Een telefoongesprek afhandelen

Taakscreeninginterviews kunnen intimiderend zijn, maar met een beetje voorbereiding kun je het zelfvertrouwen opbouwen dat je nodig hebt om te slagen. Het doel van een screening-oproep is om te bepalen of u voldoet aan de minimale positievereisten voor een taak waarop u heeft gesolliciteerd. De persoon die belt, wil ervoor zorgen dat een persoonlijke vergadering een productief gebruik van tijd voor iedereen is en ervoor zorgt dat u goed bij uw bedrijf past. Ze zullen ook specifieke werkgerelateerde informatie zoeken en oordelen over werkgerelateerde persoonlijke kenmerken.

Methode één van de twee:
Een screening-oproep behandelen als de interviewer

1. 1 Bereid je werkruimte voor en verwijder eventuele afleidingen voordat je belt. Sluit de deur naar uw kantoor, draai uw gsm-belmelodie op trillen en sluit alle mogelijk storende internetbrowsers af. Zorg ervoor dat u een glas water in de buurt houdt voor het geval u moet hoesten of dat uw mond droog wordt door te praten.
   • Overweeg het toilet te gebruiken voordat u belt.
   • Als u vanuit een kantoor niet kunt bellen, probeer dan een plaats te vinden (in uw huis, hotelkamer, enz.) Die stil is en vrij is van afleiding.
2. 2 Lees het CV van de kandidaat door. Om de kandidaat goed te kunnen screenen, moet u vóór de oproep vertrouwd raken met het applicatiemateriaal. Lees hun cv door en noteer notities die je hebt.^[1]
   • Overweeg dingen die u misschien wilt stellen over lacunes in werk, werkgerelateerde ervaringen of verschillende kwalificaties.
3. 3 Stel indringende vragen. Voor het screeningproces is het niet nodig om tonnen vragen van het interviewtype te stellen. Je probeert gewoon de basis hier te krijgen. Focus op compatibiliteitsvragen (startdatum, reis, salaris, enz.), Schets van de interesse van de kandidaat in de functie en uitleg van eventuele anomalieën in de sollicitatie van de kandidaat (lacunes in de werkgelegenheid, veranderingen in de sector, enz.). Enkele voorbeelden van effectieve vragenlijsten zijn:^[2]
   • Wanneer kan je starten?
   • Ben je bereid om te reizen / verhuizen?
   • Hoeveel geld zou je willen verdienen in deze functie?
   • Waarom heeft u zich voor deze functie aangemeld?
   • Waarom wil je je huidige positie verlaten?
4. 4 Luister aandachtig naar de antwoorden van de kandidaat. Zorg ervoor dat je actief luistert naar de antwoorden van de geïnterviewde op je vraag, zodat je een volledig beeld krijgt van hun persoonlijkheid, werkgeschiedenis en geschiktheid voor de baan.
   • Het kan u helpen sommige notities te noteren terwijl de kandidaat aan het woord is. Op die manier kunt u later teruggaan naar uw aantekeningen als u iets bent vergeten of vragen hebt.
5. 5 Houd een open geest. Als je onder de indruk was van het lezen van de sollicitatie van de kandidaat en je hebt al besloten dat ze naar een sollicitatiegesprek moeten worden gebracht, dan is het screeningproces gewoon een verspilling van tijd. Hetzelfde geldt als u niet tevreden bent met de sollicitatie van een kandidaat. Probeer een open geest te houden en eventuele vooringenomenheid te minimaliseren.
   • Probeer zo objectief mogelijk te zijn om de best mogelijke beslissing te nemen aan het einde van het proces.
6. 6 Houd tijdens het gesprek een sympathieke houding aan. Probeer interactief met de kandidaat om te gaan op een manier die hen op hun gemak stelt. Je bevindt je hier in een positie van autoriteit, dus je kunt aannemen dat de kandidaat al nerveus is. Als je ze verder intimideert met een koude toon of een neerbuigende, gehaaste houding, is het onwaarschijnlijk dat je een duidelijk beeld krijgt van wat voor soort persoon ze werkelijk zijn, onder alle nervositeit.
   • Maak een klein praatje. Maak een grapje om de spanning te verminderen. Geef positieve feedback tijdens het interview.
7. 7 Noteer de naam van de geïnterviewde en gebruik deze. Iemand bij zijn of haar naam bellen is een eenvoudige manier om wederzijds respect te tonen en de kandidaat uit te nodigen om het gevoel te krijgen dat ze meer zijn dan alleen de inhoud van hun toepassing in jouw ogen. Gebruik de juiste titel (Mr., Ms., Dr., etc.) en hun achternaam. Roep de persoon niet bij zijn voornaam tenzij ze u uitnodigen om dit te doen.
   • Zelfs als jij degene bent die de leiding heeft, is het toch leuk om professioneel respect te tonen door dit soort formaliteiten te gebruiken.
8. 8 Beëindig het gesprek met een positieve noot. Bel aan het einde van het gesprek de beller voor hun tijd, zeg dat je het leuk vond om met hen te praten en laat hen weten wat de volgende stappen zullen zijn.^[3]
   • Zelfs als je niet zeker weet of de geïnterviewde goed bij de positie past, is het nog steeds een goede etiquette om ze positief te behandelen en hen te laten weten dat je hun aanvraag in overweging zult nemen.

