Hoe u een betere indruk maakt op de telefoon

Een positieve indruk maken via de telefoon is een vaardigheid die iedereen kan beheersen. De sleutel is het gebruik van het juiste geluid en de juiste etiquette, omdat de andere persoon je niet kan zien. Vertrouwen volledig op geluid in plaats van andere zintuigen kan in eerste instantie uitdagend zijn. Maar met een beetje oefening en voorbereiding klinkt u al snel als een professional.

Deel een van de drie:
Voorbereiden op uw oproep

1. 1 Bepaal wat je wilt bereiken. Als je een paar minuten nodig hebt om je voor te bereiden, kan dit je helpen om zelfverzekerd te blijven en gefocust te blijven. Kom met een paar doelstellingen die u hoopt te bereiken op uw oproep. U kunt zelfs proberen een checklist te maken zodat u op uw taak blijft.^[1]
   • Een mogelijk doel zou kunnen zijn om een ​​sterke indruk te maken bij een potentiële werkgever. Dit kan inhouden dat je interesse in de functie moet tonen, kennis over het bedrijf moet tonen en sterk moet aantonen hoe je hun missie ten goede zou komen. U kunt specifieke prestaties van uw kant opschrijven die relevant zijn voor de taak om ervoor te zorgen dat u niets nalaat.
   • Een ander mogelijk doel is om een ​​product te verkopen. Dit kan inhouden dat het gebruik van het product wordt toegelicht, waarin wordt aangegeven hoe het product de klant ten goede komt en dat het een voordeel biedt om het product onmiddellijk te kopen.
2. 2 Noteer informatie voorafgaand aan het gesprek. De eenvoudige handeling van het opschrijven van de naam van de persoon en eventuele gesprekspunten voordat u de oproep doet, zal u op uw gemak stellen. Op die manier, als je nerveus begint te worden terwijl je met de persoon praat, hoef je je geen zorgen te maken dat je iets belangrijks vergeet. Het is daar recht voor je!
3. 3 Repeteer de oproep. Door je telefoongesprek te oefenen, kun je probleemgebieden van tevoren uitwerken. Misschien weet u niet precies hoe u iets moet formuleren of hoe u een moeilijk onderwerp naar voren kunt brengen. Als je dit van tevoren uitzoekt, ben je in staat om eventuele uitdagingen het hoofd te bieden.
   • Probeer een vriend om hulp te vragen. Als u bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek voert voor een functie, kan uw vriend optreden als potentiële werkgever en een schijnvertoning met u voeren. Dit kan handig zijn, omdat uw vriend misschien vragen kan bedenken of aspecten van uw spraak opmerkt die u over het hoofd hebt gezien.
   • Probeer ook jezelf op te nemen terwijl je spreekt. Dit geeft je een kans om te horen wat de ander wil en om aanpassingen te doen. Besteed aandacht aan het geluid van je stem en werk op uitdrukkelijke uitdrukkingen op een duidelijke, beknopte manier.
4. 4 Gebruik de juiste apparatuur. Omdat een telefoontje volledig afhankelijk is van geluid, is het gebruik van een hoogwaardige telefoon van groot belang. Hoe goed je ook spreekt, als de persoon je niet begrijpt, zullen ze niet onder de indruk zijn. Gebruik een vaste lijn via een mobiele telefoon aangezien mobiele telefoons afhankelijk van de service in- en uitschakelen. Zorg ervoor dat er geen statische elektriciteit op de lijn is en schakel wachtende gesprekken uit om onderbrekingen te voorkomen.^[2]
5. 5 Implementeer positieve lichaamstaal. Omdat de persoon je niet kan zien, is het misschien verleidelijk om te slunderen of voorover te buigen. Maar wist je dat dit kan doordringen met het geluid van je stem? Als je met je schouders naar achteren staat en recht vooruit kijkt, klinkt je stem veel gezaghebbend en zelfverzekerder.^[3]
   • Probeer te glimlachen om je stem positief en vrolijk te laten klinken. Het kan in het begin vreemd aanvoelen, maar vergeet niet dat je lichamelijkheid doorkomt in je stem. De beller zal alleen denken dat je warm en aangenaam klinkt en geen idee hebt dat je aan de andere kant ongemakkelijk glimlacht.
6. 6 Ga ergens stil. Bij voorkeur niet in je auto! Zoek een rustige, stationaire ruimte waar je geen last van hebt. Achtergrondgeluid kan ongelooflijk afleidend zijn tijdens een gesprek en klinkt altijd onprofessioneel. Een stille kamer helpt u zich te concentreren op de beller en hen toe te staan ​​u op u te concentreren in plaats van dat rare piepgeluid of het luidruchtige stel in de buurt.^[4]
7. 7 Kijk naar een foto. Als je problemen hebt om positief te klinken, probeer dan te kijken naar iets dat je een goed gevoel geeft. Maak een foto van je favoriete plek of je familie in de buurt. Dit kan je gemoedstoestand een boost geven, wat altijd in je stem zal blijken.
8. 8 Neem een ​​glas water in de buurt. Als het gesprek blijft hangen, wil je niet dat je stem droog en krassend wordt. Soms kunnen zenuwen ook bijdragen aan een droge mond. De eenvoudige handeling van het hebben van water zal je helpen om op een goed volume te spreken zolang als nodig is.^[5]
9. 9 Houd een pen en een stuk papier bij de hand. Dit is om notities te nemen tijdens het gesprek. Bereid dit voor op het moment dat u belt, zodat u er niet aan hoeft te denken. Soms vereisen telefoongesprekken follow-up of aanvullende stappen. Probeer dit in plaats van dit allemaal ter plekke te onthouden, zodat uw conversatiesucces ook na het eerste gesprek kan worden voortgezet.
10. 10 Houd middelen bij de hand. Afhankelijk van de aard van het telefoongesprek kan het nuttig zijn om relevante bronnen ter referentie te hebben. Op deze manier kunt u snel uw bronnen controleren in plaats van volledig op geheugen te vertrouwen.
    • Voor een sollicitatiegesprek kun je overwegen om wat informatie over het bedrijf en eventuele vragen die je hebt af te drukken.
    • Voor een verkoopgesprek wilt u waarschijnlijk de informatie over uw product bij de hand hebben.
    • Als u een afspraak met iemand wilt maken, probeer dan informatie over de plaats die u wilt bezoeken en neem uw agenda mee.

