Het organiseren van personeelsdossiers kan een ontmoedigende taak lijken, maar het kiezen van een methode en daaraan vasthouden kan het proces echt vereenvoudigen. Waarschijnlijk moet u papieren papieren bestanden en elektronische bestanden afzonderlijk indelen. Kies ervoor om uw documenten chronologisch te ordenen door elke medewerker, of gesorteerd op individueel documenttype. Zorg ervoor dat u bestanden zorgvuldig labelt en gevoelige informatie beschermt met de juiste beveiligingsmaatregelen.

Methode één van de drie:
Het organiseren van hardcopy bestanden

  1. 1 Gebruik een chronologisch organisatiesysteem. Dit type organisatiesysteem is het beste voor mensen die de neiging hebben gebeurtenissen chronologisch in hun hoofd te categoriseren, hoewel het eigenlijk gewoon een kwestie van voorkeur is. Om uw personeelsdossiers chronologisch te organiseren, maakt u voor elke medewerker een apart bestand. Binnen dat werknemersbestand neemt u alle relevante documenten op in chronologische volgorde.[1]
    • Het bestand van een werknemer kan bijvoorbeeld beginnen met een voltooide sollicitatie, CV / CV en W-4 en vervolgens nieuwere documenten toevoegen - zoals jaarlijkse prestatiebeoordelingen.
  2. 2 Organiseer bestanden op basis van het documenttype. Dit type organisatiesysteem is het beste voor mensen die de neiging hebben om meer naar het grotere geheel te kijken, hoewel persoonlijke voorkeur de belangrijkste bepalende factor is. Voor dit type organisatie moet u bestanden groeperen op documenttype en alle vergelijkbare bestanden bij elkaar houden voor elke medewerker. U kunt bijvoorbeeld één bestand hebben met alle drugstests voor werknemers, een ander voor alle evaluaties van de prestaties van medewerkers en weer een ander voor de benodigde medische dossiers.[2]
    • Binnen elke documenttypegroep moet je de bestanden alfabetisch indelen om het gemakkelijker te maken om de formulieren van elke medewerker te vinden als dat nodig is.
  3. 3 Voeg alle benodigde documenten toe. De meeste overheden hebben wetten opgesteld die betrekking hebben op welke documenten een bedrijf moet houden voor elke medewerker. Zorg ervoor dat u de lokale en nationale wetgeving controleert om ervoor te zorgen dat u uw personeelsdossiers onderhoudt volgens hun vereisten.[3]
    • Uw personeelsdossiers moeten alle informatie bevatten met betrekking tot het werving / sollicitatieproces en de relatie tussen de werknemer en het bedrijf. Dit omvat documenten met betrekking tot prestatiebeoordelingen, aanbevelingen van medewerkers en zelfs disciplinaire maatregelen.
    • De meeste wetten vereisen dat bedrijven minstens 3 jaar documentatie bijhouden (zelfs nadat een werknemer is beëindigd), hoewel het wordt aanbevolen om ze minimaal 5 jaar te bewaren om je basis te dekken in het geval er zich een onvoorzien probleem voordoet.[4]
  4. 4 Maak een reservekopie van uw papieren kopieën met elektronische kopieën. Hoewel het belangrijk is om uw originele documenten te organiseren en te onderhouden, is het ook een goed idee om elektronische kopieën van die documenten te maken. Dit kan van pas komen als er iets gebeurt met de papieren exemplaren - verloren, beschadigd, vernietigd, enz.
    • Vergeet niet om continu een back-up te maken van uw elektronische kopieën om ervoor te zorgen dat uw vangnet up-to-date is.

