Veranderingen in werkprocedures leveren over het algemeen positieve resultaten op, waardoor het bedrijf tijd en geld bespaart of een positievere werkomgeving bevordert. Verandering is opwindend voor diegenen die zich er gemakkelijk aan aanpassen, maar voor sommige werknemers kan verandering onbekend, verontrustend of zelfs angstaanjagend zijn. Ze vinden het misschien moeilijk om het onbekende te accepteren, veroorzaken leed, of ze kunnen zich zorgen maken over het naleven van het nieuwe beleid. Als leider op de werkplek is het uw taak om ervoor te zorgen dat elke overgang zo soepel mogelijk verloopt. Het leren introduceren en implementeren van nieuwe werkplekprocedures helpt uw ​​medewerkers om effectief over te schakelen naar de veranderingen en tegelijkertijd hun moreel op de werkplek hoog te houden.

Deel een van de drie:
Procedurele wijzigingen ontwerpen

  1. 1 Houd rekening met de kosten. Als u een procedurele wijziging doorvoert om geld te besparen in de komende paar jaar, lijkt dit misschien een duidelijke keuze. Maar als die verandering een kostbare installatie van nieuwe apparatuur, een aanzienlijke bijscholing van personeel of het aannemen van nieuwe werknemers met nieuwe functies vereist, moet u misschien de kosten vergelijken om te zien of ze opwegen tegen de besparingen en voordelen op de lange termijn.[1] Praat met een accountant over de relatieve kosten versus besparingen op lange termijn om te bepalen of uw bedrijf het zich kan veroorloven deze wijzigingen te implementeren of probeer een eenvoudige kosten-batenanalyse uit te voeren.
    • Een kosten-batenanalyse vergelijkt de verwachte kosten met de verwachte voordelen om het beste en meest kostenefficiënte plan te bepalen.[2]
    • Als u een eenvoudige kosten-batenanalyse wilt uitvoeren, deelt u een vel papier in twee kolommen. Maak een lijst van de voordelen in één kolom en de kosten in de andere kolom. Vergelijk de twee lijsten om te zien welke koers het meest voordelig en kostenefficiënt is.
  2. 2 Maak het gemakkelijk om te introduceren. Zelfs als de procedurele wijzigingen die u invoert, de manier waarop uw bedrijf actief is radicaal veranderen, is het belangrijk om die wijzigingen eenvoudig te kunnen invoeren en implementeren. Probeer de nieuwe wijzigingen indien mogelijk in fasen of fasen uit te voeren. Op die manier zullen uw werknemers het gemakkelijker vinden om zich aan te passen en aan te passen aan de nieuwe procedures.[3]
    • Implementeer indien mogelijk veranderingen op een manier die werknemers stapsgewijs kunnen aanpassen. Probeer de nieuwe procedurele veranderingen gedurende enkele weken of zelfs maanden te spreiden om een ​​optimale aanpassing mogelijk te maken.[4]
  3. 3 Meet het succes. Significante procedurele wijzigingen moeten om een ​​reden worden aangebracht. Nadat u hebt vastgesteld waarom u deze wijzigingen aanbrengt, is het belangrijk om een ​​manier te vinden om het relatieve succes van de wijzigingen te meten. Als de wijzigingen kosten moeten besparen, moet u een kostenvergelijking laten uitvoeren om na te gaan hoe effectief de wijzigingen na enkele maanden zijn geweest. Als de wijzigingen de klanttevredenheid moeten verbeteren, neem dan enquêtes en houd het aantal terugkerende klanten in de gaten dat tevreden is met de wijzigingen die u hebt doorgevoerd.[5]
    • Overweeg een gratis of goedkoop financieel hulpmiddel te gebruiken om het succes van uw bedrijf bij te houden vóór en na de implementatie van de wijzigingen. U kunt gratis hulpprogramma's online vinden, zoals inDinero of Corelytics, of abonneren op een meer diepgaande maandelijkse service van diezelfde providers.[6]
  4. 4 Heb een ontsnappingsplan. Uiteraard is uw hoop met de nieuwe procedurele veranderingen dat het de zaken op de werkplek beter zal maken. Maar wat doe je als het tegenovergestelde gebeurt? Elk goed plan voor procedurele wijzigingen moet een back-upplan hebben of, als al het andere faalt, een ontsnappingsplan om de wijzigingen helemaal te laten varen.[7]
    • Bepaal of u standaard terug gaat naar de oude procedures in het geval dat de nieuwe wijzigingen mislukken, of dat u een back-upplan gaat implementeren. Als u een reserveplan kiest, zorg er dan voor dat er concrete plannen zijn.
    • U wilt misschien voorkomen dat u uw werknemers vertelt dat u een back-upplan hebt of dat u terug kunt keren naar de oude procedures. Door ze deze dingen te vertellen, lijkt het of je als leider zwak en ineffectief lijkt te zijn, en het kan de weerstand van de werknemers tegen de veranderingen vergroten als ze weten dat voldoende vocale oppositie de dingen terug zal brengen naar de manier waarop ze waren.

