Kaizen is ontstaan ​​in Japan. Grof vertaald betekent het woord 'goede verandering'. Conceptueel is het de praktijk van voortdurende verbetering, persoonlijk of professioneel. Kaizen wordt veel gebruikt in management en de industrie als een buzzword voor het proces van het begeleiden van teams naar het ontwikkelen en implementeren van strategieën voor duurzame groei en verbetering. Wat de context ook is, de primaire focus van kaizen is om verspilling of "muda" te elimineren en een bepaald proces of activiteit te verduidelijken om de best mogelijke resultaten te verkrijgen.[1]

Methode één van de drie:
De Kaizen-filosofie volgen

  1. 1 Doe kleine stappen naar voren. Het basisprincipe van de kaizen-filosofie is om in de loop van de tijd stapsgewijze verbeteringen in te voeren. Het vraagt ​​om een ​​doorlopend, gezamenlijk proces van geleidelijke verbeteringen om de productiviteit, efficiëntie en / of kwaliteit te optimaliseren.[2]
    • Dit betekent dat u het proces moet respecteren en zich er op lange termijn aan moet engageren. Kaizen werkt het beste als het wordt geadopteerd als een levensstijl of cultuur.
  2. 2 Focus op specifieke, bruikbare processen. U wordt misschien overweldigd door het grote geheel en de schaal van de algemene wijzigingen die u wilt aanbrengen. Kaizen maakt het grote geheel beheersbaar door het op te splitsen in meetbare, gerichte verbeteringen. Door dit te doen vergroot u uw slaagkansen op de korte en lange termijn en uw vermogen om uw successen onderweg te meten.[3]
    • In plaats van een volledige revisie van uw verkoopstrategie te proberen, kunt u bijvoorbeeld proberen één ding tegelijk te verbeteren via een specifieke methode, zoals het stimuleren van de verkoop aan een bepaalde doelgroep via retargeting-applicaties of speciale aanbiedingen.
    • Verandering kan riskant zijn en weerstand bieden. Deze aanpak kan vooral nuttig zijn in collectieve settings, omdat iedereen hierdoor "aan boord" kan komen van veranderingen omdat ze niet alarmerend of ingrijpend zijn.
    • Deze filosofie vereist ook dat mensen zich moeten concentreren op processen in plaats van stil te staan ​​bij resultaten. Hoewel het uiteindelijke doel is om de resultaten te verbeteren, is de kans groter dat u er komt wanneer u zich concentreert op hoe u het proces kunt verbeteren.
  3. 3 Elimineer afval en overtollige hoeveelheden. Een van de beste manieren om een ​​bepaald proces te verbeteren, volgens kaizen, is om erachter te komen welke stappen je kunt nemen om verspilling van tijd of middelen die daarmee samenhangen te verminderen.[4]
    • Als u bijvoorbeeld probeert uw persoonlijk tijdbeheer te verbeteren, kunt u bepalen waar u het meeste tijd aan besteedt en evalueren hoeveel waarde elke activiteit toevoegt aan uw leven en / of carrière. Als u vindt dat het beheren van uw e-mails te veel tijd in beslag neemt in vergelijking met de waarde die ze bieden, kunt u stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat u minder tijd kwijt bent aan uw inbox.
  4. 4 Actie ondernemen. Volgens kaizen-principes moet je je mentale energie wijden aan denken over hoe iets te doen, niet aan het maken van excuses over waarom het niet kan worden bereikt. De principes roepen u op om te doen wat u nu kunt doen en om met nieuwe oplossingen te komen voor die dingen die traditioneel gezien als onmogelijk zijn te veranderen.[5]
    • Wanneer je actie onderneemt om positieve veranderingen aan te brengen, vraagt ​​kaizen mensen om de beperkingen van conventioneel of status-quo denken te negeren. In plaats daarvan moet u elk probleem of doel op zijn eigen voorwaarden benaderen.
  5. 5 Maak gebruik van je mentale hulpbronnen. Volgens de filosofie van kaizen moet je belangrijkste hulpmiddel om goede veranderingen te creëren wijsheid zijn in plaats van geld. Als strategie richt het zich op het tappen van collectieve wijsheid versus het inzetten van een groot budget om dingen op te lossen.[6]
    • De eenvoudigste manier om dit te doen, is door uw collega's of collega's te verzamelen om te brainstormen over oplossingen voor specifieke problemen die onmiddellijk kunnen worden uitgevoerd.
    • Als u bijvoorbeeld uw interne communicatie probeert te verbeteren, kunt u samenwerken om met interne listservs, filters, tagging-systemen en / of protocollen te komen die veel van uw problemen oplossen zonder afhankelijk te zijn van het kopen van nieuwe software of een consultant inhuren.
    • Op de lange termijn kan het nodig zijn om wat geld te investeren, maar kaizen biedt u de mogelijkheid om de middelen die u al ter beschikking heeft zo goed mogelijk te gebruiken.

