3 manieren om uw tijd verstandig te organiseren

We hebben allemaal de klachten gehoord dat er gewoon niet genoeg uren op de dag zijn om alles te volbrengen wat gedaan moet worden. Een paar elementaire organisatorische en tijdmanagementvaardigheden kunnen u helpen de tijd die u heeft te maximaliseren. Leer hoe je je tijd verstandig kunt organiseren om meer gedaan te krijgen in de tijd die je hebt.

Methode één van de drie:
Identificeren hoe u uw tijd doorbrengt

1 Houd de dagelijkse activiteiten bij. Bewaak wat u dagelijks doet en noteer hoeveel tijd u eraan besteedt. U zult zich misschien verbazen over hoeveel tijd u werkelijk verspilt gedurende de dag in vergelijking met de werkelijke hoeveelheid werk die u krijgt gedaan.^[1]
- Vergeet ook niet om alledaagse taken bij te houden, zoals ontbijt maken, het huis schoonmaken, douchen, etc.
2 Registreer al uw activiteiten in een notitieblok. Als je eenmaal weet wat je elke dag doet en hoeveel tijd je eraan besteedt, schrijf het dan in een notitieblok. Door al deze informatie op één plaats te plaatsen en deze op één pagina te bekijken, kunt u patronen en mogelijk gebieden identificeren waar u mogelijk uw tijd verspilt.^[2]
- Wees uitgebreid en duidelijk bij het invoeren van dit notitieboek. Voeg afzonderlijke gebeurtenissen niet samen in één item, laat kleine taken niet over het hoofd en zorg ervoor dat u exacte tijden opgeeft wanneer u beoordeelt hoe uw dag mislukt.
- Het kan nuttig zijn om bepaalde soorten activiteiten te categoriseren. Schrijf bijvoorbeeld huishoudelijke taken in het blauw, werk in rode en recreatieve activiteiten in het zwart. Dit zal u helpen visualiseren hoe uw tijd wordt besteed.
3 Evalueer hoe uw tijd wordt besteed. Een uur per dag besteed aan zonering? 2 uur om te beslissen waar te eten? 8 uur surfen op het internet? Zoek naar patronen in hoe u uw tijd doorbrengt en bepaal wat nodig is en wat niet.^[3]
- Verspil je tijd omdat je zelfbeheersing mist? Stel je te vaak uit? Neem jij te veel verantwoordelijkheid op? Dit zijn allemaal vragen die u zichzelf moet stellen bij het beoordelen hoe u uw tijd doorbrengt.^[4]
- Misschien merk je dat je de hele dag activiteiten opsplitst op manieren die niet kloppen. Het is bijvoorbeeld waarschijnlijk niet verstandig om een half uur te werken en dan 10 minuten te besteden aan het omgaan met triviale zaken, gewoon om nog een halfuur aan het werk te gaan. Je zult meer gefocust en productiever zijn als je gewoon een uur werkt en op een later tijdstip met triviale zaken omgaat.
- Het is het beste om je taken aan te vallen door "chunking". Chunking is een methode waarbij je een vooraf bepaalde hoeveelheid tijd besteedt aan een enkele taak zonder afleiding.
4 Overweeg aanpassingen. Nu u precies weet waar en naar wat uw tijd is, begint u met het actief aanpassen van uw planning. Zorg ervoor dat u gebieden identificeert die niet kunnen of mogen worden gereduceerd, alleen vanwege tijdsproblemen. Alleen omdat iets lang duurt, betekent nog niet dat het tijdverspilling is.^[5]
5 Als u 3 uur per dag werkgerelateerde e-mails verzendt, is het onwaarschijnlijk dat u de hoeveelheid tijd die aan deze activiteit wordt besteed, kunt verminderen. Als u echter vier of vijf persoonlijke e-mails verzendt tussen de zakelijke e-mails, kunt u de hoeveelheid tijd die u aan e-mails besteedt, zeker verminderen.
6 Verander je gewoontes en normen. Wat uw tijdmanagementprobleem ook is, er is een oplossing. Als je eenmaal besloten hebt waar je tijd verspilt of hoe je je tijd zou moeten besteden, zul je een gezamenlijke inspanning moeten leveren om je tijdmanagementgewoonten te veranderen.^[6]
- Als u te veel tijd besteedt aan het schoonmaken van uw huis of aan het bereiden van uw maaltijden, overweeg dan het inhuren van huishoudelijke hulp als een meid of een kok. Voor sommige mensen is hun tijd waardevoller dan hun geld.
- Misschien besteedt u een flink deel van uw dag doelloos op het internet. U kunt uw toegang tot de bepaalde internetsites of sociale netwerkaccounts beperken wanneer u aan iets anders zou moeten werken.

