Het klinkt eenvoudig, maar toch? Ben je de juiste stappen aan het doen? Er is een manier om e-mail te beheren met behulp van Microsoft Outlook Mail Folders, maar het is niet altijd duidelijk hoe je dit effectief kunt doen.

Stappen

  1. 1 Identificeer individuen of groepen mensen van wie u regelmatig e-mail ontvangt.
  2. 2 Maak vanuit Outlook Mail, Actions, Rules and Alerts nieuwe regels voor elke individuele groep of persoon van wie u regelmatig e-mail ontvangt en stuur deze e-mails door om naar een specifieke map onder de map Inbox te worden verplaatst.
  3. 3 Bepaal of u wilt dat A) gewaarschuwd wordt wanneer u een speciaal bericht ontvangt van deze persoon of groep en / of B) markeer het onmiddellijk als gelezen. Bekijk de andere actie-opties om te zien of ze u verder kunnen helpen.
  4. 4 Maak nieuwe regels voor elke individuele groep of persoon naar wie u regelmatig e-mail verzendt en stuur deze e-mails door om te worden verplaatst als een kopie van de e-mail die u naar een specifieke map onder de map Verzonden verzendt.
  5. 5 Stel op basis van prioriteit vast wanneer en in welke volgorde u de verwerking van een regel wilt stoppen. Dit is vooral belangrijk wanneer u werkt met regels die betrekking hebben op e-mails die u hebt sturen - anders bewaart u meerdere exemplaren van dezelfde e-mail.
  6. 6 Heb één verzonden regel onderaan alle verzonden regels met Stop met verwerken. Deze regel zal alle e-mails vangen die niet in individuele submappen zijn geplaatst.
  7. 7 Evalueer doorlopend de verzonden e-mails die naar de map Verzonden gaan en die niet worden verplaatst naar een andere submap. Het aantal berichten in de Verzonden map kan aangeven wanneer het tijd is om nieuwe subcategorieën van verzonden e-mail te maken.
  8. 8 Evalueer op continue basis de e-mails van Inbox die naar de Inbox gaan en die niet naar een andere subcategorie worden verplaatst. Het aantal berichten in de hoofdregel Postvak IN map kan bepalen wanneer het tijd is om nieuwe subcategorieën van ontvangen e-mail te maken.