Zakelijke telefoontjes maken kan een beetje zenuwslopend zijn, vooral gezien de hoeveelheid communicatie die nu digitaal plaatsvindt. Niets kan het geluid van een menselijke stem echter behoorlijk vervangen, en soms is het gewoon handiger om te bellen. Zolang je beleefd en natuurlijk spreekt, kan iedereen overweg met de basis. Maar om de oproep zo effectief mogelijk te maken, moet u het doel ervan vaststellen voordat u de telefoon opneemt en dit in gedachten houden terwijl u praat.

Deel een van de drie:
Een oproep voorbereiden

  1. 1 Identificeer het specifieke doel van uw oproep. Als u precies weet waarom u met iemand wilt spreken, voorkomt u dat u zich nerveus voelt om hen lastig te vallen of hun tijd te verspillen, of zelfs gewoon te kruipen. Praat voor het maken van de oproep een minuut over het doel ervan en noteer het. Je zou bijvoorbeeld kunnen denken:[1]
    • Moet u informatie krijgen?
    • Wil je iets verkopen of de persoon overtuigen van een idee?
    • Moet je de hulp of ondersteuning van de persoon vragen?
  2. 2 Bereid bulletins voor op de dingen die je moet noemen. Een paar aantekeningen helpen je om op het goede spoor te blijven. De "spiekbrief" kan u ook helpen meer zelfvertrouwen te krijgen, omdat u niet vergeet wat u moet vermelden. Als u bijvoorbeeld belt om iemand om een ​​vergadering te vragen, kunt u het volgende noteren:[2]
    • Het doel van de vergadering.
    • Wanneer en waar de vergadering zal plaatsvinden.
    • Wat de persoon moet doen vóór de vergadering.
  3. 3 Onderzoek de persoon die je moet bellen. Dit is vooral belangrijk als u de beller niet persoonlijk kent. Ontdek wat je kunt over hen van collega's, zoekopdrachten op internet, profielen van sociale media, enz.[3]
    • Als u iets over de achtergrond van de persoon weet, kunt u deze kennis gebruiken voor chit-chatten aan het begin van het gesprek. Probeer iets te zeggen als: "Dus je werkte eerder samen met Lanham Industries, toch? Je moet Drew dan kennen, toch? "
    • Onderzoek naar de beller helpt je ook om faux pas te voorkomen. Als je er bijvoorbeeld achter komt dat de persoon banden heeft met een van je concurrenten, moet je ervoor zorgen dat je die concurrent niet bekritiseert.