partituur
0 / 0

Methode 1 Quiz

Wat is het voordeel van het opschrijven van al je dagelijkse activiteiten?

Methode twee van drie:
Afleidingen vermijden

1 Identificeer afleidingen in je leven. De grootste bedreigingen voor het verstandig besteden van uw tijd zijn consistente afleidingen. Je zult willen weten welke soorten activiteiten of welke individuen de neiging hebben om uiteindelijk je tijd te verspillen. Of het nu een vriend is die gewoon niet stopt met praten of een schuldig plezier dat je weg trekt van zijn werk, je kunt manieren vinden om deze tijdverspillers te vermijden.^[7]
- Als je een groot deel van je tijd besteedt aan iets dat geen wenselijke resultaten voor je oplevert, dan is het waarschijnlijk alleen maar een afleiding in je leven die moet worden vermeden.
- Als u in een kantooromgeving werkt, zult u waarschijnlijk veel van uw collega's als afleiding zien. Zorg ervoor dat je geen praatjes of waardeloze chit-chat gebruikt als je op tijd bent. Houd er echter rekening mee dat uw houding op kantoor net zo belangrijk is voor uw carrière als tijdmanagementvaardigheden, dus wees niet onbeleefd.
2 Vermijd lange telefoongesprekken. Als je merkt dat je veel tijd kwijt bent aan langdurige telefoongesprekken, moet je je telefoongewoontes aanpassen. Vaak kunt u meer bereiken in vergaderingen van aangezicht tot aangezicht dan u kunt aan de telefoon, dus schakel de lange telefoongesprekken uit.^[8]
- Veel telefoongesprekken, vooral aan het begin of het einde van het gesprek, bevatten overbodige en onnodige gesprekken. Mensen raken vaak de focus kwijt en dwalen rond tijdens het telefoneren, dus wees hiervan op de hoogte. Vergaderingen houden in persoon biedt meer een dwingende noodzaak om uitsluitend met werkgerelateerde kwesties om te gaan. Dit komt omdat geen van beide partijen wordt omringd door afleiding wanneer een persoonlijke ontmoeting plaatsvindt.
3 Surf niet te veel op het internet. Veel mensen gebruiken internet als een cruciaal hulpmiddel om de taken uit te voeren die ze moeten uitvoeren. Echter, net zoals veel mensen zich schuldig maken aan het afdrijven naar nutteloze nieuwsartikelen, sportshows en foto's van beroemdheden, kittens of puppy's.Blijf gefocust wanneer je op internet bent. Er zijn programma's beschikbaar die bepaalde applicaties, websites en domeinen blokkeren die kunnen helpen internetgerelateerde afleiding te verminderen.^[9]
- Vermijd sites op Facebook, Twitter en andere sociale netwerken wanneer u zich op iets anders moet concentreren.
- Googelen met verschillende onderwerpen is ook een gevaarlijke time-waster. Je denkt misschien dat je maar één ding snel gaat opzoeken en voor je het weet, heb je meer dan 3 uur gezocht in de enorme diepten van het internet.
4 Gebruik een "Do Not Disturb" -teken. U bent waarschijnlijk bekend met het bord dat u op de deur van uw hotelkamer hangt. Dit teken kan even effectief zijn in een kantoor of op een werkplek. U kunt een teken als dit krijgen door het van het volgende hotel te nemen waar u verblijft, of u kunt het zelf afdrukken en het indien nodig aan de deur van uw werkruimte bevestigen. Dit zal het gepiep elimineren dat u van uw werk afleidt.^[10]
- Als u vanuit huis werkt, is het van cruciaal belang dat u over een eigen werkplek beschikt. Werk niet in de gemeenschappelijke ruimtes van uw huis, aangezien de tv-, telefoon- of videogamecompine u gemakkelijk van uw werk af kan leiden.^[11]
5 Maak tijd voor onvermijdelijke afleiding. Er zijn enkele afleidingen die sommige mensen gewoon niet kunnen vermijden. Soms is het je baas die tijd vrij wil maken voor een sociaal gesprek of misschien een ouder familielid dat consequent hulp nodig heeft met eenvoudige taken. Wat deze onvermijdelijke afleidingen ook mogen zijn, als je ze van tevoren plant, nemen ze geen kritieke tijd weg van andere projecten en activiteiten die moeten worden gedaan.^[12]

