Het is belangrijk om beleefde, vriendelijke telefoonetiquette te hebben bij het beantwoorden van de telefoon, vooral als u met een vreemde praat of op een werkplek praat. Bij het beantwoorden van de telefoon is het belangrijk om te weten hoe u goed moet antwoorden, zodat u het gesprek niet op een slechte voet start. Beantwoord de telefoon beleefd door duidelijk te praten, je te concentreren op de oproep en professioneel te blijven als je in een werkomgeving bent.

Methode één van de drie:
Omgaan met professionele oproepen

  1. 1 Ophalen na 2 of 3 ringen. Wanneer u oproepen op uw werk beantwoordt, laat u de telefoon 2 of 3 keer overgaan voordat u deze beantwoordt. Als u het meer dan 3 keer laat overgaan, kan de beller ongeduldig worden en het gevoel hebben dat zijn oproep wordt genegeerd.[1]
    • Aan de andere kant, als u na het eerste belsignaal oppikt, kan de beller mogelijk verrast worden door het snelle antwoord. Ze hebben misschien niet genoeg tijd gehad om hun gedachten te vormen.
  2. 2 Maak een professionele groet. Wanneer u de telefoon op uw kantoor beantwoordt, weet u niet altijd wie zich aan de andere kant van de telefoon bevindt. Het kan uw baas, een klant, een van uw collega's of zelfs een verkeerd nummer zijn.
    • Een professionele begroeting zoals "Goedemorgen" of "Hoe kan ik u helpen?" Helpt het gesprek op de juiste manier af te sluiten.
    • Zelfs als je nummerherkenning hebt en denkt dat het een werkvriend is die belt, had iemand zijn telefoon kunnen lenen. Als u de telefoon beantwoordt met "Ja, wat?", Kunnen bellers de verkeerde indruk van u krijgen.
  3. 3 Identificeer uzelf en uw organisatie. In zakelijke situaties is het het meest geschikt om de telefoon te beantwoorden met uw naam en bedrijf. Zeg bijvoorbeeld: "Bedankt voor het bellen van Smith's Auto Body. Dit is Joan, hoe kan ik u helpen? "[2]
    • Veel kantoren hebben hun eigen scripting voor het beantwoorden van de telefoon, dus zorg ervoor dat u de regel volgt die uw bedrijf heeft uiteengezet. Als u niet zeker bent van de telefoon-scripting van uw bedrijf, vraag dit dan aan uw leidinggevende.
  4. 4 Vraag mooi wie er belt als je het niet weet. Vaak geeft de persoon je niet alleen hun naam, maar ook informatie over waarom ze bellen. Als je geen nummerherkenning hebt, het nummer niet herkent of niet hebt gehoord wat de persoon op de andere regel heeft gezegd, vraag je hem opnieuw door te zeggen "Mag ik vragen wie er belt?"
    • Zodra de beller zichzelf heeft voorgesteld, moet de beller op de juiste manier worden benaderd met de titel die hij verstrekt. Als ze hun voor- en achternaam zeggen en u wilt professioneler zijn, kunt u ze bij hun achternaam noemen.[3]
  5. 5 Spreek rechtstreeks in het mondstuk. Laat de telefoon zachtjes tegen je wang rusten en spreek in het mondstuk dat natuurlijk in de buurt van je mond zou moeten vallen.[4] Maakt u zich geen zorgen om het mondstuk te dicht bij uw mond te plaatsen of hard te moeten praten.
    • Als de persoon met wie u spreekt, u vraagt ​​uw stem te verheffen, kunt u iets harder praten. Anders houd je je stem op een normaal gespreksniveau.[5]
  6. 6 Vermijd het gebruik van straattaal of profane taal. Wanneer u de telefoon op uw werk beantwoordt, vertegenwoordigt u uw bedrijf aan degene met wie u telefonisch contact hebt. Spreek beleefd en vermijd het gebruik van straattaal, vloeken of slechte taal. Zelfs als het gesprek verhit raakt en de persoon met wie je spreekt, zweert, blijf je kalm en wees beleefd.[6]
    • Natuurlijk, wanneer je op je persoonlijke telefoon tegen vrienden spreekt, kun je informeel met hen zijn en vertellen hoe je zou spreken in een face-to-face gesprek.