Tweede deel van de drie:
Precies spreken

1. 1 Duidelijk praten. Dit betekent woorden verzinnen, een goede intonatie gebruiken en langzaam spreken. Oefen dit van tevoren, zodat het een tweede natuur wordt en neem je op om te controleren hoe je klinkt. Het mag nooit robotachtig of geforceerd klinken, maar duidelijk en aangenaam. Het geluid van je stem gaat ver door met een telefoongesprek. Zorg dat je niet mompelt!^[6]
   • Oefen langzamer dan je normaal zou doen. Omdat het moeilijker is om iemand telefonisch te begrijpen, moet u uw tijd nemen zonder te slepen.
   • Ademhaling speelt ook een grote rol bij het spreken. Haal diep adem voordat je het gesprek begint en probeer dan gelijkmatig en regelmatig te ademen.
2. 2 Spreek beleefd. Het maken van goede woordkeuzen is van het grootste belang. Als je professioneel probeert te klinken, is vloeken nooit gepast. Als je twijfelt, vergis je aan de kant van beleefdheid. Bijvoorbeeld, in plaats van contact op te nemen met een collega en te zeggen: "What's up?", Probeer iets formeler zoals: "Hoe gaat het met u vandaag?"^[7]
   • Een veel voorkomende hoffelijkheid bij het maken van de oproep is om de beller te vragen: "Is dit een goed moment voor jou?" Dit toont aandacht voor de andere persoon en kan de potentiële onhandigheid elimineren om ze door het gesprek te laten haasten.
   • Hoffelijke spraak in andere gesprekssituaties is ook van toepassing op de telefoon. Onderschat bijvoorbeeld niet de kracht van simpele uitdrukkingen als "alstublieft" en "dank u." Zorg er daarnaast voor dat u de andere persoon niet onderbreekt.^[8]
   • Wees ook hoffelijk van de tijd van de luisteraar. Het is niet nodig om door iemand te lopen of iemand zijn oor af te praten. Probeer ter zake te komen.
   • Misschien is de grootste hoffelijkheid een eenvoudige eerlijkheid. Het laat de persoon zien dat je hem genoeg respecteert om de waarheid te vertellen. Hoe verleidelijk ook, probeer niet de waarheid uit te rekken om er beter uit te zien. Dit beschadigt de relatie en komt uiteindelijk aan de oppervlakte.
3. 3 Luister actief. Een groot deel van een goed gesprek voeren met iemand aan de telefoon gebeurt zonder zelfs maar te spreken. Het is belangrijk om echt naar de andere persoon te luisteren en dienovereenkomstig te reageren. Als je het moeilijk vindt om op te letten, schrijf dan een paar opmerkingen over wat ze zeggen.
   • Om te laten zien dat je hebt geluisterd, herhaal je een deel van wat ze zeiden toen je reageerde, zoals: "Ik waardeerde wat je zei over het centraal stellen van klanten. Dat is ook heel belangrijk voor mij. "Dan kun je toevoegen aan wat ze zeiden om het gesprek voort te zetten.
4. 4 Gebruik de naam van de beller. Dit is een leuke persoonlijke toets. Het helpt om een ​​verbinding met de beller als persoon te ontwikkelen in plaats van alleen die stem aan de andere kant van de lijn. Het is niet nodig om het te overdrijven, maar voeg het bij gelegenheid toe. Je zou kunnen zeggen: "Ik heb echt genoten van de tijd die we samen doorbrachten, Linda, en ik hoop dat we elkaar nog een keer kunnen ontmoeten."
5. 5 Eindig met een positieve noot. De uiteindelijke indruk die je maakt is de notitie waarmee je de persoon zult verlaten. Dit zal zijn wat ze in gedachten houden. Vergeet hen niet te bedanken voor hun tijd en probeer hen kort te herinneren aan een positieve indruk van uw gesprek. U kunt bijvoorbeeld iets zeggen als: "Ik waardeer het dat u de tijd neemt om vandaag te praten. Ik ben blij dat we de kans hebben gehad om die doelen voor ons bedrijf te bepalen. "^[9]

