Het voor de eerste keer voorzitten van een vergadering kan een zenuwslopende ervaring zijn en sommige mensen zelfs verlammen. Het is echter een belangrijke rol en als u wordt voorgezeten om een ​​vergadering voor te zitten, erkent u dat u als een goede leider en moderator voor uw groep wordt beschouwd, dus doe die kennis op en bereid u voor!

Stappen

  1. 1 Zorg dat je alle benodigde papieren hebt. Vraag de secretaris en andere relevante leden om u de juiste papieren te geven. Het is ook verstandig om de belangrijkste materialen te lezen die tijdens de vergadering zullen worden besproken om eventuele hinderlagen of onzekerheid te voorkomen over wat er wordt besproken.
  2. 2 Stel uw eigen visie op de mogelijke richtingen van de vergadering. In het algemeen wordt een voorzitter gezien als een neutrale partij die geacht wordt de vergadering te sturen en rekening te houden met alle standpunten daar. Dit betekent niet noodzakelijk dat je je kleuren niet kunt tonen (die afhankelijk zijn van de grondwet of de aard van de groep die wordt voorgezeten), maar het legt wel een verantwoordelijkheid op je om respect voor alle standpunten te tonen en dat van alle deelnemers te verwachten. Als u van tevoren hebt berekend wat de mogelijke problemen en zorgen kunnen zijn, samen met het potentieel voor volatiele situaties, bent u goed voorbereid op wat er ook zou kunnen ontstaan. Plan van tevoren hoe je met elk mogelijk scenario omgaat.
  3. 3 Blijf kalm. Alle ogen zijn over het algemeen niet op jou gericht voor de inhoud - de ogen zullen gericht zijn op jou voor leiderschap en het samenvatten van gezichtspunten. Dit betekent dat u de weergaven, aanwijzingen en opties die tijdens de vergadering ontstaan, moet noteren, zodat u de discussie terug naar de groep kunt weergeven en beslissingen kunt presenteren waarover moet worden gestemd als dat nodig is. Als u een voorzitter bent die in staat is om de uitkomst van een vergadering te beïnvloeden door direct te stemmen of de uiteindelijke beslissing te nemen over het voldoen aan items, dan wordt uw ieders mening en samenvatting nog belangrijker als een middel waarmee u uw beslissingen rechtvaardigt.
  4. 4 Ken de regels die de vergadering regelen. U moet de regels met betrekking tot de vergadering lezen. Stel vragen van ambtsdragers voor het bijwonen van de vergadering, zodat u niet onzeker bent over de dingen. Onthoud dit als u zich niets meer herinnert - "de regels zijn uw vrienden". Het zijn de tools waarmee je de vergadering kunt houden, de leden terug kunt leiden naar de relevante discussiepunten en je beslissende stem kunt uitbrengen. De regels helpen u om een ​​effectievere voorzitter te zijn.
  5. 5 Haal diep adem voordat je de kamer binnengaat. Het helpt om een ​​paar minuten te vroeg aan te komen om uw papieren in te stellen en deelnemers aan de vergadering te begroeten. Als u hun namen niet kent, moet u een visueel schema hebben van wie waar bij de naam zit waar u naar kunt verwijzen. Bewaar een klein notitieblok en een favoriete pen of potlood om opvallende punten, vragen en samenvattingen op te schrijven. Zorg ervoor dat uw papieren allemaal in orde zijn voordat u aan de vergadering begint.
  6. 6 Wees eerlijk. Mensen zijn over het algemeen vergevingsgezind als je duidelijk maakt dat je een novice bent. Als u iets niet weet, kunt u zeggen dat u het in de gaten zult houden en terugkrijgt, of u kunt de vraag voor de vergadergroep openen. Of je kunt toegeven dat je niet weet wat je nog aan het leren bent en dat je jezelf plaatst bij de gratie van degenen om je heen om te helpen bij het reageren. Deze laatste actie zal natuurlijk afhangen van de context van de vergadering en is mogelijk niet geschikt in sommige omgevingen waar het belangrijk is om een ​​gevoel van controle over te brengen. Maar over het algemeen is het beter om open en transparant te zijn over je beperkingen dan om een ​​actie uit te voeren die problemen veroorzaakt voor het project, de groep of het proces op de lange termijn.
  7. 7 Vertrouw op je capaciteiten. Zoals van meet af aan gezegd, is het belangrijk om jezelf te vertrouwen. Je bent in deze rol omdat anderen geloven dat je het kunt uitvoeren. Iedereen verwacht een leercurve en op voorwaarde dat u accepteert dat uw leden van de vergadering vertrouwen hebben in u, is het waarschijnlijk dat u snel zult groeien om van de rol te houden.