partituur
0 / 0

Methode 2 Quiz

Wat is de meest effectieve manier om je onvermijdelijke afleiding te beheren?

Methode drie van drie:
Uw tijd efficiënt gebruiken

1 Schrijf alles op. Vertrouw niet op je geheugen om je door de taken te helpen die je nodig hebt om gedaan te worden. Schrijf alles wat je nodig hebt op één plek neer en wees bereid om vaak naar deze lijst te verwijzen om al je doelen te bereiken.^[13]
- Zelfs als een taak minder belangrijk of alledaags lijkt, noteer deze dan. Uw dagelijkse planner moet worden gevuld met kleine opmerkingen zoals 'Bel Steve', 'Zoek winstmarges op' of 'E-mailbaas'.
- Zorg ervoor dat je altijd een notitieblok bij je hebt en schrijf taken op terwijl ze naar boven komen. Je denkt dat je onthoudt om ze later op te schrijven, maar misschien niet.
2 Gebruik een kalender. De eenvoudige toevoeging van een dagelijkse kalender of planner aan uw set organisatietools helpt u tijd efficiënt in te delen. Noteer elke nieuwe deadline, opdracht of vergadering die wordt toegevoegd aan uw planning. Neem elke ochtend de tijd om uw agenda voor de dag te bekijken, zodat u weet wat u te wachten staat.^[14]
3 Vermijd dubbele verplichtingen. Organiseer je planning door jezelf niet te overboeken of jezelf te veel aan projecten of evenementen te houden. Controleer uw agenda voordat u akkoord gaat met iets om te controleren of de benodigde tijd gratis is. Dit zal uw tijd georganiseerd houden en u in contact houden met uw normale schema.
4 Laat afleidingen. Organiseer uw tijd productief door elementen te verwijderen die afleiding kunnen veroorzaken of ervoor zorgen dat u uit het schema raakt en achterloopt op schema. Houd het televisie- en videogamesysteem uit het gebied waar je studeert of maak de rekeningen, zodat je je eerst concentreert op de taken die eerst moeten worden uitgevoerd en de leuke dingen voor later bewaard.^[15]
5 Geef prioriteiten aan uw taken. Beheer uw tijd verstandig door te plannen om eerst de belangrijkste of tijdgevoelige taken te volbrengen. Noteer deze in uw schema met een speciale kleurmarkeerstift of een kleine sticker. Plan eerst deze taken met de hoogste prioriteit om uzelf voldoende tijd te geven om ze te voltooien en werk vervolgens aan minder tijdgevoelige dingen rond de prioriteiten.^[16]
- Wees klaar om van tijd tot tijd uw prioriteiten te veranderen. Dingen komen op het laatste moment en vereisen uw onmiddellijke aandacht. Je zult moeten stoppen met wat je doet en je energie en tijd van tijd tot tijd op dit last-minute doel opnieuw richten. Zorg er gewoon voor dat het niet al te vaak gebeurt.
- Als je merkt dat je constant je prioriteiten herschikt gedurende de dag, is er iets mis. Hoewel kleine aanpassingen in iemands planning verwacht kunnen worden, betekent het consequent aanpassen van de regels waarschijnlijk dat je niet op de juiste manier prioriteiten stelt.
6 Wees realistisch. Gun jezelf een realistische hoeveelheid tijd om elke taak te voltooien. Als je denkt dat iets tussen een half uur en een uur duurt om te voltooien, geef jezelf dan het hele uur. Realistisch zijn over hoe lang iets gaat duren, voorkomt dat je overweldigd raakt of achterloopt op schema.^[17]
