Procesdocumenten leiden lezers door de logische opeenvolging van stappen die nodig zijn om een ​​proces met succes af te ronden. WikiHow-artikelen zijn bijvoorbeeld een soort procesdocument. De inhoud van een procesdocument kan ingewikkeld of eenvoudig zijn, maar u moet bepalen welke stappen moeten worden voltooid, de logische volgorde voor die stappen en wat de reeks zal bereiken als deze met succes is voltooid. Met deze basisprincipes in gedachten, is het mogelijk om procesdocumentatie te maken voor alles van het koken van een ei tot het uitvoeren van een internationale marketingcampagne.

Deel een van de drie:
Een procesdocument starten

  1. 1 Identificeer het proces. Bijna alles kan in een proces worden opgedeeld en in een procesdocument worden omgezet. Enkele voorbeelden zijn:
    • Pasta maken
    • Leren rijden
    • Een brief schrijven
    • Een tromgeroffel uitvoeren
  2. 2 Zoek uit welke bronnen uw lezers nodig zullen hebben. Denk aan alle bronnen die uw lezers nodig hebben om het proces te voltooien dat u wilt beschrijven.[1] Het begrijpen van de betrokken middelen zal van pas komen bij het bepalen hoe elk van de stappen moet worden beschreven. Enkele voorbeelden van noodzakelijke hulpmiddelen zijn:
    • Pasta maken: water, pasta, zout, kookpot, vergiet, hitte, tijd
    • Leren autorijden: voertuig, leraar, tijd (zowel leren als oefenen), kennis van verkeerswetten
    • Een brief schrijven: schrijf- en spellingvaardigheden, papier, pen of potlood
    • Een tromgeroffel uitvoeren: drumstel, drumsticks, enige ervaring met het bespelen van de drums, tijd
  3. 3 Overweeg je publiek. Voordat u verder gaat, moet u even nadenken over wie uw doelgroep is en wat zij al weten over uw onderwerp. Deze kennis kan u helpen te bepalen welke informatie u moet opnemen en welke informatie u mogelijk weglaat.[2]
    • Als u bijvoorbeeld een procesdocument schrijft over hoe u pasta kunt koken voor een algemeen publiek dat al dan niet weet hoe u moet koken, dan wilt u waarschijnlijk termen zoals 'al dente' definiëren en beschrijven wat wordt bedoeld met een ' aan de kook brengen. "
  4. 4 Maak een titel. Elk procesdocument heeft een duidelijke titel nodig die uitlegt welk proces u aan het detailleren bent. Om te bepalen wat u uw procesdocument zou moeten noemen, moet u nadenken over wat u wilt dat uw lezers leren hoe te doen. U kunt bijvoorbeeld uw procesdocument 'Pasta maken', 'Leren rijden' of 'Een brief schrijven' noemen.
    • Gebruik het imperatieve formulier voor je titel en stappen.[3] Je procesdocument zou moeten beginnen met een werkwoord in de tegenwoordige tijd, zoals 'maken', 'koken', 'leren' of 'schrijven'. Je moet deze tijd blijven gebruiken om de stappen in je proces te beschrijven.
  5. 5 Gebruik uw introductie om uw lezers aan te trekken. De introductie van uw procesdocument geeft u een kans om uit te leggen wat het document te bieden heeft en ook om de aandacht van uw lezer te trekken. In je inleiding is het een goed idee om een ​​gevoel van urgentie te creëren, zodat je lezer zal willen lezen. Probeer een probleem te creëren voor je lezers en bied aan om het op te lossen.[4]
    • Als u bijvoorbeeld een procesdocument introduceert waarin wordt uitgelegd hoe u pasta maakt, kunt u bijvoorbeeld zeggen: "Pasta koken lijkt misschien gemakkelijk, maar het is gemakkelijk om te koken of te gaar te maken. Dit is een probleem, want pasta die te taai of te zacht is, kan onsmakelijk zijn, ongeacht wat voor soort saus je erop legt. Maar als je pasta op de juiste manier maakt, zal je pasta net zo indrukwekkend zijn als je saus. "

