Een meerderheid van jaarlijkse ledenvergaderingen vindt plaats in de herfst en de winter. Voorbereiding voor leden Vergaderingen zouden nu moeten beginnen en de statuten van de vereniging zullen de richtlijnen voor zo'n bijeenkomst bevatten.

Stappen

  1. 1 Bij het ontbreken van een dergelijke richting, zullen statelijke statuten ook helpen bij het opmerken en uitvoeren van de vergadering. Over het algemeen zijn de redenen voor ledenvergaderingen: jaarlijkse ledenvergaderingen, verkiezingsbijeenkomsten, wijzigingsvergaderingen, vergaderingen om afstand te doen van reserves, vergaderingen om af te zien van controlevereisten, enkele speciale beoordelingsvergaderingen, terugroeping van bestuurders, sommige vergaderingen waarvoor speciale uitgaven nodig zijn en voor andere doel waarbij het lidmaatschap verplicht is een actie van de Raad van Bestuur te stemmen of te bekrachtigen. In veel gevallen kunnen veel van de bovengenoemde doelen van een ledenvergadering in één vergadering worden opgenomen. De vereiste van afzonderlijke vergaderingen is niet nodig.
  2. 2 Over het algemeen is een meerderheid van de totale stemrechten vereist om op de vergadering van een lid een quorum te vormen. In een vereniging van huiseigenaren werd de quorumvereiste bij statuut verlaagd tot 30% van de totale stemrechten, tenzij het reglement een geringer bedrag toestaat. Dit is ingesteld om de mogelijkheid om een ​​quorum te bereiken op een ledenvergadering te vergroten. In condominium- en coöperatieve verenigingen is een meerderheid van de totale stemrechten vereist om een ​​quorum te hebben.
  3. 3 Alle verenigingen moeten minstens één ledenvergadering houden op jaarbasis. Deze vergadering is meestal de jaarvergadering voor de vereniging. Het lidmaatschap kiest de bestuurders voor het komende jaar en spreekt zich uit over alle andere zaken die tijdens deze vergadering kunnen worden overwogen. De jaarvergadering is meestal een vergadering waarbij de leden het afgelopen jaar de prestaties van de vereniging zullen horen en de verwachte uitdagingen en projecten voor het komende jaar via functionarissen en commissieverslagen. Het is een tijd en plaats waar de leden vragen kunnen stellen en kunnen deelnemen aan de vergadering. Naast de verkiezing van functionarissen, kan het lidmaatschap ook wijzigingen in de documenten en andere zaken overwegen die goedkeuring van het lidmaatschap vereisen.
  4. 4 Het huishoudelijk reglement van sommige verenigingen vereist dat het hele jaar door extra ledenbijeenkomsten worden gehouden. Dit zijn meestal kwartaal- of semi-jaarlijkse vergaderingen, die meestal worden gebruikt om het lidmaatschap op de hoogte te houden van de activiteiten en het management van de vereniging. Vergaderingen van andere leden die van tijd tot tijd kunnen worden opgeroepen, zijn: een speciale ledenvergadering om een ​​speciale beoordeling te overwegen, een wijziging van de documenten, om geld te besteden over een bepaald bedrag zoals vereist door de documenten, of zoals voorgeschreven door de documenten en door de staatsstandbeelden. Het reglement geeft aan wie de speciale vergadering mag bijeenroepen. In sommige gevallen kan het lidmaatschap mogelijk een speciale vergadering van het lidmaatschap bijeenroepen door een verzoekschrift in te dienen bij het lidmaatschap en vervolgens het verzoekschrift voorleggen aan de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur zal dan de vergadering moeten houden. De speciale ledenvergadering kan bedoeld zijn om een ​​begroting opnieuw te bekijken, een wijziging van de documenten, een terugroeping van een bestuurslid of voor enige andere kwestie die in de documenten kan worden behandeld. De documenten kunnen speciale procedures bevatten voor de speciale vergadering. Het condominium en de coöperatieve statuten voorzien in bepaalde procedures die moeten worden gevolgd, zodat de speciale vergadering geldig is. In alle gevallen zorgt de speciale ledenvergadering ervoor dat het lidmaatschap kan worden betrokken bij de besprekingen en het besluitvormings- (stem- mings-) proces.
  5. 5 Deze speciale ledenvergaderingen hebben meestal beperkte agenda's, aangezien hun enige doel wordt vermeld en aangekondigd in het doel van de vergadering. Ook zullen het vergaderbericht, de agenda en het volmachtformulier allemaal hetzelfde doel hebben. Elk ander doel, bedrijf of beweging die voor het lidmaatschap komt, zou niet geldig zijn, omdat ze niet voor het vermelde doel van die speciale vergadering waren bedoeld. Het volgende is een gesuggereerde lijst met materialen en benodigdheden die nodig zouden zijn voor een jaarlijkse ledenvergadering:
  6. 6Kennisgeving, Agenda en Bewijs van Kennisgeving
  7. 7Volmachten, stembriefjes, enveloppen
  8. 8Alpha-aanmeldingsblad
  9. 9Notulen van de laatste vergadering
  10. 10Kopie van documenten
  11. 11Kopie van de laatste financiële verklaring
  12. 12Wet Procedures bij verkiezingen
  13. 13Stembus
  14. 14 Signature & Corp. Resolutie kaart
  15. 15Verslag van functionarissen en commissies
  16. 16Materialen voor notulen en sign-ins
  17. 17Extra potloden, batterijen en tapes
  18. 18 In afwachting van een lidmaatschapsvergadering, controleert u de statuten van uw vereniging, bekijkt u de staatswetten betreffende lidmaatschapsvergaderingen. Neem ook contact op met de advocaat van uw vereniging om uw agenda, kennisgeving en vergaderprocedures te bekijken.
  19. 19 Elk comité dat zal deelnemen en / of helpt bij het houden van de vergadering moet worden gevormd en / of op de hoogte van hun specifieke taken. Begin vrijwilligers te werven om nu te helpen met het runnen van de vergadering.
  20. 20 Begin je voorbereiding nu om te verzekeren voor een goed georganiseerde jaarlijkse ledenvergadering.