Misschien plant u een bruiloft en moet uw evenement een evenementenverzekering afsluiten. Misschien heeft jouw bedrijf de allereerste inzamelingsactie en ben je op zoek naar wat extra dekking. Er zijn veel redenen om een ​​evenementenverzekering af te sluiten, van locatie-eisen tot gemoedsrust als er iets onvoorziens gebeurt. U kunt een verzekering afsluiten voor zowel privé- als bedrijfsevenementen via de meeste grote verzekeringsmaatschappijen. Zorg ervoor dat u rondkijkt om een ​​beleid te krijgen dat voldoet aan de behoeften van uw evenement. Op die manier betaalt u niet voor dekking die u niet wilt, en u bent niet verantwoordelijk voor verliezen die niet worden gedekt.

Methode één van de drie:
Bepalen van uw dekkingsbehoeften

  1. 1 Laat uw verzekeringsmaatschappij weten of het evenement zakelijk of privé is. Zakelijke evenementen en privé-evenementen kunnen enigszins verschillende verzekeringsvereisten hebben. De exacte verschillen zijn afhankelijk van uw locatie en locatie. Laat uw verzekeringsmaatschappij ruim van tevoren weten of u een zakelijke evenementenverzekering of een speciale evenementenverzekering nodig heeft. Dit zorgt ervoor dat u de juiste dekking voor uw evenement krijgt.[1]
    • Voorbeelden van speciale evenementen zijn bruiloften, verjaardagen, pensioenfeesten, privéfeesten of religieuze evenementen.
    • Sommige zakelijke evenementen kunnen vakantiefeesten, zakelijke diners, vergaderingen, fondsenwervers en non-profit-functies omvatten.
  2. 2 Bepaal hoeveel aansprakelijkheidsdekking u nodig heeft. De meeste gebeurtenisverzekeringen beginnen met algemene aansprakelijkheidsdekking. Om erachter te komen wat het juiste verzekeringsplan voor u is, moet u de aard van uw evenement omschrijven. Verschillende bedrijven hebben verschillende plannen en kosten, maar over het algemeen zullen de meeste locaties een dekking van ergens tussen de $ 500.000 en $ 2.000.000 nodig hebben. Factoren die bedrijven overwegen, zijn:[2]
    • Het aantal aanwezigen
    • De locatie van het evenement
    • Hoe de evenementruimte wordt gebruikt
    • Wat, indien van toepassing, verkopers en entertainers zullen er zijn
  3. 3 Bepaal of alcohol op uw evenement wordt geserveerd. Als u alcohol gaat drinken tijdens uw evenement, zou u moeten overwegen om alcoholaansprakelijkheid aan uw verzekering toe te voegen. In sommige gevallen kan een locatie u zelfs vragen om die extra dekking te hebben.[3]
    • De aansprakelijkheid voor alcoholische dranken dekt de kosten van eventuele schade of letsel veroorzaakt door het dronken worden, evenals omstandigheden zoals het per ongeluk serveren van alcohol aan een minderjarige.
    • Sommige bedrijven heffen drankaansprakelijkheid op in hun algemene aansprakelijkheid, terwijl anderen het aanbieden als een add-on. Praat met uw verzekeringsmaatschappij over hoe zij omgaan met liquor.
    • Als uw evenement geen alcohol heeft, laat het dan vooraf aan uw verzekeringsmaatschappij weten. Dit kan u helpen besparen op uw verzekeringspremies voor het evenement.
  4. 4 Overweeg de mogelijkheid dat uw evenement kan worden geannuleerd. Annuleringsdekking is een ander veel voorkomend kenmerk van een evenementenverzekering. Annuleringsdekking kan u helpen te beschermen tegen annuleringen vanwege onvoorziene omstandigheden zoals slecht weer of als uw locatie onbruikbaar wordt geacht nadat u deze boekt en ervoor betaalt.[4]
    • Als je verder dan alle twijfels weet dat je evenement ongeacht wat gebeurt, kun je je misschien afmelden. In de meeste gevallen is het echter een goede dekking.

