Een klacht is gedefinieerd als een formele schriftelijke klacht. De klacht gaat over een verkeerd handelen, ongelijkheid of onrecht door een persoon of bedrijf begaan tegenover een ander. Er zijn veel situaties waarin je misschien een klacht wilt indienen: omdat je werkgever je onterecht heeft behandeld, omdat een bedrijf inferieure goederen of diensten heeft geleverd, of omdat je de dekking op grond van een verzekeringscontract hebt geweigerd. Het formaat en de procedures voor klachtenbeleid zullen nogal variëren. Toch zijn er gemeenschappelijke elementen voor het indienen van een klacht.

Deel een van de vier:
De klacht documenteren

  1. 1 Noteer alles wat u zich herinnert over het incident. Documenteer zo snel mogelijk wat er is gebeurd. Als u bijvoorbeeld een promotie hebt geweigerd, noteert u uw geheugen van de vergadering waar u een mondelinge toelichting hebt gekregen.
    • Neem de namen van winkelmedewerkers of iemand anders waar je een klacht tegen hebt op. Vraag naar voor- en achternamen: vertegenwoordigers van de klantenservice geven vaak alleen een voornaam.
    • Schrijf de dag en tijd op, evenals de locatie waar het incident plaatsvond. Als u een grief wilt indienen tegen de bestuurder van een transportbedrijf, moet u niet alleen het nummer van het kenteken, maar ook de locatie van het incident noteren.
  2. 2 Bewaar documenten. Houd alle communicatie tussen u en de partij waartegen u een grief hebt. Behoud niet alleen formele communicatie, zoals brieven, rekeningen en ontvangsten, maar ook informele berichten zoals handgeschreven notities of e-mails.
    • Bewaar uw documenten op een veilige plaats, zoals een kluis of in een kluis thuis. U kunt ook alle documenten scannen, zodat u altijd een elektronische kopie hebt.
  3. 3 Praat met getuigen. Als iemand het incident heeft waargenomen, praat met hem. Als iemand bijvoorbeeld getuige is geweest van intimidatie op het werk, moet u een notitie maken van wie ze waren. Als een vreemde een slechte service in een winkel constateert, probeer dan zijn naam en contactgegevens te achterhalen.
    • Spreken met getuigen is ook een goede manier om te beoordelen of je de situatie al dan niet verkeerd hebt begrepen. Sommige getuigen hebben bijvoorbeeld iemand iets anders horen zeggen dan wat je hebt gehoord.
  4. 4 Zoek bewijs in handen van derden. Veel bedrijven hebben beveiligingscamera's die registreren wat er in de winkel gebeurt, evenals op de parkeerplaats. Veel steden hebben ook camera's geïnstalleerd die afbeeldingen van kruispunten maken. Indien van toepassing, kunt u dit bewijsmateriaal zoeken.
    • In dit stadium moet u gewoon om het bewijs vragen. Zelfs als de winkel geen kopie van het beeldmateriaal aan u wil overhandigen, vraag het dan om het te bewaren. Als u een rechtszaak aanspant, kunt u een kopie krijgen met een dagvaarding.
    • Je kunt soms video van een politie-dashcam krijgen door een recht-voor-weet-aanvraagformulier in te vullen.[1] Neem contact op met de politie voor het verkrijgen van een video die ze hebben.

