Het huren van kantoorruimte is een grote stap in de richting van het vestigen van uw bedrijf. Door kantoorruimte te hebben, biedt u potentiële klanten een fysieke locatie om te bezoeken. Weten wat u zoekt in potentiële kantoorruimte is erg belangrijk als u begint rond te shoppen en onderzoek doet naar het huren van kantoorruimte.

Deel een van de drie:
Plannen maken

  1. 1 Zoek uit hoeveel ruimte je nodig hebt. Overweeg, gezien de behoeften van uw bedrijf, ongeveer hoe groot een kantoor u nodig heeft. Dit verkleint waar u moet kijken wanneer u uw lease-opties verkent.
    • Uiteraard hebt u een globaal beeld nodig van het aantal kantoren dat u nodig hebt. Overweeg ook welk type werk u gaat doen en hoeveel er in het kantoor zelf gebeurt. Sommige activiteiten vereisen mogelijk een grote hoeveelheid persoonlijke ruimte, terwijl andere activiteiten in een kleinere ruimte kunnen worden uitgevoerd. Vergeet niet om conferentiekamers en andere plaatsen te overwegen om vergaderingen te houden.
    • Overweeg of klanten het kantoor zullen bezoeken; Zo niet, dan zijn de kosten lager voor minder voorzieningen.
    • Wees realistisch als je ruimte overweegt. Het is geen goed idee om meer ruimte te huren dan nodig is. Een groter deel van uw beperkte middelen gaat naar het betalen van huur en u wilt niet betalen voor ongebruikte ruimte. Als u anticipeert op uitbreiding, kan een solide plattegrond helpen bij het creëren van een ruime omgeving, zelfs met een beperkte vloeroppervlakte. U kunt ook iets uitwerken in de leaseovereenkomst die uitbreiding of verplaatsing mogelijk maakt als uw bedrijf begint te groeien.[1]
  2. 2 Maak een budget. U kunt niet beginnen met het leasen van een kantoorruimte zonder eerst een budget te maken. Om aanbiedingen in uw prijsklasse te vinden, heeft u een goed idee van wat die prijsklasse is, nodig.
    • Overweeg verhuiskosten. Als u kantoorapparatuur in de ruimte moet verplaatsen, moet u waarschijnlijk betalen voor een verhuisservice.
    • Overweeg hulpprogramma's. Zaken als gas en elektriciteit zijn vaak niet inbegrepen in huurovereenkomsten voor kantoorruimte. Probeer te schatten hoeveel u per maand zou kunnen betalen. Sommigen zeggen om te wijken voor $ 1,50 per vierkante voet, maar dit is afhankelijk van de ouderdom van het gebouw. In oude gebouwen moet je misschien meer betalen. Zodra u enkele interessante plaatsen heeft gevonden, kunt u de verhuurder vragen om u eerdere factuurafschriften te sturen of u een schatting van de kosten van de hulpprogramma's te geven.[2]
    • U moet ook betalen voor internet en telefoon. U kunt met providers praten over de maandelijkse tarieven. Informeer ook naar de installatiekosten voor het geval u extra apparatuur nodig heeft, zoals een telefoonaansluiting, die op uw kantoor is geïnstalleerd.[3]
    • U moet een verzekering betalen op de kantoorruimte die u huurt. De meeste verhuurders eisen dat huurders een bepaald bedrag betalen voor verzekering per maand. Probeer een idee te krijgen van de gemiddelde verzekeringskosten in het gebied.[4]
    • Onderhouds- en schoonmaakkosten moeten ook in overweging worden genomen. Niet alle huurcontracten voor kantoorruimte dekken onderhoudskwesties en als u een conciërge wilt inhuren, moet u een idee krijgen van hoeveel die werknemer per maand zal verdienen. Misschien ben je een meer zelfvoorzienend type kantoor, waar het personeel schoonmaakt. Als dit het geval is, moet u rekening houden met de kosten van benodigdheden.[5]
  3. 3 Selecteer een gebied. U moet uw zoekopdracht verfijnen tot een specifiek gebied dat geschikt is voor u en uw werknemers. Zorg dat u een gebied kiest voordat u door lijsten gaat zoeken.
    • Er zijn drie factoren waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van de locatie: uw klanten, uw werknemers en de prijs. Zorg ervoor dat u een plaats selecteert die gemakkelijk toegankelijk is voor potentiële klanten, niet hindert voor iemand die voor u werkt en nog steeds binnen uw prijsklasse valt.[6]
    • Klantgemak en verkeerspatronen moeten uw grootste zorg zijn, omdat klanten inkomsten genereren. Zoek een gebied dat gemakkelijk te bereiken is met het openbaar vervoer of met de auto en dat niet buiten de gebaande paden ligt of moeilijk te vinden is.
    • Zorg ervoor dat je een relatief veilige buurt vindt met een lage criminaliteit.
    • Mensen komen ook vaak naar gebieden waar veel gebeurt. Als u klanten wilt aantrekken, richt u dan op een plaats met coffeeshops, restaurants, bars en andere etablissementen die drukte aantrekken. Dit is geen belangrijke factor als u de ruimte gewoon als een kantoor gebruikt. [7]

