Als je veel taken hebt, voel je je gemakkelijk verspreid en gestresst. Als u zich op het werk opgebrand voelt, op kantoor of thuis, komt dat waarschijnlijk omdat u het zicht op uw tijd hebt verloren. Het organiseren van je geest is de sleutel tot stressvrij leven, en om dat te doen, moet je leren plannen.

Deel een van de vier:
Een lijst maken

  1. 1 Pak wat schrijfgerei. Je moet een beeld krijgen van wat er in je geest gebeurt. Om dit te doen, kun je het beste noteren wat je denkt. Lichamelijk woorden creëren met een schrijfwerktuig triggert je hersenen om meer aandacht te besteden.[1]
    • Als je weet dat je een ruimtelijk leerling bent, is het vinden van een whiteboard misschien de beste plek om je geest te organiseren. Op deze manier kun je je gedachten spreiden en dan achterover leunen en naar ze kijken.
    • Als u geen toegang hebt tot een whiteboard of liever op kleine schaal werkt, pak dan een pen of potlood en papier. Er gaat niets boven een goede lege notebook.
  2. 2 Schrijf een takenlijst. Wanneer iemand op zoek is om zijn of haar geest te ordenen, is wat ze zoeken tijdmanagement. De eerste stap om uw tijd effectief te beheren, is weten wat u moet doen.
    • Een goede plek om te beginnen is de planning voor de komende week. Brainstorm over alle taken die moeten worden volbracht. Noteer ze gewoon in een willekeurige, ongeorganiseerde lijst. Noteer de taken terwijl u eraan denkt.
    • Zorg ervoor dat u uw lijst daadwerkelijk opschrijft voordat u informatie op uw smartphone invoert. De handeling van schrijven, zoals hierboven gezegd, triggert de hersenen om goed op te letten.
  3. 3 Organiseer je taken. Kam de chaos uit uw lijst met willekeurige taken door taken op categorie te groeperen. Je doelen voor de week beginnen vorm te krijgen, en je zult zien hoe verstrooid je gedachten werkelijk waren.
    • Noteer op een nieuw stuk papier of een deel van het whiteboard de namen van de categorieën die u ziet, vorm krijgen in uw lijst.
    • Herschrijf elke taak onder een categorie. U kunt elke taak uit de hoofdlijst markeren als deze een categorie krijgt toegewezen, zodat u taken niet herhaalt. Het is goed als er categorieën zijn met slechts één taak - je geeft tenminste deze taken een thuis.
  4. 4 Maak een resultatenlijst. Een resultatenlijst is anders dan een takenlijst, omdat u aan de bovenkant van de takenlijst van elke dag een lijst met doelen of 'resultaten' hebt. Uw resultaten zijn uw echte doelen voor de dag of week, de -dos zijn hoe je daar komt.[2]
    • Een resultatenlijst zal lijken op een takenlijst, behalve dat bovenaan de pagina een genummerde lijst met resultaten staat en dat uw taken niet genummerd zijn. Nummer de uitkomsten op basis van belangrijkheid, waarbij # 1 de meest dwingende is.
      • De uitkomsten van uw dag kunnen bijvoorbeeld zijn: 1) het project van vorige maand afronden, 2) een zinvolle lunch hebben met uw vrouw, 3) Blueprints voltooien.
    • Geef prioriteiten aan uw taken volgens de gewenste resultaten. Onder de lijst met resultaten voor elke dag, geeft u een opsomming van de taken waarmee u ze kunt uitvoeren. Ze worden niet genummerd, maar worden in volgorde van belangrijkheid weergegeven, misschien met vakken ernaast om af te vinken.
      • Als u bijvoorbeeld de uitkomsten in het voorbeeld in dit deel wilt volgen, kan uw takenlijst voor een dag verdwijnen: e-mails wissen; Bel Barb; ontmoet Alex; ontmoet projectteam; draai in laatste project; vrouw bellen; ga naar restaurant; architecten binnenhalen; stuur goedkeuring voor blauwdrukken.
  5. 5 Schrijf ideeën op. Wanneer je midden in je week bent, zul je waarschijnlijk ideeën opmerken die naar de oppervlakte komen. Deze creativiteit wordt vrijgegeven omdat je je tijd beheert, waardoor je hersenen hun energie kunnen gebruiken voor meer dan alleen het beheren van taken.
    • Noteer deze ideeën onder de categorie uitkomsten waar ze in passen. Als je deze gedachten niet op papier of whiteboard neerzet, zullen je hersenen energie gebruiken om de gedachte levend te houden.
    • Geef je geest een pauze door je ideeën in categorieën om te zetten. Je zult niet stoppen met nadenken over het idee, maar nu het open is, kun je verder gaan van het oorspronkelijke idee naar de volgende stap.
    • Als het uiteindelijk een slecht idee is, wis het dan gewoon.

