Professionele vergaderingen variëren sterk afhankelijk van toon, instelling, formaliteit en inhoud. Welk soort vergadering u ook bijwoont, het is belangrijk om grondig voorbereid te zijn. Weet welke rol u op de vergadering moet spelen, identificeer uw doelstellingen, bereid relevante gegevens en presentatiemateriaal voor en zorg dat u op voorhand in de juiste stemming bent om ervoor te zorgen dat u een positieve, professionele indruk maakt op uw collega's of clients.

Methode één van de drie:
Technische en administratieve ondersteuning bieden

  1. 1 Bevestig de tijd, plaats en duur van de vergadering met een manager. Voordat u informatie over de vergadering aan al het relevante personeel verstrekt, moet u ervoor zorgen dat alle logistieke gegevens die u hebt correct zijn. Als u dit nalaat, kan dat betekenen dat u later correcties moet publiceren, iets waardoor zowel u als uw bedrijf er ongeorganiseerd en onprofessioneel uitzien.
    • Misschien wilt u een conceptversie van de memo of e-mail van de vergadering bewerken en dit aan uw manager laten zien. Op deze manier kan de manager niet alleen de logistieke informatie binnen, maar ook het formaat en de bewoording bekijken.
    • Zorg er ook voor dat u bevestigt wie de aankondiging moet ontvangen. U weet misschien al wie er aanwezig zal zijn, maar uw manager wil mogelijk ook andere, niet-aanwezige werknemers of klanten van de vergadering op de hoogte stellen.
  2. 2 Maak een agenda voor de vergadering. De agenda is een belangrijk document voor elke vergadering, omdat het de aanwezigen op de hoogte brengt van de doelstellingen en de reikwijdte van de bijeenkomst, evenals de bijeenkomst zelf gefocust, efficiënt en op schema houdt. Stel uw manager een korte lijst met doelstellingen en geplande onderwerpen voor de vergadering voor om een ​​agenda op te stellen. In deze lijst kunt u een agenda maken die u verzendt, samen met de kennisgeving van de tijd, datum en plaats van de vergadering.
    • Een goede agenda moet onderwerpen bevatten die moeten worden behandeld en hun doelen, evenals sprekers of leden van het personeel die verantwoordelijk zijn voor het presenteren van elk onderwerp. Alle onderwerpen en presentaties moeten in een logische volgorde worden geplaatst, evenals gesegmenteerd op basis van de tijd die uw manager aan elke stap wil uitgeven.[1]
    • Als je nog nooit eerder een agenda hebt gemaakt, of als je nog steeds niet zeker bent van de door jou gekozen indeling, controleer dan de sjablonen die worden aangeboden door tekstverwerkingsprogramma's zoals Microsoft Word en OpenOffice.
  3. 3 Verzamel notulen van eerdere vergaderingen. Behalve een korte kennisgeving van de aankomende vergadering en een agenda, moet u notulen toevoegen van eerdere vergaderingen die relevant zijn voor de geplande onderwerpen. Neem contact op met uw manager als uw bedrijf of groep geen minuten aan het doen is, om erachter te komen of er extra gegevens of achtergrondinformatie is die met de melding zou moeten worden verzonden.
    • Als het niet het bedrijfsbeleid of het groepsbeleid is om minuten te nemen, misschien is er bijvoorbeeld niemand beschikbaar om de notulen te nemen, overweeg dan om dit beleid voor de toekomst te wijzigen of om de vergaderaudio in de toekomst te laten opnemen. Deze documentatie helpt personeel om terug te verwijzen naar ideeën en afspraken die zijn besproken, en om bij te praten over wat er tijdens de vergadering is gebeurd. Als ze niet aanwezig konden zijn.[2]
  4. 4 Distribueer alle documenten. Tenminste een week voordat de betreffende vergadering is gepland, stuurt u de benodigde documenten naar alle aanwezigen en ander relevant personeel. Doe dit volgens het protocol van het bedrijf: voor meer formele vergaderingen of grotere bedrijven, moet u mogelijk hard copies verzenden, terwijl kleinere bedrijven of meer informele teamvergaderingen vaak via e-mail kunnen worden geregeld.
    • Sommige software en e-mailplatforms, zoals Outlook, kunnen helpen bij het plannen van vergaderingen, dus bekijk deze opties als u op zoek bent naar een manier om de vergaderagenda van uw kantoor te stroomlijnen en te moderniseren.
