Wanneer u een schadeverzekeringspolis voor werknemers koopt, schat uw verzekeraar uw blootstelling aan letsels op het werk. Uw premies worden volgens deze schatting vastgesteld. Nadat uw polis is verlopen, zal uw verzekeraar uw gegevens voor het jaar controleren om uw werkelijke premies te bepalen. Indien nodig moet u mogelijk meer betalen om het verschil te compenseren. U kunt zich voorbereiden op deze audit door de nodige gegevens te verzamelen en iemand aan te stellen om te reageren op alle vragen van de auditor. Bekijk na de controle de werkbladen van de auditor op fouten.

Deel een van de drie:
Verzamelde Vereiste Records

  1. 1 Vraag wat je moet bieden. U zou niet meer informatie moeten verstrekken dan gevraagd.[1] Om deze reden moet u vragen welke documenten de auditor nodig heeft om te zien en vervolgens die documenten van tevoren verzamelen.
  2. 2 Verzamel loonadministratie. De auditor zal waarschijnlijk salarisadministratie aanvragen, dus neem deze in orde. Over het algemeen moet u kopieën van het volgende verstrekken:[2]
    • loonlijst en samenvatting (salaris inclusief salarissen, lonen, commissies, overuren en bonussen)[3]
    • rapporten over werkloosheid
    • individuele inkomstenrecords
    • federale belastingrapporten (941 rapporten)
    • uw chequeboek
    • alle overuren betalingen (uitgesplitst door werknemer)
  3. 3 Trek uw werknemersrecords samen. U zult waarschijnlijk ook gedetailleerde personeelsdossiers moeten opgeven, die u moet samenvoegen voordat de auditor arriveert. Vind het volgende:[4]
    • Aantal werknemers
    • uren, dagen en weken gewerkt gedurende het jaar
    • gedetailleerde uitleg van de functieplichten voor elke medewerker
    • uitsplitsing op basis van dollarbedragen als een werknemer in meer dan één classificatiecode werkt
  4. 4 Vind uw gelduitbetalingen. U moet deze informatie aan de auditor presenteren, dus zoek hem van tevoren. Controleer nogmaals of alle cijfers kloppen:[5]
    • betalingen aan eventuele onderaannemers en onafhankelijke contractanten
    • materialen
    • tijdelijke arbeid
  5. 5 Verzamel uw verzekeringscertificaten. Afhankelijk van uw land worden mogelijk de premies voor werknemerscompensatie in rekening gebracht voor onafhankelijke aannemers en onderaannemers. U wilt de huidige certificaten van verzekering voor elke onderaannemer die u tijdens de beleidsperiode hebt gebruikt.
    • In de certificaten moet worden vermeld dat een werknemersverzekeringsverzekering wordt verstrekt. Sommige contractanten hebben alleen dekking voor algemene aansprakelijkheid zonder compensatie voor werknemers.[6]
    • In sommige staten kunnen eenmanszaken en partners zich afmelden voor de compensatieplicht voor werknemers.[7]

Tweede deel van de drie:
Opzetten van de audit

  1. 1 Bepaal uw type audit. U hebt mogelijk twee soorten audits: een fysieke audit of een vrijwillige audit. Je moet van tevoren weten wat je zult hebben:[8]
    • Een fysieke audit houdt in dat een auditor telefonisch of per post contact met u opneemt en een afspraak plant. Zij moeten binnen 60 dagen na het verstrijken van uw polis contact met u opnemen. U verstrekt de auditor documenten. De auditor werkt aan een deadline-meestal dertig dagen nadat uw audit is toegewezen.
    • Een vrijwillige audit houdt in dat u een formulier per post ontvangt van uw verzekeringsmaatschappij. U moet het formulier invullen en indienen bij uw verzekeraar. Hoewel de formulieren eenvoudig zijn, moet u de verzekeraar bellen als u vragen hebt.
  2. 2 Identificeer een primaire contactpersoon. De audit zal soepeler verlopen als uw bedrijf een primaire contactpersoon aanwijst om met de verzekeraar samen te werken. Zorg ervoor dat u iemand kiest die bekend is met het hele bedrijf. Deze persoon moet ook bekend zijn met salarisadministratie.[9]
    • Dit primaire contact moet vertrouwd zijn met eerdere audits. Ze moeten de werkbladen van de auditor en het eerdere beleid herzien, zodat ze op de hoogte zijn van de problemen die zich kunnen voordoen.
  3. 3 Ruim een ​​ruimte vrij voor de auditor. De auditor kan van het terrein werken. Als ze echter op uw kantoor werken, maak ze dan een comfortabele ruimte voor hen om te werken. Het moet goed verlicht en stil zijn.
    • Probeer de auditor te laten werken op uw locatie. Dit maakt het delen van informatie eenvoudiger en u kunt zo veel mogelijk gedetailleerde informatie geven. Het kan lastig zijn om informatie te delen wanneer auditors off-site werken.[10]
  4. 4 Bekijk het oorspronkelijke beleid. Dit beleid was gebaseerd op een schatting. U moet echter het beleid herzien om te achterhalen wat werd gebruikt om uw initiële beleidspremies te berekenen. Stel je de volgende situatie voor:[11]
    • Loonlijsten. De vergoedingen voor werknemers zijn meestal gekoppeld aan uw loonlijst. Voor elke honderd dollar wordt een tarief in rekening gebracht.
    • Rate. Het tarief is gebaseerd op het soort werk dat is gedaan. Dit werk zal worden geclassificeerd op basis van een classificatiesysteem dat wordt gebruikt om werknemerscompet te bepalen.
    • Classificatie codes. Niet alle werken dragen dezelfde kans op letsel. De auditor zal bepalen wat de geldende classificatie is die de meeste payroll genereert. Sommige werknemers krijgen echter een eigen classificatie, zoals administratieve en externe verkoopmedewerkers.[12]
    • Ervaar aanpassingsfactor. Na het bepalen van de classificatie vermenigvuldigt de auditor het tarief met uw loonlijst. De accountant kan dit bedrag echter aanpassen op basis van de compensatiegeschiedenis van uw vorige werknemer.
  5. 5 Analyseer openbare informatie over uw bedrijf. Kijk naar je website en kijk of er informatie is die fout is. Uw auditor zal alle openbaar beschikbare informatie over uw bedrijf beoordelen.[13] U moet iets corrigeren dat onjuist is.

