Wanneer u een functie verlaat, is het waarschijnlijk dat uw manager of leidinggevende u zal vragen om te helpen in de overdrachtsperiode aan uw opvolger. Door georganiseerd en proactief te werken, zorgt u ervoor dat uw onderneming soepel overgaat en u vertrekt met een uitstekende professionele reputatie.

Deel een van de drie:
Uw handover organiseren

  1. 1 Bespreek de overdracht met uw manager. U moet beginnen met een gedetailleerde discussie met uw manager om precies te bepalen hoe zij u willen helpen bij de overdracht. Afhankelijk van je baan en hoe je manager graag werkt, kan je worden gevraagd om een ​​grote bijdrage te leveren aan de overdracht. Dit kan de nieuwe persoon zijn die je een paar dagen of langer schaduwt.[1]
    • In de meeste gevallen moet u op zijn minst een formeel overdrachtsdocument voorbereiden.
    • Bespreek dit met uw manager en ontdek hoeveel u verwacht wordt bij te dragen, en wat de focus van uw overdracht zou moeten zijn.
  2. 2 Stel een vroege schets op van uw overdrachtsdocument. Als u eenmaal een duidelijk idee hebt van de verwachtingen van uw manager, kunt u beginnen met het opstellen van een concept-handover document. Dit zal u helpen om uzelf te organiseren en alle verschillende taken en stukjes informatie te catalogiseren die u tijdens de overdrachtperiode moet doorgeven. Dit document moet bevatten:
    • Gedetailleerde informatie over uw dagelijkse activiteiten, taken en prioriteiten.
    • Een overzicht van de belangrijkste punten van de rol.
    • Een duidelijke schets van wat er van je opvolger wordt verwacht.
    • Een lijst van essentiële bestanden die worden overhandigd. Dit kan een bepaald contract of werkprogramma omvatten.[2]
  3. 3 De eindjes aan elkaar knopen. Als je weet dat je binnenkort je post zult verlaten, kan het nuttig zijn om een ​​beetje extra werk te doen om ervoor te zorgen dat je losse eindjes aan elkaar knoopt. Je krijgt een gevoel van voldoening om dit te bereiken, en je helpt je opvolger ook met een schone lei. Als u dit doet, zorgt u er ook voor dat u op uitstekende voorwaarden en met een goede reputatie vertrekt.[3]
    • Dit zal niet altijd mogelijk zijn, maar als je iets hebt dat bijna over de schreef is, doe dan een beetje extra werk om het voor elkaar te krijgen.
    • Een nieuwe persoon die een deal sluit wanneer deze in de buurt van de lijn is, kan moeite hebben om de deal gesloten te krijgen, omdat ze niet bekend zijn met al zijn fijne kneepjes.
  4. 4 Communiceer met uw collega's. Voordat uw opvolger moet beginnen, probeert u wat tijd te nemen om met uw collega's over de overdracht te praten en te vragen of er iets is dat uw collega's vinden dat u moet benadrukken. Als er een probleem in ontwikkeling is waarvan u niet op de hoogte bent, is dit een goede gelegenheid om contact te maken en te achterhalen.
    • Het ontwikkelen van problemen heeft waarschijnlijk geen invloed op je laatste dagen, maar als je je hiervan bewust bent, kun je ze markeren voor je opvolger.
    • Dit is ook een kans om ervoor te zorgen dat iedereen weet dat je weggaat en wanneer. Laat uw collega's weten wat de overdrachtstermijn is, zodat ze er rekening mee kunnen houden.
    • Uw productiviteit zal waarschijnlijk trager worden tijdens de overdracht, dus het is een goede oefening om uw collega's een waarschuwing vooraf te geven.
  5. 5 Schrijf een formeel overdrachtsdocument op. De laatste stap van uw overhandigingsvoorbereiding is om een ​​formeel overdrachtsdocument in te vullen. U kunt voortbouwen op het conceptdocument, maar probeer alle belangrijke informatie uit te werken en op te nemen. U zult het document moeten doornemen met uw manager en andere belangrijke personeelsleden die het zal beïnvloeden. Probeer dit te laten voltooien en naar uw opvolger te sturen tenminste een paar dagen voordat ze beginnen. De inhoud verschilt van baan tot baan, maar het kan enkele van de volgende bevatten:[4]
    • Een lijst en een tijdschema van acties.
    • Een briefing van aan de gang zijnde kwesties.
    • Een kalender met aankomende evenementen en deadlines.
    • Wachtwoorden en aanmeldingsgegevens.
    • Een lijst met nuttige contacten.[5]
    • Een gids voor het navigeren door bestanden en mappen op het computersysteem.
partituur
0 / 0

Deel 1 Quiz

Wat moet u opnemen in uw formele overdrachtdocument?

