De meeste reünies op de middelbare school verzamelen klasgenoten elke 5 of 10 jaar na hun afstuderen. Ze vinden meestal plaats in dezelfde stad van de middelbare school, waardoor oude vrienden en kennissen elkaar opnieuw leren kennen, zelfs als ze ver weg zijn verhuisd. Een reünie op de middelbare school is een geweldige kans om plezier te maken en herinneringen op te halen. Het kost echter vele uren van nadenken en plannen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Deel een van de vier:
Het organiseren van een planningscomité

  1. 1 Begin minstens een jaar van tevoren. Reünies op middelbare scholen brengen veel coördinatie met zich mee. Er zijn locaties om te reserveren, catering om te organiseren en datums om te bewaren. Om ervoor te zorgen dat je genoeg tijd overhoudt om een ​​geweldige reünie te plannen, begin je je commissie minstens 12 maanden voorafgaand aan je reüniedatum te organiseren. Je wilt niet dat je op het laatste moment een reunie moet samenvoegen of klappen.[1]
    • Houd er rekening mee dat afgestudeerden van de middelbare school zich behoorlijk kunnen verspreiden. Uw commissieleden kunnen in andere staten of zelfs in andere landen wonen. Sommige klasgenoten hebben mogelijk hun namen gewijzigd. Hoe eerder u begint met het samenstellen van uw commissie, hoe meer tijd u zult hebben om de juiste mensen te bereiken.
  2. 2 Neem contact op met het alumnikantoor van je middelbare school. Veel middelbare scholen hebben een alumnikantoor. Als het alumnibureau reünies afhandelt, kunnen ze je misschien helpen bij de reünieplanning. Als ze meestal geen reünies afhandelen, kunnen ze je mogelijk op andere manieren helpen, bijvoorbeeld door contactinformatie voor je klasgenoten te verstrekken of lokale locaties aan te raden. Voordat je officiële beslissingen neemt, praat je met je middelbare schoolbeheerders over hoe andere reünies van klassen werden behandeld en of er klassengeschenken zijn die je kunt gebruiken om je reünie te financieren.[2]
  3. 3 Reik naar aangewezen commissieleden. Sommige middelbare scholen wijzen een reüniecomité aan voorafgaand aan het afstuderen op de middelbare school. Veel middelbare scholen vragen bijvoorbeeld hun Class President of Student Council Members om de rol van reünieplanning op zich te nemen. Als je middelbare school al een reüniecomité heeft benoemd, moet je simpelweg contact opnemen met de juiste mensen. Schrijf ze een e-mail of begin een telefoonketen om de bal aan het rollen te krijgen op je reünieplan.
    • Als je het contact met andere leden van je reüniecomité hebt verloren, neem dan contact op met een beheerder van je oude middelbare school. Veel middelbare scholen houden een contactlijst met alumni bij.
  4. 4 Werven van een reüniecomité. Sommige middelbare scholen wijzen geen reüniecomité aan voorafgaand aan het afstuderen. En soms zijn vooraf aangewezen leden van het reüniecomité niet in staat hun rol te vervullen. In dit geval moet je je eigen reüniecomité voor de middelbare school formuleren. Stuur een e-mail naar uw klaslijst op school of gebruik een Facebook-groep om vrijwilligers te vragen die u kunnen helpen met deze belangrijke taak. Onthoud dat de beste leden van het planningscomité de volgende eigenschappen zullen hebben:
    • Leden van het planningscomité moeten gedurende de 12 maanden voorafgaand aan de reünie ten minste 5-10 uur per maand aan reünietaken kunnen wijden.
    • Leden moeten aanzienlijk meer tijd kunnen besteden tijdens de laatste 4-6 weken voorafgaand aan de reünie.
    • Een planningscomité moet divers zijn en studenten met uiteenlopende interesses vertegenwoordigen. Je wilt niet dat je planningcomité brutaal of exclusief is: een reünie op de middelbare school is voor iedereen.
    • Een commissie moet groot genoeg zijn om taken aan meerdere leden te kunnen delegeren, maar klein genoeg om beheersbaar te zijn. Een comitégrootte van 3-12 leden is ideaal, afhankelijk van de klasgrootte op de middelbare school. Het hebben van één bestuurslid voor elke 25 klasleden is een goede vuistregel.[3]
    • Commissieleden moeten georganiseerde mensen zijn die effectief kunnen multitasken.