Derde deel van de drie:
Omgaan met de audit

  1. 1 Handhaven van een professionele relatie met de auditor. De audit kan stressvol zijn omdat de verzekeraar uw premies drastisch zou kunnen verhogen. U kunt het proces soepeler laten verlopen door altijd vriendelijk en behulpzaam te zijn naar de auditor.[14]
    • Op basis van uw beleid kan de auditor waarschijnlijk om elk financieel document vragen, zoals belastingaangiften.U moet het onmiddellijk en zonder onenigheid verstrekken.
    • Je wilt liever dat de auditor met de juiste informatie werkt dan raden. Wanneer auditors raden, bieden ze 'worstcasescenario'-informatie, die waarschijnlijk uw premies opblaast.
    • U kunt doorgaans verwachten 25% meer te betalen als u zich niet aan de accountant houdt.[15]
  2. 2 Bekijk de werkbladen van de auditor. Soms maken auditoren fouten die de verzekeringsmaatschappij ten goede komen (en je pijn doen). U moet het werk van de auditor zorgvuldig doorlezen nadat ze zijn voltooid. U moet de verzekeraar om kopieën van de werkbladen van de auditor vragen.[16]
    • Een verzekeraar biedt deze werkbladen meestal niet aan, tenzij u erom vraagt.
    • Vermijd het ondertekenen van een audit die onvolledig is.[17]
  3. 3 Vergelijk de audit met het oorspronkelijke beleid. Soms zijn de gecontroleerde premies hoger dan de schatting die u heeft ontvangen toen u het beleid kocht. U wilt zeker weten dat elke verhoging legitiem is. Zoek naar het volgende:[18]
    • Of de factor voor het wijzigen van de ervaring hoger is voor de audit dan voor het oorspronkelijke beleid. Dat zou niet zo moeten zijn.
    • Als er duurdere classificatiecodes op de audit staan ​​dan in het oorspronkelijke beleid. Soms veranderen uw bedrijfsactiviteiten, zodat deze classificaties zullen veranderen. Ze zouden echter over het algemeen geen grote verandering in uw activiteiten moeten missen.
    • Of het planningscredit of -budget is gewijzigd. Als dit het geval is, kunt u het bedrag misschien betwisten.
  4. 4 Maak kennis met een verzekeringsadvocaat. Als u vragen hebt, stel dan een consultatie in met een advocaat. Toon ze de werkbladen van de auditor en uw oorspronkelijke beleid. Uw advocaat kan beslissen of u redenen heeft om de audit uit te dagen.
    • U kunt een verzekeringsadvocaat vinden door contact op te nemen met uw staat of plaatselijke orde van advocaten en om een ​​verwijzing te vragen.
    • Je kunt je dichtstbijzijnde barvereniging vinden op de website van de American Bar Association: http://shop.americanbar.org/ebus/ABAGroups/DivisionforBarServices/BarAssociationDirectories/StateLocalBarAssociations.aspx. Voer je adres in.
    • Roep en plan een consultatie. Zorg ervoor dat je vraagt ​​hoeveel het gaat kosten.
  5. 5 De audit betwisten. Uw verzekeraar moet u vertellen hoe u de auditbepaling moet betwisten. Mogelijk moet u bijvoorbeeld binnen een bepaalde tijd records bij de verzekeraar indienen. Als u te lang wacht, neemt de verzekeraar waarschijnlijk aan dat u instemt met de controle.[19]
    • Stel niet uit. Roep uw verzekeraar op en beklaag u erover dat u het niet eens bent met de audit. Vraag wat je moet geven en de deadline.