Hoe een ongeorganiseerde baas te organiseren

Een van de sleutels tot een succesvolle werkplek is een georganiseerde en gecoördineerde baas. Soms is je baas misschien niet zo efficiënt als je zou willen. Je kunt de organisatie van je werkruimte stimuleren door effectief te communiceren via vergaderingen, initiatief te nemen op kantoor en een sfeer te creëren die het je baas gemakkelijker maakt om meer georganiseerd te zijn.

Methode één van de drie:
Communiceren met je baas

1. 1 Noteer uw zorgen voor een vergadering. Druk uw zorgen in lijstvorm uit. Dit zal je helpen om je zorgen te focussen, en het zal je frustraties gladstrijken, zodat je ze niet uit je baas haalt. ^[1]
   • Als je bang bent om een ​​ontmoeting met je baas te hebben, wil je misschien ook eens oefenen met wat je van tevoren tegen ze zegt.
2. 2 Werk met de voorkeursstijl van uw baas. Of uw manager nu routinematige taken met e-mail, persoonlijke gesprekken tijdens vergaderingen of telefonisch verkiest, leer zijn favoriete methode te gebruiken. Bovendien moet je observeren hoe formeel of informeel ze zijn wanneer ze met je communiceren en die stijl matchen.
3. 3 Gebruik 'I'-verklaringen en vermijd de schuld. Wanneer u uw baas benadert, geef dan aan hoe u werkt en hoe u zich voelt. Vermijd het gebruik van "u" -zinnen zoals "u zou beter moeten doen" of "u moet ___" deze geluiden beschuldigen en uw relatie met uw baas kunnen bedreigen. ^[2]
   • In plaats van te zeggen: "Niemand hier in de buurt plant iets. Alles is zo ongeorganiseerd. Je zou beter moeten zijn in het geven van informatie, "in de veronderstelling" Ik heb moeite met plannen in dit kantoor. Ik heb het gevoel dat we ons niet effectief organiseren. Kan ik iets doen om de communicatie te verbeteren? "
4. 4 Vragen stellen. Een ongeorganiseerde baas kan tegenstrijdige adviezen geven of omslachtige taken uitvoeren. Als je in de war bent over wat je moet doen, vraag dan beleefd om opheldering. Het is het beste om te vragen als u de taken ontvangt. ^[3]
   • Formuleer je vragen in een positief daglicht, zodat het lijkt alsof je niet klagen. In plaats van te zeggen "waarom hebben we zoveel vergaderingen als we niets belangrijks doen?", Probeer het zo te zeggen: "Omdat we allemaal zo druk zijn met ons werk, is er een manier waarop we minder maar productiever kunnen zijn bijeenkomsten?”
   • U kunt ook "I" -instructies gebruiken als u erom vraagt. Probeer eens te zeggen: "Ik vroeg me af welke taak de hoogste prioriteit heeft voor deze week."
5. 5 Geef je baas oplossingen. Als je een probleem hebt, kom dan bij je baas met een paar oplossingen die al in gedachten zijn. Je kunt je baas laten beslissen welke oplossing het beste werkt, maar door je voorbereidingen voor te bereiden, maak je het je baas gemakkelijk om te reageren op het probleem.
   • Begin het gesprek door tegen je baas te zeggen dat je zowel een probleem als een aantal mogelijke oplossingen hebt. Vertel ze aan het begin dat je hun mening hierover wilt hebben. U kunt zeggen: "Ik wilde u gewoon een kwestie onder uw aandacht brengen. Ik heb een paar mogelijke oplossingen voor de kwestie, en ik wilde ze bij u laten werken. '
   • Als je baas je oplossingen afwijst, probeer dan in plaats daarvan te vragen wat je kunt doen om het probleem op te lossen. U kunt zeggen: "Wat is volgens u de beste manier om met deze situatie om te gaan?"
6. 6 Bedank je baas. Als je baas je op tijd iets kan geven of je kan helpen, bedank ze dan. Zelfs bazen willen waardering en lof. Door je dankbaarheid te tonen, vergroot je niet alleen je verstand, maar moedig je je baas aan om door te gaan met dergelijk gedrag. ^[4]