  5. 5 Taken delegeren. Een reünie op de middelbare school brengt veel bewegende delen met zich mee. Een enkele persoon kan niet al deze rollen aankunnen naast zijn andere verantwoordelijkheden in het leven. Gebruik taakdelegatie om ervoor te zorgen dat iedereen in de commissie zijn of haar gewicht trekt.[4] Probeer taken redelijk gelijkmatig te verdelen. Je moet zoveel mogelijk proberen vast te houden aan je toegewezen taken, terwijl je flexibel blijft als een taak bijzonder moeilijk of tijdrovend blijkt te zijn voor je commissielid. Uw commissie zal waarschijnlijk specifieke leden moeten benoemen om de volgende taken uit te voeren:
    • Een commissievoorzitter die helpt commissievergaderingen op schema te houden.
    • Een secretaresse die vergadernotities neemt en communiceert en een vergaderagenda bijhoudt
    • Een communicatieteam dat contactinformatie verzamelt voor klasgenoten en een website, Facebook-groep en e-maillijst opstelt om klasgenoten van de reünie op de hoogte te stellen
    • Een evenemententeam om mogelijke locaties en onderzoeksverkopers te scouten (traiteurs, barmannen, dj's, fotografen, hotels, enz.)
    • Een financiële subcommissie die het budget beheert en zich bezighoudt met registratie, kaartverkoop en donaties
    • Een decoratiecommissie die helpt bij het opzetten, inrichten en opruimen van de reünie-ruimte
    • Een welkomstcomité dat het reünie-evenement zelf verzorgt, begroet deelnemers en beheert vrijwilligers die het evenement helpen organiseren
    • Een activiteitencoördinator die helpt bij het plannen van entertainment rondom de reünie, zoals een softbalwedstrijd, een uitje of andere evenementen
  6. 6 Maak een voorlopig vergaderrooster. Een van uw commissieleden moet de leiding hebben over het opstellen van een vergaderrooster om iedereen op dezelfde pagina te houden. Beslis om elkaar op vaste tijdstippen te ontmoeten en zet ze meteen in je agenda. Streef ernaar om twee keer per maand te vergaderen terwijl je in de beginfase van het planningsproces bent (2-12 maanden voor de reünie) en een keer per week in de laatste twee maanden voor de reünie.
    • Als uw commissieleden in andere steden of staten wonen, gebruikt u videochats of conference calls om elkaar op de juiste manier up-to-date te houden.[5]
  7. 7 Maak een voorlopige tijdlijn. Sommige taken zijn belangrijker dan andere en sommige taken moeten worden uitgevoerd voordat andere taken kunnen worden voltooid. Het is daarom belangrijk dat uw commissie een verstandige tijdlijn ontwikkelt om uw reünieplanning soepel te laten verlopen.[6] Elke reünie is anders, maar de volgende tijdlijn is een goed startpunt:
    • 12+ maanden van tevoren: organiseer een planningscomité, maak een voorlopig budget, open een bankrekening, verzamel klasnamen en contactgegevens, begin een reüniedatum te verfijnen, neem contact op met je middelbare school, stel verschillende locatie-opties voor[7]
    • 6-12 maanden van tevoren: finaliseer de datum van het evenement, finaliseer het budget, boek locatie en belangrijke verkopers (cateraar, fotograaf, enz.), Promoot evenement naar klasgenoten, bepaal de prijs van het ticket, zoek naar vermiste contactinformatie voor klasgenoten[8]
    • 2-6 maanden op voorhand: verkoop tickets en verzamel RSVP's, blijf het evenement promoten, bestel speciale decoraties of souvenirs, verzamel spullen voor het evenement, rekruteer vrijwilligers om te helpen met het evenement[9]
    • Laatste twee maanden: finaliseer de gastenlijst, geef de laatste tellingen aan uw leveranciers, verzamel decoraties en andere benodigdheden (zoals naamkaartjes), bevestig uw leveranciers, e-mail herinneringen aan uw gasten, voltooi een registratieprocedure, versier de ruimte, verstrek een specifiek schema van de reüniedag voor uw vrijwilligers en gasten[10]

Deel twee van vier:
Een uitnodigingslijst samenstellen

  1. 1 Maak een hoofdlijst met klasleden. Je zult veel informatie van veel mensen verzamelen. Het is belangrijk dat u alles overzichtelijk houdt, zodat uw uitnodigingen naar de juiste partijen worden verzonden. Maak een spreadsheet die u kunt blijven bijwerken terwijl u namen, adressen en e-mailadressen verzamelt. De volgende categorieën moeten in uw spreadsheet worden opgenomen:
    • Huidige naam van de klasgenoot
    • Voormalige naam van de klasgenoot (indien relevant)
    • Echtgenoot van de Classmate of binnenlandse partner
    • Het adres van de klasgenoot
    • Classmate's e-mailadres
    • Classmate's telefoonnummer
    • Contactinformatie van sociale media van Classmate
  2. 2 Praat met het alumnikantoor van je middelbare school. De meeste middelbare scholen houden een gedetailleerde lijst bij van hun afgestudeerden, inclusief naamswijzigingen en bijgewerkte contactinformatie. Je eerste stap om een ​​uitgebreide uitnodigingslijst te ontwikkelen, is om een ​​lijst met al je klasleden van je school te verzamelen. Dit levert waarschijnlijk het grootste deel van de namen, e-mailadressen en adressen op die u nodig heeft.
