Het hosten van een voetbaltoernooi kan een geweldige actie voor fondsenwerving of promotie voor uw organisatie zijn, maar ook een leuke kans voor lokale voetbalteams. Als je wilt dat je toernooi succesvol is, moet het goed gepland en professioneel zijn. Terwijl je je eigen toernooi vasthoudt, is het een hoop werk, het is ook lonend. Om je voetbaltoernooi te organiseren, moet je budgetten voor je evenement, een goede locatie vinden, je toernooi opzetten, teams aantrekken en je toernooi organiseren.

Deel een van de vijf:
Budgetteren voor uw evenement

  1. 1 Maak een kostenplan. Je kunt een spreadsheet gebruiken of gewoon een lijst maken waarmee je je toernooikosten kunt bijhouden. Je hebt schriftelijke documentatie nodig voor je toernooikosten, zodat je je financiën overzichtelijk kunt houden en de kosten voor je financieringsbronnen gemakkelijk kunt uitleggen. Voeg al uw cijfers in een spreadsheet, inclusief een noodfonds. Bereken de totale kosten voor het toernooi, zodat u kunt plannen hoe u het kunt financieren.
    • Probeer een Excel-spreadsheet voor eenvoudige berekeningen.
    • Probeer Google-bladen die u vanaf elk apparaat kunt openen, zodat u gemakkelijker uitgaven kunt invoeren met uw telefoon.
  2. 2 Ontdek de marktprijzen van verhuurfaciliteiten. Je moet een algemeen idee hebben van hoeveel het kost om velden te huren voor je toernooi. Neem contact op met je lokale overheid, scholen en sportclubs om te informeren naar beschikbare velden en de huurkosten. Voeg het nummerbereik in uw spreadsheet in.
    • Vraag, terwijl u naar de kosten vraagt, informatie over regels en beleid.
  3. 3 Ontvang een schatting voor de prijzen van trofeeën. Je toernooi heeft trofeeën nodig, dus neem contact op met lokale winkels die ze verkopen of online gaan. U moet beslissen of u deelnametrofeeën wilt geven of alleen trofeeën wilt rangschikken. Schat het aantal trofeeën in door het geprojecteerde aantal teams te vermenigvuldigen met het gemiddelde aantal teamleden.[1]
    • Uw verwachte aantal teams voor budgettaire doeleinden moet het meeste zijn dat u kunt accommoderen of het aantal teams in uw regio als u het lokaal houdt.
  4. 4 Bereken de kosten van het inhuren van personeel. Je hebt scheidsrechters nodig, concessiehouders, beveiliging, schoonmaakploeg en mensen om te helpen tijdens game-overgangen. Vraag andere lokale organisatoren om tarieven die ze betalen of ga online voor een betaalbereik.
    • Overweeg om vrijwilligers te vragen om te schikken, op te ruimen of te werken aan de concessietribune. Je kunt het mogelijk maken om een ​​voorwaarde te maken voor deelname aan het festival dat het team een ​​bepaald aantal oudervrijwilligers levert tijdens tijden dat de teams niet spelen.
  5. 5 Bepaal de concessiekosten. Een concessiestand kan veel geld opleveren voor uw organisatie, maar u moet er wel hapjes en drankjes voor gebruiken. Bereken deze kosten en alle gerelateerde kosten, zoals het huren van een stand of tafel.
    • Vergeet niet om te vragen naar vergunningen en codes als u van plan bent om voedsel te koken in de concessiestand.
    • Overweeg het bestellen van vooraf gemaakt voedsel, zoals pizza, en neem die kosten op in uw budget.
  6. 6 Zoek naar sponsors. Sponsors kunnen veel van uw kosten compenseren als u bereid bent om andere organisaties of evenementen te promoten. U kunt zelfs in staat zijn om samen te werken met een andere organisatie om de kosten en de opbrengsten te delen. Zorg ervoor dat u schriftelijke sponsorovereenkomsten ontvangt en dat u uw kant van de overeenkomst nakomt.
    • U kunt mogelijk advertenties verkopen als een vorm van partnerschap. Deze advertenties kunnen op t-shirts, borden of promotiemateriaal worden geplaatst die u gebruikt om reclame te maken voor het toernooi. Overweeg om borden langs de randen van het veld te plaatsen.

