Housekeepers, babysitters en andere mensen die in en rond uw huis werken, worden door de IRS over het algemeen als huishoudelijk personeel beschouwd omdat u controle hebt over het werk dat zij doen en hoe zij het doen. Als hun werkgever moet u de sociale zekerheid en Medicare (VAIS) belastingen van hun loon onthouden. U hoeft geen federale inkomstenbelasting achter te houden. Je bent ook verantwoordelijk voor federale werkloosheid (FUTA) belastingen op de eerste $ 7000 die je huishoudelijke werknemers per jaar betaalt. Afhankelijk van waar u woont, heeft u mogelijk extra belastingverplichtingen voor de staat.[1]

Deel een van de drie:
FICA-belastingen inhouden en betalen

  1. 1 Totaal jaarinkomen van uw werknemer. U bent verplicht om VAIS-belastingen in te houden en te betalen voor uw huishoudpersoneel als u hen in de loop van het jaar meer dan $ 2100 contant loon betaalt.[2]
    • Het contante loon omvat geld dat rechtstreeks aan de werknemer wordt betaald, maar omvat geen compensatie in natura zoals maaltijden of accommodatie. Als je bijvoorbeeld een inwonende oppas hebt en hem $ 200 per week betaalt, wordt alleen de wekelijkse compensatie van $ 200 beschouwd als contantloon - niet de waarde van het onderdak of voedsel dat hij tijdens je verblijf kan consumeren.
    • In de meeste gevallen worden mensen die in uw huishouden werken beschouwd als werknemers en onderworpen aan het achterhouden van VAIS. Als u echter twijfels hebt, kunt u formulier SS-8 indienen en de IRS vragen om een ​​beslissing te nemen. Download het formulier op https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss8.pdf.
  2. 2 Vraag een werkgeversidentificatienummer (EIN) aan. U kunt al individuele belastingen betalen onder uw sofinummer. Als u echter een werknemer wilt achterhouden en belasting betalen, heeft u een afzonderlijke EIN nodig.[3]
    • De eenvoudigste manier om een ​​EIN te krijgen, is online. Geef wat basisinformatie en uw EIN wordt onmiddellijk uitgegeven. Bezoek de IRS-website op https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp om aan de slag te gaan.
  3. 3 Vul formulier I-9 in en voer het in. Formulier I-9 is een US Citizenship and Immigration Services (USCIS) -formulier dat bewijst dat uw gezinsmedewerker legaal in de Verenigde Staten kan werken. U moet de identificatie van uw werknemer verifiëren.[4]
    • Ga naar https://www.uscis.gov/i-9-central om het formulier en de instructies te downloaden of bel 1-800-870-3676 en laat er een naar u toesturen.
    • U moet een kopie van formulier I-9 in uw administratie bewaren zolang de werknemer voor u werkt.
  4. 4 Formulier W-2 wordt elk jaar ingevuld. Gebruik dit formulier om werknemersloon en ingehouden belastingen voor het jaar te melden. Geef uw werknemer op 31 januari van het volgende jaar een kopie van B, C en 2.[5]
    • U kunt een exemplaar van Form W-2 downloaden op https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw2.pdf. Zorg ervoor dat het formulier dat u download is gedateerd voor het jaar dat u wilt melden.
  5. 5 Bestandsformulier W-2 met Form W-3. Formulier W-2, samen met een ingevuld verzendformulier, moet vóór 31 januari van het volgende jaar bij de Social Security Administration (SSA) worden ingediend. De eenvoudigste manier om bestanden in te dienen is online.[6]
    • Als u online een bestand opslaat, hoeft u geen apart formulier W-3 in te vullen. De SSA genereert dit formulier wanneer u uw W-2 archiveert.
    • U moet ook het scanbare bestand gebruiken dat rechtstreeks van SSA beschikbaar is om een ​​W-2 met de SSA te archiveren. U kunt de kopie niet gebruiken om te downloaden van de IRS.[7]
    • Ga naar https://www.ssa.gov/employer/ om u aan te melden voor de online zakelijke services van de SSA. Er zijn geen kosten verbonden aan het gebruik van een van deze services.
  6. 6 Voltooi Schedule H met uw jaarlijkse belastingaangifte. Wanneer u uw belasting elk jaar indient, vult u Schema H in en voegt u deze toe om uw belastingverplichtingen voor uw huishoudelijke werknemers te berekenen. Als u belastingvoorbereidingssoftware gebruikt, wordt het schema voltooid op basis van uw antwoorden op eenvoudige vragen.[8]
    • U kunt het Schedule H-formulier en de instructies downloaden op https://www.irs.gov/forms-pubs/about-schedule-h-form-1040.
    • Als u formulier 1040 niet hoeft in te dienen, maar u nog steeds belasting verschuldigd bent voor een huishoudelijke medewerker, kunt u schema H afzonderlijk ondertekenen en indienen.
  7. 7 Voer indien nodig geschatte belastingbetalingen uit. Als u verwacht aan het eind van het jaar meer dan $ 1.000 aan belastingen te moeten betalen, moet u driemaandelijks geschatte belastingbetalingen doen. Als u uiteindelijk $ 1.000 of meer te laat komt, wordt u mogelijk ook een geschatte belastingterugbetalingstraf opgelegd.[9]
    • Als u niet zeker weet hoeveel u mogelijk verschuldigd bent aan belastingen, kunt u het werkblad gebruiken dat bij Form 1040-ES hoort om uw belastingplicht te schatten. Download het formulier en de instructies op https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f1040es.pdf.
    • Als u een voltijdse baan hebt, kunt u uw werkgever ook opdragen extra geld in te houden voor uw belastingen, in plaats van elk kwartaal een afzonderlijke geschatte belasting te betalen.
    • Als u uw federale of landelijke inkomstenbelasting niet inhouding op uw huishoudpersoneel, moet u hen adviseren dat zij mogelijk ook driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen op hun inkomsten moeten doen.[10]
  8. 8 Dien uw jaarlijkse belastingaangifte zoals gewoonlijk in. Het hebben van huishoudelijke werknemers verandert niets aan de manier waarop u normaal gesproken belastingen betaalt. Wanneer u uw 1040 archiveert, vult u ook Schedule H in met informatie over wat u uw huishoudelijke werknemers hebt betaald. Als u driemaandelijkse geschatte belastingen heeft betaald, zou u geen extra geld verschuldigd moeten zijn, kom dan belastingtijd.[11]
    • Als u belasting verschuldigd bent als gevolg van belastingen voor huishoudelijk personeel die niet worden gedekt door driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen die u heeft gedaan, kunt u deze belastingen online betalen of via uw belastingvoorbereidingssoftware, net zoals u normaal zou doen.

