Effectieve managers en teamleiders houden hun werknemers op verschillende manieren actief in de gaten om ervoor te zorgen dat minder presterende werknemers snel worden gedisciplineerd en high-performers worden beloond. Het monitoren van werknemers kan u ook helpen bij het identificeren van gebieden waar medewerkers bedrijfstijd of middelen verspillen aan privéaangelegenheden. Met de juiste software kunt u websites blokkeren die ongepast zijn of niet van toepassing zijn op zakelijke activiteiten. Succesvol toezicht houden op werknemers, zonder onnodige kantoorfrictie te veroorzaken, moet het doel zijn van elke effectieve manager.

Methode één van de vier:
Verwachtingen bepalen

  1. 1 Maak een geschreven uitleg van uw beleid. Uw beleid is alleen effectief als ze in duidelijke bewoordingen worden uitgelegd in een medewerkershandboek of handleiding. Deze gids moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle werknemers en bepalen wat uw beleid is en wat er zal worden gedaan als ze niet worden opgevolgd. Voor elk monitoringbeleid dat u hebt, zoals internet- of telefonische monitoring, wilt u misschien ook het denkproces dat heeft geleid tot uw beleid toelichten. Door uit te leggen waarom u dit doet, kan het wantrouwen van werknemers ten gevolge van het monitoren van hun activiteiten worden verminderd.[1]
    • Stel duidelijk beleid op tijdwaarneming, factureerbare uren (indien van toepassing), persoonlijke telefoongesprekken en persoonlijk internetgebruik op het werk. Moedig medewerkers aan om waar nodig off-the-clock pauzes te nemen.
  2. 2 Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van dit beleid. Als er enige vorm van monitoring plaatsvindt naast het standaard inchecken over de voortgang, zoals als u telefoon- of internetmonitoring gebruikt, moet u uw werknemers rechtstreeks informeren. Houd een vergadering bij of stuur een massale e-mail om wijzigingen in het bewakingsbeleid uit te leggen en uit te leggen wanneer en hoe informatie wordt opgeslagen, opgeslagen en verwijderd.
    • In sommige staten, zoals Connecticut en Delaware, bent u wettelijk verplicht uw werknemers op de hoogte te stellen van internetbewaking.
    • Zelfs als u uw werknemers niet hoeft te informeren over monitoring, kan er een terugslag zijn als u ze niet vertelt en ze er zelf achter komen.[2]
  3. 3 Volg disciplinaire richtlijnen precies. Wanneer een medewerker je beleid niet volgt, zorg dan dat de aangegeven disciplinaire maatregelen voor die overtreding worden genomen. Zorg ervoor dat u het beleid gelijkelijk toepast op alle werknemers. Wees duidelijk over je intenties. Documenteer de disciplinaire maatregelen en laat de werknemer disciplinaire plannen ondertekenen. Als u er niet in slaagt om deze richtlijnen goed te volgen, zullen werknemers gaan geloven dat uw zorgvuldig ingestelde beleid niet echt wordt afgedwongen.[3]
  4. 4 Houd je beleid binnen de rede. Check niet te vaak in en stel geen al te beperkend internetbeleid in. Een nieuwsgierige baas kan het moreel verminderen en werknemers nerveus maken. Focus op resultaten, in plaats van op proces. Als een medewerker goed werk produceert en goed in een team werkt, beperk dan niet te veel op de details.[4]
    • Geef uw medewerkers op hogere niveaus meer vrijheid. Hoewel het misschien juist is om een ​​tijdelijke of administratieve assistent die weinig heeft geïnvesteerd in uw bedrijf een computer te geven die geconfronteerd wordt met een open ruimte die u kunt controleren, zullen medewerkers van het hoogste niveau vertrouwen verwachten.
    • Vrijheid om op hun eigen manier te werken, maakt hoog opgeleide medewerkers waarschijnlijk productiever en niet minder.

