Archiveren is het opslaan of bewaren van informatie. Organisaties zetten papieren documenten dagelijks digitaal om in digitaal, om de levensduur van documenten te verlengen. Dat, in combinatie met de immense hoeveelheid gegevens die vandaag door computers wordt gegenereerd, betekent dat archiveringsdocumenten alleen maar belangrijker worden. Als u weet hoe u documenten archiveert, kunt u ruimte vrijmaken zodat uw computer efficiënter met de huidige documenten omgaat.

Stappen

  1. 1 Archiveer documenten in een zipbestand. Vooral nuttig met belangrijke, maar zelden benodigde bestanden, verkleinen zip-bestanden de ruimte die documenten innemen op uw harde schijf.
    • Markeer eenvoudig bestanden die u naar een zip-indeling wilt converteren.
    • Klik met de rechtermuisknop en kies "Verzenden naar".
    • U wilt de bestanden naar een "gecomprimeerde (gezipte) map" verzenden.
    • Controleer of de bestanden inderdaad aanwezig zijn door te dubbelklikken op de zip-map. Als dat het geval is, kunt u de originele bestanden verwijderen.
  2. 2 Migreer uw documenten naar een afzonderlijk opslagmedium. Populaire keuzes voor digitale archivering zijn externe tapedrives, externe harde schijven of thumbdrives.
  3. 3 Maak een back-up van documenten op een cd of dvd als u een cd- of dvd-recorder hebt. Back-ups zijn een andere manier van archiveren, hoewel u deze methode waarschijnlijk kent door een andere naam: een schijf branden. Windows gebruikt bijvoorbeeld een Live File System en een Mastered-indeling (beter voor compatibiliteit op andere apparaten) voor het kopiëren van bestanden naar cd's of dvd's.
    • Plaats een beschrijfbare CD of DVD in de CD- of DVD-recorder van uw computer voor het Live-bestandssysteem.
    • Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klikt u op "Bestanden naar gegevensschijf branden".
    • Geef de schijf een naam en klik op 'Volgende'.
    • Wacht tot een lege map verschijnt om de schijf te laten verschijnen. Dit betekent dat de schijf is geformatteerd en gereed is om bestanden te kopiëren.
    • Open de map met de documenten die u wilt archiveren en sleep de bestanden naar de lege schijfmap.
    • Voor het mastered-formaat plaatst u een beschrijfbare cd of dvd in de cd- of dvd-recorder van een computer.
    • Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klikt u op "Bestanden naar gegevensschijf branden".
    • Geef de schijf een naam en klik op 'Opmaakopties tonen'.
    • Kies "Mastered" en klik op "Volgende".
    • Wacht tot een lege map verschijnt om de schijf te laten verschijnen. Dit betekent dat de schijf is geformatteerd en gereed is om bestanden te kopiëren.
    • Open de map met documenten die u wilt archiveren en sleep deze bestanden naar de lege schijfmap.
  4. 4 Verzend documenten naar opslag op afstand.
    • Naast het functioneren als een locatie voor gearchiveerde bestanden beschermen beveiligde offsite opslaglocaties gegevens tegen rampen zoals brand en harde schijfstoringen.
    • Met zoveel bedrijven die deze service aanbieden, moet u rechtstreeks contact opnemen met een bedrijf voor specifieke informatie over hoe ze werken en welke garanties zijn opgenomen in het offsite archiveren van documenten.
  5. 5 Gebruik software voor digitale archivering.
    • Een van de bekendste methoden om het uiterlijk van een document te behouden, is door een PDF-bestand te maken. Aangeboden door Adobe, deze software - - bekend als Adobe Acrobat - - maakt het gemakkelijk om documenten naar PDF-formaat om te zetten vanuit verschillende softwareprogramma's. Er zijn ook verschillende gratis programma's die deze bestanden zullen maken.
    • Het feit dat specificaties openbaar zijn, betekent dat toekomstige versies van de software van Adobe eerdere versies van documenten kunnen lezen.
    • Bovendien zijn PDF-readers direct beschikbaar als gratis download van de Adobe-website.
  6. 6 Blijf op de hoogte met technologie om documenten te archiveren. Met de snelle ontvouwing van technologie, kan wat vandaag actueel is, morgen achterhaald zijn. Dit kan een probleem zijn bij het migreren van gearchiveerde bestanden naar een nieuw systeem.