Uw payroll-proces begint met het verzamelen van looninformatie voor elke medewerker. Bedrijven gebruiken een W-4-formulier om de archiveringsstatus en de rechten van de werknemer te documenteren. U moet ook de lonen zorgvuldig volgen voor uw werknemers. Aan het einde van elke betaalperiode berekent u het brutoloon. Bedrijven hebben verschillende belastingen die moeten worden ingehouden op brutolonen. U kunt ook bedragen aftrekken voor bijdragen aan het pensioenplan. Veel bedrijven huren een payroll-bedrijf in om alle loonberekeningen te maken en de verschuldigde bedragen aan werknemers te betalen.

Deel een van de twee:
Looninformatie verzamelen

  1. 1 Geef alle werknemers opdracht om een ​​W-4-formulier in te vullen, zodat u de federale belastingaanspraken op het loon correct kunt berekenen. Dit formulier wordt gebruikt om de archiveringsstatus van de werknemer te documenteren. U gebruikt ook het W-4-formulier om het aantal rechten te berekenen dat de werknemer wil. Zowel de aanvraagstatus als de emissierechten hebben invloed op het bedrag aan federale belasting dat is ingehouden op de lonen.[1]
    • De archiveringsstatus van de werknemer kan gehuwd, alleenstaand of aan het hoofd van een huishouden zijn. Er zijn verschillende andere variabelen die van invloed kunnen zijn op de bestandsstatus. De archiveringsstatus van de belastingplichtige heeft invloed op het ingehouden bedrag aan dollar.
    • Een W-4-formulier bevat een persoonsgebonden werkblad. De medewerker berekent zijn rechten op basis van het aantal afhankelijke personen dat hij heeft. Als de werknemer getrouwd is, ontvangt de werknemer ook een vergoeding als zijn echtgenoot niet werkt.
    • Hoe meer rechten door een werknemer worden geëist, des te minder federale belasting wordt ingehouden op brutolonen.
  2. 2 Verzamel alle salarisinformatie voor elke betaalperiode. Als werkgever kunt u de wekelijkse, tweemaandelijkse of eenmaal per maand salarisverwerking verwerken. Ongeacht het aantal keren dat u betaalt, moet u de benodigde gegevens verzamelen om het brutoloon te berekenen.[2]
    • U moet bijgewerkte loonadministratie bijhouden voor elke werknemer. Hoewel sommige bedrijven spreadsheetrecords bijhouden, kunt u efficiënter werken met behulp van payroll-software.
    • In uw administratie moet het huidige salaris van elke werknemer worden vermeld. Voor werknemers per uur moet u het uurloon vastleggen, inclusief overwerk. Payroll-software kan berekenen welke werknemersuren als overuren moeten worden geteld.
    • Werknemers per uur moeten hun tijd boeken met behulp van een formele tijdkaart. U hebt een specifiek proces nodig om het exacte aantal gewerkte uren per dag bij te houden. Werkgevers moeten elke dag hun tijd onmiddellijk boeken, zodat uw gegevens altijd actueel zijn.
  3. 3 Bereken het brutoloon voor elke werknemer. Wanneer u het einde van een betaalperiode bereikt, berekent u het brutoloon dat verschuldigd is voor al uw werknemers. De berekeningen zullen variëren, afhankelijk van het feit of de werknemer in loondienst is of per uur wordt betaald.[3]
    • Gebruik software om het brutoloon te berekenen dat verschuldigd is aan loonwerkers, elke betaalperiode. Stel bijvoorbeeld dat het jaarsalaris van een werknemer $ 52.000 per jaar is. U verwerkt uw salaris 26 keer per jaar (elke 2 weken). Elke loonperiode, de werknemer verdient ($ 52.000 gedeeld door 26), of $ 2.000 in brutoloon.
    • Stel dat een werknemer een loontarief van $ 25 per uur verdient voor reguliere uren en een tarief van $ 37,50 voor overuren (het tarief voor overwerk in de VS is 1,5x het normale tarief). Overuren worden meestal betaald voor alle gewerkte uren gedurende 40 uur in een kalenderweek.
    • Voor de meest recente loonperiode werkte de werknemer 45 uur in week één en 40 uur in week twee. U moet zowel normale uren als overuren berekenen. Het normale uurloon is (80 uur vermenigvuldigd met $ 25 = $ 2.000). Overwerk betaalt verdiende totalen (5 uur X $ 37,50 = $ 187,50). Het brutoloon voor deze werknemer telt op tot $ 2.187,50.

