Weinig dingen zijn belangrijker voor een soepel lopend kantoor dan een archiveringssysteem dat werkt. Of u de enige bent die bestanden opent of deelt met een personeelslid, het bestandssysteem dat u kiest moet worden georganiseerd zodat iedereen kan vinden waarnaar hij op zoek is. Als het bestandssysteem moeilijk te gebruiken is, hang je op papier uit angst dat je het in de bestanden kwijtraakt en zul je snel stapels papieren hebben die je bureau bedekken.

Stappen

  1. 1 Beslis over een archiveringssysteem. Wat het ook is, het moet logisch zijn, zodat je precies weet waar elk stuk papier is. Uw opties zijn:
    • Alfabetisch. Dit systeem is het beste als de meeste van uw bestanden namen van klanten, patiënten of klanten worden.
    • Onderwerp of categorie: de meeste bestandssystemen zijn geordend op onderwerp of categorie, wat goed werkt wanneer het correct is ingesteld, maar het kan ook het meest verwarrend zijn als dat niet het geval is.
    • Numerieke / Chronologisch. Dit is het beste als uw bestanden voornamelijk uit genummerd of gedateerd materiaal bestaan, zoals inkooporders of bonnen.
  2. 2 Vul je bestandenladen met hangende mappen. De hangende mappen worden nooit verwijderd en fungeren als plaatshouders voor de enveloppen van manilla die u uit de lade wilt verwijderen.
  3. 3 Sorteer uw papieren in stapels per categorie. Als een stapel meer dan een centimeter of twee hoog wordt, deel deze dan in subcategorieën. Als een stapel te dun is, combineer deze dan met een andere stapel en hernoem deze. De namen van de stapels moeten het gemakkelijk maken om te bepalen op welke stapel elk stuk papier terechtkomt.
  4. 4 Plaats elke stapel in een manilla map en label het duidelijk. Het is het beste om mappen met tabs te gebruiken die in het midden staan ​​in plaats van verspringend, omdat de bestanden er netjes uitzien.
  5. 5 Plaats de manilla-mappen in de hangende mappen. Voor de meeste bestanden werken gewone ophangmappen, maar voor dikke bestanden of bestanden die u in subcategorieën moest verdelen, gebruikt u de mappen onderaan. Je kunt de mappen desgewenst bestellen, maar de meeste mensen gebruiken op dit moment een alfabetisch systeem.
  6. 6 Label de hangende mappen met dezelfde namen als de manilla-mappen. Plaats alle plastic tabs aan de linkerkant van de map, tenzij u een laterale archiefkast gebruikt. Voor laterale bestanden, die van links naar rechts lopen wanneer u de lade opent in plaats van de voorkant naar de achterkant, plaatst u de tabs aan de rechterkant.
  7. 7 Plaats een voorraad hangende en manilla-mappen in de buurt van de bestanden zodat je gemakkelijk een map kunt toevoegen als je merkt dat je een stuk papier hebt dat niet bij een bestaande map hoort. Vermijd mappen die te dik of te dun zijn. U kunt ook mappen opnieuw rangschikken en de papieren opnieuw distribueren als u besluit dat u deze opnieuw moet categoriseren.
  8. 8 Verwijder aan het eind van het jaar alle mappen, labeer verse manilla-mappen met dezelfde categorienamen en plaats ze in de bestanden. Ga door de oude mappen om te zien of er iets moet worden overgebracht naar de huidige bestanden en plaats de rest in uw archief.