Tweede deel van de drie:
Gesprekken houden Doelgericht

  1. 1 Begin met wat geklets, maar overdrijf het niet. Bel het nummer en verwacht dat het een paar keer overgaat voordat de persoon opneemt. Zeg "hallo" en stel jezelf voor en waar bel je vandaan. Het is beleefd om te beginnen met een beetje chit-chat, vooral als je de persoon kent, maar niet rondwandelt. Houd het tot slechts een minuut of zo.[4]
    • Als je de persoon kent, kun je beginnen met zoiets als: "Dus Alyssa, de vorige keer dat we praatten, werkte je aan dat uitbreidingsproject. Hoe gaat dat?"
    • Als u de persoon niet kent, houdt u gewoon vast aan iets simpels als "Ik hoop dat het goed gaat vandaag".
  2. 2 Vermijd wollige taal. Vragen om dingen als "Is dit een goed moment om te bellen?" Of dingen zeggen als "Ik bel gewoon om ..." laat het klinken alsof er geen duidelijk, belangrijk doel is voor je telefoontje. Houd de aantekeningen over het doel van uw gesprek voor u en vertrouw erop dat u een legitieme reden hebt om te bellen.[5]
    • Als het echt geen goed moment is om te praten, laat de persoon het u toch weten.
  3. 3 Ga naar de zaak van uw oproep. Na introducties en geklets verschuiven naar het echte doel van je gesprek. Maak de overgang niet te abrupt of overduidelijk. Probeer een segue te maken naar het doel van je gesprek, zoals:[6]
    • "Nou, het is geweldig om Antonio in te halen. Ik bel om .... "
    • "Ik ben blij om te horen dat het goed gaat met je. Ik bel om .... "
  4. 4 Zorg ervoor dat je vragen stelt. Als je de persoon alleen maar met informatie bombardeert, voelt het alsof de oproep overweldigend en eenzijdig is. Stop in plaats daarvan en stel vragen, weet dan, en laat de persoon zich opgenomen voelen en een verbinding tot stand brengen. Probeer bijvoorbeeld dingen als:[7]
    • "We denken erover om een ​​groepsbijeenkomst op de 28ste in te plannen. Hoe klinkt dat voor jou, Beatrice? "
    • We hopen alle afdelingshoofden bij elkaar te krijgen om de strategie voor het volgende kwartaal te bespreken. Heb je daar enig idee voor, Beatrice? "
  5. 5 Maak notities tijdens het gesprek. Dingen noteren terwijl u met de persoon praat, heeft verschillende voordelen. Het kan u helpen aandachtig te luisteren naar alles wat de beller zegt, bijvoorbeeld. Het dient ook als een record van de oproep, voor het geval u vervolgacties moet uitvoeren of de oproep aan iemand anders moet melden.[8]
  6. 6 Verduidelijk eventuele vervolgacties die nodig zijn. Als u informatie wilt achterhalen en contact met de persoon wilt opnemen, noteert u dit. Evenzo, als u de persoon nodig hebt om iets te doen en later weer contact met u op te nemen, zorg er dan voor dat zij dit begrijpen. Hoe dan ook, zorg ervoor dit duidelijk te vermelden voordat je het gesprek beëindigt. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen:[9]
    • "Dus Karl, ik zal bij onze leveranciers informeren naar een tijdschema voor bezorging en daarover met u contact opnemen, oké?"
    • "Ok, Justina, als je je planning kunt checken en tegen het einde van de week weer een aantal potentiële vergadertijden kunt krijgen, zou dat geweldig zijn, oké?"

Derde deel van de drie:
Oefenen Goede telefoonetiquette

  1. 1 Spreek duidelijk en lach als je doet. Het is gemakkelijk om angstig te zijn wanneer u een belangrijke oproep moet doen. Maar als u te snel praat of mompelt, is de oproep niet succesvol. Zorg ervoor dat je op een natuurlijke manier ademt terwijl je praat. Glimlachend terwijl je spreekt, zal je ook helpen om natuurlijker te klinken, zelfs als de persoon je niet kan zien.[10]
  2. 2 Vraag de persoon voordat hij een gesprek doorverbindt of in de wacht zet. Als je een van deze dingen moet doen, vraag ze dan eerst of het goed is.Ga er niet vanuit dat ze willen worden overgedragen of dat ze tijd hebben om vast te houden.[11]
    • Probeer iets te zeggen als "Liam, is het goed als ik je een ogenblik in de wachtstand houd, terwijl ik het met Christine bespreek?"
    • Als je iemand in de wacht moet zetten, gebruik dan de "hold" -functie van de telefoon. Laat nooit de lijn openstaan.
    • Kom regelmatig terug met de persoon of deze lang houdbaar zal zijn.
    • Bedank ze voor het wachten als je de telefoon weer oppakt.
  3. 3 Vertel de persoon waar je naar gaat kijken waar je niet zeker van bent. Misschien kom je op een punt dat de persoon vraagt ​​naar iets waarvan je het antwoord niet kent. Als dit gebeurt, moet u niet in paniek raken. Zeg echter niet simpelweg: "Ik weet het niet", want dat is een doodlopende weg. Vertel de persoon in plaats daarvan iets als: "Ik heb hier nu niet het antwoord op, maar ik zal het controleren en contact met u opnemen."[12]
    • Beloof de belofte als je belooft om terug te bellen.
  4. 4 Eindig met het bedanken van de persoon voor hun oproep. Het is gewoon hoffelijk om de persoon te bedanken voor het nemen van de tijd om met je te praten. Zorg ervoor dat je eindigt met zoiets als "Heel erg bedankt voor het praten met mij. Fijne dag! "Mensen zullen deze kleine gebaren onthouden.[13]