Het plannen van een volleybaltoernooi is een grote verantwoordelijkheid, maar met een zorgvuldige planning kun je het met succes doen! Begin met het kiezen van een datum en het reserveren van een locatie voor het toernooi. Nadat de datum en locatie zijn bevestigd, kunt u apparatuur reserveren, ambtenaren inhuren, sponsors en vrijwilligers zoeken en adverteren voor teams. Voordat het toernooi begint, moet je de banen en uitrusting klaarmaken. Communiceren met de coaches en spelers is de laatste stap om ervoor te zorgen dat het toernooi soepel verloopt.

Deel een van de drie:
Regelingen maken

  1. 1 Kies een datum voor het toernooi op basis van het eliminatieproces. Toernooien zijn over het algemeen gepland in het weekend, dus kijk naar de jaarkalender en kies verschillende weekenden die kunnen werken. Terwijl u locaties en verhuurbedrijven belt, gebruikt u het eliminatieproces om te bepalen welke optie het handigst is en de meeste beschikbaarheid heeft.[1]
    • Vermijd het plannen van een toernooi op feestdagen, 3-daagse weekends en tijden waarop slecht weer een probleem kan zijn.
  2. 2 Vind sponsors voor het evenement. Benader enkele lokale bedrijven en het bezoekerscentrum van de stad en vraag hen of ze geïnteresseerd zijn in het doneren van geld of prijzen voor de winnende teams in ruil voor reclame. Vaak zullen Visitor's Boards minstens $ 1.000 doneren voor grotere toernooien die mensen uit de stad aantrekken.[2]
  3. 3 Huur scheidsrechters in om de wedstrijden te leiden. Je hebt 2 gekwalificeerde scheidsrechters nodig om elk spel te officiëren. Om dit proces gemakkelijker te maken, kunt u deze taak delegeren en een hoofdfunctionaris inhuren om een ​​team van scheidsrechters te verzamelen en te coördineren.[3]
    • Als het toernooi een informeel evenement met een lager budget is, kun je ook aan elk team vragen om zijn eigen scheidsrechters aan te bieden.
  4. 4 Vraag vrijwilligers om te helpen met de steekproeven. Je moet de vrijwilligers leren scoren vóór het toernooi, dus misschien wil je ze van tevoren ontmoeten. Ze moeten leren hoe ze punten, sub-spelers binnen en buiten kunnen bijhouden en liberospelers kunnen volgen.
    • Je moet ze ook laten zien hoe ze het scorekeeping-apparaat moeten gebruiken dat ze zullen gebruiken, of het nu een flipboard of een elektronisch systeem is.
  5. 5 Bepaal of u een toegangsprijs wilt berekenen. Als je hulp nodig hebt om de kosten van de locatie en apparatuur te dekken, moet je misschien een vergoeding vragen om break-even te halen. Je zou het toernooi ook kunnen baseren op een goed doel en de verzamelde kosten kunnen doneren aan een specifieke oorzaak.[4]
    • Je zou de teams toegang kunnen vragen, of de toeschouwers een kleine toegangsprijs, of beide.
  6. 6 Stel de registratiedeadline in 1-2 weken vóór het evenement. Op deze manier beschikt u over alle informatie die u nodig hebt om divisies te maken. Zorg ervoor dat de coaches en teams op de hoogte zijn van de deadline. Als ze belangstelling hebben getoond maar zich nog niet hebben aangemeld, stuur dan regelmatig herinneringen naar de sluitingsdatum.
  7. 7 Voeg divisies toe als u een breed scala aan teams gaat hosten. Om de competitie eerlijk en leuk te houden, is het belangrijk om vergelijkbare teams samen te stellen. Als je toernooi openstaat voor de community, moet je waarschijnlijk een aantal divisies maken op basis van de teams die deelnemen. Kijk naar de leeftijd, het geslacht en de ervaring van alle teams om te beslissen hoe je ze gaat groeperen.
    • Het zou bijvoorbeeld niet eerlijk zijn om een ​​middelgroot schoolteam tegen een team in de dertig te zetten. Als er een grote leeftijdsgroep is tussen de teams, wil je misschien leeftijdsafdelingen zoals middelbare school, middelbare school en volwassen teams maken.
    • Als er co-ed teams en teams van hetzelfde geslacht zijn, wil je misschien ook divisies creëren voor die teams.[5]
    • Als u een specifiek toernooi organiseert, zoals een meisjesevenement op een middelbare school, heeft u waarschijnlijk geen verdeeldheid nodig.
  8. 8 Maak haakjes voor het te volgen toernooi. Kies tussen enkele of dubbele eliminatie en gebruik een beugelsjabloon of generator om eenvoudig de volgorde van de spellen te bepalen. Eén eliminatie betekent dat als een team 1 wedstrijd verliest, ze uit het toernooi zijn. Dubbele eliminatie is een toernooistijl waarmee teams 2 games kunnen verliezen voordat ze worden uitgeschakeld, waardoor ze meer speeltijd hebben.[6]
    • Voer voor meerdere bracket-opties het aantal teams in dat wordt gespeeld op https://www.printyourbrackets.com/volleyballbrackets.html.
    • Voor informele, dagelijkse toernooien kunt u alleen een round-robin-indeling gebruiken. Met Round-robin-spel kunnen alle teams op elkaar spelen, in tegenstelling tot een eliminatieteam-toernooi.
  9. 9 Maak een schema op basis van de haakjes. Let op de locatie en tijd van elk spel, evenals wie er in elk spel speelt. Deze informatie is cruciaal voor teams en toeschouwers om naar te verwijzen tijdens het toernooi, dus maak het gemakkelijk toegankelijk. Print extra exemplaren om te posten en beschikbaar tijdens het toernooi.

