In de snelle zakenwereld van vandaag heb je waarschijnlijk meer dan één ding om op elk moment aan te werken. Om continu te slagen, moet u weten hoe u meerdere projecten tegelijk kunt beheren. Dit begint met het toewijzen van prioriteiten aan alles waar u aan werkt, het schrijven van gedetailleerde plannen en het bij elkaar houden van projectinformatie. Je kunt eerst oefenen met het werken aan gevreesde projecten, tussen projecten overstappen als je vastloopt en het reduceren van zinloze taken. Wanneer u andere mensen beheert, is het goed om te weten hoe zij communiceren en ervoor te zorgen dat u mensen delegeert en laat werken.

Methode één van de drie:
Efficiënt organiseren

  1. 1 Geef prioriteiten aan uw projecten om de dingen in perspectief te houden. Niet alles waar je aan werkt heeft dezelfde uitbetaling om het af te maken of de gevolgen om het niet af te maken. Terwijl je aan projecten werkt en constant meer aan je lijst toevoegt, gebruik dan een systeem om jezelf eraan te herinneren wat het belangrijkste is en wat je voor lange tijd kunt uitstellen.[1]
    • Een manier om prioriteiten te stellen, is door op te letten wanneer de zaken moeten komen en ervoor te zorgen dat u meestal het snelst aan de dingen werkt. U zult na verloop van tijd nog steeds aan langetermijnprojecten moeten werken, in plaats van te wachten tot de deadline op u is.
    • U kunt ook prioriteiten stellen op basis van de grootte van het project of de moeilijkheid om het voor elkaar te krijgen. Het kan handig zijn om moeilijkere projecten een hogere prioriteit te geven, zodat u ze op het laatste moment niet hoeft uit te stellen en te bespoedigen.
    • Ontwikkel een kleurcoderingssysteem waarmee u in één oogopslag relatieve prioriteitsniveaus kunt bekijken. Als je echter besluit om prioriteiten toe te wijzen, maak dan rood het hoogste, paars het midden en blauw het niveau waarop je kunt wachten.
  2. 2 Schrijf een gedetailleerd proces voor elk project op. Elk project zal meerdere fasen, stappen of aspecten omvatten. Maak er een gewoonte van om projecten te splitsen in specifieke brokken werk. Schrijf deze op en maak een plan voor hoe u door elke stap van het proces zult werken. Wijs een tijdslimiet voor elke taak toe en houd je daaraan, maar overschat hoe lang het duurt, zodat je wat kussen hebt.[2]
    • Dit is het soort gewoonte dat lijkt alsof het gewoon extra tijd gebruikt, maar als je een gedetailleerde handleiding hebt over wat er moet gebeuren voordat je begint, helpt het je beschermen tegen het vergeten van iets onderweg.
    • Wees niet bang om overboord te gaan vanwege de details, want hoe meer je dingen uitbreidt, des te duidelijker het zal zijn wat je moet doen. Bovendien krijg je het gevoel dat je meer bereikt terwijl je elk klein deel van het project doorwerkt.
  3. 3 Bewaar belangrijke informatie op één specifieke plaats. Het opslaan van vitale informatie over uw verschillende projecten op één locatie helpt ervoor te zorgen dat u het nooit uit het oog verliest. Dit kan een notebook of spreadsheet betekenen, of een specifieke map voor alle projectdocumenten. Deze enkele plaats kan secties bevatten voor basisinformatie over alle projecten en specifieke informatie over elk afzonderlijk project.[3]
    • Als het niet logisch is om informatie van afzonderlijke projecten centraal op te slaan, bewaar dan in elk geval alle informatie voor elk project op één plek.
    • Wanneer u met een team samenwerkt die allemaal toegang tot de set documenten nodig hebben, moet u ervoor zorgen dat ze over eventuele wachtwoorden of kopieën van alle fysieke documenten beschikken.
    • Als een project eenmaal is voltooid, overweeg dan om zijn documenten te vernietigen (als het zinvol is) of alle projectinformatie te verplaatsen. Misschien zou u het werk dat u heeft gedaan nooit weggooien of verwijderen, maar u kunt het op zijn minst op een aparte plaats opslaan die speciaal is bedoeld voor afgewerkte items.

Methode twee van drie:
Productiviteit behouden

  1. 1 Kies iets dat je vreest en begin er 's morgens vroeg mee aan de slag. Dingen vermijden waar je bang voor bent, maakt het nooit gemakkelijker om ze te doen. Forceer jezelf om de harde dingen vroeg op de dag aan te pakken terwijl je een beetje fris bent. Je zult zelden stoppen met vrezen voor iets als je het langer uitstelt. Zodra de gevreesde taak is voltooid, voel je een last opgetild en zal het je de rest van de dag aansporen.[4]
    • Gevreesde taken zijn niet altijd dingen met de hoogste prioriteit, maar het is een uitzondering op de prioriteitsregel.
    • Als u bang bent voor iets dat ook een tijdrovende klus is, weeg dit dan in gedachten. Misschien kun je een groot deel van het proces 's ochtends op een dag aanpakken en de volgende dag' s morgens beëindigen.
  2. 2 Voer koerscorrecties uit wanneer je tegen een muur stoot. Je zult momenten hebben waarop je aan iets belangrijks werkt, maar je raakt gewoon een muur en stopt met het maken van vooruitgang. Tegen de muur staren en jezelf slaan, zijn niet nuttig, dus maak een soepele overgang naar ander werk. Misschien moet je snel terug komen, maar een pauze nemen helpt je productief te blijven.[5]
    • Het is niet altijd mogelijk om naar een andere taak over te schakelen, vooral als u te krap bent. Overweeg uw situatie en handel ernaar. Misschien heb je geen tijd om volledig over te schakelen naar een ander project, maar je kunt wel vijf minuten ademhalen en opnieuw scherpstellen.
    • Als je de tijd hebt om uit te schakelen naar een ander project, geef dat dan je volledige aandacht. Het heeft geen zin om projecten te veranderen als je geest vastzit aan de eerste.
  3. 3 Elimineer overbodige aspecten van het werk. Je hebt misschien gewoonten tijdens het werken aan projecten, maar je realiseert je dat die dingen niet direct bijdragen aan het werk dat voorhanden is. Maak geen extra werk voor jezelf. Evalueer uw processen en zoek naar dingen die u kunt stoppen. Dit zal tijd vrijmaken voor belangrijke dingen en zal uw inspanningen stroomlijnen.[6]
    • Misschien maak je bijvoorbeeld altijd een prikbord met een thema voor nieuwe projecten, wat eigenlijk alleen maar een manier is om aan de slag te gaan. Of misschien kom je met grappige codenamen voor teamleden, maar gebruik je ze nooit tijdens het project.
    • Je wilt niet beginnen dingen uit te vinden die de moeite waard zijn, maar probeer eerlijk te zijn over wat dingen bijdragen en welke dingen niet.