Methode twee van twee:
Een screening-oproep afhandelen als geïnterviewde

1. 1 Bereid een comfortabele omgeving voor op het telefoongesprek. Stel jezelf op aan een comfortabel bureau of op de bank. Zorg ervoor dat u zich niet houdt aan mogelijke afleiding - geluiden van buitenaf, huisdieren, kinderen of andere afleidingen voor het huishouden. Houd een glas water in de buurt en houd een pen en pad bij de hand voor eventuele problemen tijdens het gesprek.^[4]
   • Zorg ervoor dat uw telefoon en laptop vooraf volledig zijn opgeladen.
2. 2 Bereid een aantal reacties voor op verwachte vragen. Waarschijnlijk zal de interviewer u een aantal vragen stellen met betrekking tot uw persoonlijkheid en uw prestaties in een werkomgeving. Bereid een paar antwoorden op veelgestelde vragen van tevoren voor zodat je niet hoeft te denken aan je reactie op dit moment. Enkele veelgestelde vragen over telefoongesprekken zijn onder andere:^[5]
   • Wat interesseert je voor deze baan?
   • Wat voor soort relevante werkervaring heb je al?
   • Wat houdt je huidige baan in?
   • Wat is je diploma?
   • Loop me door je cv.
3. 3 Verzamel uw referentiematerialen bij elkaar en houd ze in de buurt. Deze materialen bevatten een kopie van uw cv, een kopie van elke vacature of advertentie waarop u hebt toegepast en uw onderzoeksnotities over het bedrijf.^[6]
   • Omdat het een telefoongesprek is, kunt u gemakkelijk naar deze dingen verwijzen zonder dat de beller zich bewust is van wat u doet.
4. 4 Bereid wat plakbriefjes voor met belangrijke punten erop. Het is normaal om af en toe je gedachtegang te verliezen tijdens een stressvolle situatie zoals een telefonisch interview. Om dit te voorkomen, noteer enkele belangrijke punten die u wilt bespreken op sommige plakbriefjes en plaats deze aan de rand van uw computerscherm. Het hebben van hen recht voor je is een goed vangnet voor het geval je struikelt over je antwoorden.
   • Noteer op de plaknotities dingen als de missie van het bedrijf, een lijst met werkgeschiedenisinformatie waarvan u zeker weet dat ze bekend zijn, en een paar voorbereide antwoorden op vragen die u verwacht dat ze u kunnen vragen.
5. 5 Neem even de tijd om jezelf te verzamelen voordat je het gesprek begint. De oproep zal meestal tijdens kantooruren worden gedaan en kan u bij verrassing verrassen. Als dat gebeurt, vraagt ​​u de beller even te wachten terwijl u naar een rustige locatie gaat.
   • Als het telefoongesprek voor een bepaalde tijd is gepland, probeer dan ten minste tien minuten van tevoren klaar te zijn, zodat u even tijd hebt om uw zenuwen te kalmeren.
6. 6 Wees voorbereid om over jezelf te praten. Tijdens het gesprek wordt u mogelijk gevraagd te bespreken waarom u op dit moment op zoek bent naar werk; welke vaardigheden heb je die voldoen aan de functie-eisen; en of uw looneisen binnen het huurbereik vallen. Er kunnen ook vragen zijn met betrekking tot uw werkstabiliteit of waarom u bent overgestapt van baan naar baan.^[7]
   • Overweeg je antwoorden van tevoren zodat je je antwoorden klaar hebt staan.
7. 7 Noteer de naam van de beller en gebruik deze. Gebruik de heer en mevrouw, of een andere toepasselijke titel. Roep de persoon niet bij zijn voornaam tenzij u hiertoe wordt uitgenodigd.
   • Dit toont een niveau van professionaliteit dat de beller zal waarderen.
8. 8 Beantwoord vragen bondig. Wanneer de beller u vragen stelt, moet u deze bondig beantwoorden, met alleen de nodige informatie. Voeg niet veel extra pluis toe dat niet relevant is, of vertel onnodige verhalen die uw zaak niet duidelijk helpen.^[8]