  3. 3 Onderzoek uw jaarboeken. Het is mogelijk dat het alumnikantoor van je school enkele namen voor leden van je klas zal achterlaten. Vergelijk de lijst van het alumnikantoor met je oude jaarboeken. Let op eventuele discrepanties tussen de twee lijsten en voeg namen uit het jaarboek toe aan uw lijst met contactpersonen.
  4. 4 Maak een Facebook-reüniegroep. Facebook is een geweldige manier om eerdere klasgenoten bij te houden terwijl ze zich verplaatsen en van naam veranderen.[11] Stel in een vroeg stadium een ​​Facebook-groep in en nodig zoveel mogelijk voormalige klasgenoten uit die je kunt vinden. Moedig groepsleden aan om hun vrienden en kennissen uit uw klas op te sporen. Hopelijk zal het woord verspreiden dat een reünie op handen is.
    • De Facebook-groep is een manier om een ​​uitnodigingslijst samen te stellen en om klasleden te informeren over hoe de reünieplanning verloopt. Zorg ervoor dat u de relevante updates van de groep verzendt om de opwinding te vergroten.
  5. 5 Bevestig dat u de juiste contactgegevens heeft voor iedereen in de lijst. Op dit punt heb je misschien een vlekkerige lijst met contactpersonen voor je klasgenoten. Je hebt misschien de adressen voor sommige klasgenoten en niets anders dan een Facebook-update van anderen. Vul de open plekken in door de tijd te nemen om de contactgegevens van al uw klasgenoten te bevestigen. Gebruik de informatie die u moet krijgen rechtstreeks contact met hen op te nemen: bel de klasgenoten waarvan u de telefoonnummers hebt, e-mail de klasgenoten wiens e-mailadressen u hebt, stuur Facebook-berichten naar groepsleden en verzend brieven naar klasgenoten wiens fysieke adressen u heeft. Vraag hen om al hun contactgegevens met u te bevestigen. U kunt ook vragen hoe zij het liefst worden gecontacteerd en merk dat op in uw spreadsheet.
  6. 6 Maak een e-mail listserv zodra uw contactenlijst compleet is. Nadat je je lijst met contactpersonen hebt ingevuld, ga je gang en laat je communicatieteam een ​​e-mail listserv samenstellen voor je middelbare schoolklasse. U kunt de e-maillijst gebruiken om klasgenoten op de hoogte te stellen van belangrijke reünie-updates en zo nodig informatie van hen te verzamelen.
  7. 7 Op jacht naar ontbrekende klasgenoten. Er zijn meestal een paar mensen die moeilijk te vinden zijn na hun afstuderen. Ze kunnen naar het buitenland verhuizen, hun naam wijzigen of contact verliezen met hun middelbare schoolvrienden. Maak een lijst van deze "ontbrekende klasgenoten" met wie u geen contact kunt opnemen. Gebruik de Facebook-groep en e-mail listserv om te vragen naar deze ontbrekende klasgenoten. Misschien weet een andere klasgenoot hoe hij contact met hen kan opnemen.
  8. 8 Gebruik uw contactlijsten om door te gaan met het promoten van het evenement. Win enthousiasme en aanwezigheid voor de reünie door regelmatig te posten in de e-mail listserv en Facebook-groep. Laat mensen weten wanneer je je op een locatie hebt gevestigd en laat hen weten waarom ze opgewonden moeten zijn om deel te nemen.
