Veel organisaties zijn afhankelijk van grote aantallen vrijwilligers. Ze kunnen deel uitmaken van de dagelijkse werking van de organisatie of kunnen specifiek voor één evenement worden verzameld. Hoe het ook zij, het vergt planning en finesse om hun inspanningen effectief te coördineren en het meeste te halen uit de genereuze inspanningen van uw vrijwilliger.

Stappen

  1. 1 Verdeel het werk in sets met specifieke taken.
      • Als uw team bijvoorbeeld een openluchtconcert opzet, kunnen de taken bestaan ​​uit het opzetten van de tent, het plaatsen van stoelen, het testen van de geluidsapparatuur en het binnenkomen van gasten.
  2. 2 Geef duidelijke instructies over de taak, markeer ongebruikelijke of moeilijke punten en maak je verwachtingen duidelijk. U kunt ook tips voor het oplossen van problemen toevoegen.
      • U zou bijvoorbeeld kunnen specificeren dat stoelen moeten worden opgesteld in kolommen van tien, met een meter brede loopbrug, en dat het moet worden gedaan om 16.00 uur.
      • Het helpt om het belang van de taak in de context van het evenement uit te leggen.
  3. 3 Wijs teams toe om aan de taken te werken. U kunt ervoor zorgen dat mensen zich aanmelden of vragen van tevoren over relevante vaardigheden.
  4. 4 Geef naamlabels zodat mensen elkaar kunnen identificeren.
  5. 5 Houd rekening met geplande korte pauzes en zorg ervoor dat mensen in deze tijden toegang hebben tot water, snacks en een badkamer.
  6. 6 Een manier hebben om contact met u op te nemen, zoals een telefoonnummer of een portofoon.
  7. 7 Loof en moedig je vrijwilligers teams aan terwijl ze aan hun taken werken. Als een groep het moeilijk heeft, bied dan voorzichtig advies, of stuur een vrijwilliger van een ander team om te helpen.
  8. 8 Erken en beloon de inspanningen van uw vrijwilligers wanneer het evenement is afgelopen. Misschien wil je tijdens het evenement zelfs een "shout-out" voor ze hebben. Als uw vrijwilligers deel uitmaken van een doorlopende inspanning, stuur dan regelmatig bemoedigende e-mails of briefkaarten. Ze geven tenslotte hun tijd en moeite aan jouw zaak!