Tweede deel van de drie:
Uw proces beschrijven

  1. 1 Maak het proces los. Denk aan de dingen die moeten gebeuren als onderdeel van het proces dat u probeert te beschrijven. Schrijf zoveel mogelijk onderdelen van het proces op om ermee aan de slag te gaan. Dit is een pre-schrijfstrategie genaamd 'listing'.[5] Probeer tijdens dit proces het proces op te splitsen in kleine, gemakkelijk te begrijpen stappen. Als u bijvoorbeeld wilt uitleggen hoe u pasta maakt, kunt u opschrijven:
    • Haal een pot tevoorschijn en vul hem met water.
    • Zet de pot op het vuur en zet het vuur hoog.
    • Ga pasta halen.
    • Voeg pasta toe aan water.
    • Draai het vuur een beetje lager.
    • Kook gedurende de tijd aangegeven op de verpakking.
    • Giet de pasta in een vergiet in de gootsteen.
  2. 2 Zet je stappen op volgorde. Zodra u een basislijst met stappen hebt die uw lezers moeten voltooien, moet u ze bekijken en controleren of ze in orde zijn. Overweeg of het logischer zou zijn om een ​​van uw stappen eerder of later in de reeks te geven.
    • Als u bijvoorbeeld het proces van het maken van pasta beschrijft, kunt u erover nadenken of het zinvoller is om de lezers te vertellen de pasta te verlaten voordat of nadat het water is opgewarmd.
    • Als het proces dat u beschrijft iets is dat vrij ingewikkeld is of dat u kunt doen zonder erover na te denken, dan moet u mogelijk meer tijd besteden aan het overwegen van de logica van uw stappen. Als u bijvoorbeeld een ervaren drummer bent die probeert te beschrijven hoe een drumrol moet worden uitgevoerd, moet u misschien op uw drumset gaan zitten en een paar drumrollen maken.
    • Terwijl u de stappen in uw proces uitvoert, moet u nadenken over wat er eerst, tweede, derde, enzovoort gebeurt. Vergelijk deze reeks met uw lijst met stappen.
  3. 3 Bepaal of u aanvullende informatie wilt aanbieden. Denk opnieuw na over het proces en probeer vast te stellen of er informatie ontbreekt in het proces. Probeer te bepalen of er iets is dat lezers moeten doen voordat ze een van uw stappen kunnen voltooien.
    • U kunt uw lezers bijvoorbeeld adviseren om een ​​timer in te stellen wanneer de pasta aan het water wordt toegevoegd. Of u adviseert lezers om een ​​stuk pasta te controleren voordat de hele pot wordt leeggemaakt.
    • Probeer je stappen voor te lezen aan een vriend om te zien of er iets is dat je hebt gemist.Werk niets uit wat je hebt geschreven, lees gewoon je stappen voor aan een vriend en vraag om suggesties.
  4. 4 Breid je stappen uit. Nadat u een solide reeks voor uw stappen hebt bedacht, moet u uw stappen uitbreiden. Elke stap in uw procesdocument moet nuttige informatie bevatten om uw lezers te helpen begrijpen hoe elk van de stappen moet worden voltooid. Probeer zo gedetailleerd mogelijk te zijn.
    • Als je bijvoorbeeld lezers adviseert om uit een pot te komen en deze met water te vullen, moet je aangeven welk type potlezers moeten gebruiken en hoeveel waterlezers aan de pot moeten toevoegen. U kunt lezers vertellen om een ​​grote soeppan te gebruiken om de pasta te bereiden en deze te vullen met 12 kopjes water.
  5. 5 Geef voorbeelden. Voorbeelden kunnen uw lezers helpen een beter idee te krijgen van hoe iets te doen dat moeilijk te begrijpen is. Probeer voorbeelden te gebruiken die voor uw lezers gemakkelijk te relateren zijn en uit te leggen hoe het voorbeeld betrekking heeft op het proces dat u beschrijft.[6]
    • Als je bijvoorbeeld probeert uit te leggen aan lezers hoe stevig een drumstick vast te houden om een ​​tromgeroffel te maken, dan kun je het voorbeeld gebruiken van een potlood vasthouden om te beschrijven hoeveel druk er nodig is. Lezers kunnen zich verhouden tot het vasthouden van een pen of potlood en die kennis gebruiken om hen te helpen een drumstick op de juiste manier vast te houden.
  6. 6 Bied adviezen voor probleemoplossing aan. Denk na over de veelgemaakte fouten die mensen maken bij het voltooien van dit proces en zorg ervoor dat u deze veelgemaakte fouten in uw document aanpakt.[7] U vindt mogelijk een manier om deze informatie in een van uw stappen te verwerken of u kunt deze informatie aan het einde van uw document verstrekken.
    • Misschien is de reden waarom veel mensen hun pasta te gaar krijgen misschien omdat ze vergeten een timer in te stellen. Of misschien worstelen veel mensen met drumrollen omdat ze hun drumsticks te strak vasthouden.