Methode twee van vier:
Productiviteit beoordelen

  1. 1 Check in op uw werknemers. Van tijd tot tijd kunt u op een ongepland moment inchecken bij het personeel in hun eigen kantoor. Als een personeelslid vaak "weg klikt" van een venster wanneer u binnenloopt of de telefoon ophangt, moet u mogelijk enige bezorgdheid uiten. Door persoonlijk naar medewerkers te kijken, kunt u ook constructieve kritiek bieden op hun werk.[5]
  2. 2 Vraag om een ​​verklaring van waar een medewerker aan heeft gewerkt. Een eenvoudige manier om medewerkers verantwoordelijk te houden, is door regelmatig met hen te praten over hoe hun werk verloopt. Vraag hen wat ze hebben gedaan sinds je laatste gesprek, stel meer vragen en evalueer hun antwoorden terwijl het gesprek zich ontwikkelt. Vraag om details en tastbaar bewijs van resultaten.[6]
  3. 3 Laat medewerkers hun eigen werk documenteren. Laat uw werknemers hun voortgang registreren in activiteitenlogboeken, checklists of voortgangsrapporten. Rapporten mogen echter niet al te belastend of "druk" zijn, maar moeten zowel teamleden als het management aanmoedigen om contact te houden en op dezelfde pagina te houden. Wees niet bang om te vragen naar het bewijs van werk dat in een rapport wordt beschreven wanneer u met de medewerker spreekt.[7]
  4. 4 Beoordeel lopende werken. Als u zich zorgen maakt over de productiviteit, vraag dan om concreet bewijs van prestaties dat meetbaar en tijdgebonden is. Als een medewerker een projectleider is, stel dan mijlpalen in maar vraag ook om plannen en tijdlijnen voor het project. Neem contact op met andere medewerkers om te controleren of alle leden van het projectteam communiceren. Volg persoonlijk de voortgang van projecten op langere termijn en evalueer de nauwkeurigheid en volledigheid ervan.
    • U kunt bijvoorbeeld gegevens invoeren voor een medewerker die is toegewezen aan het beheer van een database. U kunt de tijdigheid van de inzendingen, hun nauwkeurigheid en hun naleving van bedrijfsrichtlijnen evalueren.[8]
  5. 5 Vraag anderen naar interacties met werknemers. Vraag leveranciers, klanten en andere medewerkers over hun interacties met een bepaalde werknemer om een ​​beeld te krijgen van hoe die medewerker zich gedraagt. U hebt echter een manier nodig om de objectiviteit van deze waarneming te vergroten, zodat werknemers niet op onfaire wijze worden vertegenwoordigd. Vraag om informatie over de interactie in plaats van over vertoningen wanneer u om deze informatie vraagt. Vraag om beschrijvingen van de interacties in plaats van evaluaties. En houd altijd een open geest; je weet nooit wanneer een werknemer verkeerd wordt voorgesteld.[9]

Methode drie van vier:
Online activiteit monitoren

  1. 1 Kies bewakingssoftware. Monitoring software kan op verschillende manieren worden opgezet. Het eerste waar u aan moet denken, is het instellen van een compleet systeem met een server.Dit omvat antivirus- en malwarebescherming en ook monitoring van werknemers. Als u geen IT-personeel hebt om de apparatuur te onderhouden, kunt u een cloudgebaseerde service zoals Trend Micro Business Security of Symantec Cloud gebruiken om deze services te krijgen. Deze diensten zijn niet enorm duur; verwachten ongeveer $ 150 per jaar te betalen.
    • Als u alleen probeert het webgebruik van werknemers bij te houden en sommige websites te blokkeren, is een eenvoudiger softwarepakket voldoende. Deze dienst zal goedkoper zijn en u in staat stellen om webpagina's te controleren en te filteren, toetsaanslagen te bekijken en schermafbeeldingen te maken. Interguard Sonar biedt bijvoorbeeld deze services.
    • In sommige gevallen kunt u zelfs gratis rudimentaire volgsystemen krijgen. ActivTrak bewaakt bijvoorbeeld het webverkeer van het systeem en produceert maandelijks een rapport voor u.[10]
  2. 2 Blokkeer schadelijke of ongepaste websites. Werkgevers hebben het recht om te controleren welke webpagina's hun werknemers bezoeken en om websites te blokkeren die zij onbelangrijk achten voor bedrijfsoperaties, ongepast of potentieel schadelijk. Werkgevers blokkeren voornamelijk bepaalde websites om ervoor te zorgen dat werknemers productief zijn, zoals Facebook-sites blokkeren of aandelen verhandelen die hen afleiden, of ervoor zorgen dat werknemers geen collega's lastig vallen of bedrijfsspionage plegen.
    • Werkgevers kunnen ook sites blokkeren die als pornografisch of hatelijk worden beschouwd.
    • Sommige monitoringpakketten maken het mogelijk om tijdslimieten in te stellen voor bepaalde soorten websites, bijvoorbeeld door elke dag een bepaalde tijd op sociale-mediasites door te laten.[11]
    • Wanneer u merkt dat uw werknemers een website bezoeken die niet aan het werk is gerelateerd, moet u die website blokkeren en vervolgens een e-mail sturen om hen eraan te herinneren dat ze op tijd zijn.[12]
  3. 3 E-mail controleren. Monitoring van e-mails is moeilijker voor werkgevers om te rechtvaardigen. Voordat werknemers e-mails lezen, moeten werknemers op de hoogte worden gesteld van het beleid waarmee hun e-mails kunnen worden gelezen. Bovendien heeft de werkgever meestal een reden nodig voor het vermoeden dat hen ertoe heeft geleid de e-mails te lezen, zoals een gedocumenteerd incident met die werknemer. Het is ook moeilijk voor werkgevers om het lezen van e-mails te rechtvaardigen als zij oorspronkelijk beweerden dat e-mails vertrouwelijk zijn.[13]
  4. 4 Zorg ervoor dat u zich aan de wet houdt. Bepaalde bewakingsmaatregelen kunnen het recht op privacy van uw werknemers verstoren. Neem contact op met een arbeidsrechtadvocaat voordat u controlesoftware installeert. Zorg ervoor dat er schriftelijke documentatie is over de software die de werknemers hebben ondertekend en dat iedereen begrijpt waarvoor de software is bedoeld.[14]

