Het ervaren van problemen op de werkplek is een normaal onderdeel van het leven, maar het kan nog steeds onaangenaam zijn om te ervaren. Of u nu een medewerker bent die hulp van HR nodig heeft of een HR-verantwoordelijke die verantwoordelijk is voor het oplossen van een probleem, het navigeren in het HR-proces kan in het begin moeilijk zijn. Gelukkig is het gemakkelijk om elk type probleem op de werkplek te regelen als je eenmaal wat hebt geoefend. Je kunt typische HR-problemen het hoofd bieden, bemiddelen in conflicten of omgaan met seksuele intimidatie.

Methode één van de drie:
Het confronteren van typische HR-problemen als werknemer

  1. 1 Probeer problemen met collega's direct af te handelen voordat u naar HR gaat. Wanneer een probleem zich voordoet, moet u met de andere partij praten voordat u naar HR gaat. Uw HR-vertegenwoordiger verwacht niet alleen dat u een poging heeft gedaan om het probleem op te lossen, maar mogelijk ontdekt u ook dat een gesprek het probleem oplost. Noteer wat je wilt zeggen van tevoren, zodat je tijdens het gesprek niet van het onderwerp afstapt.
    • Zeg: "Gisteren, toen u me tijdens de personeelsvergadering afsneed, belette u mij mijn ideeën met de rest van het team te delen. Ik heb hard aan mijn pitch gewerkt, maar nu zal niemand mijn plan horen. Kunnen we hier in de toekomst over praten? "
    • Als u lastiggevallen wordt, meld dit dan onmiddellijk aan HR. Breng bewijsmateriaal dat u heeft over de intimidatie.[1]
  2. 2 Documentproblemen die u ondervindt, evenals wat er met hen is gebeurd. HR verwacht een bewijs van het probleem dat u ondervindt, dus zorg ervoor dat u documenteert wat er gebeurt. Het kan helpen om een ​​bestandsmap te maken om uw bewijsmateriaal te verzamelen. Als u besluit om naar HR te gaan, kunt u uw documentatie presenteren als ondersteuning.[2]
    • Bewaar kopieën van e-mails, memo's en conceptrapporten die betrekking hebben op het HR-probleem.
    • Noteer de datums van incidenten die zich voordoen, evenals wat er is gebeurd en wie er misschien getuige van is geweest.
  3. 3 Verzamel ten minste 3 voorbeelden van slecht gedrag op de werkplek voordat u rapporteert. Dit zal voor HR aantonen dat er een problematisch gedragspatroon optreedt. Enige wrijving tussen mensen is normaal, dus HR komt niet in actie als je een klein probleem hebt met iemand, zoals iemand die je lunch steelt of vergeet om 1 e-mail te beantwoorden. Ze willen voorbeelden zien van meerdere problemen die zich voordoen.[3]
    • Als uw collega u bijvoorbeeld routinematig ongepaste of onbeschofte e-mails stuurt, druk deze dan af om HR te tonen.
    • Als uw collega weigert om zijn deel van het werk te voltooien, noteer dan wanneer dit gebeurt. Probeer een papieren spoor te maken door hen een vriendelijke e-mailherinnering te sturen om het werk in te dienen.
    • Als het gaat om intimidatie, is het een goed idee om met HR te praten, ook al is er maar 1 incident geweest.
  4. 4 Bereid u voor om uw kant van tevoren te leveren. Oefen met het uitleggen van het probleem aan HR voordat je daadwerkelijk naar binnen gaat om met ze te praten. Zorg ervoor dat u een uniforme zaak presenteert voor uw kant van het probleem en dat u niets vergeet. Het kan helpen om op te schrijven wat je wilt zeggen of om op zijn minst een schets te maken.[4]
    • Probeer tijdens je voorbereiding eventuele emoties uit de weg te ruimen. Wanneer je met HR praat, moet je je emoties onder controle houden. Huilen of boos worden kan je zaak schaden.
  5. 5 Gebruik 'I'-verklaringen. "Ik" -uitspraken houden de focus op wat u denkt en ervaart, in plaats van het af te zetten op de andere persoon. Niet alleen zal hierdoor uw beschrijving van de gebeurtenissen objectiever lijken, het helpt u ook voorkomen dat uw emoties overkoken.[5]
    • Zeg: "Ik moest beide delen van het project voltooien om de deadline te halen, terwijl ik maar voor één deel verantwoordelijk was."
    • Zeg niet: "Je hebt je deel niet gedaan, dus ik moest je werk voor je doen."
  6. 6 Richt je op het verbeteren van de toekomst in plaats van het verleden te straffen. Elk verhaal bevat 2 of meer kanten. Waarschijnlijk verwacht uw werkgever dat u en de andere partij het probleem oplossen en verdergaan. Hoewel je misschien wilt dat er een gevolg is voor het probleem, is dat onwaarschijnlijk. In plaats van te vragen om strafmaatregelen, stel dan oplossingen voor om problemen in de toekomst te voorkomen.[6]
    • Werk samen met uw collega om oplossingen te bedenken.
  7. 7 Houd tijdens het hele proces nauwkeurige gegevens bij. Documenteer alle vergaderingen, interventies, communicatie tussen partijen en resoluties. Dit helpt niet alleen om het probleem bij te houden, het kan ook helpen terugkerende problemen op de werkplek aan te pakken. Als een persoon bijvoorbeeld betrokken is bij meerdere geschillen, is het handig om een ​​overzicht van elk afzonderlijk probleem te hebben.[7]
    • Alle partijen moeten een nauwkeurige administratie bijhouden.