Derde deel van de drie:
Het document afwerken

  1. 1 Neem overgangen op waar nodig. Overgangen zijn woorden die helpen om de stroom van uw schrijven te verbeteren. Overgangen kunnen u helpen verduidelijken wanneer lezers dingen in uw proces moeten doen. U kunt uw lezers bijvoorbeeld aanraden de timer in te stellen VOORDAT u de pasta aan het kokende water toevoegt. Of u kunt uw lezers adviseren om ovenwanten aan te doen EN DAN de pasta in het vergiet in de gootsteen te gieten. Enkele andere goede overgangswoorden die u in een procesdocument kunt gebruiken, zijn:[8]
    • volgende
    • na
    • eerste
    • laatste
    • ook
  2. 2 Vereenvoudig uw taal. Bij het beschrijven van een proces voor een groot publiek, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de woorden die je gebruikt eenvoudig genoeg zijn voor de meeste mensen om te begrijpen. Het gebruik van veel jargon (technische taal) kan het moeilijk maken voor lezers om de instructies te begrijpen. Neem even de tijd om uw instructies door te lezen en zoek naar manieren om de taal te vereenvoudigen.
    • Als u een speciaal woord moet gebruiken om uw proces te beschrijven, zorg er dan voor dat u dit definieert voor uw lezers.[9] Als u bijvoorbeeld beschrijft hoe u pasta maakt, moet u uitleggen wat 'al dente' betekent.
  3. 3 Test het proces. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het proces dat u hebt beschreven, met succes kan worden uitgevoerd door uw instructies te volgen. Probeer het proces dat u hebt beschreven te voltooien door elke stap te volgen in de volgorde waarin u ze hebt geplaatst en door alleen de informatie te gebruiken die u hebt opgenomen.
    • Terwijl u uw proces test, probeert u vast te stellen welke informatie ontbreekt of wat voor uw lezers onduidelijk is.
    • Vraag iemand anders om ook uw proces te testen. Als iemand anders uw proces test, kan dit zelfs zorgen voor nog meer nauwkeurigheid in uw procesdocument. Vraag een vriend of familielid om uw stappen te gebruiken om het door u beschreven proces te voltooien.
  4. 4 Formatteer je document. Afhankelijk van hoe u uw procesdocument wilt gebruiken, moet u dit mogelijk formatteren. Als uw procesdocument bijvoorbeeld is bedoeld om te worden opgemaakt als een MLA-stijlessay voor een klassenopdracht, moet u de richtlijnen van uw docent doornemen en controleren of uw document hieraan voldoet. Als u uw document voor een website gebruikt, moet u uw document opmaken om aan uw behoeften te voldoen.
    • Procesdocumenten kunnen een andere stap in elke alinea beschrijven of elke stap kan beginnen met een cijfer of opsommingsteken.