Deel twee van vijf:
Een goede locatie vinden

  1. 1 Kies een datum. Voordat u uw locatie kunt boeken, moet u een datum kiezen zodat u zeker weet dat de gewenste locatie beschikbaar is op de dag of het weekend dat u het toernooi wilt hosten. Je toernooi mag niet in strijd zijn met andere toernooien en het zal waarschijnlijk meer gevestigde teams aantrekken als je een datum kiest tijdens het normale voetbalseizoen in jouw regio.
    • Mogelijk moet je je toernooi in het weekend hebben, afhankelijk van het aantal velden dat je hebt en het aantal teams dat je wilt opnemen. Zorg ervoor dat je voldoende tijd spendeert voor games.
  2. 2 Zoek een beschikbaar veld. Je toernooi moet minimaal één speelveld toestaan, hoewel er meer velden zijn waarmee meer teams kunnen deelnemen. Raadpleeg de lijst met velden die u tijdens de budgettering hebt gebeld om de beste te kiezen.[2]
    • Bel lokale voorzieningen, vooral die waar al voetbalwedstrijden worden gehouden.
    • Overweeg hoeveel teams in uw toernooi zullen spelen om u te helpen uw veldbehoeften te vinden.
    • Je kunt misschien het veld gratis krijgen als een sponsor kans. Een lokale school kan bijvoorbeeld toestaan ​​dat u hun veld gebruikt als u ze als sponsor promoot.
  3. 3 Zorg ervoor dat uw veld zitplaatsen heeft. Je toernooi trekt toeschouwers die een comfortabele manier willen hebben om de teams te zien spelen. Reken niet op uw toeschouwers om hun eigen zitplaatsen te brengen. U moet een veld met stoelen kiezen, zoals tribunes.[3]
  4. 4 Controleer of er voldoende badkamers zijn. Het veld dat u kiest, moet nabijgelegen badkamers hebben. Als je denkt dat je niet genoeg badkamers hebt om je evenement te organiseren, overweeg dan om porta potties te huren.
    • Misschien wilt u ook veranderende faciliteiten bieden.[4]
  5. 5 Vraag naar de vereisten om het veld te gebruiken. Je zult waarschijnlijk een verzekering moeten kopen voor het gebruik van het veld door je toernooi, dus vraag de veldeigenaar hoeveel verzekeringen je moet kopen. Je moet ook weten wat je moet doen om het veld voor te bereiden en op te ruimen na het toernooi.[5]

Deel drie van vijf:
Je toernooi vestigen

  1. 1 Geef je toernooi een naam. Kies een naam die de aandacht trekt en vertel mensen welk soort toernooi het is.Afhankelijk van de grootte van uw gebied of het type van uw organisatie, wilt u misschien de naam van het gebied of de organisatie opnemen in het toernooi. Teams zullen eerder willen deelnemen aan een toernooi dat elite klinkt of het leuk vindt, dus houd daar rekening mee.
    • Als u bijvoorbeeld geld inzamelt voor een liefdadigheidsinstelling of een schoolplein, kunt u uw toernooi "St. Marks Playground Benefit Soccer Tournament. "
    • Als alternatief kan een toernooi in een groot gebied "Uniting Houston Soccer Tournament" worden genoemd.
    • Als je iets leuks wilt proberen, kun je het noemen: "Just for Kicks Soccer Tournament."
    • Een elite-toernooinaam kan "Bay City Cup Soccer Tournament" zijn.
  2. 2 Rekruteer vrijwilligers. Als u vrijwilligers gebruikt, kunt u meer opbrengst verzamelen, omdat u niet zoveel personeel hoeft aan te nemen. Neem contact op met lokale hogescholen en maatschappelijke organisaties om vrijwilligers te zoeken om te helpen bij scheidsrechterswedstrijden, concessies te doen, afval op te halen, gasten aanwijzingen te geven, het gebied te bewaken, mensen te herinneren aan de regels en andere basisverplichtingen.
    • Als u van plan bent om teams te vragen vrijwilligers te leveren, denk er dan over na bij het rekruteren.
    • Het is beter om te veel vrijwilligers te hebben dan te weinig.
    • Gebruik geen vrijwilligers voor beveiliging, tenzij ze werken in wetshandhaving of beveiliging. In plaats daarvan, huur een paar veiligheidsagenten per uur.
  3. 3 Stel toernooiregels in. Door regels te stellen, kunt u ervoor zorgen dat u voldoet aan de verplichtingen die u bent overeengekomen bij het huren van het veld, zoals schoonhouden en het gras niet vernietigen. Je kunt ook normen stellen voor goede sportiviteit en jezelf beschermen in geval van een incident. Als u bijvoorbeeld regels hebt opgesteld, kunt u iemand verwijderen die zich ongepast gedraagt.[6]
    • Voorbeelden van regels zijn: Geen rommel maken, geen slaan, geen godslastering, geen wijziging van de eigenschap van de faciliteit en geen voedsel op het veld.
  4. 4 Neem contact op met de lokale politie en brandweer. Zorg ervoor dat de autoriteiten op de hoogte zijn van je toernooi voor het geval er een noodgeval is. Je kunt ze ook vragen of ze aanbevelingen hebben om je toernooi veilig te houden of dat er wetten zijn waarvan je misschien niet weet dat ze betrekking hebben op toernooien zoals die van jou.[7]
    • Misschien wilt u off-duty politieagenten inhuren om als beveiligingspersoneel te dienen.