Tweede deel van de drie:
Vertrouwen en controle behouden

  1. 1 Breng uw visie over. Als u van mening bent dat de procedurele wijzigingen die u aanbrengt het bedrijf en / of de werkplek zullen verbeteren, communiceer dit dan. Laat uw medewerkers weten hoe u het bedrijf over een jaar voorstelt en maak de strategieën (inclusief deze procedurele wijzigingen) die u zullen helpen het bedrijf te krijgen waar u denkt dat het moet zijn.[8]
    • Deel uw visie met uw werknemers. Wees duidelijk en bondig in het beschrijven van wat u wilt voor uw bedrijf.[9]
    • Begrijp uw werknemers.
    • Stel uw werknemers in staat om hun mening, bezorgdheid en algehele feedback over de door u voorgestelde wijzigingen te laten horen. Verlies echter niet de organisatiestructuur van uw bedrijf.
    • Bepaal of het het beste is om uw visie te communiceren en wijzigingen persoonlijk of via e-mail aan te kondigen. Problemen met urgentie worden het best persoonlijk afgeleverd en geschreven / gemailde berichten kunnen gemakkelijk worden genegeerd.
  2. 2 Verkoop de verandering. Ongeacht welke wijzigingen in de werkplekprocessen u probeert te implementeren, het is misschien niet voldoende om uw werknemers gewoon te vertellen "dat is precies zoals het vanaf nu zal zijn." Als leider is het uw rol om te leiden en dat betekent dat uw medewerkers 100% achter u moeten blijven. Nadat u de wijzigingen hebt aangekondigd, moet u deze aan uw werknemers verkopen. Help hen te begrijpen waarom die veranderingen goed zijn voor het bedrijf en uiteindelijk goed voor de werknemers.[10]
    • Laat uw werknemers weten wat uw motivatie (of het bedrijf) is voor het implementeren van deze wijzigingen. Als de wijzigingen geld besparen, zeg dat dan. Als ze een betere werkomgeving creëren, laat het iedereen dan weten. Het maakt niet uit wat de motivatie is, maak duidelijk dat de voordelen van deze veranderingen opwegen tegen de kosten en implementatieproblemen.[11]
    • Wijs erop waarom de oude manier van doen niet correct of niet effectief was.Een duidelijk contrast kan het voor werknemers gemakkelijker maken om te begrijpen waarom die verandering nodig was.
  3. 3 Verwijder eventuele onzekerheid. Een van de grootste redenen waarom werknemers zich verzetten tegen verandering is de angst die ze voelen voor het onbekende. Als er enige onzekerheid bestaat over hoe de dagelijkse bedrijfsvoering zal werken, of over de zeer specifieke rollen die u en uw werknemers spelen bij deze wijzigingen, moet u die onzekerheden verwijderen. U kunt dit doen door te anticiperen op vragen, twijfels en angsten die uw werknemers kunnen hebben en ze te verlichten voordat ze opduiken.[12]
    • Wees zorgvuldig in uw planning van hoe het bedrijf zal werken en welke (eventuele) wijzigingen zullen optreden in de rollen van uw werknemers. Laat hen weten dat hun rollen niet zullen veranderen of dat hun rollen op enigerlei wijze zullen worden beïnvloed, wees hier vanaf het begin duidelijk over.
    • Probeer procedurele wijzigingen zodanig in te kaderen dat medewerkers deze wijzigingen zien als een verbetering van hoe ze werken. Als u de twijfel rondom onduidelijke procedurele aankondigingen wegneemt en deze wijzigingen herdefinieert als een manier om een ​​betere werkomgeving of een soepelere volgorde van bewerkingen te creëren, zullen uw werknemers waarschijnlijk meer aan boord zijn.[13]
  4. 4 Tijd het goed. Sommige bedrijfsexperts adviseren dat de timing van een procedurele aankondiging de grootste factor kan zijn om medewerkers aan boord te krijgen.[14] Er is geen eenduidige regel voor wanneer de timing goed is, omdat elke situatie en werkplek anders is, maar als u zich bewust bent van de invloed van de wijzigingen op uw werknemers, kunt u de aankondiging en implementatie een beetje beter timen.
    • Als de nieuwe procedures extra training vereisen, probeer dan de uitvoering van die procedures zo te timen dat uw medewerkers voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden. Kondig bijvoorbeeld geen nieuwe procedures op een vrijdag aan als deze op de volgende maandag van kracht worden. Dat kan van werknemers verlangen dat ze het weekend in komen om te trainen of te klauteren om dingen te bedenken op de dag dat de veranderingen van start gaan.
    • Maak, indien mogelijk, enkele weken voordat ze zullen plaatsvinden, aankondiging van procedurele wijzigingen. Dit geeft iedereen een kans om de nieuwe procedures te lezen, te begrijpen hoe ze verschillen van de oude, en te leren hoe de nodige veranderingen aan te brengen.

