Het beantwoorden van de telefoon is een belangrijke vaardigheid voor het leven. Beroepssituaties, zoals een zakelijke oproep of een oproep van een potentiële werkgever, kunnen een meer formele begroeting vereisen. Als je het telefoontje van een vriend, een verliefd persoon of een familielid opneemt, wil je dit op een meer ontspannen en natuurlijk manier beantwoorden. Als u een oproep beantwoordt van een onbekend of privé-nummer, dient u zich te vergissen aan de kant van formaliteit en voorzichtigheid.

Methode één van de drie:
Een telefoon beantwoorden op het werk

  1. 1 Houd het professioneel. Wanneer u de telefoon op uw kantoor beantwoordt, weet u niet altijd wie aan de andere kant van het gesprek zit. Professioneel beantwoorden van de telefoon zal het gesprek beginnen dat u op het juiste moment van de baan krijgt.
    • Wanneer u twijfelt, antwoord dan met een eenvoudig "Hallo, dit is Carl."
    • Zelfs als je nummerherkenning hebt, kan het zijn dat je baas belt via de telefoon van een collega! De telefoon beantwoorden met "Ja, wat?" kan mensen een negatieve of overdreven nonchalante indruk van je geven.[1]
  2. 2 Focus op het gesprek. Wees absoluut aanwezig. Stop met wat je misschien doet en neem een ​​kort moment om je voor te bereiden.
    • Draag het gezicht dat u wilt projecteren voordat u de telefoon opneemt. Het maakt een verschil: of je nu lacht, fronst of je verveelt tot tranen, je beller hoort dat in je toon.
    • Onthoud dat u niet rondkijkt op internet of uzelf tijdens het gesprek afleidt. Als u niet bent aangenomen, weet de beller dat.
  3. 3 Identificeer jezelf altijd. In zakelijke situaties is het passend om de telefoon te beantwoorden met uw naam en bedrijf: "Goedemorgen, bedankt dat u XYZ hebt gebeld. Dit is Carl. Hoe kan ik u helpen?"
    • Als het een interne oproep is, en u weet het, kunt u antwoorden met uw afdeling en naam: "Hallo, dit is WebDev, Carl spreekt, hoe kan ik u vandaag helpen?" Hiermee weet uw beller dat ze de juiste persoon hebben bereikt en dat u klaar staat om hen te helpen. Het houden van een vriendelijke, persoonlijke toon zal de oproep voor iedereen aangenamer maken.
    • In veel kantoorsituaties zijn er richtlijnen voor het beantwoorden van de telefoon die alle werknemers moeten volgen. Projecteer altijd oprechtheid, hoe dom de ingeblikte lijnen ook mogen lijken - de klant kan het verschil zien als je enthousiast bent, in plaats van alleen de keu te lezen: "Welcome to Good Burger, Home of the Good Burger!" klinkt helemaal belachelijk als je het niet met overtuiging zegt.
  4. 4 Beantwoord met een passend niveau van decorum. Wees geduldig, respectvol en vrolijk. Doe je best om behulpzaam te zijn. Probeer niet te informeel te praten totdat je weet wie de beller is.[2]
    • Als de spreker zichzelf niet voorstelt, zeg dan: "Mag ik vragen wie er belt?" Het is belangrijk om te weten wie er belt, voor het geval u opnieuw contact met hen opneemt of deze naar een andere lijn wilt overbrengen. Dit gebaar laat de beller ook weten dat hij of zij persoonlijk wordt behandeld, en bij uitbreiding dat hij of zij er toe doet. Het is belangrijk om positieve werkrelaties op te bouwen met mensen die meer dan eens contact met u opnemen.
    • Probeer niet onbeleefd te zijn, ook al ben je gefrustreerd. Houd er rekening mee dat uw woorden en acties in een werkomgeving rechtstreeks betrekking hebben op uw bedrijf. Als u slecht nadenkt over uw bedrijf, kunt u zaken verdrijven - en uw leidinggevenden mogen niet vriendelijk zijn voor de trend.
  5. 5 Wees voorbereid op een bericht. Als iemand belt om met uw leidinggevende of collega te praten, maar u bent de enige beschikbare persoon om de oproep aan te nemen, vraag dan beleefd wie er belt en vraag hen om hun doel te vermelden. Luister aandachtig en registreer zo veel relevante informatie als je kunt: [3]
    • Als de persoon die ze proberen te bereiken niet beschikbaar is om te spreken, zegt u tegen de beller: "Het spijt me, maar mijnheer O'Halloran is op dit moment niet beschikbaar. Mag ik een bericht sturen?"
    • Zorg dat u de naam, het telefoonnummer en de reden van bellen registreert. Bepaal hoe urgent de oproep lijkt: lijkt de beller dat ze iets nodig hebben dat binnen de komende twee uur wordt afgehandeld, of alleen binnen de komende week? Als het een belangrijke bedrijfsoproep is, moet u het probleem zo snel en efficiënt mogelijk behandelen - zorg er daarom voor dat u het bericht zo snel mogelijk doorgeeft.
  6. 6 Wees op uw hoede voor het verzamelen van informatie. Als u een beller niet herkent en hij of zij om informatie over u of anderen vraagt, moet u erop letten dat u niet te veel onthoudt over de innerlijke functie van uw bedrijf.
    • Zelfs als de beller een naam geeft en zijn of haar bedrijf identificeert, moet u op uw hoede zijn, tenzij ze een vertrouwd contact zijn. Als u het niet zeker weet, zet u de beller even stil en vraagt ​​u een collega om advies: "Hebben we eerder zaken gedaan met iemand die Dave Neal heette? Hij stelt veel vragen over onze processen en capaciteit, en ik wil ervoor zorgen dat ik hem kan vertrouwen. "
    • In een zakelijke situatie: "Het spijt me, mijnheer / mevrouw, het beleid van het bedrijf is dat ik die informatie niet mag verspreiden." Mag ik meer informatie over waarom het nodig is? " en maak je beoordeling vanaf daar.