Deel twee van twee:
Computing inhoudingen van betaling

  1. 1 Bepaal het juiste bronbedrag voor federale inkomstenbelasting. De primaire methode die de meeste belastingbetalers gebruiken om hun belastingplicht te betalen, is via loonheffingen. Uw werkgever legt het loon namens u aan de IRS voor. Gebruik deze link om meer te weten te komen over veel loonbelastingaangelegenheden: Loonheffingen berekenen.[4]
    • Stel dat u $ 10.000 aan federale belastingen verschuldigd bent voor uw jaarlijkse brutoloon van $ 50.000. Stel dat uw werkgever $ 9.000 van die $ 10.000 aansprakelijkheid heeft geweigerd. Op een tweemaandelijks betalingsschema zou dit worden weergegeven als $ 375 ingehouden door uw werkgever per betaalperiode (een totaal van $ 9000 / jaar) met een daadwerkelijke federale belastingplicht van $ 416,67 per betaalperiode (een totaal van $ 10.000 / jaar).
    • Alle loontrekkenden ontvangen een W-2-formulier van hun werkgever. Dit formulier documenteert uw brutoloon en uw inhoudingen, inclusief de inhoudingen en nalatigheden van de federale overheid en de staat.
    • Wanneer u uw belastingaangifte indient, neemt u een kopie van uw W-2 op. Dat W-2 zal verklaren dat $ 9.000 aan belasting werd ingehouden op de beloning. De werknemer dient de belastingaangifte in en betaalt de resterende $ 1.000 aan verschuldigde federale belastingen.
    • Als werkgever kunt u IRS-publicatie 15 (circulaire E) gebruiken om inhoudingen te berekenen. Kies de methode Percentage of de methode Loonbundel en gebruik het juiste diagram in de publicatie.
  2. 2 Trek andere vereiste bedragen af ​​van brutoloon. Werkgevers moeten ook bedragen aftrekken voor sociale zekerheid, Medicare en federale werkloosheidsbelastingen. Houd er rekening mee dat de werkgever elke belastingheffing voor elke individuele werknemer moet berekenen. Het bedrijf rapporteert de informatie en dient de betaling in bij elke belastinginstantie.[5]
    • Sociale zekerheid biedt een inkomen aan gepensioneerden en mensen met een handicap. Het belastingtarief is 6,2% voor 2015. Zodra een werknemer een bruto cumulatief salaris van $ 118.500 heeft bereikt, wordt geen extra belasting van de sociale zekerheid ingehouden.
    • Medicare biedt medische dekking voor ouderen en mensen met een handicap. Het belastingtarief voor 2015 is momenteel 1,45%. Alle lonen zijn onderworpen aan deze belasting.
    • Werkgevers betalen zowel voor een nationale werkloosheidsbelasting als voor een federaal belastingstelsel voor de werkloosheid. Beide systemen bieden inkomen aan mensen zonder werk. U moet eerst de vereiste staatstaks betalen.De federale belastingberekening geeft u de mogelijkheid om een ​​belasting te ontvangen voor belastingen die u in uw staatssysteem hebt gestort
  3. 3 Bereken andere inhoudingen en dien betalingen in bij belastinginstanties. Het verwerken van de salarisadministratie kan lastig zijn, omdat je aangiften moet melden en indienen bij verschillende entiteiten. Vanwege deze complexiteit moet u sterk overwegen te investeren in salarissoftware.[6]
    • Veel bedrijven huren een loonbedrijf om loonkwesties aan te pakken. Misschien vindt u dat het inhuren van een externe expert u kan helpen tijd te besparen en tijd te besparen.
    • Een loonbedrijf kan de bronberekeningen maken en de bedragen van de nettobetaling indienen op de bankrekening van elke werknemer. U levert de werknemersgegevens en de bedrijfsbankrekening die u gebruikt om betalingen te verwerken.
    • Mogelijk moet u extra personeelsitems aftrekken, zoals bijdragen voor het pensioenplan, ziekteverzekeringspremies en liefdadigheidsbijdragen. Houd er rekening mee dat sommige betalingen worden afgetrokken voordat de belastingen worden berekend. Andere bedragen worden afgetrokken nadat de belastingen zijn berekend.
    • Alle inhoudingen moeten afzonderlijk op het loonstrookje van de werknemer worden weergegeven en worden doorgaans weergegeven met waarden voor de aftrek van zowel de huidige betaalperiode als de cumulatieve 'year to date' aftrekkingen voor een bepaald regelitem. Aftrekken vóór belastingen en na belasting worden meestal als zodanig genoteerd en verschijnen vaak in afzonderlijke delen.