Tweede deel van de drie:
De toernooilocaties instellen

  1. 1 Zoek een locatie die past bij de groottebehoeften van het toernooi. Je hebt minimaal 1 full-sized volleybalveld nodig, hoewel 2 of meer de voorkeur verdienen, afhankelijk van de grootte van het toernooi. Controleer de plaatselijke scholen, kerkgebouwen en buurthuisgyms voor beschikbaarheid en reserveer dan de locatie voor het weekend waarin je je hebt gevestigd.[7]
    • U zult ook willen zorgen dat de locatie toegang heeft tot voldoende badkamers en drinkwater voor uw verwachte aanwezigheidsgetallen.
  2. 2 Zet alle banen op met lijnen en zitplaatsen. Voordat het toernooi begint, moet je de banen afplakken als de lijnen niet duidelijk of aanwezig zijn. Je moet ook zitplaatsen plaatsen voor toeschouwers en teams langs de zijkanten van de baan, of je nu klapstoeltjes of tribunes vouwt.
    • Als de locatie geen tribunes heeft, kunt u deze huren of lenen van een plaatselijke school of van een evenementverhuurbedrijf.
  3. 3 Lever netten en volleyballen als ze niet worden verstrekt. Je kunt uitrusting van de rechtbank huren of vragen om het te lenen van lokale scholen.Zorg ervoor dat de netten zijn opgesteld en dat de volleyballen goed zijn opgeblazen voordat de spelen starten.
  4. 4 Controleer de nethoogtes om er zeker van te zijn dat ze de code volgen. Kom 60-90 minuten eerder naar de toernooilocatie en voer 1 laatste controle uit. Gebruik een meetlint om te bevestigen dat de nettohoogten zijn ingesteld op basis van de leeftijd en het geslacht van de teams. Laat iemand u helpen om netten aan te passen die niet op de gewenste hoogte zijn ingesteld.
    • Herennetten moeten 2,43 meter (8,0 ft) zijn, terwijl netten voor vrouwen moeten worden ingesteld op 2,24 meter (7,3 ft).
    • Voor jeugdafdelingen moet het net 6,5 voet (2,0 m) zijn.
    • Ga voor de exacte nettovereisten op basis van geslacht en leeftijd naar http://volleyball.org/rules/basic_rules.html.
  5. 5 Stationeer een EHBO-kit en iemand die op elke locatie EHBO-gecertificeerd is. Als een van de spelers gewond raakt, moet je iemand hebben die de situatie kan overnemen. Het hebben van een medische professional gestationeerd op elke locatie zou nog beter zijn, maar iedereen die is gecertificeerd in eerste hulp zal doen.[8]
  6. 6 Zorg ervoor dat elke scorekeepingtafel is uitgerust met formulieren en benodigdheden. Print kopieën van scorebladen, Libero-volgbladen, teamroosters en line-upbladen voor elke puntentabel. Sla elke tafel op met verschillende pennen, potloden, mappen voor het organiseren, paperclips, extra rule books, schaartjes en plakband.[9]
    • Zorg dat je extra spullen bij de hand hebt om de tafels tijdens het toernooi bij te vullen.
  7. 7 Plaats het toernooischema en de resultaatnetten rond de locatie. Print extra kopieën en plak ze vast in de belangrijkste delen van de zaal. Vul de resultaatrasters in naarmate het toernooi vordert, zodat toeschouwers en teams de winsten en verliezen gemakkelijk kunnen controleren.[10]

Derde deel van de drie:
Coördineren met spelers en coaches

  1. 1 Adverteer het toernooi aan geïnteresseerde teams. Je kunt slots aanbieden aan recreatieve teams, schoolteams of kerkelijke teams. Plaats op sociale media en maak flyers door de stad om lokale teams aan te trekken. Neem contact op met coaches van verder weg gelegen teams door hen te bellen en te e-mailen met wat basisinformatie.
  2. 2 Zorg voor communicatie met de coaches. Tijdens de aanloop naar het toernooi moet je regelmatig contact opnemen met de coaches. Geef hen de informatie die ze nodig hebben om door te geven aan hun teams, zoals de datums, locatie, schema's, registratie, betaling, belangrijke contacten, formulieren en releases en verzekeringsvereisten.[11]
    • Om deze informatie gemakkelijk toegankelijk te maken, wil je misschien een website opzetten met alle details en links die gerelateerd zijn aan het toernooi.
  3. 3 Verzamel alle papieren en formulieren die de teams moeten ondertekenen. Het laatste wat je wilt, is dat iemand gewond raakt en in een legale puinhoop terechtkomt! Druk voldoende ontheffingen voor de verzekering af en formulieren voor medische vrijgave die alle teamleden moeten ondertekenen voordat ze spelen. Bovendien moet u formulieren voor incidentenrapporten afdrukken om bij de EHBO-sets te houden voor het geval iemand gewond raakt.
    • U kunt sjablonen voor deze formulieren online vinden.
  4. 4 Stel een incheckstation in op de dag van het toernooi. Wijs een vrijwilliger toe om een ​​registratie-incheckgebied te coördineren voor teams die aankomen bij het toernooi. Zorg ervoor dat de vrijstellingen van de verzekering en medische vrijgaveformulieren beschikbaar zijn op het station zodat de spelers bij aankomst kunnen invullen. Zorg er ook voor dat alle coaches inchecken en hun teamroosters controleren.[12]
    • Voor kleinere toernooien kan dit station ook fungeren als een liaisongebied voor toeschouwers of spelers die vragen hebben. Grotere toernooien hebben mogelijk een apart station nodig voor het beantwoorden van vragen en zorgen.