    • Dit tijdschema stemt overeen met de algemene kantooretiquette, maar u moet zich ervan bewust zijn dat sommige organisaties en professionele protocollen specifieke deadlines en voorwaarden bevatten. Sommige landen en staten vereisen bijvoorbeeld dat vergaderverklaringen voor vergaderingen van de Housing Association minstens een maand vóór de geplande vergadering worden verstuurd.[3]
  5. 5 Verzamel de benodigde apparatuur. Veel vergaderingen vereisen weinig meer apparatuur en materialen dan een tafel, stoelen en wat los papier en pennen voor het maken van notities. Sommige vergaderingen, vooral die bij grotere bedrijven of die zware presentaties voor gegevens en multimedia bevatten, hebben speciale apparatuur nodig, zoals projectoren, schermen, laseraanwijzers, microfoons, kabelaansluitingen of luidsprekers.[4]Je moet al deze materialen ruim voor de vergadering verzamelen en verzamelen om ervoor te zorgen dat alles functioneert en op tijd klaar is.
    • Als een of meer werknemers of teamleden van plan zijn om op de vergadering te presenteren, neem dan vooraf contact met hen op om te vragen of ze specifieke technologie of apparaten nodig hebben voor hun presentatie.
  6. 6 Stel de kamer samen. Naast het instellen van alle benodigde apparatuur voor de vergadering van tevoren, moet u er ook voor zorgen dat de kamer goed is ingericht voor ieders comfort en aandacht. Zorg er bijvoorbeeld voor dat er voldoende stoelen in de kamer zijn, dat de bidons gevuld en zichtbaar zijn en dat de temperatuur en luchtcirculatie in de kamer acceptabel zijn. Dergelijke overwegingen lijken misschien details, maar studies hebben aangetoond dat kleine dingen zoals kamertemperatuur een grote invloed kunnen hebben op de gemoedstoestand en oplettendheid van mensen.[5]
    • Afhankelijk van het gebruikelijke protocol van uw bedrijf, wilt u misschien ook een soort snack of warme drank voor de aanwezigen bieden. Verifieer altijd vooraf contact met uw manager om te controleren of u alles bezorgt wat u wilt.


Methode twee van drie:
Een idee of voorstel opstellen

  1. 1 Onderzoek uw positie. Als u een bepaald project hebt gekregen, of als u een vergadering hebt bijeengeroepen om een ​​idee te pitchen of financiering aan te vragen, moet u ervoor zorgen dat u "uw huiswerk maakt" voordat u de vergadering begint. Als u bijvoorbeeld een productidee of marketingstrategie opzet, moet u onderzoek doen naar en gegevens verzamelen over demografische gegevens van het publiek, huidige en verwachte bestedingspatronen en focusgroepen of enquêtes die inspelen op de vraag naar of de relevantie van uw product of idee.
    • Als je een taak hebt gekregen van een hoger beroep bij je bedrijf en je weet niet zeker wat er van je verwacht wordt, neem dan contact op met andere, oudere werknemers om te achterhalen welke informatie je moet hebben en hoe je deze moet presenteren.
    • Het kan helpen om je voor te stellen dat je in de schoenen staat van iemand die naar je pitch luistert. Stel jezelf de vraag, als iemand je om geld vraagt ​​of voor de goedkeuring van een bepaalde strategie, wat voor soort informatie zou je dan willen horen? Met andere woorden, wat voor soort gegevens zouden u kunnen overtuigen van de krachtdadigheid van het idee of de vraag naar het product dat voor u ligt?[6]
  2. 2 Maak eenvoudige, visueel interessante dia's of materialen. Hoewel u alle gegevens die u presenteert en gebruikt, moet kunnen gebruiken als bewijs van uw argument, moet u ook visuele representaties (bijvoorbeeld cirkeldiagrammen, staafdiagrammen of beslissingsbomen) van de belangrijkste figuren verstrekken. Niet alleen geven dergelijke visuele representaties complexe informatie op een strakke, efficiënte manier weer, maar ze worden ook vaak beter onthouden dan gegevens die mondeling worden gecommuniceerd.[7]
    • Er zijn veel softwareprogramma's ontworpen om u te helpen bij zakelijke presentaties, dus bekijk opties zoals PowerPoint en SlideDog bij het samenstellen van uw presentatie.