Deel twee van vier:
Het bereiken van informele resolutie

  1. 1 Informeel overleggen met uw supervisor. Sommige bedrijven vereisen dat werknemers hun leidinggevende informeel ontmoeten om hun klacht te bespreken. Dit moet gebeuren voordat er papierwerk wordt ingediend.
    • Zelfs als u niet verplicht bent om informeel te ontmoeten, kan het nog steeds een goed idee zijn om dit te doen. Vaak is de andere partij zich niet bewust van hoe hun acties of uitspraken worden waargenomen door anderen. Door te vertellen hoe je onrecht werd aangedaan en wat de persoon of het bedrijf kan doen om die gevoelens te verlichten, waarschuw je hen voor hun gedrag.
    • U kunt ook buiten de arbeidscontext informele oplossingen zoeken. Als u een klacht bij een bedrijf heeft, kunt u even stoppen bij en praten met een medewerker of medewerker, die u ter plekke een restitutie kunt geven.
    • Informeel vergaderen is ook een goede manier om het beleid voor het indienen van een formele klacht te achterhalen. Als u niet op een informele manier een bevredigende oplossing ontvangt, vraag dan aan wie u contact moet opnemen om een ​​formele klacht in te dienen.
  2. 2 Kopieën van ondersteunende documenten meenemen. De persoon met wie je afloopt, wil mogelijk documentatie zien die je hebt.
    • Een verkoopmedewerker wil een kwitantie en een voorbeeld van de goederen zien waarvan u beweert dat ze inferieur zijn.
    • Neem alleen kopieën mee. Bewaar de originelen thuis of in een andere veilige ruimte. Als u originelen aan een andere persoon overhandigt, kan deze ze misschien kwijtraken.
  3. 3 Overweeg een bemiddelaar te gebruiken. Sommige bedrijven en organisaties hebben mediators opgeleid voor personeel. U kunt een bemiddelaar gebruiken tijdens de informele resolutiefase.[2]
    • Vanwege de kosten van bemiddeling, wilt u misschien geen bemiddelaar gebruiken, tenzij u deze gratis door de organisatie of het bedrijf verstrekt. Getrainde bemiddelaars kunnen meer dan $ 1.000 per dag kosten.[3]
    • Bemiddeling blijft nog steeds een mogelijkheid nadat u een officiële klacht indient. In die tijd is het veel waarschijnlijker dat het bedrijf of de organisatie de rekening zal betalen.
    • Als u een klacht wilt oplossen met een winkel, een professional (zoals een advocaat) of een zorgaanbieder, moet u niet betalen voor een bemiddelaar. Integendeel, u zou gewoon zelf voor een vergadering moeten verschijnen.
  4. 4 Vraag naar de volgende stappen. De persoon met wie je afloopt, kan het probleem mogelijk niet meteen oplossen. Zelfs als u moet wachten op een beslissing, moet u vragen naar de volgende stappen in het geval u niet tevreden bent met de voorgestelde regeling.
    • Als u een klacht indient bij een winkelbediende of een andere medewerker van de klantenservice, moet u onmiddellijk vragen om een ​​supervisor te spreken als u niet in staat bent om uw klacht te laten oplossen.

