Een groepsreis plannen? Of het nu gaat om een ​​familiereünie, een groep vrienden of een andere gelegenheid, een reis met meer dan een paar mensen kan meer pre-planning en logistiek in beslag nemen dan elk solo-avontuur. Echter, de sensatie van limoncello nippen aan een villa in Italië of het kijken naar de zonsondergang vanuit een Indonesisch resort met 5, 10 of 20 van je beste vrienden of familieleden, kan die eerste extra stappen de moeite waard maken.

Stappen

  1. 1 Bepaal wie er naartoe gaat, hoe ver weg en wanneer. Natuurlijk vinden mensen het heerlijk om te denken aan reizen over de hele wereld, maar zorg ervoor dat je niet begint met plannen voordat de basisbeginselen zijn vastgesteld en iedereen zich heeft gecommitteerd. Het hoeft niet precies te zijn. U kunt bijvoorbeeld in januari besluiten dat uw gezin - inclusief 14 volwassenen en negen kinderen - beschikbaar is om ergens in Europa 5-6 dagen te herenigen, ofwel in de week van 11 juni of 27 juli. Dit is voldoende om door te gaan naar stap 2.
  2. 2 Wijs één persoon of een klein team mensen aan als aanvoerder. Of u nu 8, 15 of 100 mensen bij u hebt tijdens uw reis, u heeft één persoon of één team nodig om het grootste deel van de planning op zich te nemen. Andere groepsleden kunnen en moeten deel uitmaken van de meeste beslissingen - waar te gaan, welke activiteiten te doen - maar u wilt niet dat zeven personen 20 verschillende reserveringen voor het diner maken. Hoe groter de groep, hoe belangrijker deze stap is.
  3. 3 Bepaal een prijsklasse. Wie gaat er heen, en wat zijn hun budgetten voor deze reis? Oom geldzakken willen misschien een week lang minstens 6000 dollar uitgeven, je ouders denken 4000 dollar en je kersverse neef verwacht 1500 dollar. Blijf zo dicht mogelijk bij het lage deel van de budgetten om iedereen te ontvangen. In dit geval zouden we een budget van $ 2500 kunnen voorstellen en de pasgehuwden vragen of ze graag de huurauto's willen besturen of de kopstukken willen worden voor een korting, en misschien kunnen Moneybags een groepsdiner halen of betalen voor de huurauto's. Een ander ding dat je zou kunnen doen is om alleen geld te bundelen voor 'vaste' kosten. Dit zou betekenen dat je een bepaald bedrag zou verzamelen dat gelijkelijk door iedereen wordt verdeeld voor zaken als accommodatie en vervoer. Andere individuele uitgaven zoals voedsel-, winkel- en activiteitenkosten moeten echter op individueel niveau worden betaald.
  4. 4 Kies een locatie. Hoewel dit relatief gemakkelijk klinkt, is dit een van de moeilijkste stappen. Twintig mensen zullen niet noodzakelijkerwijs naar dezelfde plek willen gaan of dezelfde dingen willen doen. Luister naar wat iedereen wil en stel veel indringende vragen. Terwijl je groep misschien naar andere plaatsen dan Nieuw-Zeeland, Zuid-Afrika of de Caraïben wil gaan, zie je dat ze allemaal op zoek zijn naar een actieve vakantie in de buurt van de oceaan. U kunt uiteindelijk een locatie kiezen op basis van activiteiten of nabijheid in plaats van bestemming.
  5. 5 Onderzoek het gebied. Je hebt eindelijk je locatie, deelnemers en budget. Waar verblijf je? Wat ga je doen? Koop een reisgids of kijk op internet naar ideeën. Het klinkt duur, maar het huren van een villa in Europa of een groot huis in het Caribisch gebied of Zuid-Amerika is vaak goedkoper dan het huren van hotelkamers, vooral als je rekening houdt met thuis koken.
  6. 6 Boek je reis Zodra je het gebied hebt onderzocht en accommodatie hebt gevonden die je groep goed genoeg vindt, kun je deze boeken. U hebt nu de datums in steen gezet en leden van uw groep kunnen hun vluchten en vervoer zo lang van tevoren boeken als mogelijk. Zorg ervoor dat iedereen zijn paspoorten up-to-date heeft en al hun visums en schoten krijgt.
  7. 7 Meet het activiteitenniveau van uw groep. Neem contact op met je groep: willen mensen bij het zwembad rondhangen en praten over oude tijden, of willen ze bungeejumpen of op safari gaan? Probeer het mediane niveau van interesse te vinden en dienovereenkomstig te plannen. Misschien kan ontspannen op het strand worden onderbroken door een achturige dagwandeling rond een vulkaan of sambalessen en een reis naar de discotheek. Met meer dan één huurauto of door het lokale openbaar vervoer te leren, kunnen groepen af ​​en toe uit elkaar gaan.
  8. 8 Maak een reisplan voor uw groep. Zelfs met een groep vrienden of familieleden kan een reisroute van onschatbare waarde zijn. Voeg ieders mobiele telefoonnummers of lokale contactgegevens, aankomsttijden en een los schema van dagelijkse activiteiten, restaurantreserveringstijden, etc. toe.
  9. 9 Gaan! Al deze pre-planning heeft zijn vruchten afgeworpen zodra u aankomt bij uw villa in Toscane, uw eco-resort in Costa Rica of in uw spa in Hongarije. Je groep kan samen genieten van de tijd in plaats van uit te zoeken waar naartoe, wanneer en hoe. Wijs zo mogelijk nieuwe leiders toe voor de reis zelf, zodat de planners zich kunnen ontspannen.