Deel vier van vijf:
Teams krijgen om je toernooi te spelen

  1. 1 Adverteer je toernooi. Vertel het publiek over je toernooi door borden of advertenties over je toernooi te plaatsen. Vraag lokale clubs en scholen of je je toernooi in hun nieuwsbrief kunt opnemen of dat je de informatie op een locatie kunt plaatsen waar voetbalsters of coaches het zullen zien. Zorg ervoor dat u details verstrekt over hoe u de teams registreert, zoals uw e-mailadres en telefoonnummer.
    • Hang vliegers op in lokale sportwinkels of in de buurt van atletiekclubs.
    • Publiceer advertenties in de krant en op lokale internetsites.
  2. 2 Roep lokale voetbalorganisaties op. Ga naar waar de teams zijn om hen te vertellen over je toernooi. Als jouw gebied geen lokale voetbalorganisatie heeft, bel dan naar de lokale atletiekclubs of kleine league-organisaties, afhankelijk van je doelgroep.
  3. 3 Organiseer uw eigen teams. Als jouw gebied geen gevestigde teams heeft, kun je nog steeds een toernooi houden als je de community aanmoedigt om hun eigen teams te maken, alleen voor jouw toernooi. Dit kan vooral goed werken voor volwassenen, omdat veel volwassenen graag sporten als jongeren, maar niet langer als volwassene op georganiseerde teams kunnen spelen. Teams kunnen worden opgebouwd rond werkplekken, kerken en sociale groepen.
  4. 4 Registreer teams. Laat elk team registratiegegevens verstrekken, inclusief de teamnaam, een teamcontact en een selectie van spelers. Als je toernooi t-shirts bestelt, is het een goed idee om spelers hun maten in te dienen tijdens de registratie om het makkelijker te maken om shirts te verspreiden tijdens het toernooi. Je kunt teams aanmelden per e-mail of via een website die is gespecialiseerd in registraties.
    • Vraag teams om alle of een deel van het inschrijfgeld bij inschrijving te betalen, zodat teams niet terugvallen.
    • Zorg voor een teamrooster zodat je weet hoeveel trofeeën je moet bestellen.
    • Verkrijg de maten van t-shirts, zodat u een bundel voor elk team kunt maken, waardoor het gemakkelijker wordt om de shirts te distribueren bij het inchecken.

Deel Vijf van Vijf:
Je voetbaltoernooi hosten

  1. 1 Maak een schema. Nadat de registraties binnen zijn, stel je een schema en een toernooirening op waarmee elk team goed kan spelen. Zorg ervoor dat je genoeg tijd hebt voor elke game, evenals tijd om op te ruimen tussen wedstrijden. Wanneer je het schema finaliseert, maak dan kopieën zodat elk team er op de dag of het weekend van het toernooi toegang toe heeft.
  2. 2 Koop benodigdheden. Wacht met het kopen van benodigdheden tot nadat je een idee hebt over hoeveel teams zullen deelnemen. Benodigdheden zijn trofeeën, concessies eten, borden, incheckmaterialen en t-shirts als je die hebt. Je moet misschien van tevoren eten bestellen, dus neem contact op met je leverancier om erachter te komen wat je moet doen om klaar te staan ​​op de dag van het toernooi.
  3. 3 Stel het veld van tevoren in. Om professioneel te zijn, zou je toernooi klaar moeten zijn voordat de deelnemers beginnen te arriveren. Ga de dag ervoor naar het veld om er zeker van te zijn dat de faciliteit er goed uitziet en ga dan vroeg in de ochtend naar het veld om de inchecktafel en concessiestanden in te stellen.
    • Vertel uw vrijwilligers precies op welk tijdstip ze aan moeten komen, zodat ze niet veronderstellen dat het aan het begin van het toernooi is. Anders stel je je misschien alleen op.
  4. 4 Wijs alle vrijwilligers een specifieke taak toe. Uw vrijwilligers moeten weten wat hun taak is en hoe ze dit op de juiste manier kunnen doen. Hoewel sommigen dubbele taken kunnen uitvoeren, moet u niet van uw vrijwilligers verwachten dat ze elke taak uitvoeren. Stel ze tijden in om dienst te hebben en waar ze zouden moeten werken.
    • Een opdracht voor een vrijwilliger kan bijvoorbeeld 13: 00-15: 00 uur zijn in de concessietribune of 8: 00-10: 00 uur met aanwijzingen bij de ingang.
  5. 5 Controleer de teams op een aangewezen locatie. Van een teamvertegenwoordiger wordt verwacht dat hij bij u of uw toernooimedewerkers komt. Plaats de inchecklocatie in een centraal gedeelte, zoals bij de poorten van het veld of waar de meeste mensen het veld betreden vanaf de parkeerplaats. Geef een kopie van de toernooiregels, het speelschema en een kaart voor elke teamvertegenwoordiger.
    • Probeer een tafel of stand te gebruiken om het incheckgedeelte meer opvallend te maken.
    • Als je toernooi t-shirts heeft, kun je shirts uitdelen tijdens het inchecken. Bundel de shirts op teamnaam en dan kunt u elke bundel aan de vertegenwoordiger van het team overhandigen.