Methode twee van drie:
Kaizen in actie zetten in je persoonlijke leven

  1. 1 Selecteer een persoonlijk verbeteringsgebied. Dit kan van alles zijn, van een slechte gewoonte die je wilt aanpakken tot een goed gedrag dat je wilt cultiveren, een vaardigheid die je wilt ontwikkelen tot iets dat je wilt bereiken. Als je eenmaal een doel voor ogen hebt, kun je kaizen gaan toepassen om het te bereiken.[7]
    • U kunt bijvoorbeeld uw conditie verbeteren, stoppen met roken, uw sociale leven verrijken, of uw vrije tijd nuttiger of productiever besteden.
  2. 2 Identificeer kleine, specifieke taken die bijdragen aan uw doel. Nogmaals, u wilt uw doelstelling stap voor stap benaderen, dus begin met het plannen van uw eerste stap. Probeer niet alles aan te pakken dat je tegelijk wilt veranderen; focus op het verbreken van je doel in gerichte, meetbare acties die je kunt nemen om te verbeteren.[8]
  3. 3 Geef prioriteit aan uw acties. Nadat u alle mogelijke acties hebt opgesomd die u zou kunnen nemen, wordt het tijd om te beslissen over de volgorde waarin u ze wilt uitvoeren. Hoe u ervoor kiest om prioriteit te geven aan de taken, is aan u.[9]
    • Als je je overweldigd voelt, begin dan met de actie die het gemakkelijkst te implementeren is en ga vanaf daar. Als je gemotiveerd bent, begin dan met de actie die het grootste verschil zal maken.
  4. 4 Maak een tijdlijn voor elke taak. Je wilt dat elke stap een actie is die je geleidelijk ontwikkelt tot een gewoonte. Dus, terwijl u plant, moet u een tijdlijn bepalen voor elke stap of actie die uw incrementele verbeteringen uiteenzet.[10]
    • Als u bijvoorbeeld wilt stoppen met roken, maakt u een plan voor hoeveel u elke week uw sigarettenverbruik zult verminderen.
    • Als je je conditie wilt verbeteren, begin dan klein door de trap elke dag naar je kantoor te brengen in plaats van de lift. Zodra je die routine hebt gemaakt, zou je twee keer per week 20 minuten kunnen trainen en geleidelijk de duur, frequentie en / of intensiteit van je trainingen verhogen.
  5. 5 Blijf op de hoogte van je voortgang. U wilt uw verbetering in de loop van de tijd kunnen beoordelen, dus u moet een systeem maken om het op te nemen.[11]
    • Omdat kaizen een dagelijkse praktijk is, is een kalender een goed hulpmiddel om je voortgang te registreren en te controleren. Schrijf gewoon elke dag op wat u doet met uw doel. Andere opties zijn grafieken of checklists, zodat u kunt zien of u zich aan uw plan houdt.
    • Door je voortgang bij te houden, kun je ook aanpassingen maken als dat nodig is. Onthoud dat kaizen een continu proces is, dus u moet blijven plannen, handelen en aanpassen terwijl u werkt. Als u niet de gewenste resultaten krijgt, is het tijd om de methode te wijzigen.
  6. 6 Voeg stappen toe totdat u uw doel bereikt. Als je eenmaal een proces hebt geoptimaliseerd of één oefening met succes hebt geïntegreerd in je leven, is het tijd om verder te gaan naar de volgende stap die het geheel zal helpen verbeteren.[12]