- Het is altijd veiliger om voorzichtig te zijn en jezelf meer tijd te geven dan je nodig hebt. Als u uw taak vroegtijdig beëindigt, bent u vrij om door te gaan naar de volgende taak - die uiteindelijk geen invloed op uw productiviteit zou moeten hebben.
7 Plan de basisprincipes. Vergeet niet om tijden voor de alledaagse basics, zoals eten en douchen, in je schema op te nemen. Dit lijkt misschien een tweede natuur, maar het is belangrijk om tijd vrij te maken voor hen onder uw andere geplande taken om ervoor te zorgen dat u ze niet overslaat en dat ze u niet achter op schema zetten.
8 Gebruik een herinneringssysteem. Gebruik eenvoudige herinneringen naast uw dagelijkse planner om belangrijke taken of deadlines te onthouden. Gebruik op bepaalde momenten plaknotities of spraak- of tekstmeldingen op uw mobiele telefoon om uzelf eraan te herinneren iets te doen of iets te laten plannen. Met dit back-upsysteem voorkom je dat je dingen vergeet.^[18]
- Vermijd te vertrouwen op andere mensen om je ergens aan te herinneren. Ze zullen het net zo snel vergeten als jij.
- Als iets erg belangrijk is, regelt u meerdere herinneringen voor uzelf. U kunt een enkele notitie of een telefoonwaarschuwing over het hoofd zien.
9 Vraag om hulp. Vraag iemand anders om hulp en delegeer kleinere taken indien nodig.Het zal je schema in het algemeen ten goede komen als je je trots opslokt en iemand vraagt om mee te pitchen met een paar kleine klusjes in het huis of om op een drukke doordeweekse avond voor het diner te zorgen. ^[19]
- Zorg ervoor dat u verantwoordelijkheden delegeert aan gekwalificeerde mensen. Iemand die het werk gedaan krijgt, is niet genoeg. Je wilt dat ze het werk goed gedaan krijgen.
- Maak er geen gewoonte van anderen uw werk te verpanden. Het geeft geen goede tijdmanagementvaardigheden weer. Je ziet er gewoon lui en ongemotiveerd uit.
10 Meet je productiviteit. Van tijd tot tijd is het nodig om een stap terug te doen en te analyseren wat je hebt bereikt, hoe goed je hebt gepresteerd en hoeveel tijd het in beslag nam. Door de balans op te maken van deze aspecten van je werk en leven, kun je je schema en dagelijks patroon van bewerkingen aanpassen en verrassend effectieve resultaten behalen.
11 Beloon jezelf. Te hard of te vaak werken kan leiden tot een burnout, waardoor het moeilijk is om je te concentreren op zelfs de eenvoudigste taken. Neem dus wat tijd om te vieren wat je van tijd tot tijd hebt bereikt en beloon jezelf met iets dat je echt leuk vindt.^[20]
- Zorg ervoor dat je tijd stil is om te genieten. Schakel uw zakelijke telefoon uit en vermijd het beantwoorden van e-mails. Als je werk combineert met je vrije tijd, geef je jezelf echt geen geld of vermijd burn-out.
- Als je van maandag tot vrijdag werkt, neem dan het weekend vrij. Als je drie maanden achter elkaar aan een project hebt gewerkt, neem dan een korte vakantie als je klaar bent.