    • Zorg ervoor dat u large-24-punt gebruikt bij het minimale lettertype op uw dia's en posters, evenals duidelijke, gestroomlijnde afbeeldingen die de pagina niet rommelig maken. Het laatste dat u wilt, is dat uw publiek onduidelijk of verward is over de informatie die u presenteert en hoe deze relevant is.[8]
  3. 3 Overweeg je publiek. Houd bij het plannen van uw presentatie altijd rekening met wat voor soort mensen de vergadering zullen bijwonen en luister naar uw gesprek. Zijn het collega-teamleden waarmee je nauw samenwerkt? Als dat zo is, is de kans groot dat u uw dictie of toon helemaal niet hoeft aan te passen om effectief te kunnen communiceren. Als u daarentegen klanten bent waarvan u niet goed op de hoogte bent, of mensen van andere afdelingen en andere expertisegebieden, moet u ernaar streven uw taal en materialen zo toegankelijk mogelijk te maken.[9]
  4. 4 Schrijf een los script voor je presentatie. Je wilt tijdens een vergadering geen document of cue-kaarten lezen, want er is misschien geen snellere manier om de aandacht van je publiek te verliezen.[10] Dat gezegd hebbende, zou u uw gedachten en argumenten vooraf schriftelijk moeten organiseren. Zelfs als u het document niet meeneemt naar de vergadering, profiteert u van het proces van het schrijven en beoordelen van uw punten voordat u ze aan anderen moet communiceren.
    • Als u van plan bent om het script in uw vergadering te gebruiken, noteer dan alleen het geraamte van uw argument, zodat u niet in de verleiding komt om uit het document te lezen in plaats van de manchet af te zeggen.
    • Het kan ook helpen om intervallen in de presentatie op te schrijven als u een slok water wilt nemen, een anekdotje terzijde wilt leggen, zinvol wilt pauzeren of van dia of visuele afbeeldingen wilt wisselen.
  5. 5 Oefen uw presentatie. Zodra u alle informatie en presentatiematerialen die u wilt gebruiken hebt verzameld, moet u ten minste één keer een droogloop uitvoeren voordat u uw show op pad neemt. Dit zal je toelaten om je spraak te timen, lastige formuleringen of segues te oefenen, en je houding en publiek sprekende persona glad te strijken.[11]
    • Het is vooral handig om deze neppresentatie voor andere mensen te doen. Vraag vrienden, familie of vriendelijke collega's om je droogloop te observeren en je feedback te geven. Ze kunnen je laten weten of je te snel spreekt, welke punten onduidelijk lijken en je zelfs adviseren over gebaren en stemvolume.
  6. 6 Selecteer een eenvoudige en verfijnde outfit uit je garderobe. Zelfs als je bedrijf of de klanten waar je naar toe stapt, altijd informeel en ontspannen zijn, moet je de vergadering bijwonen in slimme kleding. Het laat zien dat het je iets kan schelen en dat je de vergadering serieus neemt, terwijl een slapdas-outfit het kan laten lijken alsof je je presentatie helemaal niet hebt voorbereid, zelfs als je de hele nacht of week hebt doorgebracht. Mode- en bedrijfsexperts zijn het erover eens dat de meest beproefde kleermakersselectie voor een vergadering, ongeacht iemands geslacht, een soort is.[12]
    • Een donkere kleur zoals marine of zwart is het beste. Als de vergadering informeler is, kunt u de stropdas overslaan of de pak naar beneden trekken met meer casual accessoires.
    • Als je je kast hebt leeggeroofd en niets geschikts kunt vinden, vraag je vrienden of familie om advies. Ze hebben misschien een idee hoe ze een ensemble kunnen improviseren of kunnen een item uit hun eigen kasten lenen. Erger nog, je kunt je plaatselijke winkelcentrum bezoeken om te zoeken naar een betaalbare broek en een blazer.
