Een project is een grote verantwoordelijkheid, maar u kunt het gemakkelijker verwerken door het van tevoren te plannen. Dit wordt gedaan door de doelen van uw project te identificeren en deze op te splitsen in uitvoerbare stappen. Als u zich bewust bent van budget- of tijdsbeperkingen, moet u uw plannen aanpassen terwijl het project vorm krijgt. Vervolgens, door te communiceren met de projectleden, beheert u het project tot succes.

Deel een van de drie:
Het project schetsen en taken toewijzen

  1. 1 Identificeer de doelen van het project. Neem de tijd om het doel van uw project te beschrijven en wat het zal bereiken. Schrijf dit in een paar zinnen op een whiteboard, computerdocument of papier. Maak de beschrijving zo specifiek en gemakkelijk mogelijk te begrijpen.[1]
    • Een manier om dit te doen is te doen alsof u een lanceringsaankondiging schrijft voor het eindproduct. Stel je voor hoe het project eruit zal zien als je er klaar mee bent.
    • 'Een huis bouwen' is bijvoorbeeld een heel eenvoudige beschrijving. "Bouw een glazen strandhuis met 3 slaapkamers" is meer beschrijvend en nuttig.
  2. 2 Maak een takenlijst met de taken die u moet aanpakken. Bedenk manieren om de doelen van het project te bereiken. Begin met de grote stappen en vermeld ze onder je doel. Dit geeft je een basisidee van wat je moet doen. Breek deze stappen op in kleinere om ze actiever te maken.[2]
    • Het kan nuttig zijn om te beginnen met uw visie op het uiteindelijke project en vast te stellen wat u moet doen om het te realiseren.
    • Als u bijvoorbeeld een website maakt, moet u afbeeldingen maken, codering bieden en de tekst van de pagina schrijven.
    • Een bruikbare stap kan zijn: "Pas een filter toe op de afbeelding van de olifant en plaats deze vervolgens op de website."
  3. 3 Ga met je team over de lijst. Laat je team naar de lijst kijken en hun mening geven. Vaak komen ze met meer kleine stappen die nodig zijn om de door u genoemde stappen te volbrengen. Het delen van deze stappen zorgt er ook voor dat iedereen die aan het project werkt op dezelfde pagina staat.[3]
    • Een manier om dit te doen is om een ​​mindmap te maken. Om dit te doen, maakt u eerst een lijst van de grote taken en tekent u vervolgens "branches" om ze te koppelen aan kleinere stappen en ideeën. Zorg ervoor dat u een foto van de kaart maakt of het papier opslaat.
  4. 4 Schat de tijdvereisten en de kosten van elke stap in. Ga terug naar elk van de stappen die u hebt vermeld en bereken welke bronnen u zult gebruiken om ze te bereiken. Uw schatting zal niet 100% nauwkeurig zijn, maar het moet u een idee geven van wat er nodig is om het project te voltooien. Onthoud dat taken die je groep nog niet eerder heeft gedaan, extra tijd en geld kosten, dus reken hierop.[4]
    • U kunt onderzoeken hoeveel tijd en geld een taak in beslag neemt door online te zoeken en mensen te vragen die het eerder hebben gedaan. Een coder van een expert kan u bijvoorbeeld vertellen hoe lang het duurt om een ​​nieuw programma voor uw website te maken.
    • Het kan handig zijn om een ​​bepaalde hoeveelheid tijd toe te wijzen aan taken die voor onbepaalde tijd kunnen doorgaan. Schrijf bijvoorbeeld: "We besteden maximaal 20 uur aan het maken van de grafische lay-out."
    • Als u niet zeker weet wat de kosten van een stap zijn, kunt u aangeven hoeveel tijd en geld u bereid bent te reserveren om de stap te voltooien. Schrijf bijvoorbeeld: "Dit deel van onze gamewereld moet binnen 2 maanden worden gedaan en kost minder dan $ 1.000."
  5. 5 Organiseer de taken in een tijdlijn. Ga nu terug naar je grote lijst met stappen en herschik de stappen in een werkende volgorde. Je kunt de taken in etappes groeperen met deadlines, wat handig is om je team op schema te houden.[5]
    • Bij het bouwen van een website kunnen bijvoorbeeld projectfasen of mijlpalen worden opgebouwd, ontworpen en getest.
    • Wanneer u een mijlpaal of fase voltooit, kan het nuttig zijn om het werk van uw team te erkennen. Stuur ze een bemoedigende boodschap, koop ze donuts of door iets anders te doen dat hen inspireert.
  6. 6 Wijs taken toe aan de projectdeelnemers. Bepaal aan welke taken uw groepsleden zullen werken. Om dit te doen, praat met elke persoon om hun sterke punten en expertise te vinden. Je kunt ook een deel van de verantwoordelijkheid verdelen door projectleden vrijwilligerswerk te laten doen voor verschillende onderdelen.[6]
    • U wilt bijvoorbeeld waarschijnlijk een grafische artiest die het visuele aspect van het project verwerkt. U kunt dan bouwwerkzaamheden toewijzen aan iemand anders.