Methode twee van drie:
Speciale evenementenverzekering kopen

  1. 1 Bepaal of u extra dekking moet kopen. Voor privé speciale evenementen is een aparte eventverzekeringspolis misschien niet nodig. Kijk naar de dekkingen die je al hebt om te zien of je een extra beleid nodig hebt.
    • In sommige gevallen heeft uw locatie mogelijk een eigen dekking die is meegenomen in de kosten van het huren van de ruimte. In andere gevallen kunnen ze van u eisen dat u extra dekking aanschaft.
    • Als u het evenement organiseert in een privéwoning, zoals uw huis of het huis van een vriend of familielid, kan de verzekering van uw huiseigenaar of huurder het evenement dekken. Bekijk uw beleid zorgvuldig om te zien of dat het geval is.[5]
  2. 2 Kijk rond voor verzekeringsmaatschappijen om de laagste premies te krijgen. Elke verzekeringsmaatschappij heeft verschillende pakketten voor evenementenverzekeringen. Neem de tijd om te zoeken naar een die aan uw behoeften voldoet. Je kunt meestal gewoon offertes krijgen door een online formulier over je evenement in te vullen. Bekijk de offertes en kies 2-3 van uw beste bedrijven om te bellen of om mee te praten en om specifieke details te bespreken.[6]
    • Wanneer u met een bedrijf praat, moet u specifiek zijn over uw evenementdetails. Hoeveel mensen zullen er zijn? Krijgt u speciale diensten zoals valet parking? Hoeveel dekking heeft uw locatie nodig? Hoe meer ze weten, hoe beter het beleid dat u zou kunnen krijgen.
    • Als uw locatie bijvoorbeeld alleen vereist dat u een dekking van $ 500.000 bijhoudt, zou het geen zin hebben om met een bedrijf te gaan dat slechts $ 1.000.000 aan dekking biedt. Dat laat je betalen voor meer beleid dan je nodig hebt.
  3. 3 Praat met potentiële verzekeraars over wat wel en niet zal worden gedekt. Vraag hen tijdens uw vergadering om het polis per item met u door te nemen. HET klinkt misschien saai, maar veel evenementenverzekeringen hebben uitzonderingen waarvan je op voorhand zou moeten weten.[7]
    • Veel beleid sluit bijvoorbeeld dekking uit voor het instorten van tijdelijke structuren zoals tenten, podia en tribunes.
    • Een beleid voor een bruiloft kan ook extreme weersomstandigheden zoals orkanen omvatten, maar dekt geen schade voor een normale regenachtige dag.[8]
    • In sommige gevallen kunt u mogelijk extra dekkingen toevoegen of bepaalde formulieren ondertekenen om bepaalde uitzonderingen te omzeilen. Praat met de vertegenwoordiger van uw verzekeringsmaatschappij over de specifieke behoeften van uw evenement en hoe u deze kunt krijgen.
  4. 4 Vraag een evenementenverzekering aan via uw verzekeringsmaatschappij. Zodra u een verzekeringsmaatschappij hebt gekozen, vraagt ​​u uw polis rechtstreeks via hen aan. In de meeste gevallen kunt u een online toepassing invullen om snel aan uw beleid te beginnen.U vraagt ​​tegelijkertijd uw algemene aansprakelijkheidsverzekering en aanvullende dekkingen aan. Wees voorbereid met informatie voor:[9]
    • De locatie en het contact met evenementen op uw locatie
    • Hoe lang je evenement zal zijn
    • Hoe de evenementruimte wordt ingericht
    • Hoeveel mensen zullen uw evenement bijwonen
    • Informatie voor eventuele extra partijen toegevoegd aan de dekking
    • Wat, als dat al is, de beveiliging die u zult hebben
    • Andere details over het schema en activiteiten op uw evenement
  5. 5 Verzend een kopie van uw verzekeringspolis naar uw locatie. Zodra u over uw beleid beschikt, moet u waarschijnlijk een exemplaar naar uw locatie sturen. Geef een volledig exemplaar van uw beleid, inclusief uw contactpersoon bij het verzekeringskantoor, naar de locatiebeheerder of uw aangewezen vertegenwoordiger van de locatie.[10]
    • U hoeft uw beleid niet bij iemand in te dienen als u het evenement organiseert in een privéwoning, zoals uw huis of het huis van een vriend.

