In de wereld van vandaag worden we voortdurend gebombardeerd met het aanbod (of de verwachting) om nog een ding te doen. Hoewel dit opwindend kan zijn, kan het ook moeilijk zijn om erachter te komen hoe alles in uw schema past. De meeste succesvolle mensen beseffen dat ze hun tijd en middelen moeten rangschikken om een ​​gezond en evenwichtig leven te leiden.

Deel een van de drie:
Uw projecten categoriseren en doelen stellen

  1. 1 Afzonderlijke werkprojecten van thuisprojecten. Dit is een manier om snel twee overkoepelende categorieën voor je doelen te maken. Hiermee kun je analyseren hoeveel tijd je aan je huis wilt besteden en hoeveel tijd je wilt vastleggen om te werken. Op deze manier organiseer je je algemene doelen, en organiseer je je thuis- en professionele doelen ten opzichte van elkaar.
    • U kunt meer categorieën opnemen - bijvoorbeeld schooldoelen - indien van toepassing. U kunt ook dringende taken scheiden van niet-urgente taken.[1]
  2. 2 Groepeer samen projecten met vergelijkbare taken. Een manier om goed gebruik te maken van uw tijd is om soortgelijke projecten samen te doen. Dit stelt sommige mensen in staat om een ​​bepaalde taak uit te voeren en het te doen voor alle projecten waaraan ze werken. Als u bijvoorbeeld een budget voor de verbouwing van uw slaapkamer wilt maken, kunt u uw algemene budget voor het huisbudget aanpassen. Van daaruit kon je de boekhouding inhalen die je op kantoor hebt vermeden.
    • Deze strategie werkt mogelijk niet voor diegenen die worden opgebrand door repetitieve taken en die wat meer afwisseling nodig hebben. Als je weet dat je je verveelt en worstelt met meerdere budgetprojecten tegelijk, is dit niet de strategie voor jou.
  3. 3 Groepeer samen projecten met vergelijkbare resultaten. Projecten worden meestal gestart met de hoop ze af te maken. Er is meestal een soort persoonlijke of professionele beloning verbonden aan elk project, of het nu gaat om een ​​mooie patio, een salarisverhoging of gewoon een bedankje. Projecten groeperen op basis van hun uitkomsten is een andere manier om prioriteiten te stellen op basis van wat u nodig hebt. Als u bijvoorbeeld financieel problemen hebt, kunt u naar uw lijst kijken en projecten vermijden die meer kosten - zoals het bouwen van een nieuwe patio - terwijl u de nadruk legt op projecten die geld verdienen, zoals een baan als freelancer.
    • Sommige projecten hebben meer een stimulans dan andere projecten. Je hebt bijvoorbeeld een vakantie-plakboek waarvan je al maanden denkt dat het klaar is, en op hetzelfde moment een schilderij dat je wilt doen voor de verjaardag van een vriend. Denk aan de gevolgen van het niet voltooien van het plakboek dit weekend, en niet het voltooien van het schilderij op tijd voor de verjaardag van uw vriend op maandag. Het voltooien van beide projecten zou lonend zijn, maar het voltooien van het schilderij zodat je het op tijd kunt presenteren en je niet schuldig voelt of je vriend niet teleurstelt, zal waarschijnlijk meer voldoening geven.[2]
  4. 4 Stel SMART-doelen in. De SMART-methode is een manier om uw doelen te evalueren en ervoor te zorgen dat ze redelijk zijn. Om deze methode te gebruiken, schrijf je je doel in detail uit en stel je deze vragen:[3]
    • Is mijn doel specifiek? Als je een duidelijk doel hebt ("Ik wil 15 lbs verliezen tegen het einde van mei door een dieet te volgen en vijf dagen per week uit te werken"), in tegenstelling tot een vaag doel ("fit worden"), heb je meer structuur in uw prioriteitenproces. Door zo specifiek mogelijk te zijn, kun je je inspanningen concentreren.
    • Is mijn doel Meetbaar? Met andere woorden, maak een manier om te weten of je vooruitgang hebt geboekt in de richting van, of je doel hebt bereikt. Als het je doel is om 15 pond te verliezen. in twee maanden kun je dit doel meten door jezelf elke week af te wegen en je voortgang in kaart te brengen. Een meetbaar doel betekent dat je precies weet wanneer je het hebt bereikt - wanneer je dat aantal op de schaal ziet.
    • Is mijn doel haalbaar? Bedenk eens of je tijd en middelen hebt om het doel te bereiken. heb je het vermogen en de drive om eraan te werken? Beide zijn belangrijk. In sommige gevallen kan een gebrek aan vaardigheid worden gecompenseerd door te rijden. Je kunt de vaardigheden leren die nodig zijn om je doel te bereiken. In andere gevallen, bijvoorbeeld een 65-jarige onderwijzer die een astronaut wil worden, kan de kans heel goed tegen je worden gestapeld.
    • Is mijn doel relevant? Vraag jezelf af of dit iets is dat je echt wilt en waarom je het wilt. Zal dit doel je als individu vervullen? Wil je echt een neuroloog worden, of is dat iets dat je familie voor jou wil? Werkt dit met uw andere doelen, zoals een groot gezin hebben en vaak reizen, of zijn ze in conflict?
    • Is mijn doel Tijdgebonden? Om gemotiveerd te blijven, hebben de meesten van ons deadlines nodig. Je moet een tijdlijn hebben voor je doel als je je voortgang wilt meten en je doel wilt bereiken. Het kan handig zijn om langetermijndoelen op te splitsen in meerdere kortetermijndoelen. Voordat je bijvoorbeeld je doel bereikt om een ​​neuroloog te worden, moet je de MCAT® doorlopen, naar een medische school gaan, een residentie behalen, enz. Plan deze kortetermijndoelen met evenveel details als je langetermijndoelen , de SMART-methode op elk toepassen.