Methode vier van vier:
Andere soorten monitoring instellen

  1. 1 Neem telefoongesprekken op. Volgens de federale wetgeving kunnen werkgevers de telefoongesprekken van werknemers volgen. Dit geldt echter alleen voor zakelijke oproepen, zoals die met klanten of leveranciers. Een werkgever is over het algemeen niet gemachtigd om persoonlijke oproepen te controleren en moet stoppen met opnemen en de oproep volgen als ze zich realiseren dat deze persoonlijk is. De enige uitzondering hierop is als persoonlijke telefoongesprekken expliciet verboden zijn door het werkplekbeleid.
    • Het opnemen en monitoren van voicemails moet alleen worden gedaan met een motivering, zoals een gedocumenteerd vermoeden van wangedrag.[15]
    • Telefoongesprekken kunnen worden opgenomen met behulp van telefoontaps of een elektronisch opnamesysteem. In sommige gevallen kan dit worden gekoppeld aan uw andere bewakingssoftware.
  2. 2 Stel videobewaking in. Bedrijven maken doorgaans gebruik van videobewaking om klanten te ontmoedigen producten te stelen. Sommige bedrijven gebruiken echter ook videobewaking om ervoor te zorgen dat werknemers productief zijn en het beleid van de onderneming niet schenden. Medewerkers op deze manier volgen, kunnen u objectief bewijs leveren van wangedrag door werknemers en kunnen hen ook motiveren om ijveriger te werken. Het constante gevoel om te worden bekeken, kan werknemers echter ongemakkelijk maken en leiden tot een afname van het moreel. Neem om deze redenen de voor- en nadelen zorgvuldig door voordat u videobewaking gebruikt.
    • In veel staten wordt videobewaking ook zorgvuldig gereguleerd door de staatswet. Raadpleeg uw staatswetten voordat u dit soort monitoring implementeert.
    • Videotaping van werknemers die bepaalde activiteiten uitvoeren, zoals het gebruik van het toilet of het veranderen ervan, is altijd illegaal en kan leiden tot strafrechtelijke sancties.[16]
  3. 3 Volg de locaties van uw medewerkers. Bepaalde apps, zoals Xora en TSheets, stellen werkgevers in staat de bewegingen van werknemers via hun smartphones te volgen. Dit wordt meestal gebruikt om in of uit te klokken en is legaal als de werknemer toestemming geeft. Sommige medewerkers worden echter 24/7 gevolgd met behulp van de software, waardoor ze juridische gronden zouden kunnen hebben om hun werkgevers aan te klagen wegens schending van de privacy. Als u dit soort beleid implementeert, moet u een advocaat raadplegen om er zeker van te zijn dat u dit wettelijk doet.
    • Bedrijven met verzending of rijden op afstand kunnen ook trackers in voertuigen gebruiken om ervoor te zorgen dat chauffeurs op hun route blijven. Dit is een gangbare praktijk en is over het algemeen acceptabel.[17]