Tweede deel van de drie:
FUTA-belastingen betalen

  1. 1 Totaal van uw betalingen aan alle huishoudpersoneel op schema H. Over het algemeen moet u FUTA-belastingen (FUTA) betalen van 6 procent op de eerste $ 7000 aan lonen die aan huishoudpersoneel worden betaald.[12]
    • Als je maar één medewerker van het huishouden hebt en ze elk kwartaal minder dan $ 1.000 betaalt, hoef je geen FUTA-belasting te betalen.Als u echter meer dan één huishoudelijke medewerker heeft, betaalt u FUTA-belastingen op basis van het totale bedrag dat u aan alle werknemers heeft betaald, zelfs als u één werknemer minder dan $ 1.000 per kwartaal hebt betaald.
    • Wanneer u betalingen aan huishoudelijk personeel totaal verricht, moet u ook betalingen opnemen voor werknemers die de drempel niet halen ($ 1.000 of meer in een kwartaal). U hoeft echter geen betalingen te doen aan mensen die in uw huishouden werken en die niet als werknemers worden beschouwd, zoals gezinsleden of voltijdstudenten onder de leeftijd van 18 jaar.
  2. 2 Rapporteer uw bijdragen aan het werkloosheidsfonds van uw staat. Als u alle vereiste bijdragen aan uw nationale werkloosheidsfonds betaalt tegen de jaarlijkse belastingtermijn, kunt u die betalingen gebruiken als een aftrek van uw FUTA-belastingen.[13]
    • Op voorwaarde dat al uw bijdragen binnen de deadline zijn betaald, kunt u een tegoed van maximaal 5,4 procent opnemen ten opzichte van de FUTA-belasting. Dit geeft u een effectief tarief van 0,6 procent voor FUTA-belastingen die moeten worden betaald met uw jaarlijks rendement.
    • Uw kredietbedrag kan worden verlaagd als u zich in een kredietreductie staat. Dit zijn staten die zijn geïdentificeerd door het Amerikaanse ministerie van Arbeid en die geen geld hebben terugbetaald dat is geleend van de federale overheid om werkloosheidsuitkeringen te betalen. Deze toestanden veranderen elk jaar en staan ​​in de instructies voor schema H.
  3. 3 Betaal FUTA belastingen met uw jaarlijks rendement. Na het voltooien van Schema H, voert u het bedrag van FUTA-belastingen in dat u verschuldigd bent, indien van toepassing, op regel 60a van uw 1040. Dit bedrag wordt onderdeel van uw algehele federale belastingverplichting en kan worden verlaagd met eventuele aftrekposten of tegoeden die u claimt, evenals alle geschatte belastingbetalingen die u het hele jaar door hebt gedaan.[14]
    • Als u geen belastingaangifte van formulier 1040 hoeft in te dienen, maar nog steeds huishoudpersoneel betaalt, kunt u schema H afzonderlijk ondertekenen en indienen en het verschuldigde bedrag betalen.