Tweede deel van de drie:
Elk project evalueren

  1. 1 Maak een lijst van al uw taken. Begin met een opsomming van elk project en elke taak die u moet voltooien in de opgegeven periode (bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag). Denk niet na over hoe lang de lijst is of plaats iets in een bepaalde volgorde. Haal alles gewoon op papier, zodat u kunt beginnen met prioriteiten stellen.[4]
  2. 2 Identificeer eventuele urgente projecten. Ga door je lijst en zoek naar alles dat voorrang heeft boven je andere taken. Heeft u bijvoorbeeld een vergadering met een klant rond de middag en bent u nog niet klaar met uw presentatie? Als u de presentatie niet hebt voltooid, blaast u uw kansen uit bij de klant en kunt u zelfs uw reputatie schaden. Alle projecten met een dreigende deadline en ernstige gevolgen moeten bovenaan je lijstje staan.[5]
  3. 3 Vind uw belangrijke projecten. Zodra de urgente projecten zijn aangepakt, zult u zich waarschijnlijk willen concentreren op belangrijke projecten of projecten met de meeste waarde. Er zijn veel manieren om waarde te schatten - een manier is na te denken over hoeveel mensen dit project beïnvloedt; vaak, hoe meer betrokkenen, hoe belangrijker de taak.[6] Jezelf de gevolgen vragen van niet het voltooien van de taak voor de opgegeven periode is een andere goede manier om het belang ervan te beoordelen, net als of u een project moet voltooien voordat u een ander project kunt aanpakken.
    • Als u bijvoorbeeld probeert prioriteiten te stellen tussen het bewerken van een hoofdstuk van uw boek of naar de winkel gaat om een ​​nieuwe router te kopen om uw internet te repareren, wat gebeurt er dan als u vandaag niet elk project voltooit? Hoeveel mensen worden getroffen als u uw bewerking niet voltooit of het internet niet repareert? Heeft u internet nodig om uw hoofdstuk te bewerken? Misschien heb je een deadline om het hoofdstuk tegen het einde van vandaag naar je agent te sturen, maar je kunt dat niet doen tenzij je eerst het internet repareert. Beide taken zijn belangrijk, maar als je jezelf deze vragen stelt, kan dit helpen om duidelijk te maken wat je eerst moet doen.
    • Een andere overweging zou kunnen zijn voor wie het project bedoeld is - iets dat normaal een taak met lage prioriteit zou kunnen zijn, zou heel belangrijk kunnen worden als het voor de CEO van het bedrijf is. Het afronden van een project voor een klant is meestal belangrijker dan het voltooien van intern werk voor jezelf.
    • Misschien wilt u ook rekening houden met kosten en winst. Als je aan winst denkt, zou het niet alleen om geld moeten gaan. Dit kan betekenen dat het project tijd vrijmaakt, geld genereert of op een of andere manier andere bronnen binnenhaalt. Bedenk wat het succes van elk project zal betekenen en zorg ervoor dat u op een realistische manier over de winst nadenkt.[7]
    • Overweeg de hoeveelheid risico die hiermee gepaard gaat. Hoewel veel projecten fantastische resultaten lijken te hebben, moet je nadenken over wat je zou kunnen verliezen als het project niet aan het succes voldoet. Kijk naar alle kosten van een project - geld, tijd, reclame, enz. Dit zal uw verwachtingen gefundeerd houden en u leiden naar veilige beslissingen.[8]
    • Rangschik uw resterende taken op basis van hun belangrijkheid en werk uw weg naar beneden in de lijst.