Derde deel van de drie:
Telefoonetiquette gebruiken

1. 1 Beantwoord uw telefoon meteen wanneer deze overgaat. Als u een belangrijk gesprek verwacht, houd dan uw telefoon in de buurt en probeer deze binnen drie keer te beantwoorden. Als u uw telefoon lang laat rinkelen, kan de beller zich onbelangrijk voelen of ongeduldig worden.
2. 2 Stuur oproepen onmiddellijk terug als iemand een bericht achterlaat. Probeer zo snel mogelijk te reageren. Dit toont de beller dat u hem waardeert. Als je beschikbaar zou moeten zijn als ze gebeld hebben, verontschuldig je dan en geef je hen een korte uitleg waarom je er niet was. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Het spijt me dat ik er niet was toen je belde. Het voetbalspel van mijn zoon ging overuren. "Probeer indien mogelijk de persoon van tevoren te laten weten dat je niet beschikbaar zult zijn.^[10]
3. 3 Heb een professioneel klinkende voicemail. Voor die keren dat u niet in staat bent om naar de telefoon te gaan, moet u een vooraf opgenomen bericht opnemen in plaats van een gecomputeriseerd bericht. De berichten die u achterlaat, zeggen veel over u. Als ze onvriendelijk of lukraak zijn, kunnen ze uw luisteraars een negatieve indruk geven.
   • Kies iets als: "Hallo! Dit is Drew. Ik ben momenteel niet beschikbaar om je oproep te beantwoorden. Laat alstublieft uw naam en nummer achter en ik zal uw oproep zo snel mogelijk beantwoorden. Heel erg bedankt en een geweldige dag! "In plaats van een geautomatiseerde stem te laten zeggen," Box 3709 - laat een bericht achter op de toon. "
4. 4 Follow-up indien nodig. Vaak vereist een telefoongesprek meerdere gesprekken. Zorg ervoor dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt om de persoon op te volgen en doe altijd wat je zegt dat je wilt. Als u iemand vertelt: "Ik zal die cijfers controleren en later vandaag weer contact met u opnemen", zorg er dan voor dat u de cijfers controleert en ze die dag terugkrijgt!
   • Als iemand je om informatie vraagt ​​die je momenteel niet hebt, vraag hem dan of het acceptabel is om ernaar te kijken en hem terug te bellen. Je zou iets kunnen zeggen als: "Het spijt me, maar ik heb die informatie nu niet. Zou het goed zijn om erachter te komen en je terug te bellen?"
5. 5 Bel tijdens kantooruren. Als u niet zeker weet wanneer u moet bellen, zijn normale openingstijden (van 9.00 tot 17.00 uur) meestal een goed moment. Er is niets ergers dan gewekt te worden door een telefoontje.
6. 6 Laat een kwaliteitsbericht achter als de persoon niet reageert. Vermeld uw naam, nummer en de reden voor uw oproep. Zorg dat je langzamer gaat wanneer je je telefoonnummer achterlaat, zodat ze de kans krijgen om het op te schrijven.