Het is moeilijk om werk gedaan te krijgen, deadlines te halen en productief te zijn als je geen goede tijdmanagementvaardigheden hebt. Gelukkig zijn dit vaardigheden waar je aan kunt werken en verbeteren. De basis voor goed tijdmanagement is organisatie en jezelf in te zetten voor succes.

Methode één van de drie:
Het vinden van de gebieden die verbetering behoeven

  1. 1 Houd een dagboek bij. Je vraagt ​​je misschien af ​​waar al je tijd elke dag naartoe gaat. Draag een notebook bij je en noteer alles wat je doet en voor hoe lang. Je zult misschien verbaasd staan ​​over hoe je je tijd doorbrengt. Wees eerlijk wanneer je dit doet.
    • Houd een dagboek bij voor minimaal een paar dagen om een ​​goed beeld te krijgen van hoe u uw dag doorgaans doorbrengt. Bijvoorbeeld, een verjaardagsdiner bezoeken of een afspraak maken met een dokter is geen dagelijkse taak voor u en zou uw planning kunnen afschaffen.
  2. 2 Schrijf alle manieren op waarop u tijd verspilt. Er zijn veel manieren waarop u tijd kunt verspillen. Breng je veel tijd door op sociale media? Hang je samen met je vrienden wanneer je andere dingen zou moeten doen? Breng je uren door voor de televisie?
    • Het is belangrijk dat u uzelf en uw gewoonten kent, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen.
    • Bekijk uw tijdinventaris en bekijk gebieden waar u op kunt bezuinigen.
  3. 3 Bepaal waarom je uitstelt. In plaats van boos te worden dat je een taak uitstelt, probeer je de redenen voor je uitstel uit te zoeken. Denk aan uitstellen als een symptoom van een groter probleem en probeer de oorzaak te achterhalen. Ben je bang om de klus te klaren? Ben je moe? Is de taak saai? Is de taak te gemakkelijk of te moeilijk?[1][2]
    • Als de taak te gemakkelijk is, bied jezelf dan kleine beloningen aan voor het voltooien van elke stap.
    • Als de taak te moeilijk is, zijn deadlines en kleine stapjes de beste manier om dit aan te pakken.
    • Houd rekening met de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het uitstellen en wanneer u uw dagboek bijhoudt.

Methode twee van drie:
Georganiseerd worden

  1. 1 Maak lijsten. Maak lijsten met alles wat u van plan bent om die dag of die week te doen. Als je klaar bent, kruis je die dingen dan door, zodat je je aangemoedigd en gemotiveerd voelt. Uw lijst moet realistisch en haalbaar zijn. Als je een lijst met 20 items maakt maar alleen 5 items op je lijst hebt staan, heb je het gevoel dat je niets hebt gedaan.[3]
    • Geef prioriteiten aan uw taken, zodat u weet wat het belangrijkste is en eerst moet worden voltooid.
    • Als je lijst te lang is, probeer dan aparte lijsten voor verschillende delen van je leven, zoals persoonlijk, school / werk en thuis.
    • Mensen zijn over het algemeen productiever in de ochtend. Probeer 's morgens een moeilijkere taak uit je lijst te halen en behandel vervolgens de andere items in je lijst. Je zult je volmaakt voelen en dat momentum de rest van je dag in kunnen.
  2. 2 Houd deadlines. Je lijst werkt alleen als je hem daadwerkelijk gebruikt. Door deadlines vast te leggen, houd je je verantwoordelijk. Doe je best om je deadlines te respecteren. Zorg ook voor realistische deadlines die rekening houden met uw verantwoordelijkheden en andere verplichtingen.[4]
    • Als u bijvoorbeeld een aantal persoonlijke afspraken moet plannen, maar tijdens vergaderingen de hele dag op vergaderingen wordt vastgehouden, zou een realistische deadline alle afspraken in de komende paar dagen inplannen in plaats van aan het einde van uw drukke werkdag.
    • Geef jezelf wat ruimte voor fouten bij het kiezen van een deadline. De deadline moet een paar dagen voordat uw taak moet worden voltooid.
  3. 3 Herinneringen instellen. U kunt alarmen instellen op uw telefoon, computer of visuele herinneringen plaatsen aan de dingen die u moet doen. Gebruik de methode die het beste voor u werkt. Het kan ook helpen om meerdere methoden te gebruiken. Je herinneringen moeten worden ingesteld voor de laatste deadline en eventuele minideadlines om je op schema te houden.[5]
    • Als u bijvoorbeeld een taak heeft die binnen twee weken moet worden voltooid, zijn er mogelijk herinneringen ingesteld op dag 7, dag 10 en dag 14.
  4. 4 Maak gebruik van een kalender. Systematiseer al uw dagelijkse taken, zodat u uw tijd efficiënt kunt beheren. Controleer altijd uw agenda aan het begin van de dag en breng de nodige wijzigingen aan, zodat u al uw taken voor de dag weet. Zorg ervoor dat uw agenda gemakkelijk toegankelijk is en belicht alle belangrijke gebeurtenissen.
  5. 5 Plan tijdens je downtime. Je ervaart downtime gedurende de dag. U kunt die tijd gebruiken om een ​​snelle lijst te maken of uw prioriteiten voor de dag in te stellen. Pendelen naar werk / school is een ideaal moment om een ​​deel van deze planning af te ronden.[6]
    • Al uw downtime moet niet worden besteed aan plannen en organiseren. Dit kan stressvol worden en meer kwaad dan goed doen.
    • Als u 10 minuten downtime hebt, begint u met het 2 of 3 minuten besteden aan een goede organisatie.