Methode twee van drie:
Persoonlijke oproepen thuis beantwoorden

  1. 1 Antwoord in een stille omgeving. Als u zich in een luide omgeving bevindt, gaat u ergens stiller voordat u de telefoon beantwoordt, of zet u de muziek of televisie lager voordat u antwoord geeft. U wilt op een plek zijn die stil genoeg is, zodat u de persoon kunt horen praten met u, en zij uw antwoorden kunnen horen. [7]
    • In een stille omgeving kunt u zich ook concentreren op de beller.
  2. 2 Stop uw andere taken voordat u de telefoon beantwoordt. Neem even de tijd om uw gedachten te verzamelen voordat u antwoord geeft. Laat je niet afleiden, want dit kan leiden tot miscommunicatie tussen jou en de persoon met wie je praat. Als je vrij bent van afleiding, zal de persoon met wie je spreekt, voelen dat ze je volledige aandacht hebben.[8]
    • Als u bijvoorbeeld op uw computer typt of een boek leest terwijl de telefoon ging, stop dan met deze taken en concentreer u op de oproep.
  3. 3 Zeg "Hallo" en vermeld uw naam op een aangename toon. Als u de nummerherkenning niet herkent of weet wie er belt, kunt u 'Dit is Sam' toevoegen. Voor een formelere reactie kunt u bijvoorbeeld zeggen: 'Dit is de woning van de Smiths'.[9]
    • Als je op beller-ID zag dat een vriend of familielid belt, voel je vrij om te zeggen "Hallo Tom! Hoe gaat het met je vandaag?"
  4. 4 Verwijder de gegevens van de beller als het familielid dat ze proberen te bereiken niet beschikbaar is. Als de beller probeert iemand te bereiken die niet thuis is of niet beschikbaar is, zegt u: "Het spijt me, mevrouw Simpson, mijn vader is momenteel niet beschikbaar. Mag ik een bericht opnemen? "Zorg ervoor dat u de naam, het telefoonnummer en de reden voor het bellen op een notitieblok opneemt in duidelijk en leesbaar handschrift.
    • Als u geen kladblok in de buurt heeft, vraagt ​​u de persoon op de andere regel om te wachten terwijl u er snel een krijgt.

Methode drie van drie:
Oproepen beantwoorden op uw mobiele telefoon

  1. 1 Begroet de beller op een vriendelijke toon. Bij het beantwoorden van een mobiele telefoon geeft beller-ID meestal aan wie u belt. Zeg bijvoorbeeld: "Hallo Steve, hoe gaat het?" Zelfs als het nummer privé of verborgen is, is het belangrijk om de beller op een vriendelijke manier te antwoorden. Zeg: "Hallo, mag ik vragen wie er belt?"
    • Aangezien telefoongesprekken over het algemeen informeler zijn dan oproepen naar een bedrijf of vaste lijn, hoeft u uw naam niet te zeggen bij het beantwoorden van de oproep.
  2. 2 Vraag waarom de persoon belt. Als u de persoon niet kent, wees dan beleefd door te zeggen "Hoe kan ik u vandaag helpen?" Of "Wat kan ik voor u doen?" Als u de persoon kent, kunt u iets zeggen als "Wat is er aan de hand?"
    • Zelfs als u de beller kent, vermijd dan onbeantwoord antwoord te geven. Zeg niet: "Wat?" Of "Wat wil je deze keer?"
  3. 3 Spreek duidelijk met uw normale stem. Maak je geen zorgen over het schreeuwen in het mondstuk of het overmatig uitspreken van je woorden. Spreek in plaats daarvan langzaam en duidelijk. Als je schreeuwt of onnatuurlijk spreekt, kan de persoon met wie je spreekt misschien denken dat je boos of ziek bent.[10]
    • Als de persoon aan de andere kant van de lijn zwak klinkt, verhoogt u het volume aan de zijkant van uw mobiele telefoon. Als ze nog steeds zwak zijn, vraag hen dan het mondstuk dichter bij hun gezicht te plaatsen.
  4. 4 Neem geen telefoon op tijdens het kauwen van kauwgum of voedsel. Als u kauwgom of voedsel kauwt, neem dan de tijd voordat u antwoordt om het uit te spugen of in te slikken. Je wilt dat je mond helder is en klaar voor een gesprek als je de telefoon opneemt.[11]
    • Zelfs als je met een vriend praat, kunnen ze moeite hebben om je te begrijpen als je een mond vol eten hebt.
  5. 5 Praat niet met mensen buiten het gesprek tot het gesprek voorbij is. Voor de duur van het telefoongesprek, negeer alle externe afleiding en geef de persoon aan de andere kant van de lijn uw onverdeelde aandacht. Praat niet met of grap met andere mensen, en vermijd pogingen om stil te communiceren terwijl je ook telefoneert.[12]
    • Zelfs als de persoon met wie je belt niet de woorden hoort die je persoonlijk tegen iemand zegt, kunnen ze wel zeggen dat je je niet volledig richt op het telefoongesprek.