Het disciplineren van een werknemer is altijd onaangenaam voor alle betrokkenen. De meest effectieve disciplinaire actie moet een motivatiemogelijkheid zijn, zodat de werknemer wordt geïnspireerd om beter te presteren. Veel bedrijfsinstellingen gebruiken progressieve discipline om problematisch gedrag aan te pakken, dat zich in vier fasen ontwikkelt: eerst komt er een mondelinge waarschuwing, vervolgens een schriftelijke waarschuwing, vervolgens een laatste schriftelijke waarschuwing en / of schorsing, gevolgd door beëindiging.[1] De sleutel tot elke fase van de discipline is communicatief zijn over waarom de werknemer een fout had gemaakt en hem leren hoe hij dat gedrag in de toekomst kan corrigeren.[2] Door te leren hoe je een werknemer effectief kunt disciplineren, kun je zorgen voor positieve werkrelaties en een beter, sterker bedrijf.

Deel een van de vier:
Een verbale waarschuwing geven

  1. 1 Voer uw eigen onderzoek uit. Voordat u disciplinaire maatregelen neemt tegen een werknemer in een fase van progressieve discipline, is het belangrijk dat u het bewijsmateriaal tegen de werknemer bekijkt.[3]
    • Stel jezelf de vraag wie in de situatie eigenlijk de schuld heeft. Het is mogelijk dat de situatie ingewikkelder is dan je aanvankelijk dacht.[4]
    • Overweeg of de medewerker volledige controle had over zijn prestaties - bijvoorbeeld, de werknemer volledig de rollen en taken van zijn functie goed begrepen?[5]
  2. 2 Vraag om privé te spreken. Het is noodzakelijk dat u disciplinaire discussies privé houdt voor de rest van uw werknemers. Dit is om de privacy en reputatie van uw werknemer op de werkplek te beschermen.[6]
    • Wees duidelijk en duidelijk, maar benaderbaar in uw verzoek. Zeg iets als: "Als u klaar bent met de taak waaraan u werkt, moet ik u in mijn kantoor spreken, alstublieft."
  3. 3 Behandel het probleem direct. Versla niet in de problemen wanneer je onjuiste of onbevredigende prestaties opzet.[7]
    • Let bij het aanspreken van de prestaties van een medewerker goed op wat het probleem is, maar bezorg die informatie op een manier die de werknemer laat zien dat u of een andere supervisor dit gedrag heeft waargenomen en zich zorgen maakt.[8]
    • Zeg bijvoorbeeld: "Ik heb gemerkt dat u de laatste tijd veel werk hebt gemist" of "Ik heb gemerkt dat u uw quota's niet op tijd hebt gehaald."
  4. 4 Laat de werknemer reageren. Hoewel u uw eigen onderzoek had moeten uitvoeren voordat u de medewerker ontmoette, is het mogelijk dat er nog enkele omstandigheden zijn waarvan u zich niet bewust was. Veel supervisors die hun werknemers de kans geven om onbevredigend gedrag uit te leggen, merken vaak dat er geen enkele vorm van disciplinaire actie nodig is.[9] Geef de medewerker de kans om te verwerken wat je hem hebt meegedeeld en hem te laten reageren met enig inzicht dat hij over het probleem heeft.[10]
    • Neem deel aan een gesprek. Houd jezelf open voor wat hij te zeggen heeft. Zijn inbreng zou niet louter een formaliteit moeten zijn. Beschouw in plaats daarvan het antwoord van de werknemer als een belangrijk onderdeel van uw onderzoek.[11]
    • Vraag de medewerker om te reageren op het probleem voordat er melding wordt gemaakt van disciplinaire maatregelen. Je wilt niet dat de werknemer zich gedisciplineerd voelt voor je hebt zijn kant van het verhaal gehoord. De beste manier om dit te doen is het probleem botweg uiteen te zetten en vervolgens beleefd om de feedback van de werknemer over het probleem te vragen.[12]
    • Laat de medewerker voelen dat hij deel uitmaakt van een discussie over de kwestie, in plaats van dat hij per se de schuld krijgt voor het probleem.[13]
    • Luister actief en aandachtig en evalueer vervolgens de situatie en het problematische gedrag opnieuw in het licht van wat er is gezegd. Misschien merkt u dat de medewerker niets verkeerds heeft gedaan of dat zijn gedrag een redelijk excuus heeft, anders merkt u misschien dat er niets is veranderd. Maar de sleutel is luisteren.[14]
  5. 5 Communiceer bedrijfsbeleid. Als je nog steeds denkt dat de werknemer een fout heeft gemaakt nadat je naar zijn versie van de gebeurtenissen hebt geluisterd, moet je aangeven waarom dat gedrag of de prestaties niet bevredigend waren.[15]
    • Als de werknemer de schuld heeft voor het probleem, stel dan zijn gedrag tegenover eventuele tegenstrijdige regels die in het kantoor gelden. Op die manier heb je de werknemer duidelijk gemaakt dat er een probleem is, je hebt duidelijk gemaakt waarom het een probleem is en je hebt hem het gewenste resultaat of gedrag van het bedrijf gegeven voor toekomstige situaties.[16]
  6. 6 Bied begeleiding. Dit is het belangrijkste onderdeel van het disciplinaire proces. Het is niet genoeg om slecht gedrag aan een werknemer te laten zien als u geen andere gedragsdoelen biedt om naartoe te werken. Of de werknemer onduidelijk was over het beleid van het bedrijf of gewoon een beoordelingsfout had, bied hem manieren om constructief soortgelijke problemen te voorkomen.[17]
    • Als een medewerker problemen ondervindt bij de interactie met andere collega's, kunt u aanbevelen dat een vertegenwoordiger van personeelszaken met de medewerker gaat zitten om hem te coachen over hoe hij professioneler met andere werknemers kan omgaan.
    • Als een medewerker geen deadlines of quota's haalt, vraag hem dan waarom, en bied realistische oplossingen aan. Werk met hem samen om erachter te komen hoe hij die deadlines of quota's kan halen.
  7. 7 Houd een record bij. Het is belangrijk om een ​​gedetailleerd logboek bij te houden van alle disciplinaire discussies die u met werknemers hebt gehad. Dit kan u helpen eerdere gesprekken terug te roepen en kan u ook helpen de voortgang van een medewerker bij te houden. Het kan ook nuttig zijn als een medewerker beschuldigingen van een onrechtmatige beëindiging op het spel zet.[18]