Methode twee van drie:
Het organiseren van uw kantoor

1. 1 Houd notities bij tijdens vergaderingen. Deel de informatie met uw ongeorganiseerde baas en eventuele belangrijke teamleden om ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt wat er van het team en individuele spelers wordt verwacht.
2. 2 Plan regelmatig organisatorische vergaderingen. Vraag je baas of je de prioriteiten van de week regelmatig kunt bespreken. Door elke week een consistente tijd af te leggen, zal je baas zich aan een schema aanpassen. Kies een goede vergaderdatum die voor u beiden werkt. Maak tijdens de vergadering wekelijkse doelen en bevestig taaktoewijzingen. Beoordeel een week later uw wederzijdse prestaties.
3. 3 Plan vooruit en verstuur herinneringen. Als je een vergadering of wat informatie van je baas nodig hebt, geef ze dan voldoende tijd om te reageren. Als u niet tijdig reageert, kan een vriendelijke herinnering een antwoord motiveren. Door hen voldoende tijd te geven, vergroot u uw kansen op een antwoord. ^[5]
4. 4 Praat met je collega's. Net zoals je zou moeten communiceren met je baas, zou je ook met je collega's moeten werken. Begrijp wat voor problemen ze hebben op de werkplek en bedenk managementoplossingen die werken voor het hele kantoor.
   • Je kunt hier ook de uitspraken "Ik" en "wij" gebruiken. Probeer te vragen: "Ik heb gemerkt dat onze bestanden ongeorganiseerd zijn. Ik vroeg me af of je soortgelijke problemen had. Wat kunnen we doen om dit op te lossen? "
   • Neem je baas op in het gesprek. Anders lijkt het alsof je achter zijn of haar rug tekent.
5. 5 Vrijwilliger voor onafgemaakte of ongeorganiseerde taken. Door initiatief op kantoor te nemen, positioneer je jezelf als een waardevol teamlid en leider. Dit kan uw kansen op promotie vergroten. Bovendien zal het de last van uw baas wegnemen, waardoor ze meer tijd hebben om zich te concentreren op planning en productiviteit.
   • Je baas staat waarschijnlijk ook onder extreme druk. Zorg dat je de stress van je baas begrijpt terwijl je vrijwilligerswerk doet om taken te beheren. ^[6]

Methode drie van drie:
Het organiseren van je eigen werk

1. 1 Stroomlijn papierwerk. Als u wilt dat uw baas bepaalde documentatie leest, maakt u een topoverzicht van korte, beknopte opsommingspunten met de belangrijkste ideeën in het document. Geef uw baas een algemeen begrip van de handout om tijd te besparen voor belangrijkere projecten waarvoor directe samenwerking vereist is.
2. 2 Houd een schema bij. Maak uw eigen planningen voor projectdatums en deadlines. Vraag uw baas of uw projectmanagementideeën samenvallen met de projectverwachtingen. Als de schema's werken, heb je je baas een vooraf voorbereide agenda gegeven om te volgen, waardoor hun productiviteit wordt verhoogd. Als dat niet het geval is, moet u wellicht kleine wijzigingen aanbrengen, maar u heeft op zijn minst een agenda om de desorganisatie rond het kantoor te verminderen.
3. 3 Oefen goede e-mailetiquette. Als u uw baas e-mailt, moet de onderwerpregel duidelijk de intentie of inhoud van de e-mail vermelden. Als u ze een bijlage stuurt, schrijf dan een korte samenvatting in de tekst van de e-mail over wat de bijlage is. Dit maakt het makkelijker voor je baas om de e-mail later te vinden, en het zal de hoeveelheid tijd die ze besteden aan het zoeken naar je communicatie verminderen. ^[7]
   • Een goede onderwerpregel mag niet langer zijn dan 8 woorden. U kunt aangeven of u een reactie wilt. Het moet specifiek zijn. Voorbeeld: "Over onze woensdagvergadering"; "Plannen voor ____ Project. Geen respons nodig "; "Verhoging van ons verkeer. Gedachten? "Gebruik geen zinnen in de onderwerpregel zoals" hallo "of" hoe gaat het "en vermijd het gebruik van alle hoofdletters. ^[8]
4. 4 Taken delegeren. Probeer de organisatie van het kantoor niet alleen te regelen. Werk samen met uw team en delegeer taken aan degenen die er het best mee zijn uitgerust. Dit zal het werk verspreiden onder uw collega's en de last op uw baas verlichten. ^[9]