  9. 9 Maak indien nodig een "In Memoriam" -lijst. Helaas gaan soms klasgenoten van middelbare scholen in de loop van de jaren over. Als je merkt dat een van je klasgenoten is overleden, maak je een lijst "In Memoriam". Dit zal u en uw klasgenoten in staat stellen om de juiste eerbetoon aan hen te brengen tijdens het evenement. Misschien zijn de geliefden van je dode klasgenoten misschien bereid om je een foto of ander aandenken te geven die je kunt gebruiken om ze te onthouden tijdens je reünie.

Deel drie van vier:
Coördineren van evenementlogistiek

  1. 1 Open een reünie bankrekening. Reünies kunnen worden gefinancierd door middel van alumni-donaties, klasgeschenken, contributie van alumniverenigingen of kaartverkoop. Het maakt niet uit hoe je omgaat met de financiën van je reünie, je wilt een nauwkeurige administratie bijhouden. Deze taak valt waarschijnlijk onder de verantwoordelijkheid van uw klasse-penningmeester of lid van het reüniecomité, die de kaartverkoop zal afhandelen. Zorg ervoor dat het geld dat u verzamelt voor de reünie op een verantwoorde manier wordt uitgegeven en dat u zich aan uw budget houdt.[12]
  2. 2 Maak een budget voor de reünie. Misschien heb je al geld beschikbaar van lesgeschenken of alumniverenigingrechten. Of misschien moet het geld van het evenement volledig afkomstig zijn van de kaartverkoop. Wat er ook gebeurt, u moet een totaalbudget bepalen voor het evenement. Zorg ervoor dat u niet afhankelijk bent van hoge kaartverkoop of dure tickets. U wilt dat het evenement voor iedereen beheersbaar is en dat dure tickets bezoekers kunnen schaden. Zorg ervoor dat u ruimte op uw budget behoudt voor:
    • Barman en catering
    • Verhuur van evenementenruimtes
    • Verhuur van feestartikelen (tafels, stoelen, kopjes, audiovisuele apparatuur, etc.)
    • decoraties
    • Souvenirs (geschenkzakken, speciale T-shirts, enz.)
    • Andere leveranciers (fotografen, opruimploegen, DJ's, etc.)
  3. 3 Settle op een reüniedatum. Idealiter zal een reünie plaatsvinden in het weekend tijdens de late lente of zomer, wanneer mensen meer in staat zijn om vrij te reizen. Je reünie kan een volledige weekend-affaire zijn met vele activiteiten, of het kan gewoon een bijeenkomst zijn op een vrijdag- of zaterdagavond. Als je wilt, kun je je klasgenoten vragen om te stemmen over verschillende mogelijkheden voor een reüniedatum. Door een Doodle-enquête of Google-enquête te gebruiken, kunt u het bezoek van uw gasten stimuleren.
  4. 4 Boek een geschikte locatie. Een essentieel onderdeel van de planning is het bepalen van waar u het evenement gaat houden. Zorg ervoor dat de locatie geschikt is voor de grootte van uw bijeenkomst, de toon die u wilt instellen en uw budget. De locatie moet ook een korte rit van je oude middelbare school zijn om het voor klasgenoten gemakkelijk te maken om deel te nemen. Enkele uitstekende locaties om te overwegen zijn onder meer:
    • Je oude gym of auditorium op de middelbare school
    • Een lokale ballroom van het hotel
    • Een banketzaal of restaurant
    • Een gemeenschapscentrum
    • Een park picknickplaats
  5. 5 Stuur uitnodigingen 3 maanden voorafgaand aan de reünie. Gebruik uw lijst met contactpersonen om uitnodigingen te sturen naar al uw klasgenoten op de middelbare school. Zorg ervoor dat u hun echtgenoten of belangrijke anderen op de uitnodigingen vermeldt. Als uw reünie een dag, een gezinsvriendelijk evenement is, vertel uw klasgenoten dan dat zij vrij zijn om hun kinderen ook mee te nemen. (Een avondgebeurtenis is echter mogelijk niet geschikt voor het kind.) De uitnodigingen kunnen digitale uitnodigingen zijn die u per e-mail verzendt, of het kunnen papieren uitnodigingen zijn die u via de e-mail verzendt. Wat er ook gebeurt, u zult de volgende informatie over uw uitnodigingen moeten vermelden:
    • Datum en tijd van het evenement
    • Wie is uitgenodigd, inclusief of plus-ones, kinderen of vrienden welkom zijn
    • Locatie van het evenement
    • Dresscode, indien nodig (bijvoorbeeld of aanwezigen zich formeel of nonchalant moeten kleden)
    • De kosten per persoon van het bijwonen. Is het evenement gratis of moeten deelnemers een klein bedrag betalen? Zorg ervoor dat u specificeert hoe uw gast moet betalen (per cheque, PayPal, etc.).
