Documentbeheer is een van de belangrijkste bezigheden van het leven van elke beheerder. Wat ze ook zeggen, het papierloze kantoor is nog steeds een mythe. Hier zijn enkele ideeën voor het van boven naar beneden uitvoeren van een goed managementreferentiesysteem.

Stappen

  1. 1 Ga na welke papiersoorten u verwerkt.
    • Zijn dit vertrouwelijke of juridische documenten?
    • Moeten ze snel worden gerefereerd of kunnen ze in archieven zitten.
    • Zijn ze nodig voor markthistorisch onderzoek.
    • Hebben de documenten een tijdslimiet, zodat ze 12 maanden actief zijn, dan zijn ze niet langer actief (zoals garanties, enz.)
    • Kun je één systeem uitvoeren, of heeft het er twee (of meer) nodig?
  2. 2 Werk uit voor welk kantoor het relevant is. Neem contact op met deze mensen omdat ze ideeën hebben voor een zeer efficiënt systeem of een verlanglijstje met zaken die u kunt vermijden.
    • Winkels & Vorderingen
    • Personeelszaken
    • Onderhoud
    • Financiën & Admin
    • Verkoopdienst
    • Registratie en licentie
    • wettelijk
    • afzet
    • Medisch
    • Historisch of biografisch.
    • Engineering of R + D.
    • Enz
  3. 3 Werk ook uit hoe ze worden opgeslagen. Digitale kopieën kunnen eenvoudig worden opgeslagen, maar vaak moet de originele papieren kopie worden bewaard.
    • Rechtopstaande bestanden op een plank of kast.
    • Upright Filing / File-kasten (met laden)
    • Schuifdeur- of ladesystemen voor grote behoeften.
    • Pigeonhole of gelijkaardig.
    • Satchel, doos of envelop.
    • Zal het een formeel systeem of een flexibel systeem moeten zijn, grotere systemen zijn hoe dan ook beter geformaliseerd.
    • Ze kunnen afkomstig zijn uit één centraal systeem of uit lokale archiefcentra.
  4. 4 Overweeg de voor- en nadelen van elk.
    • Bijvoorbeeld: rechtopstaande bestanden hebben een beperkte opslagcapaciteit, maar zijn gemakkelijker toegankelijk, bijvoorbeeld door een boek uit een bibliotheekplank te trekken. Archiefdozen slaan meer op, maar het is gemakkelijker voor papieren om los te raken en hun ingediende bestelling te verliezen.
    • Enveloppen maken "stash and forget" goed voor vereenvoudigde persoonlijke archivering, maar kunnen erg moeilijk zijn als de enveloppen zelf niet goed worden gearchiveerd of in volgorde zelf als ze snel rommelig worden.
  5. 5 Nadat u precies hebt berekend wat de behoeften van elke sectie zijn, begint u met het selecteren van uw opslagmethode. U kunt per entiteit kiezen uit alfabetisch, chronologisch, documenttype, regio of een bestand.
    • Ze kunnen een combinatie van beide zijn, maar houden rekening met het doel van het management. Is het om ze op orde te houden en te bewaren, of is het actieve informatie waarnaar moet worden verwezen?
  6. 6 Kies het type dat ervoor zorgt dat het wordt uitgevoerd en verwijs naar het gemakkelijkste. Overweeg deze drie dingen te installeren:
    • Kopieën van de methode van het bestandensysteem op elk rek of de deur van de archiefkast waar mensen ze kunnen lezen zodat ze snel kunnen leren waar dingen zijn.
    • Een referentie-index die laat zien waar een admin of personeel van een andere sectie kan vinden wat ze nodig hebben. Dit is nuttiger voor grote archieven.
    • Een geschiedenispagina per bestand, gekleefd aan de envelop of het bestand om te laten zien wie het bestand heeft genomen en wanneer, evenals wanneer het werd geretourneerd. Geef indien nodig ruimte om aan te geven wat er met de inhoud van het bestand is gedaan, zoals kopieën die zijn gemaakt of documenten die zijn toegevoegd / verwijderd.
  7. 7 Wees consistent, want dat maakt het systeem eenvoudiger. Probeer een systeem te installeren dat zichzelf bestuurt, want er zijn momenten dat u op vakantie of ziek bent en iemand het moet uitvoeren.
  8. 8 Nadat u de meest praktische methode voor de behoefte hebt gekozen,
    • Koop alle opslaggoederen en -uitrusting, zoals nietmachines, perforators, bestanden, archiefdozen en opslagapparatuur.
    • Bereid uw site voor zodat bestanden kunnen worden opgeslagen.
    • Verzamel alle relatieve papieren en sorteer ze in de volgorde waarin ze moeten zijn.
    • Maak indien nodig digitale kopieën en sla ze op naar de juiste schijf- en subbestanden. Bescherm ze en sla ze op als alleen-lezen bestanden zodat er geen ongelukken gebeuren.
    • Berg de papieren op in de juiste map, doos of satchel en berg ze vervolgens op.
    • Noteer waar u de index indien nodig hebt opgeslagen voor de index.
  9. 9 Het onderhoud is een doorlopende taak. Overweeg verschillende manieren om de volgende veelvoorkomende problemen te behandelen:
    • Bestanden worden te groot of beschadigd - in dat geval kunt u een ander bestand of een doos krijgen.
    • De gegevens zijn niet meer actueel - hiervoor kunt u ze archiveren en opslaan. Als ze geen toekomstig gebruik hebben en het is geautoriseerd om ze te verwijderen, vernietig en recycle de papieren.
    • Voor beschadigde werken kopieert u het origineel en laat u de kopie in het bestand en plaatst u het origineel op een veilige plaats voor dergelijke behoeften. In sommige gevallen is de integriteit van het origineel essentieel. Label de kopie als een kopie en neem op wanneer dit is gebeurd (omdat ze mogelijk moeten worden gecertificeerd of getuige moeten zijn).
    • Houd de index up-to-date en blijf het systeem verfijnen als daar behoefte aan is. Zorg ervoor dat mensen de gemaakte wijzigingen kennen.
    • Zorg ervoor dat bestanden worden teruggestuurd in de staat waarin ze zijn achtergelaten, het gebeurt zelden, maar wanneer het teruggaat naar de plank, moet het in goede staat worden hersteld.
    • Voer een maandelijkse audit uit om te zorgen dat alle bestanden aanwezig zijn, in volgorde en compleet. Dit is ook een kans om te controleren op de bovenstaande problemen.
  10. 10 Voor grootschalige systemen wordt het vaak aanbevolen als onderdeel van het systeem dat personeelsleden de archiefafdeling vooraf per telefoon of e-mail op de hoogte stellen van de verzameling zodat uw team alles kan regelen voordat ze aankomen.
    • De voordelen zijn dat wat wordt gevraagd, wordt geleverd, dat ze tijd besparen en niet hoeven te wachten in uw sectie, of niet-archiefmedewerkers in uw sectie betrekken. Het zorgt ook voor een soepeler systeem, zodat mensen weten dat ze gemakkelijker toegang hebben tot documenten, vooral als dit dringend nodig is.
  11. 11 Feliciteer jezelf. Uw systeem moet actief, in goede staat, toegankelijk en voor iedereen toegankelijk zijn.