Tweede deel van de drie:
De overdrachtsperiode beheren

  1. 1 Sta zoveel mogelijk tijd toe. Wanneer uw opvolger op kantoor begint, bent u mogelijk nog steeds in de buurt en wordt u gevraagd om een ​​meer volledige overdracht te doen. De lengte hiervan varieert, maar in sommige gevallen krijgt u een paar dagen of langer de tijd om de nieuwe persoon te helpen de klus te klaren. Over het algemeen geldt dat hoe meer tijd u beschikbaar hebt voor een volledige overdracht, hoe meer informatie u kunt doorgeven.
    • Er zijn vast dingen die je bent vergeten, en iemand schaduw geven is een goede manier om ze bloot te stellen aan de verscheidenheid aan dagelijkse activiteiten.
  2. 2 Overhandig belangrijke documenten persoonlijk. Tijdens de overdracht is het een goede gewoonte om ervoor te zorgen dat alle belangrijke gegevens en documentatie persoonlijk worden overgedragen. Dit zal u helpen ervoor te zorgen dat de belangrijkste zaken op de juiste manier worden behandeld en prioriteiten duidelijk worden uiteengezet. Documenten face-to-face afleveren betekent dat complexe informatie volledig kan worden besproken voordat u vertrekt.
    • Deze mogelijkheid om belangrijke informatie uit te leggen, en voor uw opvolger om u directe vragen te stellen, is essentieel voor een goede overdracht.
    • Dit geeft je ook de gelegenheid om nuance en context te bieden in een discussie die anders misschien over het hoofd is gezien.[6]
  3. 3 Doe de moeite om te helpen. Als u op kantoor bent met uw opvolger, moet u altijd attent en proactief zijn. Doe de moeite om mogelijke problemen op te sporen en te helpen oplossen. Je opvolger is misschien een beetje verlegen of geïntimideerd in hun eerste paar dagen en wil je misschien niet lastigvallen met vragen.
    • Zorg ervoor dat je duidelijk maakt dat je er bent om te helpen en verwelkom vragen.
    • Op deze manier helpt u een situatie te bevorderen waarin de verantwoordelijkheid voor de overdracht wordt gedeeld tussen u en uw opvolger.[7]
  4. 4 Neem een ​​laatste vergadering van de overdracht. Het laatste wat u moet doen voordat u vertrekt en de overdracht voltooit, is het volledige overhandigingsgesprek met uw opvolger. Vraag je opvolger om openstaande vragen die ze hebben en de opmerkingen die ze hebben gemaakt mee te nemen. Deze bijeenkomst is een geweldige kans voor de nieuwe persoon om ervoor te zorgen dat hij zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpt.
    • Eventuele onzekerheden kunnen in de vergadering worden verholpen.
    • Afhankelijk van waar u werkt, kan het verstandig zijn om uw manager of supervisor uit te nodigen om de vergadering bij te wonen.
    • U moet uw manager zeker informeren wanneer en waar deze plaatsvindt en hem vragen of er iets is dat hij zou willen toevoegen.[8]
partituur
0 / 0

Deel 2 Quiz

Wat moet je bespreken tijdens de laatste overdrachtsvergadering?

Derde deel van de drie:
Denken aan ontwikkeling op de lange termijn

  1. 1 Markeer beschikbare ondersteuning en training. Probeer de overhandiging te zien als een kans om echt bij te dragen aan het geven van iemand de best mogelijke kans om te slagen. U probeert niet alleen taken en banen over te dragen, maar probeert de professionele ontwikkeling van uw opvolger en de gezondheid van uw vroegere werkgever op lange termijn te helpen.[9]
    • Doe dit door te wijzen op relevante trainingsmogelijkheden die u kent.
    • Misschien heb je toen je aan het werk was een trainingpakket gekregen om je te helpen je aan te passen en te ontwikkelen.
    • Vergeet dit niet aan uw opvolger en moedig ze aan om de mogelijkheden te verkennen.
  2. 2 Verwaarloos de werkcultuur niet. Als u tijd doorbrengt met de persoon die uw functie vervult, is het belangrijk dat u zich niet alleen concentreert op technische aspecten van het werk. Elke plaats heeft een unieke werkomgeving en cultuur die intimiderend of verwarrend kan zijn voor een nieuwkomer. Zorg ervoor dat je wat tijd opzij zet om de nieuwe persoon de juiste werking te geven.
    • Doe de moeite om ze door het kantoor te halen en ze aan iedereen voor te stellen.
    • Zorg ervoor dat u de rol van de nieuwe werknemer en de bestaande werknemers duidelijk definieert.
    • Als de functiebeschrijving van de nieuwe aankomst enigszins verschilt van de jouwe of hun verantwoordelijkheden en prioriteiten elders zijn gericht, zorg dan dat bestaand personeel dit herkent.[10]
  3. 3 Geef uw contactgegevens op. Als u echt een stapje extra wilt doen, kunt u de nieuwe medewerker uw contactgegevens verstrekken. Je zou kunnen zeggen dat ze contact met je kunnen opnemen als er een groot probleem is of als ze een beetje hulp nodig hebben. Niet iedereen zal dit graag doen, en het is waarschijnlijk afhankelijk van uw relatie met uw vorige werkgever.
    • Vaak kan een probleem worden opgelost met een eenvoudige e-mail.
    • Aanbieden om te helpen nadat je bent weggegaan, zal een goede indruk maken en je reputatie helpen vergroten.[11]
partituur
0 / 0

Deel 3 Quiz

Waar of niet waar: u moet uw opvolger op eigen gelegenheid de weg wijzen door het kantoor.