Derde deel van de drie:
Bestelling aan uw projectlijst toewijzen

  1. 1 Bekijk de projecten met de hoogste prioriteit in uw evaluatiestappen. De evaluatiestappen zijn een goed begin om te bepalen welke projecten de hoogste prioriteit hebben, maar kunnen de beslissing niet alleen nemen. Vertrouw op je instincten over wat je doet en wanneer je het doet. Het herschrijven van uw lijst met projecten die u wilt uitvoeren in de volgorde waarin ze zijn gerangschikt, is een goede plaats om te beginnen.[9]
  2. 2 Weet wanneer je moet zeggen "Nee."Het is heel belangrijk dat u begrijpt hoeveel u op elk moment kunt aanpakken. Gun uzelf een bepaalde hoeveelheid tijd / geld / enz. voor projecten en hou je eraan. Als je jezelf overstijgt, doe je het slecht op de meeste of al je projecten.[10]
  3. 3 Houd rekening met inspanningen. Als je meerdere belangrijke projecten hebt en je kunt ze nog steeds niet prioriteren, bedenk dan hoeveel moeite elk project zal kosten. Het wordt aanbevolen om te beginnen met het project dat de meeste moeite kost, maar dit werkt niet altijd voor iedereen. Misschien voel je je meer gemotiveerd als je een andere belangrijke taak kunt voltooien die minder tijd kost en dan in het langere project duikt.[11] Zorg ervoor dat je genoeg tijd hebt om het langere project te voltooien als je eerst het andere project doet.
  4. 4 Vergelijk projecten met numerieke gegevens. Risico en winst zijn beide goede manieren om naar projecten te kijken, maar beide kunnen je op een dwaalspoor brengen. Een effectieve manier om veel projecten voorrang te geven, is door te kijken naar de verhouding tussen risico en winst. Een project met een grote opbrengst met weinig risico moet prioriteit hebben. Een project dat geen echt voordeel oplevert, maar ernstige problemen kan veroorzaken, moet worden uitgesteld of mogelijk zelfs helemaal worden ingekort.[12]
  5. 5 Kijk naar kop-voor-kop vergelijkingen. Als je nog steeds moeite hebt om prioriteiten te stellen, kan het helpen om belangrijke projecten te maken en deze direct te vergelijken. Er zijn verschillende opties voor rechtstreekse vergelijkingen. Methoden zoals geforceerde rangschikking, gepaarde vergelijkingen en q-sorteringen kunnen worden gebruikt om de voor- en nadelen van een project te bekijken als ze betrekking hebben op een ander project. Geforceerde rangschikking wordt standaard weergegeven als er geen ander prioriteitenplan is ingevoerd.[13]
    • Gedwongen rangorde. Rangschik elk project afzonderlijk of in groepen. Het hoogst gerangschikte project wordt als eerste uitgevoerd en de projecten worden in rangorde uitgevoerd totdat ze allemaal voltooid zijn of als de tijd of andere bronnen opraken. Deze methode is niet de meest efficiënte methode als u te veel projecten heeft, te veel mensen moet raadplegen over uw beslissingen of bezig bent met complexe problemen.[14]
    • Gepaarde vergelijkingen. Neem twee projecten en vergelijk ze naast elkaar. Zodra u een project met hoge prioriteit en een project met een lage prioriteit uit de twee hebt gekozen, kunt u een derde project binnenhalen en zien waar het zich bevindt (boven de hoge prioriteit, onder de lage prioriteit of daartussen). Dit heeft de neiging af te breken met te veel projecten, maar je kunt een playoff-aanpak gebruiken om meer projecten te vergelijken wanneer dat nodig is.[15]
    • Q-soorten. Laat iedereen die betrokken is bij prioritering de projecten op afzonderlijke indexkaarten schrijven. Elke persoon in de groep zal de projecten scheiden in stapels van zeer hoge, hoge, gemiddelde, lage en zeer lage prioriteit. Zodra u uw stapels hebt gesorteerd, vergelijkt u en ziet u welke projecten het hoogste overall gerangschikt zijn. Dan kunt u overeenkomstig aan uw projecten beginnen.[16]
  6. 6 Maak uw eigen prioriteitenmatrix. Een prioriteitenmatrix is ​​een manier om waarde toe te kennen aan een reeks taken. Als u uw eigen maakt, kunt u eenvoudig beslissen welke factoren u het meest waardevol vindt (geld, gemak, enz.).Zorg ervoor dat u aan elk van uw evaluatiecriteria een numerieke waarde of gewicht toewijst aan elk project en een numerieke waarde of beoordelingsschaal. De totale prioriteitsscore voor elk project is het gewicht van het project vermenigvuldigd met de score die het op de beoordelingsschaal heeft ontvangen.[17]
    • Dit werkt uitstekend voor het evalueren van projecten met andere overwegingen dan winst en risico.
  7. 7 Overweeg alle factoren. Er zijn vaak factoren die niet in de prioriteitenlijst of kostenanalyse verschijnen, zoals persoonlijke voorkeur. Er zijn ook factoren die naar boven komen nadat u uw planningssessie hebt voltooid, zoals noodvergaderingen of noodsituaties bij gezinnen. Je moet deze factoren ook in je beslissing betrekken en flexibel genoeg blijven om je prioriteiten dienovereenkomstig te veranderen.[18]