   • Een goed, beknopt antwoord kan ongeveer zo zijn: "Ik zal een aanwinst voor dit bedrijf zijn, omdat mijn eerdere werkervaring in salesmarketing me al veel van de vaardigheden heeft gegeven die ik nodig heb om succesvol te zijn in de functie. Voor de toekomst zullen onze specifieke vaardigheden ons helpen het bedrijfsdoel te bereiken door de driemaandelijkse verkoop te verhogen door innovatieve benaderingen van bestaande marketingstrategieën aan te bieden en mijn kennis van de verkoopsector toe te passen als leidraad voor onze marketingbeslissingen. "
9. 9 Geef eerst belangrijke informatie. Omdat de screening-oproep waarschijnlijk vrij kort zal zijn, wil je ervoor zorgen dat je de informatie krijgt die je echt nodig hebt. Beantwoord de vragen van de beller eerst met de belangrijkste informatie en vouw vervolgens uit als de beller om meer informatie vraagt.
   • Plan om elke verwarring uit te leggen die zou kunnen voortvloeien uit uw aanvraag - zoals lacunes in de arbeidsgeschiedenis, onvolledige kwalificaties of een gebrek aan ervaring.
10. 10 Concentreer u op hoe u goed bij het bedrijf past. Zorg er bij het beantwoorden van de vragen van de beller voor dat u altijd uw antwoorden terugbrengt naar hoe u een geweldige aanvulling op het bedrijf zou zijn. Vergeet niet dat je jezelf hier probeert te verkopen, dus je wilt dat de beller het gesprek verlaat en nadenkt over hoe gekwalificeerd en geschikt je bent voor de baan die je bent.
    • Benadruk alle relevante kwalificaties, ervaring of vaardigheden die je hebt en die jou een geweldige kandidaat voor de job maken.
11. 11 Spreek langzaam en duidelijk. Het is normaal om sneller te praten als je nerveus bent, dus probeer een bewuste poging te doen om je spreeksnelheid tijdens het interview te vertragen. Je moet zelfs overwegen om iets langer te wachten dan normaal (slechts enkele seconden) voordat je vragen beantwoordt, zodat je zeker weet dat de beller genoeg tijd heeft om zijn vraag te beantwoorden en je niet per ongeluk over hem praat.
    • Te snel praten kan je nerveus en onvoorbereid doen lijken. Het kan er ook voor zorgen dat je snel een antwoord krijgt voordat je genoeg tijd hebt gehad om je reactie volledig te overwegen.
12. 12 Breng een sympathieke, vriendelijke houding over. Probeer prettig en gemakkelijk om mee te praten te zijn tijdens het gesprek, terwijl je altijd professioneel blijft. Blijf kalm en ontspannen; probeer vanaf het begin met de beller op zijn gemak te klinken.^[9]
    • Als je een punt wilt benadrukken, verhef je dan niet; in plaats daarvan opstaan. Dit geeft je stem meer energie.
13. 13 Projecteer een groter enthousiasme dan normaal. Omdat de beller je niet echt kan zien lachen, is het belangrijk dat je een enigszins overdreven enthousiasme overbrengt via de telefoon. Ga er niet te overdreven mee, maar laat de beller weten dat je enthousiast bent over deze kans.
    • Lach (indien nodig) naar grappen en beantwoord vragen met enthousiasme.
14. 14 Volg door met de volgende stappen. Als je alle vragen hebt beantwoord, zorg er dan voor dat je de oproep niet beëindigt zonder te weten wat de volgende stap zal zijn. Zoek uit of ze contact met u opnemen voor een persoonlijk gesprek of dat u het interview nu kunt inplannen. Noteer de datum en tijd; de naam, titel en telefoonnummer van de persoon met wie u zult ontmoeten; het adres of de locatie en een routebeschrijving om daar te komen (indien aangeboden).^[10]
    • Zorg ervoor dat u duidelijk weet wat de volgende stappen zijn en de verwachte tijdlijn om verder te gaan.
15. 15 Beëindig het gesprek met een positieve noot. Voordat je ophangt, bedank de beller voor zijn tijd en aandacht. Informeer de beller dat u geïnteresseerd bent om vooruit te komen en van het gesprek te genieten.^[11]
    • Probeer iets te zeggen als: "Bedankt voor de oproep. Ik ben erg geïnteresseerd in deze mogelijkheid en ben enthousiast over het voortzetten van het proces. Wat is de volgende stap?"