Methode drie van drie:
Werken met anderen

  1. 1 Stel limieten in en zeg nee. Je hebt een drempel voor hoeveel je realistisch kunt beheren. Het is belangrijk om die limiet te kennen en op de juiste plek te blijven. Als je de maximale capaciteit hebt en een andere gelegenheid zich aandient, leer dan nee te zeggen. Het is misschien beter om iets te missen en echt te doen wat je al hebt dan een ander project te doen en ze allemaal te laten mislukken.[7]
    • Leren waar je limiet precies ligt, kan wat vallen en opstaan ​​kosten. Als je het de eerste keer niet goed hebt, geef jezelf dan niet op. Je moet je limiet op de een of andere manier vinden, zelfs als dit betekent dat je de bal een of twee keer laat vallen.
    • Misschien is het nieuw aangeboden project niet iets dat je je kunt veroorloven om te laten liggen. Overweeg zorgvuldig wanneer dit het geval is. Je kunt een brug verbranden door iets los te laten waar je al aan hebt gewerkt.
  2. 2 Taken toewijzen en geen micromanage. Wanneer u een team heeft waar u mee werkt of toezicht houdt, is het altijd het beste om zo veel mogelijk werk te delegeren. Misschien heb je de neiging om de touwtjes in handen te hebben, maar je hebt mensen die om een ​​reden helpen. Geef mensen aan het begin van een project opdrachten en laat ze doen wat ze zijn toegewezen. Neem de controle niet gedeeltelijk over.[8]
    • Als je goede werkers hebt, kan een groep mensen meer gedaan krijgen dan alleen. Als je de neiging hebt om al het werk te doen, maar delegeren is een optie, overweeg dan om wat van het werk af te geven. Als u werknemers ter beschikking hebt die u ter beschikking staan, zorg dan dat hun hulp niet verloren gaat.
    • Als u de leiding heeft, is het nog steeds uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alles wordt gedaan. Stel een aantal keren in dat u zult controleren op de voortgang en laat uw team met rust behalve tijdens die specifieke tijden.
  3. 3 Leer de communicatiestijlen van uw teamleden en werk met hen samen. Je hebt mogelijk de leiding over mensen die heel anders werken dan jij. Om effectief te zijn, moet je dat accepteren. Als je weet hoe elk lid van je team het beste communiceert, kun je meer gedaan krijgen. Zonder overboord te gaan, speel een beetje op elke persoon zodat je er het best mogelijke werk uit kunt halen.[9]
    • Dit kan specifiek van toepassing zijn op vormen van communicatie zoals telefoon en e-mail. Sommige teamleden geven de voorkeur aan een oproep wanneer u hen feedback geeft. Anderen zullen de efficiëntie van e-mail waarderen.
    • Het is ook van toepassing op wie graag grapje maakt, die serieus voor de grap staat en hoe je feedback moet geven. Je wilt zoveel mogelijk met je team opschieten zodat ze met je willen samenwerken.
    • Houd aantekeningen bij uw mensen, zodat u zeker weet dat u van toepassing bent op wat u over hen leert. U kunt hen rechtstreeks vragen stellen over sommige van hun voorkeuren of u kunt er beter aan doen om het in de loop van de tijd te achterhalen.
  4. 4 Blijf in communicatie over de voortgang. Of u nu de leiding heeft of rapporteert aan iemand anders, voortgangsupdates zijn belangrijk. Stel tijden in met mensen aan wie u leiding geeft, zodat zij u kunnen updaten. Wees proactief met het rapporteren aan uw leidinggevende als u zaken voor elkaar krijgt. Consistente, zo niet constante updates zorgen ervoor dat een project soepel blijft verlopen.
    • Het kan handig zijn om deadlines voor het voortgangsrapport vast te stellen in verschillende stadia van een project. Dit kan dagelijks zijn voor korte projecten of één keer per week voor lopende projecten.
    • Dit is vooral belangrijk als een deel van een project voortbouwt op het gedeelte ervoor. Als Tom wacht totdat Leslie klaar is met haar voordat hij aan de zijne kan werken, moet hij weten hoe ver ze is.
    • Het is belangrijk om in het begin verwachtingen te stellen over de manier waarop voortgangsupdates worden afgehandeld. U wilt niet halverwege een project komen en mensen verrassen met een voortgangscontrole.