Methode drie van drie:
Bedrijfsgebeurtenisverzekering afsluiten

  1. 1 Kijk of je locatie wat dekking biedt. In sommige gevallen kunnen locaties zoals restaurants of hotelcongrescentra hun eigen dekking bieden. Praat met je locatie om te zien wat ze dragen en wat ze van je vragen. Dit geeft u een beter idee van wat u precies moet kopen voor uw evenement.[11]
    • Zelfs als je locatie een aantal algemene dekkingen biedt, heb je mogelijk nog steeds beleid nodig voor items die ze niet dekken of waarvoor ze uitzonderingen hebben. Ga er niet vanuit dat je gedekt bent alleen omdat een locatie een beleid heeft.
  2. 2 Kijk naar de dekkingen van uw bedrijf om te zien of hun dekking van toepassing is. Verschillende soorten bedrijven zullen enorm verschillende verzekeringenplannen en -beleid voeren. In sommige gevallen kan het algemene aansprakelijkheidsbeleid of ander beleid van uw bedrijf worden uitgebreid tot bepaalde evenementen. Bekijk het beleid dat uw bedrijf hanteert voor zijn zakelijke transacties om te zien of een deel van of al uw evenementen zijn gedekt.[12]
    • Als u niet zeker bent van het beleid van uw bedrijf, neem dan contact op met een van de financiële functionarissen van uw organisatie of praat met een vertegenwoordiger van de verzekeringsmaatschappij.
  3. 3 Krijg inzicht in de regels en richtlijnen van uw bedrijf om dekking te krijgen. Als uw bedrijf al enige dekking biedt via een bepaalde verzekeraar, willen ze misschien ook aanvullende dekkingen van die verzekeraar kopen. Zorg ervoor dat u het beleid van uw bedrijf voor het onderhandelen over en het uitvoeren van dit soort contracten volledig begrijpt voordat u zich aanmeldt voor een dekking.[13]
    • Als dit de eerste keer is dat u toezicht houdt op dit soort evenementen voor uw bedrijf, praat dan met iemand in uw kantoor die het beleid en de regelgeving kent voor zowel verzekeringen als aannemers. Een evenementplanner of financieel medewerker zou een goed persoon zijn om te ontmoeten.
  4. 4 Meld je aan voor plannen of dekkingen die je nodig hebt voor je evenement. Volgens het beleid en de richtlijnen van uw bedrijf kunt u de dekkingen die u nodig hebt rechtstreeks bij uw verzekeringsmaatschappij aanvragen. Als u nieuwe dekking aanvraagt, kunt u mogelijk een online aanvraag invullen.
    • Als u dekkingen toevoegt aan een bestaand beleid, moet u uw verzekeringsmaatschappij bellen. Ze kunnen u helpen om de dekkingen die u nodig hebt toe te voegen zonder een heel nieuw beleid te sluiten.
  5. 5 Stuur kopieën van het beleid naar uw locatie en uw bedrijf. Je locatie vereist meestal dat je een volledige kopie van je evenementverzekeringspolis bij hen indient. Bovendien kan een kantoor of persoon in uw bedrijf dat uw evenementen, verzekeringen of financiën bijhoudt, ook een kopie van het beleid nodig hebben.[14]
    • Zorg ervoor dat je zo snel mogelijk voor je evenement een volledige kopie van het beleid bij je verzekeringsmaatschappij indient, samen met je contactpersoon bij het verzekeringskantoor.