Deel twee van vier:
Uw schema onderhouden

  1. 1 Begin een wekelijkse routine. Begin een routine van het plannen van je wekelijkse resultaten op zondagavond. Maak uw wekelijkse uitkomsten op in dagelijkse uitkomsten en vermeld vervolgens de taken van elke dag eronder. Op deze manier raak je niet meer achter zodra de week begint.
    • Maak deze planning op papier of whiteboard, zodat u kunt zien wat uw doelen zijn, in plaats van alles in uw geheugen op te nemen. De sleutel tot een georganiseerde geest is om dingen op te schrijven, zodat je hersenen geen energie verspillen en proberen ze allemaal te bevatten.
  2. 2 Stel een schema in op je telefoon. Het is geweldig om al je taken en ideeën op papier te zetten, maar je moet ze mobiel maken en ze ruimte geven om te groeien. Door ze toe te voegen aan de kalender op uw smart-apparaat, wordt de lijst een geautomatiseerd deel van uw leven en biedt u een platform om eenvoudig aan toe te voegen.
    • Als u voor elke taak een alarm instelt, wordt u eraan herinnerd om op schema te blijven.
  3. 3 Vul een papieren versie van uw planning in. Als je geen smartphone of tablet bij je hebt, breng je je nieuwe outcomes-and-tasks-stijl van mentale organisatie over naar je planner. Voor velen van ons zijn onze smartphones onze planners geworden, maar als je nog steeds een papieren planner bij je hebt, zorg er dan voor dat je er een krijgt met voldoende ruimte voor de taken van elke dag.
    • Het voordeel van een papieren planner op een mobiel apparaat is dat je hem gewoon openklapt en alles in kaart wordt gebracht. Met een smartphone moet je de agenda vanuit een app openen. Dit betekent dat je je agenda gemakkelijk kunt negeren als je daar zin in hebt, wat afbreuk doet aan het onderhouden van een georganiseerde geest.
  4. 4 Controleer elke voltooide taak en uitkomst. Aan het einde van de dag wanneer uw resultaten zijn bereikt, voelt u zich opgelucht in plaats van hoe u zich vroeger voelde, waarschijnlijk benadrukt.
    • Er zijn aanwijzingen dat het creëren en afleggen van een takenlijst de last op ons brein verlicht. Het opschrijven van je taken en doelen verwijdert die afleiding uit je geest.[3]
    • Als u aan het eind van de dag of week nog niet helemaal klaar bent met een taak of een uitkomst hebt behaald, berekent u een geschat percentage van wat is bereikt en schrijft u het op uw notitieblok of planner. Je brein kan ontspannen, zelfs als de taak niet volledig is volbracht in de toegewezen tijd.

Deel drie van vier:
Consistent zijn

  1. 1 Wees realistisch in je planning. Het kan leuk zijn om alles op papier te zetten wat in je hoofd rondslingert, en het is goed om dat te doen. Maar als het erom gaat je uren en dagen in te plannen, wees dan realistisch. Zet niet te veel taken op één dag.
    • U kunt bijvoorbeeld schatten hoe lang elke taak zal duren en de tijd naast elke taak schrijven. Voer vervolgens een eenvoudige toevoeging uit om te bepalen hoeveel tijd al deze taken zullen duren.
    • Als het meer dan een 8-urige werkdag is, verplaats je je resultaten en taken zodat je niet overstuur raakt als je niet alles in de geplande uren kunt passen.
  2. 2 Blijf bij je wekelijkse doelen. Zodra u een realistisch tijdsbestek voor elke taak in uw lijst heeft ingesteld, houdt u zich aan deze doelen. Wees vastbesloten om op tijd te blijven met je doelen.
    • Als u uit het goede schema raakt door op een dag geen tijd meer te hebben, stelt u uw plan voor de week opnieuw in om rekening te houden met de verloren tijd. Als dat betekent dat we de komende week een paar resultaten moeten neerzetten, dan moet het maar. Zelfs als je een beetje moet plannen, houd je tenminste vast aan je doelen.
  3. 3 Overwin de verleiding om lui te zijn. Stel niet uit door te rationaliseren dat je morgen kunt doen wat vandaag op je lijst staat - tenzij je echt geen tijd meer hebt. Uitstelgedrag, vooral aan het begin van het vormen van een nieuwe gewoonte zoals het stellen van doelen en het voltooien van taken, doet uw plannen ontsporen. Je zult opnieuw moeten starten, gefrustreerd raken en je zou kunnen stoppen met stoppen.
    • Als je in de verleiding bent om uit te stellen, beloof jezelf een beloning. Omdat er gewoontes ontstaan ​​wanneer het plezier van de hersenen wordt geactiveerd, stel je een beloningssysteem voor jezelf in om gemotiveerd te blijven.[4]
      • Bijvoorbeeld, als u een lange dag met taken vooruit loopt, beloof uzelf een traktatie op uw weg naar huis van uw werk, dat u geen werkbezoeken neemt wanneer u thuiskomt, of dat u de volgende ochtend slaapt.
  4. 4 Maak de gewoonte van plannen. Wees consistent tot deze organisatiemethode deel uitmaakt van je leven. Georganiseerd zijn vereist in het begin oefening en energie, maar als je eenmaal gewend bent aan een nieuwe manier van denken, wordt het gemakkelijk om te doen. Je zult minder gestrest zijn en je geest zal zich echt georganiseerd gaan voelen.
    • Gewoonten ontstaan ​​geleidelijk als we ons lichaam disciplineren voor nieuw gedrag. Hoewel het idee dat het een bepaald aantal dagen kost om een ​​gewoonte te vormen (zoals 21 of 28) een mythe is,[5] de waarheid is dat onze hersenen geleidelijk minder gaan werken om dezelfde taak uit te voeren als we het een tijdje hebben gedaan.[6]