Deel drie van vier:
Een klacht indienen

  1. 1 Neem contact op met de juiste afdeling. Als u niet tevreden bent met de resolutie die uiteindelijk door uw supervisor wordt aangeboden, neem dan contact op met de naam van het individu of de afdeling waarnaar uw supervisor u heeft geleid.
    • Als u lid bent van een vakbond, moet u ook contact opnemen met uw vakbondsvertegenwoordiger. EU-regels voorzien vaak in vertegenwoordiging tijdens het klachtenproces.Je wilt ze vroegtijdig betrekken.
  2. 2 Bestudeer de regels en procedures. Elk bedrijf of bedrijf heeft zijn eigen regels en voorschriften. U moet bijvoorbeeld mogelijk binnen een bepaalde tijd een bestand indienen. Ook zal het bedrijf aangeven met wie u eerst contact moet opnemen. U moet een hand-out krijgen met uitleg over de procedures; afwisselend kan het bedrijf u naar een website verwijzen.
    • Volg de procedures zoals aangegeven. Als u dit niet doet, negeert het bedrijf eenvoudig uw klacht en moet u het proces helemaal opnieuw starten.
  3. 3 Beveilig een kopie van het klachtenformulier. Het formulier kan worden afgedrukt of online. U moet het formulier invullen in welke vorm u zich het prettigst voelt.
    • Sommige onlineformulieren geven u mogelijk geen afdruk van de informatie die u heeft ingediend. In plaats daarvan ontvangt u mogelijk alleen een bevestigingscode. Als u de keuze krijgt tussen een online formulier of een papieren versie, moet u de papieren versie invullen zodat u een record hebt.
  4. 4 Vul het klachtenformulier in. Elk klachtenformulier is anders, maar ze zouden allemaal om vergelijkbare informatie moeten vragen:
    • Uw naam, adres en contactgegevens, zoals telefoon en e-mail.[4] Als u klaagt over een zorgverlener of een creditcardmaatschappij, wordt u gevraagd naar uw accountnummer en uw geboortedatum.[5]
    • De naam van de persoon over wie u klagen (indien van toepassing).
    • De namen van getuigen die uw klacht kunnen ondersteunen met relevante feiten.[6]
    • De aard van de klacht. Vaak krijgt u een spatie om uw klacht in te typen.[7]
    • Uw handtekening en datum.
    • Bewaar een kopie van uw ingevulde formulier en voeg alleen kopieën van documentatie of bewijsstukken bij.
  5. 5 Bestand vroeg. U moet deadlines halen om een ​​klacht in te dienen. Deze verschillen per bedrijf of organisatie, maar moeten worden beschreven in het beleid en de procedures die u hebt vastgesteld toen u het klachtenproces startte.
    • Als u een klachtenformulier moet verzenden, controleert u of de deadline van toepassing is op de datum waarop het klachtenformulier is ontvangen of de datum waarop deze is verzonden.
    • Stuur het formulier gecertificeerde e-mail, zodat u weet dat het is aangekomen.
  6. 6 Neem deel aan het onderzoek. Mogelijk wordt u gecontacteerd door een bedrijfsonderzoeker die belast is met het onderzoeken van uw klacht. De persoon kan u persoonlijk of telefonisch willen interviewen.
    • U kunt zich voorbereiden door uw documenten te bekijken, inclusief wat u kort na het incident hebt genoteerd. Met deze documenten kunt u uw geheugen opfrissen.

Deel vier van vier:
Volgende stappen nastreven

  1. 1 Maak bezwaar tegen het besluit van het bedrijf. Als het bedrijf geen bevredigende oplossing biedt, moet u controleren of u tegen de beslissing in beroep kunt gaan. Een beroepsprocedure moet worden opgenomen in de brief waarin het besluit van het bedrijf wordt toegelicht.
    • Soms hebben beroepen korte deadlines. U moet de deadline onmiddellijk vinden en hieraan voldoen.
  2. 2 Overweeg alternatieve geschillenbeslechting (ADR). Hoewel een bedrijf zich niet vrijwillig aanbiedt om u te compenseren, kunnen zij bemiddeling of andere vormen van ADR voorstellen, zoals onderhandeling of arbitrage. Bedrijven stellen ADR vaak voor om buitengerechtelijk te blijven omdat ADR vaak goedkoper is dan een volledig proces.
    • Erken dat ADR bindend kan zijn. Met name arbitrage is als een rechtszaak: u legt bewijzen aan een arbiter voor en gaat ermee akkoord gebonden te zijn aan de beslissing. Je kunt geen beroep in de rechtbank aantekenen als je het resultaat niet leuk vindt.
    • Bemiddeling en onderhandeling zijn doorgaans niet bindend. Je kunt weglopen van discussies als je niet tevreden bent met de resultaten.[8]
  3. 3 Maak kennis met een advocaat. Er zijn veel juridische mogelijkheden om na te streven, afhankelijk van uw klacht. Een advocaat kan goed advies geven over het al dan niet doorgaan met ADR of een meer formele juridische klacht indienen.
    • Als u bijvoorbeeld uw werkgever belast met discriminatie of vergelding, zal uw advocaat u adviseren bij het indienen van een klacht bij de Equal Employment Opportunity Commission of bij een gelijkwaardig staatsbestuur.
    • Als uw klacht betrekking heeft op inferieure service of producten die zijn gekocht bij een bedrijf, kan uw advocaat u helpen bij het indienen van een contractbreuk.
    • Als u de weigering van dekking onder een verzekeringscontract wilt betwisten, kan uw advocaat u helpen bij het indienen van de juiste rechtszaak.