Deel twee van vier:
Het opstellen van een schriftelijke waarschuwing

  1. 1 Onderzoek het incident. Deze stap is niet anders dan de mondelinge waarschuwing. Telkens wanneer de prestaties of het gedrag van een medewerker problematisch worden, is het noodzakelijk dat u de feiten persoonlijk beoordeelt en de situatie beoordeelt. Houd een open geest vast en wees bereid om te proberen dingen te zien vanuit het perspectief van uw medewerker.[19]
    • Bedenk wie de schuldige is en wat de omstandigheden zijn.[20]
  2. 2 Stel uw correspondentie samen. De geschreven waarschuwing moet kalm en zonder woede of wrok worden opgesteld. Het doel van uw correspondentie is vergelijkbaar met het doel van een mondelinge waarschuwing: communiceren wat niet werkt, en suggesties doen voor manieren om het probleem te verhelpen.[21]
    • Maak in uw correspondentie duidelijk welk specifiek gedrag of welke aspecten van de prestaties van uw medewerker problematisch zijn en waarom. Citeer het specifieke bedrijfsbeleid of de wetten die door dat gedrag worden verbroken.[22]
    • Verwijs naar eerdere mondelinge waarschuwingen of gesprekken over gedrag / prestaties die u met de werknemer had.[23]
    • Geef gedetailleerde instructies over wat de werknemer moet doen om deze problemen op te lossen en geef suggesties over hoe de werknemer aan die voorgeschreven doelen kan voldoen.[24] Als een werknemer bijvoorbeeld een slecht verkooprecord blijft hebben, herhaal dan de instructies van het bedrijf over het voltooien van een verkoop. Ondersteunende training aanbieden bij het voeren van verkoopgesprekken, zodat de medewerker leert zijn verkoopstrategie te veranderen om effectiever te zijn.
    • Overweeg om de werknemer al dan niet te informeren over de volgende stap in de disciplinaire keten. Dit kan een goede motiverende factor zijn als de werknemer uw waarschuwingen niet serieus heeft genomen, maar het kan ook intimiderend of bedreigend overkomen. Het is het beste om voorzichtig te zijn in dit opzicht en uiteindelijk is de keuze aan jou.[25]
  3. 3 Lever de brief af. Of u nu een fysieke brief hebt getypt en afgedrukt of de correspondentie via e-mail hebt verzonden, u zult natuurlijk die schriftelijke waarschuwing aan de werknemer moeten bezorgen. Doe dat op een discrete en professionele manier en zorg ervoor dat niemand anders op kantoor weet wat u doet.[26]
    • Bescherm de privacy en reputatie van de medewerker door ervoor te zorgen dat hij de enige persoon is die de brief ziet en kent.[27]
    • Bied een afspraak met de werknemer om de inhoud van de brief te bespreken en laat weten dat u beschikbaar bent om te spreken als hij zich zorgen maakt of onduidelijk is over enig aspect van de brief. Je moet hem ook toestaan ​​om zijn kant van het probleem te noemen, als hij een verdediging heeft die hij je zou willen aanbieden.
  4. 4 Dien een kopie van de brief in. Het is belangrijk dat u alle correspondentie met werknemers bijhoudt. Telkens wanneer u een werknemer disciplineert in een fase van de progressieve disciplinaire acties, noteert u een verslag van wat er gezegd is en wanneer, en bewaart u kopieën van brieven die u aan de werknemer geeft of van hem ontvangt.[28]
    • Laat de werknemer een kopie van de brief ondertekenen om te bevestigen dat hij de schriftelijke waarschuwing heeft ontvangen en begrijpt de beschuldigingen tegen hem.[29]