  7. 7 Vroeg opstaan. Door op je wekker te snoozen en vervolgens snel aan het werk te gaan, vallen je zenuwen uit elkaar en zijn je gedachten ongeorganiseerd. Vermijd deze fragmenterende factor door te waken en te stijgen ruim voordat uw vergadering is gepland. Door je tijd goed te keuren, koffie te drinken en op een ontspannen manier je ochtendroutine af te ronden, kun je je gedachten concentreren en een positieve ingesteldheid krijgen.[13]
    • Sommige experts beweren dat rituele praktijken - zelfs bijgelovige die weinig rationele betekenis hebben - een positieve invloed kunnen hebben op de prestaties.Dus zelfs als het gek lijkt, voel je dan vrij om je gelukssokken aan te trekken, naar je favoriete liedje te luisteren of je geluksmakeoverleden te kussen voordat je weggaat![14]
  8. 8 Eet een eiwitrijk ontbijt. Studies hebben aangetoond dat het eten van een gezond ontbijt vol eiwitten een grote impact heeft op de rest van je dag. Naast dat je je langer vol houdt, stimuleert het ook je metabolisme en bevordert het een gezond spieronderhoud.[15]
    • Bovendien is aangetoond dat voedingsmiddelen die rijk zijn aan vlas en foliumzuur de hersenfunctie helpen stimuleren, dus het laden van granen en ontbijtrepen kan u helpen vloeiender en creatiever te spreken tijdens uw vergadering.[16]
  9. 9 Kom in een positieve gemoedstoestand. Zodra je al het werk voor je presentatie hebt gedaan, moet je jezelf in de juiste headspace brengen. Je kunt je presentatie snel doorlopen, maar wat nog belangrijker is, je moet je humeur en zelfvertrouwen versterken. Doe dit door op een bemoedigende, positieve manier met jezelf te praten; herinner jezelf bijvoorbeeld hoeveel werk je hebt gedaan en hoe trots je bent op de inspanning, ondanks wat er op de vergadering gebeurt.
    • Probeer je bovendien voor te stellen dat je lacht en je opgelucht en gelukkig voelt na de presentatie. Positieve beelden zoals deze kunnen een grote impact hebben op uw prestaties.[17]


Methode drie van drie:
Vragen identificeren voor een informatieve bijeenkomst

  1. 1 Overweeg een professioneel contact te vragen voor een informatiegesprek. Als u iemand ontmoet met een goede baan in de branche waarin u bent geïnteresseerd of als u een kennis of manager hebt bij het bedrijf waar u stage loopt, kunt u een informatieve vergadering met hen houden. Een informatieve bijeenkomst - ook wel een informatiegesprek genoemd - is een gesprek met een referentie of kennis die kan dienen als een professionele hulpbron voor u. U mag de persoon vragen naar zijn / haar ervaring, zijn / haar vakgebied en eventueel advies voor kandidaten die het veld proberen te betreden.[18]
    • Wanneer u overweegt om een ​​interview te vragen of om een ​​specifiek persoon te vragen, probeer dan te noteren wat u wilt bereiken en wat voor soort informatie u zoekt. Ben je bijvoorbeeld vooral geïnteresseerd in strategisch advies voor applicatiemateriaal of wil je gewoon wat algemene informatie over het vakgebied om je interesse in een carrière in de industrie te bepalen? Het beantwoorden van dit soort vragen zal u helpen bepalen wie een goede geïnterviewde zal zijn en of een specifieke kandidaat nuttig voor u zal zijn.
  2. 2 Vraag een vergadering aan. Wanneer u een contactpersoon of kennis vraagt ​​voor een informatiegesprek, moet u expliciet de zinsnede 'informatievergadering' of 'informatiegesprek' vermelden. Als u dit niet specifiek opgeeft, kan de persoon verschijnen als u informele drankjes of een vriendelijke babbel verwacht en zich dan ongerust voelt of overrompeld wanneer u serieuze vragen begint te stellen.
    • Als je bijvoorbeeld iemand op een feest of netwerkevenement hebt ontmoet en een beetje hebt gechat, zeg dan iets als: "Ik heb veel vragen over het vakgebied en je ervaring hiermee, zou je het erg leuk vinden om koffie te krijgen en een informatieve ontmoeting met mij? "
    • Als u niet de kans hebt om hen persoonlijk te vragen, kunt u contact opnemen via e-mail of telefoon. Zorg ervoor dat u beknopt en beleefd bent, zodat zij zich niet belast voelen door het verzoek.
  3. 3 Kies een instelling en tijd die handig is voor uw contactpersoon. Hoewel de persoon die je een informatieve bijeenkomst geeft, je graag zal helpen, doen ze je nog steeds een plezier door je wat tijd buiten hun werkdag te geven. Dit betekent dat u de vergadering zo gemakkelijk mogelijk moet maken, waarbij u niet langer dan 15-30 minuten moet opnemen.[19]
    • Neem contact op met uw geïnterviewde over welk tijdstip van de dag, bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze of na het werk, en wat voor soort locatie, bijvoorbeeld een coffeeshop of hun kantoor, zij de voorkeur geven.
