelen en enkele mensen van het kantoor meenemen.^[13]