Als u in uw branche moet telefonisch contact opnemen met klanten, is de kans groot dat u veel voicemails achterlaat. Maar wat moet je precies zeggen na de piep? Het kan zenuwslopend zijn om alle relevante informatie die u nodig hebt om over te komen, terug te roepen en belangrijke details worden hierdoor weggelaten. Laat de verstrooide, geïmproviseerde berichten achter door een systeem te bedenken om voicemails achter te laten. Door een snelle checklist in je hoofd te doorlopen, kun je ervoor zorgen dat je alle informatie hebt verstrekt die je nodig hebt om door te sturen naar de ontvanger en je kansen om een ​​telefoontje terug te krijgen te vergroten.

Deel een van de drie:
Jezelf identificeren

  1. 1 Gebruik de juiste tone of voice. Zodra u begint met het opnemen van uw bericht, spreekt u op een duidelijke, hoorbare stem. Niet te snel mompelen of praten. Probeer je best om geïnteresseerd en energiek te klinken om de aandacht van je luisteraar te trekken. Hoewel de ontvanger je niet kan zien, wordt je algemene toon via de telefoon overgebracht, dus zorg ervoor dat je de juiste uitzendt.[1]
    • Zeg alles wat je zegt. Slechte ontvangst kan uw stem vervormen en ervoor zorgen dat u uitknipt. Zelfs een gewone stem kan verward over de telefoon worden.
    • De kwaliteit van uw stem moet de manier van bellen correct weergeven. Het is bijvoorbeeld goed om opgewonden te klinken als je een voicemail achterlaat om je neef te feliciteren met zijn middelbare schooldiploma. Als je condoleances aanbiedt aan een rouwende vriend, moet je je toon echter plechtig en respectvol houden.
  2. 2 Noem je naam. Geef de ontvanger uw naam als eerste. Op deze manier weet de persoon die je belt meteen wie je bent. Een eenvoudige "dit is (uw voornaam") zal in de meeste situaties doen, of een meer inleidend "mijn naam is (volledige naam)" als de persoon die u belt u nog niet eerder heeft ontmoet. Vrienden en familieleden zullen je herkennen zonder verdere identificatie. Als het een professioneel gesprek is, hebben ze een naam om te associëren met de stem en het bericht, waardoor er een persoonlijkere communicatielijn ontstaat.[2]
    • Deze stap lijkt een gegeven, maar wordt vaak vergeten door bellers wanneer ze ter plaatse worden geplaatst.
    • Als u een functie of een beschrijving van uzelf hebt die nuttig kan zijn voor de ontvanger in een follow-upgesprek, vermeld hem dan achter uw naam, dwz "Mijn naam is Dr. Holdsworth, senior radioloog in het Sacred Heart Medical Center," of "Dit is Gloria Carpenter, ik ben Chloe van school's moeder."
  3. 3 Laat uw telefoonnummer achter. Reciteer uw telefoonnummer onmiddellijk na uw naam. De meeste bellers wachten tot het einde van de voicemail om hun contactgegevens op te geven, maar als de ontvanger het de eerste keer niet opneemt, worden ze gedwongen om het hele bericht opnieuw te beluisteren. Vergeet niet om langzaam te spreken en te informeren wanneer u uw telefoonnummer achterlaat, zodat het begrijpelijk is.[3]
    • Een eenvoudige manier om uw telefoonnummer aan het begin van het bericht aan te bieden is door iets te zeggen als "dit is (uw naam), mijn nummer is (uw telefoonnummer)" of "mijn naam is (naam) die belt vanaf (nummer) .”
    • Ondanks de prevalentie van nummerherkenningsfuncties, is het altijd raadzaam om uw telefoonnummer achter te laten als de persoon die u belt, uw nummer niet heeft opgeslagen of als u verzoekt uw telefoongesprek op een andere extensie te beantwoorden.
  4. 4 Maak een verbinding. Wanneer u naar bedrijfsgerelateerde voicemails of berichten van onbekende afzenders luistert, zullen mensen verdacht of belangeloos worden als ze niet weten wie u bent of waarom u belt. Stel ze op hun gemak door een wederzijdse vriend of referentie te noemen die u hun nummer heeft verstrekt. Nogmaals, dit maakt de oproep persoonlijker. De voicemail lijkt minder invasief en u krijgt eerder een reactie.[4]
    • Probeer een korte inleiding te maken die de luisteraar duidelijk maakt, zoals 'Ik heb je nummer van Pat gekregen, die zegt dat je geïnteresseerd bent in het verkopen van je boot.'
    • Zelfs als u geen zakelijk gesprek voert, kan het tot stand brengen van een verbinding uw ontvanger aangenamer maken. "Dit is Bob, je buurman van de overkant" is persoonlijker dan "Dit is Robert Henderson."