Methode twee van drie:
Bemiddelen in een conflict

  1. 1 Erken het probleem. Elke persoon die betrokken is bij het conflict moet het kernprobleem erkennen met de hulp van de HR-vertegenwoordiger. Dit zal de partijen helpen communiceren over hoe zij de situatie bekijken. Inzicht in elk standpunt zou het probleem kunnen oplossen. Zo niet, dan zal de dialoog helpen bij het vinden van oplossingen.[8]
  2. 2 Identificeer het echte probleem. Het echte probleem ligt ten grondslag aan het probleem en zorgt ervoor dat de betrokken partijen negatief reageren op wat er op de werkplek gebeurt. Een collega die e-mails niet tijdig retourneert, kan bijvoorbeeld de kwestie zijn, maar onzekerheid over het project dat vertragingen veroorzaakt, kan het echte probleem zijn. Weten wat de betrokken mensen werkelijk dwars zit, is nodig om een ​​oplossing te vinden.[9]
    • Vraag de partij die de klacht indient waarom het probleem hen dwarszit en hoe het verhelpen daarvan hun werk zou verbeteren.
    • Zeg: "Welke invloed heeft dit probleem op uw werk?" En "Wat zou er gebeuren als dit zou worden opgelost?"
  3. 3 Luister naar alle betrokken partijen. Zelfs als een persoon het mis lijkt te hebben, hoor dan beide partijen. Het is mogelijk dat er een misverstand is geweest of dat de dader goede redenen heeft achter zijn gedrag.Dit stelt de betrokken werknemers ook in staat de kant van de andere persoon te begrijpen, wat kan helpen negatieve gevoelens tussen hen op te lossen. Bovendien zal het horen van alle partijen u helpen om tot een gezamenlijke oplossing voor het probleem te komen.[10]
  4. 4 Markeer waar de partijen het mee eens zijn. Hoogstwaarschijnlijk hebben beide partijen enige overlap tussen hun perspectieven, dus zoek naar de gemeenschappelijke basis. Probeer het probleem te beperken door overeenkomsten aan te wijzen, zodat u zich kunt concentreren op het vinden van oplossingen voor het probleem.[11]
    • Je zou kunnen zeggen: "Het klinkt alsof we het er allemaal over eens zijn dat de klant op de eerste plaats moet komen en dat goede communicatie essentieel is om projecten op tijd af te krijgen."
  5. 5 Bepaal wat zowel de individuen als de organisatie nodig hebben. Dit zal helpen het probleem met succes op te lossen. Als je eenmaal weet wat het echte probleem is, kun je erachter komen wat elke partij nodig heeft om zich beter te voelen. De persoon die de klacht indient, kan bijvoorbeeld behoefte hebben aan betere communicatie, meer ondersteuning bij gedeelde projecten of minder onderbrekingen tijdens werkuren. De andere partij heeft mogelijk gedefinieerde verwachtingen, een flexibel schema of een melding nodig wanneer hun gedrag een afleiding is. Het kennen van deze behoeften wijst op een oplossing.[12]
    • De partijen kunnen bijvoorbeeld overeenkomen om voor het einde van de dag alle werkmails te beantwoorden, of ze kunnen overeenkomen om gedeeld werk aan het begin van een project toe te wijzen.
  6. 6 Zoek naar oplossingen voor meningsverschillen. Oplossingen moeten een samenwerking tussen beide partijen zijn en, indien nodig, de HR-vertegenwoordiger. Kies oplossingen die inspelen op de behoeften van zowel werknemers als de organisatie. Het is het beste als iedereen wegloopt van de vergadering en het gevoel heeft dat ze iets hebben gewonnen.[13]
    • Beide werknemers kunnen bijvoorbeeld overeenkomen om aan het einde van de werkdag op e-mails te reageren. Dit kan de persoon die de klacht heeft ingediend, helpen bij het versturen van een e-mail, alsof ze niet worden opgeschort, terwijl de andere partij de flexibiliteit heeft om zo nodig tot het einde van de dag te wachten.
  7. 7 Stel een actieplan op. Noteer de oplossingen die tijdens de vergaderingen zijn geïdentificeerd, evenals wie waarvoor verantwoordelijk is. Bepaal de consequenties voor het niet nakomen van de verantwoordelijkheden die in de bemiddeling zijn besproken en documenteer ze zodat ze indien nodig worden nagekomen.[14]
    • Maak een tijdlijn van wanneer oplossingen worden geïmplementeerd en wanneer de gevolgen zich zullen voordoen.