Tweede deel van de drie:
Uw ruimte vinden

  1. 1 Maak uzelf vertrouwd met verschillende kantoorklassen. Gebouwen worden onderverdeeld in een klassensysteem dat is gerelateerd aan hun kwaliteit. De klassering van een gebouw kan u een idee geven van het feit of u al dan niet zou overwegen om die ruimte te huren.
    • Klasse A is de hoogste klasse van kantoor. Dit zijn over het algemeen dure gebouwen met architectuur en voorzieningen die ontworpen zijn om indruk te maken op spraakmakende klanten. Klasse A-gebouwen zijn meestal slechts 1 tot 2 jaar oud, werken 24 uur en omvatten luxe armaturen zoals luxe liften. Als u gericht bent op klanten die veel verdienen, is een klasse A-gebouw misschien de investering waard. Anders richten lager. Voor het gemiddelde bedrijf heeft een klasse A-gebouw niet veel voordelen ten opzichte van lagere kantoren.[8]
    • Klasse B-gebouwen zijn er in twee soorten. Het eerste type is een Klasse A-kantoor dat onlangs is gedowngraded. Meestal om kleine redenen, zoals het gebouw met tekenen van ouderdom en slijtage of fluctuerende marktwaarden. Het tweede type B-klasse gebouw is een structuur die speciaal is gebouwd voor het houden van kantoorruimte. Beide typen gebouwen van klasse B zijn over het algemeen even functioneel als gebouwen van klasse A, maar zijn gewoon ouder en minder chique.[9]
    • Klasse C-gebouwen zijn gedeclasseerde A / B-gebouwen. Dit komt meestal door de leeftijd. Als een gebouw bijvoorbeeld meer dan vijf jaar oud is, zal het waarschijnlijk worden gedegradeerd tot Klasse C. Klasse C-gebouwen zijn net zo functioneel als andere typen, maar zien er misschien niet zo mooi uit en sommige technologie is mogelijk verouderd. Klasse C-gebouwen kunnen een goede investering zijn omdat ze aanzienlijk goedkoper zijn, maar u moet mogelijk rekening houden met de kosten van renovaties. Je moet ook rekening houden met esthetiek.U wilt geen kantoor huren dat er kapot uitziet, omdat dit klanten kan afschrikken.[10]
    • Kijk door gebouwen en kijk of ze zijn ingericht of niet. Als een gebouw geen basisvoorzieningen zoals bureaus, balies en cabines bevat, moet u rekening houden met die kosten bij het nemen van beslissingen over huren. De meeste gebouwen zijn niet ingericht, tenzij je het hebt over een executive suite.
  2. 2 Zoek beschikbare ruimtes om te huren. Nu u weet wat u zoekt, kunt u beginnen met zoeken naar kantoorruimte. Er zijn een paar verschillende routes die u kunt nemen om onroerend goed te vinden.
    • U kunt door een makelaar bij u in de buurt gaan om kantoorruimte te vinden. Een makelaar heeft onschatbare expertise en kan mogelijk huurruimte vinden voordat deze officieel op de markt wordt gebracht. Een ervaren makelaar zal het gebied goed kennen en u op de hoogte kunnen brengen van advies over de beste plaatsen om te huren, en u kunnen vertegenwoordigen wanneer het tijd is om de transactie uit te voeren. Makelaars werken in opdracht; zodra ze u helpen een ruimte te beveiligen, betaalt u ze een vergoeding.[11][12]
    • Verschillende websites kunnen u helpen bij het lokaliseren van gebouwen. Craigslist is voor veel mensen de go-to-site, maar er zijn sites die specifiek zijn ontworpen om kantoorruimte te vinden. U kunt proberen Loopnet.com, gespecialiseerd in commercieel onroerend goed. Costar.com is een andere site met commerciële vermeldingen.[13]
  3. 3 Rondleidingen en werken aan mogelijkheden om te versmallen. U kunt nu beginnen met het proces van rondreizende ruimtes en uw zoekopdracht verfijnen om een ​​selectie te maken.
    • Val geen rondreizende ruimtes op waarvan je weet dat ze buiten het budget vallen. Zorg ervoor dat je een idee krijgt van de prijs per vierkante voet, rekening houdend met alle factoren, waaronder hulpprogramma's, internet, telefoon, enzovoort. Als je het redelijkerwijs niet kunt betalen, laat het dan even weten.[14]
    • Maak een lijst van voor- en nadelen van elke ruimte, rekening houdend met een aantal factoren. Hoe ver weg is de ruimte van het openbaar vervoer? Is er veel gaande in het gebied? Is het veilig? Is het gebouw van goede kwaliteit? Kan het u als bedrijf van al uw behoeften voorzien? Als er deal-breakers zijn, zoals geen wifi-verbindingen, kunt u eenvoudig bepaalde vestigingen uit uw lijst verwijderen.[15]