Derde deel van de drie:
Het beoordelen van uw wettelijke aansprakelijkheid

  1. 1 Neem contact op met het belastingkantoor van uw staat voor werkloosheid. Als u een huishoudmedewerker heeft en federale belastingen op hen betaalt, bent u waarschijnlijk ook verantwoordelijk voor bijdragen aan het werkloosheidsfonds van uw staat. Neem contact op met de belastingdienst van uw staat om uw aansprakelijkheid te bepalen.[15]
    • Het Amerikaanse ministerie van arbeid heeft een lijst met het belastingagentschap van elke staat met links naar zijn websites op https://oui.doleta.gov/unemploy/agencies.asp.
  2. 2 Zorg indien nodig voor een werknemersverzekeringsverzekering. In veel staten moet je de werknemersverzekeringsverzekering voor je huishoudpersoneel dragen. Deze vereiste treedt meestal op als u ze meer dan een drempelbedrag betaalt, of ze werken voor een minimum aantal uren.[16]
    • U moet bijvoorbeeld in Massachusetts een werknemersverzekeringsverzekering afsluiten als u een huishoudelijke medewerker heeft die minstens 16 uur per week werkt. Neem contact op met de arbeidsafdeling van uw staat om te achterhalen of de vergoeding van de werknemer vereist is in uw omstandigheden.
    • Over het algemeen kunt u een werknemersverzekeringsverzekering afsluiten bij een verzekeringsmaatschappij of tussenpersoon die zakelijke verzekeringen afhandelt.
  3. 3 Belastingen over de staat houden als dat nodig is. Uw staat heeft mogelijk extra belastingen, zoals belastingen op staatsproblemen, die u moet inhouden voor het loon van uw huishoudmedewerker. Uw belastingkantoor in de staat zal meer informatie kunnen verstrekken.[17]
    • De meeste staten vereisen niet dat u de inkomstenbelastingen voor uw huishoudpersoneel inhouden, maar u kunt dit wel doen als u en uw werknemer daarmee instemmen. Anders zal uw werknemer waarschijnlijk op de haak slaan voor driemaandelijkse geschatte belastingen.
  4. 4 Verzend driemaandelijkse rapporten. De meeste staten vereisen dat u kwartaalrapporten indient bij de belastingdienst van de staat die uw werknemers identificeert en de hoeveelheid geld die zij gedurende dat kwartaal hebben verdiend. Mogelijk moet u ook soortgelijke rapporten indienen bij de inkomstenafdeling van uw staat, zelfs als u geen loonheffingen inhouding hebt op de loonstrook van uw huishoudpersoneel.[18]
    • Het businesscentrum van de inkomstenafdeling van uw staat geeft u meer informatie over welke rapporten u moet indienen.