    • De aanwezigen van activiteiten moeten zich hierop voorbereiden. Zullen er quizspellen zijn? Sportactiviteiten? Dansen? Wordt er een diner geserveerd? Geef uw deelnemers specifieke informatie over wat zij van de reünie kunnen verwachten.
    • Andere belangrijke logistieke informatie. Als u bijvoorbeeld in de buurt hotelkamers voor gasten of een transportbus reserveert, moet u uw aanwezigen hiervan op de hoogte brengen.
    • Instructies over RSVP en wanneer ze moeten RSVP by. Moeten aanwezigen u een e-mail sturen, een Google-enquête invullen of een antwoordkaart sturen? Wees heel duidelijk over hoe uw klasgenoten op uw uitnodiging zouden moeten reageren.
  6. 6 Boek uw leveranciers. Het soort leveranciers dat u inhuurt, is afhankelijk van het type evenement dat u host. Misschien is uw evenement een eenvoudig evenement met alleen drankjes, of misschien is het een zitdiner. Wat u echter ook doet, u moet een aantal leveranciers inhuren om belangrijke details van uw evenement te regelen. Een reünie op de middelbare school is waarschijnlijk een te grote gebeurtenis om het allemaal zelf te regelen. Te overwegen leveranciers zijn:
    • Een gediplomeerde en verzekerde barman
    • Een erkende en verzekerde cateraar
    • Een DJ
    • Een fotograaf
    • Een buschauffeur (als je reünie op twee of meer verschillende plaatsen plaatsvindt)

Deel vier van vier:
Entertainment bieden

  1. 1 Stel een thema of toon in. Wil je dat je hereniging formeel en chic is? Casual en relaxed? Zou je willen dat er een thema is voor je reünie, zoals een thema dat gerelateerd is aan je middelbare school mascotte of een thema dat doet denken aan een dans op de middelbare school? Dit zijn beslissingen die uw commissie al vroeg in het planningsproces moet nemen. Als je een duidelijke visie hebt voor je evenement, kun je alle andere vervolgbeslissingen uitzoeken.
  2. 2 Inclusief nostalgische details. Veel reüniegenoten zullen hun middelbare schoolervaringen opnieuw willen beleven. Als je wat gegevens hebt om gasten te herinneren aan hun middelbare schooltijd, kunnen ze zich welkom voelen en kunnen ze je gasten helpen succesvol met elkaar om te gaan. Sommige nostalgische details die moeten worden opgenomen zijn de volgende:
    • Vraag je DJ muziek te spelen die populair was tijdens je middelbare schooltijd
    • Maak een fotodisplay (in een digitale diavoorstelling of op prikborden) van belangrijke middelbare schoolevenementen, zoals sportgames, extra-curricula of schooldansen[13]
    • Maak fotokopieën van middelbare school jaarboeken en kranten en verspreid ze rond uw locatie
    • Maak een quizspel over belangrijke evenementen en popcultuur vanaf je middelbare schooltijd
  3. 3 Overweeg een reünieboek of een ander souvenir. Vooral voor belangrijke reünies (zoals de 25e of 50e reünie) kan een reünieboek of een souvenir door uw gasten worden verwelkomd. Een reünieboek bevat korte biografieën van je alumni en details over hun leven. Niet elke reünie vereist iets diepgaands, maar kan je gasten speciale herinneringen aan je evenement bezorgen.
  4. 4 Plan activiteiten voor plus-gasten en gasten. Vergeet niet dat niet iedereen bij een reünie een aluin zal zijn. Je gasten brengen echtgenoten, vrienden, partners of zelfs kinderen die misschien niet bekend zijn met je middelbare school. Neem een ​​paar activiteiten op die generiek genoeg zijn voor iedereen om van te genieten. Deze kunnen zijn:
    • Dansen
    • Goed eten en drinken
    • Atletische activiteiten (een softbalwedstrijd, driebenige races, kickball, enz.)
    • Partyspellen zoals Charades, Twister of cornhole