Een succesvolle conversie naar IP-telefonie vereist de juiste producten, mensen en processen, allemaal in overleg. Vaak als een organisatie veranderingen overweegt die invloed hebben op elke medewerker, zoals een IP-telefonie-implementatie voor de hele onderneming, heeft het proces de neiging zich te concentreren op hardware, software en de technologie zo snel mogelijk op snelheid te brengen. De infrastructuur van een bedrijf bestaat echter ook uit mensen. Met dit in gedachten, volgen hier enkele tips voor het beheren van een bedrijfsbrede IP-telefonie-implementatie. Ze zijn niet gericht op technische architectuur, maar op praktische tips die zijn afgeleid van echte implementaties.

Stappen

  1. 1 Bouw een multifunctioneel team. Stel een team samen dat zowel technische expertise heeft als gebruikers vertegenwoordigt. Belangrijke leden zijn onder meer een executive sponsor, een projectleider, technologie-experts en materiedeskundigen uit de hele organisatie. Wanneer er globale of multinationale regio's bij betrokken zijn, neem dan leden van elk op.
  2. 2 Breng uw gebruikers aan boord. Weerstand tegen verandering is normaal en moet altijd worden verwacht. Beheer de verwachtingen van gebruikers door middel van voorlichting en frequente communicatie om mysterie en onzekerheid te verminderen.
  3. 3 Doe je huiswerk. Het begrijpen van de cultuur van uw organisatie is van cruciaal belang voor het succesvol implementeren van nieuwe technologie op grote schaal. Overweeg vragen zoals:
    • • Moedigt uw bedrijf het nemen van risico's aan?
    • • Wat hebben eerdere technologie-implementaties je geleerd over hoe gebruikers het liefst getraind worden?
  4. 4 Profiteer van wat in het verleden heeft gewerkt en leer van de fouten van anderen.
  5. 5 Zorg ervoor dat gebruikersvereisten de ontwerpeisen bepalen. Ontwikkel enquêtes en focusgroepen om services en functies die de voorkeur hebben van de gebruiker te identificeren. Gebruik de enquête als een hulpmiddel om kritieke communicatiefuncties te identificeren, belangrijke bedrijfsbehoeften te valideren, risicotolerantie en ongemak voor gebruikers te meten en belangrijke functies te identificeren die van groot belang zijn voor uw bedrijf.
  6. 6 Kruip eerst, loop trots en ren agressief. Uw implementatiestrategie moet u in staat stellen om geleidelijk sneller te gaan naarmate uw ervaringsniveaus efficiënter worden. Het aantal werknemers, de complexiteit van gebruikersvereisten, de omvang van de organisatie en hoe wijdverspreid alle verspreid zijn, zijn van invloed op uw migratiestrategie. Ontwikkel een strategie die rekening houdt met alle variabelen die de implementatie van het netwerk zouden kunnen veranderen of beïnvloeden.
  7. 7 Volg de 80/20 regel. Succes hangt af van verschillende overwegingen, het belangrijkste is planning. Implementaties bestaan ​​in feite meestal uit 80% voorbereiding en 20% installatie. Simpel gezegd, als u zich eerst concentreert op uw plan, zal de implementatie veel soepeler verlopen.
  8. 8 Zorg voor een succesvolle overdracht. Een geslaagde overdracht van dag 2 (gedefinieerd als de periode onmiddellijk na de overschakeling van uw nieuwe IP-telefonieoplossing) vereist een goed ontwikkeld ondersteuningsplan, met vier elementen:
    • • Team: mensen die het hele spectrum van problemen kunnen oplossen
    • • Processen: gebruik degene die al aanwezig zijn in plaats van nieuwe te maken
    • • Services: interne en externe teams, managementtools en wereldwijde dekking
    • • Tools: netwerkbewakingstools om problemen op te lossen voordat ze zichtbaar worden voor gebruikers
  9. 9 Houd je nieuwe netwerk schoon. De meeste grote ondernemingen hebben honderden lijnen en circuits die in de loop der jaren zijn vergeten of gewoon ongebruikt zijn. Bekijk uw implementatie van IP-telefonie als een kans om opnieuw te beginnen, en om de IP-infrastructuur op te schonen en voor te bereiden. Dus wanneer het implementatieteam met de conversie begint, verwijdert u zoveel mogelijk ongebruikte lijnen van de PBX en converteert u alleen die lijnen die daadwerkelijk in gebruik zijn.
  10. 10 Plan voor PBX lease-aangiften. Het teamlid dat verantwoordelijk is voor de retrofitopruiming moet alle PBX-leases invoeren in een spreadsheet en een projectplan ontwikkelen om het rendement op schema te houden.
  11. 11 Kijk terug, ga vooruit en bereid je voor op de toekomst. Of een IP-telefonie-implementatie 200 telefoons of 20.000 telefoons omvat, verandermanagement is het meest uitdagende doorlopende proces om te onderhouden, maar niet vanwege routinematige wijzigingen of software-upgrades. Het handhaven van een strikt, maar beheersbaar en schaalbaar proces is cruciaal voor uw succes, dus elimineer zoveel mogelijk onbekenden door uw procedures te documenteren en geleerde lessen vast te leggen.