Methode twee van drie:
Uw persoonlijke telefoon beantwoorden

  1. 1 Pas uw begroeting aan aan degene die belt. Als u weet wie er belt, gebaseerd op beller-ID en ervaring, voel u dan vrij om die persoon te begroeten zoals u persoonlijk zou doen. Als u niet weet wie er belt, beantwoordt u formeler en wacht u tot de beller zijn doel aangeeft.
    • Voor een standaard, internationaal geaccepteerde begroeting: zeg: "Hallo?" Beantwoord met een lichte opwaartse buiging aan het einde van je begroeting, alsof je een vraag stelt. "Hallo?" Dit zal de beller ertoe aanzetten om te reageren en in de meeste gevallen zullen ze uitleggen waarom ze bellen.
    • Als een vriend belt, begroet ze dan nonchalant: "Hé, Tom! Hoe gaat het?"
    • Als een leidinggevende, een kennis of een potentiële werkgever belt, begroet ze dan formeler, maar met een vleugje vertrouwdheid: 'Goedenavond, meneer Lynch. Hoe gaat het met u?'
    • Als u niet weet wie er belt, keert u terug naar een eenvoudig "Hallo?"
  2. 2 Nadat je 'hallo' hebt gezegd", wacht tot de beller antwoordt. Als u 'Hallo?' Zegt, vraagt ​​u de beller om zichzelf voor te stellen. Bekijk het volgende voorbeeld, met uw woorden erin stoutmoedig en de woorden van de beller in cursief:
    • "Hallo?"
    • "Hé, Carl, het is Tom."
    • "Oh, hey Tom! Hoe is het?"
    • "Ik bel gewoon om te zien of je er later bent, ik dacht erover om naar de nieuwe Star Wars-film te gaan."
    • "Heck ja, ik ben naar beneden om de nieuwe Star Wars-film te zien!"
  3. 3 Personaliseer je begroeting. Naarmate u meer ervaring opdoet met het beantwoorden van de telefoon, kunt u beginnen met het ontwikkelen van begroetingspatronen en specifieke frases die u steeds opnieuw gebruikt.
    • Overweeg uzelf te identificeren met uw begroeting: "Hallo, dit is Carl." of "Carl spreekt."
    • Overweeg om te experimenteren met informele variaties van "Hallo?": "Hé!" of "Hiya!" of "Hé, hoe gaat het?" of "Hé, hoe gaat het?" Deze informele begroetingen zijn het meest geschikt voor vrienden en niet-professionele kennissen.
  4. 4 Stel een voicemailbericht in voor de keren dat u de telefoon niet kunt beantwoorden. Iedereen van vrienden tot ouders of werkgevers kan uw voicemailbericht horen, dus zorg ervoor dat het beleefd en direct is. Vermijd grap of prank voice-mail opnames, tenzij je absoluut zeker bent dat alleen je vrienden zullen bellen.
    • Zeg: "Je hebt Carl's voicemail bereikt. Het spijt me dat ik nu niet aan de telefoon kan komen. Laat een bericht achter en ik neem zo snel mogelijk contact met je op."
    • Overweeg een gezinsopname in te stellen als u een thuistelefoon gebruikt. Zeg: "Hallo, dit is de familie Rogers. Sorry dat we nu niet aan de telefoon kunnen komen, maar laat ons een bericht achter en we bellen u zo snel mogelijk terug!" Voel je vrij om plezier te hebben met familieopnames - probeer je hele gezin als een koor te laten spreken, of laat elk gezinslid een deel van het bericht horen.
    • Overweeg rechtstreeks om bellergegevens te vragen, in plaats van bellers te vragen een bericht achter te laten: "Laat alstublieft uw naam, nummer en doel achter om te bellen en ik zal uw telefoontje beantwoorden zodra het u uitkomt." Deze specifiekere benadering kan het meest geschikt zijn voor een nummer waarop u verwacht veel professionele oproepen te ontvangen.