Deel drie van vier:
Een laatste waarschuwing afgeven

  1. 1 Bekijk de feiten. In elke fase van het disciplinaire proces moet je altijd de informatie bekijken en nagaan of de werknemer daadwerkelijk schuldig is.[30]
  2. 2 Bepaal de juiste straf. Sommige bedrijven bieden eenvoudig een laatste schriftelijke waarschuwing als de derde stap van een progressief disciplinair plan. Anderen kunnen ervoor kiezen om de werknemer zonder betaling op te schorten. Deze stap kan variëren, afhankelijk van het beleid van uw bedrijf en de specifieke acties van de werknemer. Welke actie u ook kiest, zorg ervoor dat u die gedragslijn eerlijk en onpartijdig oplegt aan alle werknemers op de werkplek.[31]
  3. 3 Schrijf een correspondentie. Of u nu een laatste schriftelijke waarschuwing geeft of van plan bent om een ​​medewerker te schorsen, u moet een professionele brief opstellen waarin deze acties aan de werknemer worden gecommuniceerd.[32]
    • Maak duidelijk wat de werknemer verkeerd heeft gedaan en hoe zijn acties in strijd zijn met het beleid van het bedrijf. Verwijzen naar eventuele eerdere waarschuwingen (schriftelijk en mondeling), evenals eventuele voorafgaande disciplinaire hoorzittingen waaraan de medewerker deel heeft uitgemaakt.[33]
    • Stel bij het samenstellen van een opschortingsbrief in duidelijke bewoordingen vast dat de werknemer zonder betaling of beëindiging met verdere schorsingen zal worden geconfronteerd als zijn gedrag of prestaties onvoldoende verbeteren.[34]
  4. 4 Lever de brief af. Nogmaals, u moet de brief aan uw werknemer bezorgen en hem een ​​kopie laten ondertekenen om te bevestigen dat hij de brief heeft ontvangen en gelezen. Bied de medewerker een kans om zijn kant van het probleem uit te leggen en geef concrete feedback over hoe hij zijn prestaties kan verbeteren.[35]
  5. 5 Bewaar en archiveer een kopie. Houd uw correspondentie bij met de medewerker en bewaar alle kopieën van correspondentie in het personeelsdossier van de werknemer. Verwijder geen e-mails die u hebt verzonden naar of ontvangen van die medewerker en zorg ervoor dat het bestand van de werknemer up-to-date is.[36]

Deel vier van vier:
Een werknemer beëindigen

  1. 1 Beoordeel de situatie. Voordat u een werknemer beëindigt, is het opnieuw noodzakelijk dat u het incident volledig onderzoekt en de situatie onpartijdig beoordeelt.[37]
  2. 2 Raadpleeg de HR-afdeling. Als uw bedrijf over een personeelsafdeling beschikt, overweeg dan om met een HR-vertegenwoordiger te bespreken hoe u verder moet gaan. Er kunnen specifieke richtlijnen van kracht zijn die worden bepaald door bestuursorganen zoals vakbondsorganisaties. U moet bijvoorbeeld mogelijk een vakbondsvertegenwoordiger naar de vergadering brengen voordat u een medewerker beëindigt.[38]
  3. 3 Voer een procedure voor beëindiging uit. Afhankelijk van uw bedrijf, moet u mogelijk de medewerker inplannen voor een pre-beëindigingsconferentie. Mogelijk moet u ook een opzeggingsbrief schrijven en de medewerker hiervan op de hoogte brengen via schriftelijke correspondentie over zijn dreigende opzegging.[39]
    • Geef de medewerker de gelegenheid om op uw evaluatie te reageren en neem wat hij zegt in overweging.[40]
    • Bepaal na overleg met de medewerker en eventuele andere noodzakelijke partijen of u door moet gaan met het beëindigingsproces of een lagere boete moet opleggen, zoals een andere opschorting of een aanvullende beoordeling van de prestaties.[41]
    • Als u doorgaat met het beëindigingsproces, neemt u in uw brief een schriftelijk overzicht van eerdere disciplinaire waarschuwingen op, evenals de gedetailleerde redenen voor de beëindiging van de werknemer.[42]
  4. 4 Volg door. Als u hebt besloten door te gaan met het beëindigen van de medewerker, bezorgt u de brief en stelt u uw personeelsafdeling op de hoogte (als u die hebt). Wees duidelijk en gebruik geen onzekere termen bij het communiceren aan de werknemer dat hij wordt beëindigd en waarom.[43]