Derde deel van de drie:
Veranderingen implementeren

  1. 1 Verlies de identiteit van uw bedrijf niet. Procedurele veranderingen zijn meestal goed, maar ze mogen niet zo radicaal zijn dat uw werknemers het bedrijf niet langer erkennen - althans niet van de ene op de andere dag. Vergeet niet dat naast het comfort in het vertrouwde, veel van uw medewerkers loyaal en toegewijd zijn aan het bedrijf vanwege zijn imago / identiteit of zijn oorspronkelijke missie. Het is prima om die aspecten door een langetermijnplan heen te schuiven, maar als je in korte tijd radicale veranderingen aanbrengt, kun je je meest loyale werknemers vervreemden of alarmeren.[15]
  2. 2 Zoek naar invoer. De mate van tevredenheid van uw werknemers is een van de beste manieren om de veranderingen effectief te maken. Sommige medewerkers zullen zich uiteraard verzetten tegen elke verandering, maar andere werknemers vinden de algemene richting misschien leuk en hebben bedenkingen bij de manier waarop die wijzigingen daadwerkelijk worden geïmplementeerd.[16]
    • Een gemakkelijke manier om de medewerkerstevredenheid te waarborgen en eventuele toekomstige wijzigingen die nodig kunnen zijn, te meten, is door werknemers om feedback over de wijzigingen te vragen. Laat hen weten dat, hoewel u misschien niet openstaat voor het ongedaan maken van de wijzigingen, u de inzet en samenwerking van werknemers waardeert als het gaat om de manier waarop die wijzigingen worden geïmplementeerd.[17]
    • Overweeg een taskforce of commissie te vormen om feedback te vragen over de manier waarop de wijzigingen worden geïmplementeerd en input te geven over hoe de wijzigingen met meer succes kunnen worden geïmplementeerd.[18]
  3. 3 Beloning van werknemersprestaties. Een manier om medewerkers aan boord te helpen met nieuwe procedurele wijzigingen is om kortetermijndoelen voor uw werknemers te genereren en degenen te belonen die aan deze doelen voldoen. Het lijkt misschien een onbelangrijke stap, maar het kan helpen om de veranderingen te ondersteunen en een sterke drang in te voeren om die veranderingen te implementeren.[19]