Derde deel van de drie:
Een huurovereenkomst ondertekenen

  1. 1 Houd rekening met bepaalde factoren bij het ondertekenen van een leaseovereenkomst. Zorg ervoor dat u de verschillende voorwaarden van een huurovereenkomst kent en dat bepaalde factoren u als huurder beïnvloeden. U mag nooit iets ondertekenen zonder de voorwaarden volledig te begrijpen.
    • Prijzenmodellen variëren van lease tot lease. Met een Triple Net lease, betaalt u een lager tarief aan de verhuurder te huur en extra kosten apart te betalen. Met een bruto leasetarief zijn alle bedrijfskosten inclusief in maandelijkse huur. Een gewijzigde brutotarief valt in het midden van deze twee. Sommige uitgaven, zoals die voor gedeelde bouwproducten, zijn niet de verantwoordelijkheid van de huurder, maar u moet wel betalen voor alle hulpprogramma's die u gebruikt.[16]
    • Besteed aandacht aan secties met betrekking tot onderhoud, schoonmaken en verwijderen van vuilnis. Zorg ervoor dat u begrijpt voor welke soorten reparaties u financieel verantwoordelijk bent en voor welke typen uw verhuurder zal zorgen. Onderhoud is een van de belangrijkste oorzaken van geschillen tussen verhuurders en huurders en u wilt misverstanden voorkomen.[17]
    • Besteed aandacht aan alles met betrekking tot het recht van de verhuurder om de huurovereenkomst te verbreken. Weet welke voorwaarden de verhuurder het recht geven om u te vragen uw bedrijf elders te verhuizen. Weet ook wat de aansprakelijkheid van uw verhuurder is in geval van problemen met uw bedrijf.[18]
  2. 2 Onderhandelen over uw huurovereenkomst. Verhuurders zijn zeer enthousiast om winst te behalen bij huurders en kunnen vragen om meer dan een ruimte echt waard is. Onderhandel altijd een leaseovereenkomst en neem geen genoegen met de geadverteerde prijs.
    • U moet vooral streven naar een onderhandeling over een limiet voor huurverhogingen. Als uw bedrijf succesvol is, wilt u misschien op lange termijn in hetzelfde gebied blijven. Probeer de huurstijgingen met 2 tot 3% te beperken, aangezien verhuurders soms zelfs 8% huur per jaar huren.[19]
    • Geef het tijd. Onderhandelen met een verhuurder kan weken duren en mensen raken vaak in paniek en genoegen nemen met minder. Gun uzelf voldoende tijd om ervoor te zorgen dat aan al uw behoeften wordt voldaan door het gebouw voordat u een huurovereenkomst ondertekent.[20]
    • Als u onervaren bent in de zakelijke of verhuurwereld, kan onderhandeling lastig zijn. Het is misschien het beste om een ​​makelaar in te huren voor vertegenwoordiging in plaats van te proberen voor jezelf te zorgen.[21]
  3. 3 Neem de juiste voorzorgsmaatregelen tegen de worstcasescenario's. Zelfs als u een verantwoordelijke ondernemer bent, kunnen verzachtende omstandigheden soms ongeluk veroorzaken. Wees altijd voorbereid op het ergste bij het ondertekenen van een huurovereenkomst.
    • Wees voorzichtig bij het ondertekenen van een persoonlijke garantie. Dit is een document dat verzekert dat, zelfs in het geval van een faillissement van een bedrijf, u persoonlijk aansprakelijk bent voor huurbetalingen. Zorg ervoor dat de voorwaarden van uw persoonlijke garantie eerlijk zijn en zorg ervoor dat persoonlijke garanties in een persoonlijk faillissement kunnen worden afgewikkeld. Voeg ook een taal toe die u beschermt als de verhuurder failliet gaat of de huurverplichtingen niet nakomt.[22]
    • Zorg ervoor dat u het recht hebt om de lease aan iemand anders toe te wijzen of de ruimte te onderverhuren. In geval van een faillissement, hoeft u de huur zelf niet volledig te betalen. Ook, in het geval dat u wilt verhuizen dit kan de kosten te minimaliseren.[23]
    • Een doods- en invaliditeitsclausule is een belangrijk document. Dit verzekert dat in het geval dat u sterft of permanent uitgeschakeld wordt, de voorwaarden van de leaseovereenkomst worden beëindigd.[24]
  4. 4 Bereid je voor op de beste scenario's. Onvoorziene omstandigheden zijn niet altijd een slechte zaak. Uw bedrijf zou sneller kunnen groeien dan verwacht en u zou de behoeften van het gebouw kunnen ontgroeien voordat het huurcontract afloopt. Bereid je niet alleen voor op het ergste, maar bereid je ook voor op het beste.
    • Zorg ervoor dat er een verhuis / uitbreidingsclausule in uw leaseovereenkomst staat. Dit zou u het recht moeten geven om de in de leaseovereenkomst gemaakte afspraken te beëindigen in het geval dat uw bedrijf moet verhuizen. Bijzonderheden variëren en deze kunnen worden onderhandeld tussen u en de verhuurder.[25]
    • Een recht van eerste weigering geeft u het recht om aangrenzende ruimtes te claimen voordat ze worden uitgeleend aan verschillende huurders. De verhuurder zal u moeten informeren of hij iemand anders huurt en u hebt het recht om die ruimte voor uzelf op te vragen.[26]