Als u een manager of eigenaar bent van een bedrijf met werknemers onder uw leiding, kan er een tijd komen dat u een schriftelijke waarschuwing moet geven. Een schriftelijke waarschuwing is een officiële kennisgeving dat een medewerker het bedrijfsbeleid heeft overtreden. De waarschuwing geeft een gedetailleerd overzicht van het probleem, met vermelding van wanneer het plaatsvond en hoe lang de waarschuwing van kracht is. Hoewel het onaangenaam is, kan het geven van een schriftelijke waarschuwing helpen om de orde binnen het bedrijf te handhaven en de werknemer een kans te geven om hun acties te corrigeren.

Deel een van de twee:
Beslissen of het tijd is voor een schriftelijke waarschuwing

  1. 1 Volg de gebruikelijke voortgang van waarschuwingen. Waarschuwingen die worden uitgegeven aan een medewerker worden meestal uitgegeven na een bepaalde voortgang of escalatie. Door vast te houden aan de voortgang, kunt u de medewerker helpen precies te begrijpen welk niveau van discipline hij momenteel ontvangt en hoe ernstig het probleem is. Bekijk de volgende voortgang van werknemerswaarschuwingen om te zien of het tijd is voor een schriftelijke waarschuwing:[1]
    • Verbale waarschuwing
    • Geschreven waarschuwing
    • Laatste schriftelijke waarschuwing
    • Beëindiging van de werknemer.
  2. 2 Volg de code van de organisatie. Voordat u de schriftelijke waarschuwing aan een medewerker geeft, moet u de disciplinaire code van uw organisatie raadplegen. Zorg ervoor dat de code overeenkomt met uw beslissing om een ​​schriftelijke waarschuwing te geven. Pas de ernst van het probleem aan aan de disciplinaire code die uw organisatie gebruikt voordat u uw schriftelijke waarschuwing indient.[2]
    • Sommige problemen zijn mogelijk niet erg serieus of zijn de eerste keer dat deze werknemer optreedt. Deze kunnen een eenvoudige mondelinge waarschuwing vereisen.
    • Andere problemen kunnen vrij ernstig zijn en kunnen een schriftelijke waarschuwing rechtvaardigen, waarbij de mondelinge waarschuwing wordt omzeild. Dit kunnen diefstal of dreigementen van geweld zijn.
  3. 3 Verzamel informatie over het probleem. Voordat u een schriftelijke waarschuwing maakt, moet u alle relevante informatie over de werknemer en het probleem verzamelen. Door deze informatie te verzamelen, kunt u beoordelen of de schriftelijke waarschuwing geschikt is en kunt u een gedetailleerde en effectieve waarschuwing opstellen.
    • Leer de data en tijden van inbreuken op werknemers.
    • Detailleer eventuele gesprekken of eerdere mondelinge waarschuwingen over dit probleem.
    • Verzamel oude documenten die de werknemer heeft ondertekend, waarin de aanvaarding van de documenten is vastgelegd en de schending van deze documenten wordt geïllustreerd.
  4. 4 Praat met de werknemer. Voordat u uw schriftelijke waarschuwing voltooit en publiceert, wilt u privé met de betreffende medewerker spreken. Tijdens deze vergadering kunt u de situatie beter begrijpen en nauwkeurig beoordelen of de volgende stap is om een ​​schriftelijke waarschuwing aan de werknemer te geven.[3]
    • Het gesprek kan onthullen dat het een misverstand was en dat er geen verdere actie nodig is.
    • Mogelijk kunt u meer informatie over het incident verzamelen, zodat u beter uw schriftelijke waarschuwing kunt geven als dit nodig mocht zijn.
  5. 5 Bepaal of het uw plicht is om de waarschuwing uit te geven of te schrijven. In grotere organisaties kan het onduidelijk zijn wie de persoon moet zijn om de geschreven waarschuwing af te leveren, vooral als de werknemer meer dan één supervisor of manager heeft. Zorg ervoor dat het bedrijfsbeleid verplicht is om de waarschuwing naar de werknemer te schrijven of af te leveren.[4]
    • Over het algemeen geeft de direct leidinggevende de brief af.
    • In sommige gevallen kan de beslissing om een ​​schriftelijke waarschuwing te geven worden vastgesteld door een groepsbijeenkomst.

Deel twee van twee:
Creëren en uitgeven van de schriftelijke waarschuwing

  1. 1 Vermeld de benodigde informatie. Hoewel de vereisten per organisatie kunnen verschillen, zijn er enkele algemene elementen die u in uw schriftelijke waarschuwing wilt opnemen. Bekijk de volgende informatiepunten om een ​​informatieve en effectieve schriftelijke waarschuwing te maken:[5]
    • Vermeld de namen van alle betrokken partijen.
    • De aard van de overtreding.
    • De datum en het tijdstip waarop de overtreding heeft plaatsgevonden.
    • Details van de waarschuwing en de tijdsperiode die is gemoeid met de waarschuwing.
    • Instructies voor de werknemer over hoe de situatie kan worden verholpen.
    • Gevolgen van deze overtreding evenals de gevolgen van toekomstige problemen.
  2. 2 Wees zo specifiek mogelijk. Wanneer u uw waarschuwing schrijft, moet u zo specifiek en gedetailleerd mogelijk zijn. Het opnemen van duidelijke en beknopte details in uw waarschuwing zal u helpen om het exacte probleem bij de hand te houden en uw werknemer in staat te stellen om in de toekomst beter correcties aan te brengen en verdere overtredingen te voorkomen.
    • Neem duidelijke verklaringen op die het probleem beschrijven. Bijvoorbeeld: "Op 23 juni werd gemeld dat u betrokken was bij een fysieke woordenwisseling met een andere werknemer".
    • Waarschuwingen moeten duidelijk maken wat er gebeurt als het gedrag van de werknemer niet wordt gecorrigeerd. Bijvoorbeeld: "Als er een andere overtreding plaatsvindt, zullen we slechts één laatste waarschuwing afgeven vóór de beëindiging."
  3. 3 Stuur de schriftelijke waarschuwing persoonlijk. Hoewel de waarschuwing is geschreven, verzendt u deze niet via bedrijfsmail of e-mail. Het geven van een schriftelijke waarschuwing moet persoonlijk gebeuren, tijdens een besloten vergadering met de betreffende medewerker. Dit maakt een direct gesprek tussen beide partijen mogelijk en een duidelijke communicatie van het probleem.[6]
    • Maak de vergadering voor de vroegste datum beschikbaar.
    • Geef ook wat positieve feedback. Concentreer u niet alleen op het negatieve tijdens de vergadering.
  4. 4 Zorg ervoor dat de medewerker de waarschuwing begrijpt. Nadat u de waarschuwing hebt geschreven en aan de medewerker hebt bezorgd, moet u ervoor zorgen dat de medewerker de waarschuwing begrijpt. Bespreek de voorwaarden van de waarschuwing, de duur ervan, waarom ze worden ontvangen en hoe ze kunnen werken om hun gedrag in de toekomst te corrigeren.
    • De meeste schriftelijke waarschuwingen hebben een plaats voor handtekeningen. Laat uw werknemer de waarschuwing ondertekenen en verklaar dat hij deze heeft begrepen en ermee akkoord gaat.[7]
    • Geef de werknemer het recht om de claim ook te betwisten.Sommige informatie is mogelijk niet correct en ze zouden het recht moeten hebben om de waarschuwing in twijfel te trekken.