Deel vier van vier:
Focusing in the Moment

  1. 1 Sluit afleidingen voor een project. Om je geest te organiseren voor een project recht voor je, zou je moeten leren hoe je afleiding kunt uitschakelen. Oefen dit door jezelf in een gebied met afleiding te plaatsen terwijl je aan een serieus project werkt. Begin met slechts een korte tijd in deze omgeving - zeg 5 minuten - en verhoog deze tijdsduur elke dag geleidelijk.
    • Ga bijvoorbeeld in de buurt van de televisie zitten terwijl u papierwerk doet zoals huiswerk of werkvormen. Kijk hoe lang je de tv kunt uitzetten voordat je focus verliest. Doe elke dag een beetje van deze oefening, probeer langer te blijven zonder telkens focus te verliezen.
    • Uiteindelijk zal je vermogen om te focussen toenemen en je zult het gevoel hebben dat je geest meer georganiseerd wordt terwijl je actief projecten doet.
  2. 2 Negeer afleidingen in een gesprek. Aandacht voor een gesprek toont organisatie van je geest en een verlangen om rekening te houden met andere mensen. Als je wilt oefenen, neem je een gesprek op een locatie waarvan je weet dat die afleidt, zoals met de tv aan of op een openbare plaats. Doe een poging om te negeren wat er om je heen gebeurt en meet hoe lang het duurt voordat je stopt met luisteren.
    • Probeer elke dag een gesprek te voeren totdat je de hele tijd aandacht hebt besteed. Het hoeft niet iedere dag dezelfde persoon te zijn.
    • Je kunt een gesprek voeren via de telefoon, maar probeer het niet via internet of sms te laten doen, omdat mensen in chatinstellingen vaak veel pauzeren (omdat ze zelf afgeleid zijn).
  3. 3 Blokkeer irrelevante dingen in een lezing. Aandacht voor een lezing, op school of voor progressieve ontwikkeling, toont een georganiseerde geest. Oefen met focussen wanneer iemand anders praat door lessen te volgen en lezingen te bezoeken, zelfs preken, en noteer hoe lang je luistert voordat je je gedachten laat afdwalen. Doe een poging om elke keer dat je naar een lezing gaat langer te luisteren.
    • Help jezelf scherp te stellen door aantekeningen te maken. Notitie nemen dwingt je hersenen niet alleen om goed op te letten, zoals we eerder al zeiden in een handboek, maar het biedt een manier om je gedachten visueel te ordenen.
  4. 4 Organiseer je gedachten in een spreadsheet. Wanneer het tijd is om een ​​grote beslissing te nemen, is het vooral belangrijk om een ​​georganiseerde geest te hebben. Net zoals we schema's nodig hebben om ons te helpen met tijdmanagement, helpen spreadsheets ons het grote geheel te organiseren zodat het meetbaar is.
    • Een spreadsheet is eigenlijk een grote grafiek van voor- en nadelen, maar u moet ook kolommen opnemen voor kwaliteiten en ranglijsten. U kunt sjablonen voor dit type spreadsheet online vinden.[7]
    • Het mooie van een spreadsheet is dat je het zo eenvoudig of ingewikkeld kunt maken als je wilt, en wat er ook gebeurt, het ziet er altijd netjes uit sinds het getypt is.
    • Wanneer u klaar bent met uw beslissingsspreadsheet, print deze dan uit en post hem zodat u na kunt denken over al zijn aspecten en tot een beslissing komt waar u geen spijt van zult krijgen.