Methode drie van drie:
Productief zijn

  1. 1 Niet multitasken. Je denkt misschien dat je meer gedaan krijgt als je een paar dingen tegelijkertijd probeert te jongleren. Als je echter te veel dingen tegelijkertijd doet, geef je nooit een enkele taak je volledige focus en aandacht. Je zult efficiënter zijn als je al je energie besteedt aan het voltooien van een taak voordat je verder gaat met de volgende.[7]
    • Bijvoorbeeld in plaats van e-mails te beantwoorden en tegelijkertijd te bellen; beantwoord al uw e-mails voordat u belt.[8]
    • Heen en weer schakelen tussen taken is meer werk voor je hersenen en vertraagt ​​het proces.
  2. 2 Delegeer verantwoordelijkheden als je kunt. Je kunt niet alles zelf doen. Door een ander toe te staan ​​iets te regelen, kun je jezelf toewijden aan een andere taak terwijl je toch alles gedaan krijgt. Zorg ervoor dat u delegeert aan iemand die betrouwbaar en betrouwbaar is. Je wilt geen tijd verspillen aan zorgen maken als de persoon dingen voor elkaar krijgt.[9]
    • Onthoud dat delegeren een teken van kracht en intelligentie is en geen zwakheid.
  3. 3 Weg met afleiding. Je zult een taak sneller voltooien als je hem je volledige aandacht kunt geven.Schakel alle afleiding uit, zoals e-mailmeldingen, uw telefoon, televisie, sociale media. Maak tijd vrij als u niet gestoord wilt worden en onderbreek geen onderbrekingen, tenzij dit moet.[10]
    • Als u bijvoorbeeld van plan bent om gedurende 45 minuten iets te schrijven of lezen, beantwoord dan uw telefoon niet of reageer gedurende deze tijd op geen enkele e-mail. Als je de meldingen uitschakelt, merk je niet eens dat mensen proberen contact met je op te nemen. Zodra de 45 minuten voorbij zijn, kunt u uw e-mail bekijken.
    • Social media is een grote afleiding. Schema sociale mediatijd door de dag heen en blijf daar weg van tenzij het tijdens een gepland tijdsbestek is.
  4. 4 Pauzes nemen. Je kunt niet 24 uur per dag werken of productief zijn. Plan pauzes gedurende de dag. Met een pauze kun je opladen en terugkomen op een taak met een nieuw perspectief.[11] Tijdens een geplande pauze kunt u:
    • Ga op sociale media
    • Bel een vriend
    • Gaan wandelen
    • Mediteer of rek je uit
    • Probeer iets te doen aan je pauze dat niets te maken heeft met je taak.
  5. 5 Geef jezelf prikkels. Aan het begin van een taak waar je niet echt zin in hebt, beloof je aan het einde ervan een beloning. Als je bijvoorbeeld een schrijfopdracht hebt die je moet voltooien maar niet wilt doen, sta jezelf toe Instagram een ​​halfuur of minder te gebruiken als je klaar bent met de opdracht.[12]
    • Zorg ervoor dat je beloning iets is waar je echt van geniet.
    • Je beloning mag nooit een tegenvaller veroorzaken of ervoor zorgen dat je uit de weg gaat.
  6. 6 Voorkom overprogrammering. Het is gemakkelijk om meer te doen dan u aankan of denkt dat u een taak in een kortere tijd kunt volbrengen. Probeer realistisch te zijn en plan alleen die dingen waarvan je denkt dat je ze in een toegewezen hoeveelheid tijd kunt bereiken. Probeer ook niet veel extra werk te doen.[13]
    • Leer 'nee' zeggen als je het al te druk hebt. Als u geen nee kunt zeggen, wees dan eerlijk over uw tijdsbeperkingen. Als iemand je bijvoorbeeld vraagt ​​om iets gedaan te krijgen aan het einde van de dag, kun je zeggen: "Ik ben nu een beetje overbelast, maar ik kan het aan het einde van morgen bij je hebben."
    • Overprogrammering kan ook tot stress leiden. Als je gestresst bent, word je minder productief.
  7. 7 Evalueer uw planning. Bekijk aan het eind van elke dag je lijst. Als je niet alles op je lijst hebt gedaan, wat had je dan anders kunnen doen? Welke dingen heb je goed gedaan? Pas uw planning aan op basis van uw evaluatie.
    • Het kost tijd om de beste strategieën voor u te vinden. Misschien werken telefoonherinneringen goed, maar tijdens uw downtime plannen, maakt u super gestrest.