    • Je moet ze ook laten weten dat, terwijl een persoonlijke ontmoeting geweldig zou zijn, een telefoongesprek of online gesprek ook prima is.[20] Deze afweging laat zien dat je respect hebt voor hun tijd en graag enige mate van hulp accepteert die ze bereid zijn om uit te delen.
  4. 4 Doe je huiswerk. Nadat u een vergadering met uw contact hebt opgezet, onderzoekt u hun achtergrond zo goed mogelijk. Dit zal u helpen erachter te komen hoe u ze kunt benaderen en welke informatie zij u kunnen geven. Ontdek bijvoorbeeld welk carrièrepad ze hebben gevolgd en wat hun belangrijkste projecten en rollen momenteel zijn.
    • Specifieke vragen stellen, zullen ook uw interesse en enthousiasme tonen. Overmatige vleierij moet worden vermeden, maar zoiets als: "Mijn oude manager zei dat ze zoveel geleerd had over het omzetten van je passieproject in een levensvatbaar bedrijf - hoe ben je in de eerste plaats begonnen?" Kan de wielen smeren en je geïnterviewde doet meer de extra moeite om je te helpen.
  5. 5 Maak een lijst met vragen voor uw vergadering. Nadat u uw doelen hebt vastgesteld, stelt u een plan op voor de vergadering waarin deze doelen worden bereikt. Noteer de vragen die u wilt stellen en plaats ze in een strategische volgorde. Opwarmen met algemene vragen die uw nieuwsgierigheid laten zien, zoals: "Hoe bent u op dit gebied begonnen?" En "Op welk soort projecten werkt u momenteel?" Ga van daaruit verder naar meer specifieke vragen, zoals als: "Welke kwalificaties of vaardigheden moet ik in mijn aanvraag vermelden?" of "Hoe bereid ik me voor op een aanstaand interview dat ik gepland heb?"[21]
    • U hoeft tijdens de vergadering niet van deze agenda af te lezen als u zich er ongemakkelijk bij voelt, maar u moet het wel meenemen om het regelmatig te controleren en ervoor te zorgen dat u niets overslaat dat u had willen vragen.
  6. 6 Stel een persoonlijke verklaring samen. Wellicht nog meer dan proberen informatie en advies te verzamelen van een informatieve bijeenkomst, probeer je een positieve indruk op je geïnterviewde te maken. U wilt uw contactpersoon een kort overzicht geven van wie u bent, wat u uniek maakt en waar u in geïnteresseerd bent. Hierdoor is de kans groter dat zij u zich later zullen herinneren als een relevante vacature bij hun bedrijf wordt geopend of ze ontmoeten iemand die nuttig voor je zou kunnen zijn.[22]
    • Om dit effectief te doen, noteer een paragraaf of een lijst met punten over uzelf die u op een geschikt moment tijdens de vergadering kunt vermelden. Dit zal je indruk gedenkwaardiger maken en je voorbereiden op antwoorden op vragen van je geïnterviewde.
  7. 7 Breng een pen, een notitieblok en een bijgewerkt CV mee naar uw vergadering. Een van de belangrijkste dingen die u tijdens een informatieve bijeenkomst moet doen, is uitdrukkelijke interesse in het advies en de expertise van de persoon. U kunt dit doen door te komen voorbereid met pen en papier en aantekeningen te maken tijdens de vergadering, evenals een bijgewerkte CV bij de hand hebben voor het geval de persoon daarom vraagt. Deze voorbereidende maatregelen geven aan dat u serieus bent over de bijeenkomst, met respect voor de expertise van de ander en professioneel over het verwerken en verwerken van nieuwe informatie.[23]
  8. 8 Kleed je professioneel aan. Je hoeft waarschijnlijk geen pak te dragen - tenzij je het contact op hun formele, zakelijke kantoor ontmoet - voor een informatiegesprek, maar je moet in elk geval iets slims en samengevoegd dragen. Een gestroomlijnde dagjurk of goed ingedrukte button-up en broek geven uw geïnterviewde door dat u uw leven hebt samen en dat u een goede indruk wilt maken.[24]
    • Vermijd in het bijzonder spijkerbroeken, t-shirts en kale sneakers, omdat deze kledingstukken het kunnen laten lijken alsof je niet eens de moeite nam je normale routine te onderbreken wanneer je je klaarmaakte om contact te maken.