Tweede deel van de drie:
Vermelding van uw bedrijf

  1. 1 Denk eens aan wat je van tevoren gaat zeggen. Heb een duidelijk idee van wat u gaat zeggen voordat u een voicemail achterlaat. Dit zou niet zo'n probleem moeten zijn als je met een specifieke bedoeling belt, maar als je de piep hoort aan de andere kant en weet dat ze worden opgenomen, kan een groot aantal bellers een blanco kaart tekenen. Breek de informatie op in opsommingstekens en druk op een van beide voordat je ophangt.[5]
    • Voor voicemails die bijzonder dringend of belangrijk zijn, kunt u overwegen een ruw script van tevoren op te schrijven.
    • Als je merkt dat je uit elkaar gaat, focus je dan op het weglaten van je naam, callback-nummer en reden om een ​​paar woorden in te voeren.
    • Afbeelding waarop u een voicemail verzendt om een ​​romantische interesse over de datum van gisteravond op te volgen. Door je boodschap mentaal te schetsen voordat je het opneemt, kan het het verschil betekenen tussen afkoelen, kalm en verzameld en een stotterend, nerveus wrak.
  2. 2 Houd je bericht kort. Beperk uw voicemailbericht tot 20-30 seconden. Er zal zelden een gelegenheid zijn wanneer een voicemail langer moet zijn. Je wilt de ontvanger niet vervelen met een overdreven lange, meanderende introductie of verhaal. Blijf kort en bondig. Een kort bericht kan nieuwsgierigheid opwekken en iemand ertoe overhalen terug te bellen wanneer hij anders misschien niet zou hebben.[6]
    • Aan de andere kant, als u een voicemail achterlaat die te kort is, kan uw ontvanger het onbelangrijk vinden en deze verwijderen zonder er zelfs naar te luisteren.Dit is vooral waarschijnlijk als u belt via een niet-vermeld nummer.[7]
    • Het punt van het verlaten van een voicemail is om iemand te dwingen om u terug te bellen, niet om alle informatie die u tijdens het gesprek met hen zou delen te verwijderen.
  3. 3 Openen met de belangrijkste info. Laat je achtervolgen en wees expliciet over je reden om te bellen. Als je gewoon het basisstation aanraakt, zeg dat dan; als u een verkoopaanbieding hebt, of een transactie opvolgt of een afspraak bevestigt, laat de ontvanger dan weten. Je luisteraar zal snel zijn interesse verliezen en kan het bericht verwijderen als je hem niet vooraf op de hoogte stelt van je doel.[8]
    • Je hebt maar een korte tijd om je punt over te brengen. Als je in de buurt van de bush slaat, kan je luisteraar het bericht opgeven voordat ze op cruciale informatie aankomen.
    • Het is veel beter om moeilijk nieuws, zoals "papa is in het ziekenhuis", leeg te geven en de rest van het bericht te gebruiken om te troosten en uit te leggen, dan om rond het onderwerp te dansen en je luisteraar zorgen te laten maken.
  4. 4 Wees persoonlijk en organisch. Weersta de drang om in een hoogdravende, generiek klinkende 'telefoonstem' te glippen. Wees gewoon beleefd, wees jezelf en praat op een natuurlijke manier. Mensen kunnen zien wanneer iemand iets probeert te verkopen of van een bepaalde manier afkomen, en ze zullen je veel sneller geneigd zijn om je de tijd van de dag te geven als ze het gevoel hebben dat je hen op gelijke voet benadert.[9]
    • Als je vanuit een script aan het lezen bent, krijg je als luisteraar de indruk dat dit gewoon een nieuwe oproep is die je moet doen.

Derde deel van de drie:
Afmelden

  1. 1 Stel een specifieke vraag of verzoek. Als u uw bericht afsluit, moet u specifiek aangeven waarom u wilt dat de ontvanger u terugbelt. Stel hen een precieze vraag of doe een verzoek dat hen zal motiveren om de telefoon op te nemen. Als ze zich verward of onzeker voelen over je intentie na het luisteren naar je voicemail, heeft het zijn werk niet gedaan.[10]
    • Probeer zinnen als 'laat me weten hoe je het recept hebt gevonden dat ik je heb gestuurd' of 'Ik ben geïnteresseerd in je ideeën over dit voorstel'.
    • Mensen zijn meer gemotiveerd om contact op te nemen als je ze met een verzoek hebt afgezonderd, of als je gewoon "me terugbellen" zegt.
  2. 2 Geef uw naam en contactgegevens op. Breng uw bericht tot een einde door nogmaals uw naam en telefoonnummer aan de luisteraar te geven. Herhaal je telefoonnummer twee keer zodat er geen kans is dat ze een cijfer verkeerd krijgen of niet opschrijven. Zorg ervoor dat u ook alle details invoert die van pas kunnen komen wanneer de ontvanger uw oproep terugstuurt, bijvoorbeeld wanneer u wel en niet beschikbaar zult zijn en wanneer u het beste kunt bellen.[11]
    • Je telefoontje meer dan twee keer uitspreken aan het einde van een gesprek is overdreven en kan zelfs als onbeleefd worden geïnterpreteerd.
    • U hoeft zich geen zorgen te maken over deze stap als uw bericht toevallig is voor een vriend of familielid.
  3. 3 Vermijd eindeloze eindes. Wanneer het tijd is om op te hangen, verwaaier of verleng het bericht niet onnodig. Tenzij het een persoonlijke oproep aan een geliefde is, is het niet nodig om iemand een geweldige dag te wensen. De aandacht van de ontvanger zal afnemen naarmate de voicemail langer duurt, dus probeer aan het einde de focus niet te verliezen. Bedank hen voor hun tijd en laat de volgende fase van communicatie aan hen over.[12]
    • Vriendelijke sluitingen als "Ik kijk er naar uit om van je te horen" zijn warmer en daarom effectiever dan generieke, commerciële zoals "een mooie dag verder".
    • Vat uw bericht aan het einde niet samen of vat het samen. Als de ontvanger een bepaald detail opnieuw moet horen, kunnen ze het later opnieuw afspelen.