Methode drie van drie:
Een oproep beantwoorden van een onbekend nummer

  1. 1 Overweeg wie u zou kunnen bellen. Als u een telefoontje van iemand verwacht - een nieuwe kennis, een organisatie of een potentiële werkgever - beantwoordt u de telefoon met dit in gedachten. Bepaal of de situatie om een ​​iets meer formele of iets minder formele begroeting vraagt, maar vergis u aan de kant van de formaliteit, voor het geval dat.
    • Beantwoord in dit geval beleefd en semi-formeel. Een eenvoudig "hallo?" zal ik doen. U hoeft zich niet meteen te identificeren - als de beller u persoonlijk kent of uw naam op een lijst heeft staan, zal hij of zij vragen: "Hallo, mag ik Carl spreken?"
    • Als de oproep wordt vermeld als "onbekend" of "geblokkeerd", hoeft u zich niet verplicht te voelen om de telefoon op te nemen. Antwoord, als je wilt, of wacht gewoon af of de beller een voicemail achterlaat. Je kunt altijd iemand terugbellen als het belangrijk is.
  2. 2 Wees op uw hoede voor gemene oproepen. Als u de telefoon opneemt en de oproep snel belachelijk of aanstootgevend wordt, wordt u misschien door de grap genoemd. Sommige prank-bellers zijn vulgair en duidelijk, maar andere prank-bellers zullen proberen je te laten denken dat het een legitiem belangrijke oproep is. Deal met grappenmakers zoals je met pestkoppen zou doen: als je aan de lijn blijft en hun grap speelt, zal het hen alleen maar aanmoedigen. Het kan handig zijn om aan de lijn te blijven en mee te spelen als het je inzicht geeft in wie er belt. Sommige Amerikaanse telefoonbedrijven bieden een service voor het bijhouden van oproepen: als u * 69 belt nadat u de telefoon hebt opgehangen, geeft een geautomatiseerde berichtenservice u openbare informatie over het laatste nummer dat u belde.[4]
  3. 3 Wees voorzichtig met telemarketeers. Als je een oproep beantwoordt van een onbekend nummer en de persoon aan de andere kant van de lijn begint je vragen over jezelf te stellen, proberen ze mogelijk je geld te krijgen.
    • Telemarketeers bellen dagelijks tientallen mensen en veel van deze mensen zijn niet geïnteresseerd in wat ze verkopen. Voel je niet rot om te zeggen: "Bedankt voor het bellen, maar ik ben niet geïnteresseerd. Fijne dag!" en ophangen. Verspil geen tijd of die van hen.
    • Als u geen oproepen van dit bedrijf meer wilt ontvangen, vraagt ​​u de telemarketeer uw nummer op te nemen in de lijst "Niet bellen". Veel bedrijven zullen aan uw verzoek voldoen en zij zullen u niet meer lastig vallen.
    • Als je geïnteresseerd bent in wat een telemarketeer verkoopt, voel je dan vrij om aan de lijn te blijven en naar het veld te luisteren. Houd in gedachten dat hoe langer je aan de lijn blijft, hoe meer ze je proberen te verkopen!
    • Als ze u of een ander lid van uw huishouden vragen, vraag hen om hun naam en organisatie voordat u hen iets vertelt - het laatste wat u wilt doen is telemarketeers te veel informatie geven! Als ze gek zijn of niet zeggen wie ze zijn, onthoud dan - je bent niet verplicht om met hen te blijven praten.