Methode twee van drie:
Het organiseren van elektronische bestanden

  1. 1 Kies een op medewerkers gebaseerde of op documenten gebaseerde organisatie. Om elektronische bestanden te organiseren, moet u mappen maken die uw organisatiemethode duidelijk uitleggen. U kunt bestanden indelen op werknemer, in welk geval u een map hebt met de naam van de werknemer die alle gerelateerde documenten bevat. In de map van de werknemer kunt u andere submappen opnemen om de organisatie verder te helpen (bijvoorbeeld 'prestatie-evaluaties'). U kunt ook kiezen om ze te ordenen op bestandstype. In dat geval heeft u een map met het documenttype als label (zoals 'prestatie-evaluaties' of 'toepassingsmateriaal') en neemt u de informatie van elke medewerker op in een duidelijk gelabelde subcategorie. -map. Het maakt niet uit welke organisatiemethode u kiest - het komt allemaal neer op uw persoonlijke voorkeur.[5]
  2. 2 Label bestandsmappen zorgvuldig. Bij het organiseren van elektronische personeelsbestanden is het cruciaal dat u bestanden correct en duidelijk labelt. Iedereen die de bestanden opent, moet het label kunnen begrijpen dat u aan het bestand toewijst.[6]
    • Zorg ervoor dat werknemersnamen consistent worden geëtiketteerd: "Achternaam, Voornaam."
    • Een voorbeeld van een duidelijk gelabeld document kan 'Smith.John.PerformanceEvaluation.April2017' zijn. Deze bestandsnaam vertelt u de naam van de werknemer, het type document en de datum.
    • Een voorbeeld van een onduidelijk geëtiketteerd document kan 'SmithEvaluationApril' zijn. Deze bestandsnaam vertelt u de achternaam van de werknemer, maar dit kan verwarrend zijn als er meer dan één werknemer is met de achternaam 'Smith'. Het geeft ook niet duidelijk aan wat voor soort evaluatie of het jaar, alleen de maand.
    • Hiermee wordt voorkomen dat bestanden verloren gaan of misplaatst zijn en kunnen mensen ze gemakkelijk vinden wanneer dat nodig is.
  3. 3 Maak een back-up van uw bestanden. Van alle elektronische personeelsdossiers moet een back-up worden gemaakt in gedrukte vorm, op een andere harde schijf of in een beveiligde cloudopslag. U wilt niet al uw personeelsdossiers verliezen als er iets gebeurt met uw systeem of met de computer waarop u de informatie opslaat.[7]
    • Back-ups moeten regelmatig worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat alle personeelsdossiers altijd worden onderhouden en beschermd. Een goede vuistregel is om elke 4-6 weken een back-up van uw bestanden te maken, hoewel dit aantal zal veranderen afhankelijk van het aantal werknemers en bestanden dat uw bedrijf heeft.

Methode drie van drie:
De juiste voorzorgsmaatregelen treffen

  1. 1 Bewaar alle hard copies die gevoelige informatie bevatten in een afgesloten en beveiligde kast. Als u personeelsdossiers hebt die gevoelige informatie over werknemers van het bedrijf bevatten, moeten deze documenten te allen tijde achter slot en grendel blijven om ongeoorloofde toegang te voorkomen.Zorg ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de sleutels die deze kasten ontgrendelen.[8]
    • Dit omvat elk document dat informatie bevat met betrekking tot medische informatie, handicaps, leeftijd, ras, geslacht, nationale afkomst, religieuze overtuiging, burgerlijke staat of andere identificerende informatie (zoals sofinummers).
    • U kunt overwegen te investeren in een brandwerende kast, maar houd er rekening mee dat deze kasten vrij duur kunnen zijn. U moet dus een afweging maken tussen de voordelen van die extra bescherming in plaats van alleen maar te vertrouwen op uw elektronische kopieën als back-ups.
  2. 2 Bescherm gevoelige elektronische bestanden met wachtwoorden. Zorg ervoor dat u een authenticatieprocedure implementeert voor elektronische bestanden die om privacyredenen moeten worden beveiligd. Alleen bepaalde mensen zouden toegang tot deze bestanden moeten hebben, dus gebruik wachtwoorden om de informatie te beschermen.[9]
    • De netwerkingenieur of IT-professional van uw bedrijf moet u kunnen helpen bij het inschakelen van wachtwoorden in bepaalde bestandsmappen.
  3. 3 Laat de loonadministratie hun eigen loonlijstbestanden organiseren. De salarisadministratie moet worden verplicht om hun eigen bestanden te organiseren en te beveiligen. Aangezien dit soort documenten bijna altijd gevoelige informatie bevatten, moet de toegang zeer beperkt zijn. Alleen salarismanagers moeten toegang hebben tot deze vergrendelde en beveiligde bestanden.[10]
    • Dit omvat zaken als W-4's, betaalinformatie, garnishments, tijdregistratie en formulieren voor inhouding van staat.
    • Andere afdelingen moeten mogelijk ook hun eigen documentatie bijhouden. Human Resources moet bijvoorbeeld documenten bewaren die betrekking hebben op de gezondheid en medische geschiedenis van werknemers, inter-office-klachten of disciplinaire maatregelen met betrekking tot gedrag van werknemers.