In de zakelijke omgeving van vandaag is de meest gebruikelijke vorm van communicatie tussen collega's via e-mail. Dat betekent echter niet dat de vergaderingen zijn afgebouwd. In feite zijn zakelijke vergaderingen erg belangrijk wanneer u zaken met meerdere mensen snel en efficiënt moet bespreken. Helaas kunnen vergaderingen inefficiënt zijn en tijdverspilling als ze de noodzakelijke planning missen of als ze niet op de juiste manier worden uitgevoerd. Als u wilt weten hoe u een succesvolle vergadering kunt leiden, moet u tijd besteden aan een goede voorbereiding op de vergadering.

Stappen

  1. 1 Stel een datum in voor de vergadering. Maak nooit inbreuk op de persoonlijke tijden van groepsleden bij het stellen van een vergaderdatum, tenzij dit absoluut noodzakelijk of onvermijdelijk is. Als leden hun plannen moeten annuleren om uw vergadering te houden, kunnen ze uiteindelijk gevoelens van wrok koesteren. Kies een datum die valt op een normale werkdag en zorg ervoor dat uw groepsleden een paar dagen van tevoren op de hoogte worden gesteld.
  2. 2 Stel een tijdslot in voor de vergadering. Uw vergaderingen moeten een vastgestelde starttijd hebben, een vastgestelde eindtijd, en u moet voorkomen dat u deze grenzen overschrijdt uit respect voor de leden van de vergadering. Tijd is de belangrijkste factor bij het plannen van een vergadering, omdat dit u een basis geeft voor het plannen van de rest van de vergaderingsdetails.
  3. 3 Blijf bij de agenda. Raak niet op een zijspoor trachtend om te gaan met off-topic klachten en grieven.
  4. 4 Stel een ultiem doel voor de vergadering. Vergaderingen zonder een bepaald doeldoel zullen onvermijdelijk meanderen doorheen vele onderwerpen - vaak niet gerelateerd - en dat kan resulteren in verwarde en verveelde leden. Als je geen einddoel hebt, is de kans groot dat een vergadering niet nodig is.
  5. 5 Focus op de positieve kanten van een vergadering. Je kunt zorgen voor een succesvolle groepsbijeenkomst door publiekelijk te prijzen en privé te bekritiseren. Publieke kritiek heeft de neiging om het algemene moreel van de groep te verminderen en kan zelfs rivaliteit of competitie binnen de groep veroorzaken. Bespreek in plaats daarvan de goede dingen tijdens een vergadering en red de slechte dingen voor privé 1-op-1-vergaderingen.
  6. 6 Vermijd groepsdruk. Groepsvergaderingen worden soms gebruikt om leden van de groep bijeen te roepen om tot een bepaalde beslissing te komen. U moet dit echter vermijden, omdat dit negatief uitpakt voor u, de leider. Overmatige groepsdruk zal ook dissonantie veroorzaken onder de groep.
  7. 7 Afzonderlijke persoonlijke en zakelijke aangelegenheden. Het is niet ongebruikelijk voor collega's om vrienden te worden met andere collega's, maar deze vriendschappen en relaties moeten tijdelijk tijdens een vergadering opzij worden gezet. Vooringenomenheid en vriendjespolitiek zullen de integriteit van een vergadering snel oplossen en de kameraadschap van de groep kan worden beschadigd.
  8. 8 Vergeet niet dat je een leider bent, maar niet per se een dictator. Voor succes op lange termijn over meerdere vergaderingen, wil je dat mensen meedoen en waar nodig spreken. Als je altijd iemands suggesties of opmerkingen negeert, zullen ze het na verloop van tijd nutteloos vinden en stoppen met hun gedachten te uiten. Sta mensen toe om open te zijn en doe je best om hun gedachten in overweging te nemen.