Methode drie van drie:
Omgaan met seksuele intimidatie als een HR-vertegenwoordiger

  1. 1 Neem alle klachten serieus. Elke klacht moet grondig worden onderzocht en opgelost, ongeacht uw mening over de kwestie. Als iemand zich lastig gevallen voelt, dan is het een probleem op de werkplek dat moet worden aangepakt.[15]
    • Als u geen klachten serieus neemt, kunnen er juridische stappen worden ondernomen.
  2. 2 Interview alle betrokken personen, evenals eventuele getuigen. Het is belangrijk om alle kanten van het verhaal te begrijpen voordat je actie onderneemt. Hoewel je de klacht moet behandelen, is het mogelijk dat de dader niet beseft wat hij of zij aan het doen is. U moet het volledige verhaal krijgen, zodat u kunt bepalen hoe u het probleem het beste kunt oplossen.[16]
    • Getuigen kunnen een heel eind doen met het oplossen van wat hij zei, ze zei problemen.
    • Zelfs als de dader zich niet realiseerde dat ze iemand lastig vielen, moet het gedrag nog steeds worden aangepakt.
  3. 3 Bepaal of intimidatie is opgetreden en hoe ernstig het is. Gebruik het bewijsmateriaal dat u hebt verzameld en de interviews om te beslissen of de acties seksuele intimidatie rechtvaardigen. Als dit het geval is, moet u het beleid van uw bedrijf volgen om het probleem aan te pakken. U kunt ook het materiaal voor seksuele intimidatie van de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) raadplegen om de verantwoordelijkheden van het bedrijf te begrijpen.[17]
  4. 4 Bepaal hoe het probleem op te lossen. Zelfs als je vindt dat intimidatie niet heeft plaatsgevonden, moet je de situatie bespreken met de medewerker die de klacht heeft ingediend. De juiste oplossing hangt af van wat er is gebeurd en hoe dit de werkplek en de betrokken partijen heeft beïnvloed.[18]
    • Verstrek documentatie van uw onderzoek aan de persoon die de klacht heeft ingediend.
    • Voor minder belangrijke kwesties of bevindingen dat intimidatie niet heeft plaatsgevonden, praat met de dader over hun gedrag en wat er van hen wordt verwacht in de toekomst.
    • Als uw bedrijf consequenties heeft voor seksuele intimidatie, volgt u deze. Zo niet, volg dan de aanbevelingen van het EEOC of het juridische team van het bedrijf.
  5. 5 Herplaats personeel, indien nodig. In veel gevallen moet het personeel door een training seksuele intimidatie gaan om ervoor te zorgen dat iedereen de gedragsverwachtingen op de werkplek begrijpt. Dit kan niet alleen toekomstige ongelukken helpen voorkomen, maar het helpt ook de werkgever te beschermen tegen aansprakelijkheid omdat het werknemers laat zien dat seksuele intimidatie niet wordt getolereerd.[19]
    • Vraag elke persoon om in te loggen of een document in te vullen dat bewijst dat ze deelnamen aan de training die je hebt aangeboden. Je kunt ze bijvoorbeeld een korte quiz laten doen om te bewijzen dat de training heeft plaatsgevonden en de boodschap overbrengen dat intimidatie niet goed is.
  6. 6 Bereid een geschreven beleid voor seksuele intimidatie voor als een niet bestaat. De meeste organisaties hebben een beleid voor seksuele intimidatie, maar als dat van jou niet het geval is, dan is het de verantwoordelijkheid van HR om er een te verstrekken. Raadpleeg online bronnen om u te helpen een voorbereiding voor te bereiden die werknemers uitlegt wat ze wel en niet kunnen doen op de werkplek. Maak dit document beschikbaar voor alle medewerkers.[20]
    • Het is een goed idee om het materiaal aan werknemers te presenteren als u dat nog niet hebt gedaan, en u moet ze ook laten tekenen dat ze het hebben ontvangen.