Tweede deel van de drie:
Problemen in het project beheren

  1. 1 Controleer het budget en de deadline van het project. Tel uw schattingen van tijd en kosten bij en bekijk de toegewezen taken. Je ziet misschien dat het project te groot en gecompliceerd is om te voltooien in de tijd en onder het budget, of je hebt misschien niet genoeg mensen. U moet wijzigingen aanbrengen om het project te voltooien.[7]
    • Je hebt misschien nog maar een paar weken om je videogame te voltooien. Je moet de game voltooien, testen en de bugs oplossen door meer mensen in te huren of de releasedatum te vertragen.
  2. 2 Verplaats de deadline terug als u het project niet op tijd kunt voltooien. Als je je realiseert dat je meer tijd nodig hebt om het project af te maken, vertel het dan aan de persoon die het project heeft toegewezen. Ze zijn mogelijk bereid om de deadline te verlengen. Het is belangrijk dat je het meteen vraagt, zodat je team kan bijsturen, wat er ook gebeurt.[8]
    • Vergeet niet dat een langere deadline betekent dat het project meer tijd en geld kost. Als dit van invloed is op uw project, zorg er dan voor dat u het opneemt in.
  3. 3 Breng meer mensen binnen als het project sneller moet worden voltooid. Mogelijk moet u zich haasten om de deadline te halen of heeft het project nog steeds niet-toegewezen taken om te vullen. Vraag de projectorganisator om hulp of zoek mensen op die een deel van de taken kunnen uitvoeren.[9]
    • In een zakelijke omgeving betekent meer personeel dat de projectkosten meer worden voltooid. Zorg ervoor dat u het budget kunt verhogen om te compenseren.
  4. 4 Elimineer enkele van de stappen om het project sneller te voltooien. Soms is uw eerste visie op het project niet mogelijk.Knip enkele stappen uit om je te concentreren op de belangrijke functies van het project. Dit helpt u bij het voldoen aan eventuele budget- of deadline-problemen.[10]
    • Videogame-ontwikkelaars moeten bijvoorbeeld vaak features knippen die te duur zijn of niet kunnen worden voltooid vóór de releasedatum van de game.
  5. 5 Bepaal hoe u de worst case-scenario's kunt oplossen. Denk aan wat er waarschijnlijk mis gaat tijdens het project. Om dit te plannen, noteert u de manieren waarop u deze problemen voorkomt en gaat u ermee om als deze zich voordoen.[11]
    • U maakt zich bijvoorbeeld zorgen dat de klant het project op het laatste moment zal wijzigen. Ter compensatie, besluit om de documentatie van het werk bij te houden en regelmatig updates aan de klant te geven.

Derde deel van de drie:
Werken aan het project

  1. 1 Houd een aftrapvergadering om het project te beginnen. Ontmoet nog een laatste keer uw team voordat u begint aan het project. Ga opnieuw samen over het plan om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat het project is en wat er van hen wordt verwacht.[12]
    • Dit is een goed moment om eventuele verwachtingen over statusupdates uit te leggen.
    • Dit zou niet de eerste keer moeten zijn dat uw team, bazen of klanten horen over uw projectplannen. Houd ze tijdens de planningsfase op de hoogte.
  2. 2 Houd contact met je team om de voortgang van het project te volgen. Uw team moet u regelmatig op de hoogte houden van hun werkzaamheden. Laat hen weten dat ze u onmiddellijk moeten vertellen over eventuele zorgen of problemen die zij hebben. U moet deze dingen weten zodat u het project op schema kunt houden.[13]
    • Een manier om dit te doen, is door een bepaald tijdstip te kiezen, zoals aan het eind van de week, om verplicht in te checken.
    • Als een projectlid vergeet je bij te werken, neem dan contact met ze op. Vraag hen hoe het project verloopt en welke vooruitgang ze hebben geboekt.
  3. 3 Werk de client bij over de voortgang van het project. Of de projectontwikkelaar een baas, koper of docent is, vertel hen over hoe het project verloopt. Stuur ze een snel e-mailbericht of bel een telefoongesprek wanneer een belangrijke fase is voltooid of zich een probleem voordoet. Goede communicatie biedt zekerheid dat het project in goede handen is.[14]
    • Een universitair docent kan bijvoorbeeld eisen dat u mijlpaalrapporten over uw promotieproject indient om ervoor te zorgen dat het werk op tijd wordt gedaan.
  4. 4 Pas het plan aan waar nodig om het werk gedaan te krijgen. Projecten gaan meestal niet perfect, dus je moet je plannen aanpassen. Wanneer een stap niet langer kan worden voltooid, zoek dan naar nieuwe manieren om het einddoel te bereiken dat u eerder zag.[15]
    • U kunt bijvoorbeeld de deadline aanpassen, het budget aanpassen, een aantal stappen verwijderen of uw team vragen vandaag extra werk te doen.
  5. 5 Bekijk het project en leer wat er is gebeurd. Wanneer het project is afgelopen, ga je terug en bekijk je je plannen. Vraag jezelf af wat goed en slecht was aan het project en wat beter had kunnen worden gedaan. Bepaal of het project uw oorspronkelijke visie erover heeft beantwoord.
    • Vraag je team om feedback. Ze zullen waarschijnlijk veel inzicht voor je hebben dat je volgende project kan verbeteren.