Methode drie van drie:
Kaizen op de werkplek toepassen

  1. 1 Identificeer verbeterpunten. Misschien wilt u zich richten op klant- of medewerkerstevredenheid, kwaliteit, efficiëntie of productiviteit in specifieke afdelingen, producten of services. Maak een lijst van alle gebieden waarin u positieve wijzigingen wilt zien en kies er vervolgens een uit om mee te beginnen.
    • Als u niet weet waar u moet beginnen, werk dan een manier uit om uw doelstellingen te prioriteren. U kunt bijvoorbeeld beginnen met de gebieden die uw klanten het meest beïnvloeden of met een gebied dat de meeste kans biedt op onmiddellijke verbetering.
  2. 2 Evalueer huidige-statusprocessen. Om je toepassing van kaizen-principes te focussen, moet je de tijd nemen om bestaande werkprocessen te documenteren en te beoordelen. Dit moet het vastleggen van de stappen die momenteel betrokken zijn, de tijd en middelen die voor elk daarvan zijn vereist en de algehele resultaten van het proces omvatten.[13]
    • Als u bijvoorbeeld een ontwerpproces beoordeelt, moet u elke fase van het proces documenteren, evenals het personeel, de tijd, de apparatuur en de kosten van elke fase. U zou ook de cijfers moeten hebben voor hoeveel wordt geproduceerd en hoeveel winst wordt gegenereerd uit het huidige proces.
    • Veel bedrijven doen dit via "value stream mapping", die elke stap in een proces in kaart brengt en de waarde en / of het afval dat door die stap wordt gegenereerd, beoordeelt. Als u eenmaal weet hoe goed elke stap functioneert, is het eenvoudiger om plaatsen voor verbetering te identificeren.[14]
    • Hoe meer informatie, invoer en gegevens u heeft over hoe een proces op dit moment werkt en welke resultaten het oplevert, hoe beter u het kunt plaatsen om het te verbeteren.
  3. 3 Stel de visie voor de toekomstige staat. Wanneer u in een bepaald gebied wijzigingen wilt aanbrengen, is het goed om een ​​idee te hebben van waar u naartoe wilt. Op die manier kunt u gaten identificeren tussen waar u bent en waar u zou willen zijn. Die lacunes zijn precies waar je kaizen-principes moet implementeren.[15]
    • Als u bijvoorbeeld de klantenservice probeert te verbeteren, merkt u mogelijk dat uw huidige status voor een gemiddelde responstijd op een online aanvraag 72 uur is, terwijl uw toekomstige status een responstijd van minder dan 24 uur vereist.
  4. 4 Brainstorm mogelijke oplossingen. Nadat u de informatie en visie voor een doelproces hebt vastgelegd, is het tijd om iedereen die aan dat proces is gekoppeld, aan te spreken om mogelijke acties te bedenken om deze te verbeteren. Het hebben van veel mensen met uiteenlopende perspectieven die betrokken zijn bij uw brainstormsessie vergroot uw kansen op het genereren van een robuuste reeks oplossingen.
  5. 5 Plan gerichte, meetbare acties om verbeteringen te creëren. Verdeel uw verbeterplannen in een aantal kleine wijzigingen of stappen. Bepaal een redelijk tijdsbestek voor het implementeren van elke incrementele wijziging.[16]
    • Als u bijvoorbeeld probeert de kwaliteit van een bepaald product te verbeteren, kunt u beginnen met het verbeteren van de verwerking van de kernmaterialen, vervolgens werken aan het slijpen van de productieapparatuur en vervolgens de procedures voor kwaliteitscontrole verbeteren.
  6. 6 Implementeer de "5S-methode."Een van de traditionele kaizen-actieplannen voor het optimaliseren van werkprocessen wordt de" 5S-methode "-" seiri, seiton, seiso, seiketsu, shisuke "in het Japans genoemd. De stappen zijn: sorteren, rechttrekken, schijnen, standaardiseren en ondersteunen. Dat wil zeggen: zoek uit wat niet nodig is, organiseer wat overblijft, houd het proces schoon en afvalvrij, standaardiseer hoe het werkt en blijf de door u ingestelde normen handhaven en verbeteren.[17]
    • Als u dit bijvoorbeeld toepast op een productieproces, zou u kunnen beginnen met het elimineren van onnodige apparatuur van uw werklocatie, ervoor zorgen dat de resterende apparatuur op een logische manier is ingericht voor de werknemers, en ervoor zorgen dat er een onderhoudsbeleid is om je nieuw georganiseerde ruimte schoon en hoogfunctionerend te houden. Vervolgens kunt u uw verbeteringen gebruiken om een ​​nieuw productieprotocol aan te wijzen dat u voortdurend evalueert op mogelijke tweaks om het efficiënter te maken.
  7. 7 Maak het planningsproces zo inclusief als mogelijk. Iedereen die betrokken is bij een proces, ongeacht hun rang, moet betrokken zijn bij kaizen planning en besluitvorming. Dit zorgt ervoor dat de mensen die het proces het beste kennen, beschikbaar zijn om mogelijke verbeteringen aan te bieden.Het betekent ook dat iedereen al "aan boord" is als het gaat om het implementeren van incrementele veranderingen.[18]
  8. 8 Implementeer het actieplan en volg de resultaten. Houd het proces op schema door ervoor te zorgen dat iedereen een bijgewerkt werkplan heeft of een lijst met vereiste activiteiten en tijdschema voor elke stap. Meet verbeteringen terwijl je doorgaat om te controleren of het proces werkt.[19]
    • Als u bijvoorbeeld kaizen toepast om een ​​productieproces efficiënter te maken, moet u registreren hoeveel tijd wordt bespaard en hoeveel meer eenheden per uur worden geproduceerd. Op die manier kunt u controleren of de geïmplementeerde wijzigingen daadwerkelijk leiden tot de verwachte verbeteringen.
    • Kaizen roept op tot continue evaluatie van een proces. Zodra u de eerste ronde van verbeteringen hebt doorgevoerd, is het tijd om terug te gaan om aanpassingen aan te brengen of om te zien welke andere acties kunnen worden ondernomen om te verbeteren.