Een onvoorbereid bestuurslid kan zorgen voor een frustrerende bestuursvergaderingservaring en andere bestuursleden ongemotiveerd en gestresst laten over het werk dat ze doen. De enige manier om een ​​bestuursvergadering met succes uit te voeren, is als alle bestuursleden, van functionarissen tot bestuursleden, zich voldoende voorbereiden op de vergadering. Functionarissen van het bedrijf hebben meestal een grotere rol bij het houden van bestuursvergaderingen en zullen waarschijnlijk langer duren om zich voor te bereiden op de vergadering. De onderstaande stappen bevatten informatie voor alle leden van een forum die kunnen worden gebruikt om zich voor te bereiden op een succesvolle bestuursvergadering.

Stappen

  1. 1 Lees en begrijp de statuten. Elk bedrijf, of het nu gaat om winstbejag of niet-winstoogmerk, heeft een reeks statuten. De statuten uiteenzetten hoe het bedrijf zal lopen, hoe de stemming wordt gevoerd, wie de officieren zijn, samen met andere belangrijke informatie. Elk bestuurslid zou een exemplaar van de statuten moeten hebben en het naar elke bestuursvergadering moeten brengen ter referentie.
  2. 2 Bekijk contracten en andere zakelijke documenten. Als tijdens een vergadering van de raad contracten of andere documenten worden besproken, zal de persoon die de vergadering bijwoont, kopieën van de documenten ontvangen en deze beoordelen voordat hij de vergadering bijwoont, zelfs als de bespreking kort is. Anders wordt er tijd verspild wanneer bestuursleden gedwongen worden om het document te herzien en proberen ze ter plekke te bespreken. Door bestuursleden de documenten van tevoren te geven, kunnen ze de documenten zorgvuldig bekijken, aantekeningen maken van problemen die ze tegenkomen en naar de vergadering komen om ze te bespreken. Als het bedrijf bijvoorbeeld overweegt om een ​​gebouw te huren, moet elk bestuurslid een kopie ontvangen van de voorgestelde huurovereenkomst die moet worden beoordeeld vóór de vergadering waarop de huurovereenkomst zal worden besproken.
  3. 3 Maak kennis met commissies. Bestuursvergaderingen zijn een uitstekende gelegenheid om met het hele bestuur het werk te delen dat door commissies is gedaan. Als vergaderingen van de raad van bestuur niet vaak voorkomen, moet de commissie kort voor de vergadering van de raad bijeenkomen om de verrichte werkzaamheden te controleren en opmerkingen voorbereiden om aan de raad te rapporteren.
  4. 4 Follow-up van toegewezen taken. Als u tijdens een vorige bestuursvergadering een taak toegewezen had gekregen, zorg er dan voor dat u die taak opvolgt voor de volgende bestuursvergadering.
  5. 5 Maak opmerkingen over items die u aan het bord wilt presenteren. Als u iets te melden heeft op het bord, zoals een mogelijk contract met een verkoper die u hebt gevraagd, of feedback ontvangen van een klant, noteert u dit aan het bestuur. Door opmerkingen uit te schrijven, of op zijn minst iets te noteren over de dingen die u wilt bespreken, zal de vergadering soepel verlopen en ervoor zorgen dat alle items die u wenst te bespreken worden besproken.
  6. 6 Stel een agenda in. Degene die verantwoordelijk is voor het leiden van de bestuursvergadering, meestal maar niet noodzakelijkerwijs de president, moet ongeveer een week vóór de bestuursvergadering een voorgestelde agenda verspreiden naar alle bestuursleden. De president kan zich laten bijstaan ​​door de secretaris of een ander bestuurslid voor het verspreiden van de agenda. E-mail is vooral handig voor deze taak. Stuur in de e-mail de bestuursleden om extra items die ze willen bespreken en stel een agenda op die overzichtelijk is.
    • Stel tijdgevoelige of dringendste zaken vroeg in de agenda in en die items die kunnen wachten op de volgende vergadering - mocht deze vergadering lang duren - naar de onderkant van de agenda. Zet de onderwerpen in een logische volgorde uiteen, zodat u niet naar verschillende items op de agenda springt. Als uw vergaderingen over het algemeen een uur of twee duren, probeert u de agenda dienovereenkomstig te plannen. Als er een aantal dringende zaken zijn die moeten worden besproken, communiceer dan vroegtijdig met het bestuur dat deze vergadering langer zal duren dan andere vergaderingen, zodat ze van plan zijn langer te blijven.
    • Zodra de agenda is ingesteld, stuurt u deze via e-mail naar de bestuursleden zodat ze een gefinaliseerde kopie hebben. Bovendien moet de secretaris exemplaren afdrukken om deze tijdens de vergadering te verspreiden en in het bedrijfsboek in te dienen.
  7. 7 Bekijk de notulen van de vorige vergadering. Dit gebeurt meestal aan het begin van de bestuursvergadering, waar de secretaris de minuten voorleest voor het bord. Het maakt ook deel uit van je voorbereiding op de vergadering. Herinnerend aan wat tijdens de vorige vergadering werd besproken, helpt om de nieuwe items op de agenda van de vergadering in de juiste context te plaatsen. Het kan u ook helpen taken te onthouden die in de vorige vergadering aan u waren toegewezen.
  8. 8 Zorg ervoor dat alle benodigde apparatuur aanwezig is en in goede staat verkeert. Als uw forum toestaat dat leden die de vergadering niet persoonlijk kunnen bijwonen, aanwezig zijn via een conferentiegesprek, zorg er dan voor dat u over de juiste apparatuur beschikt zodat iedereen elkaar kan horen. Voer testgesprekken vóór de vergadering uit om ervoor te zorgen dat uw apparatuur werkt. Zorg ervoor dat andere apparatuur die wordt gebruikt, zoals een projector of computer, op de vergadering aanwezig is en van tevoren is ingesteld.