Het organiseren van een paardenshow is een zeer gedetailleerde aangelegenheid. Ongeacht het niveau van je show, zijn delegatie en enkele maanden planning essentieel. Organiseer uw personeel en huur ambtenaren in en boek een locatie die past bij de omvang en de omvang van uw show. Stel een tentoonstellingssecretaris aan om de gastheer van administratieve plichten te behandelen die betrokken zijn bij een paardenshow. Het plannen van noodsituaties en het veilig houden van mensen en paarden zijn topprioriteiten. Verzamel je setup- en opruimteams op de dag van het evenement en zorg ervoor dat iedereen klaarstaat om eventuele problemen op te lossen.

Deel een van de zes:
Het organiseren van het personeel

  1. 1 Aanwijzen of een showmanager inhuren. De showmanager is de persoon die verantwoordelijk is voor de algemene werking van de show. Voor shows op hoger niveau vereisen aangesloten clubs of verenigingen vaak dat showmanagers getrainde professionals zijn. Minder formele evenementen zijn niet zo strikt over trainingsvereisten.[1]
  2. 2 Benoem een ​​showsecretaris. Paardenshows omvatten een groot aantal administratieve taken, van het omgaan met toegangsmateriaal tot het organiseren van prijzen, rugnummers en keurmeesters. De showsecretaris moet een goed georganiseerd persoon zijn met een scherp oog voor detail.[2]
    • Ze hebben ook assistenten nodig voor taken zoals het registreren van exposanten op de dag van het evenement. U (of de secretaris) kunt vrijwilligers van uw 4-H club of een andere aangesloten organisatie rekruteren om deze posities te vervullen.
  3. 3 Selecteer een veiligheidscoördinator. Voor kleine evenementen houdt de showmanager vaak toezicht op veiligheidsmaatregelen. Voor evenementen die honderden mensen trekken (inclusief exposanten en het grote publiek), moet echter een veiligheidscoördinator worden aangesteld die geen andere taken heeft.
    • Ze beheren gezondheidscertificaten, werken samen met hulpverleners, verwerven een verzekering, volgen het weer, plannen voor noodsituaties en zorgen ervoor dat dierenartsen op afroep beschikbaar zijn.
  4. 4 Stel een marketingteam samen. U kunt waarschijnlijk omgaan met marketing en promoties met vrijwilligers. Laat iemand met grafische ontwerpervaring een persbericht maken en flyers maken. Anderen kunnen contact opnemen met lokale bedrijven over sponsoring van het evenement of donaties doen. Je hebt ook een team nodig om flyers te posten op paardenscholen, boerderijen en andere gerelateerde locaties.
  5. 5 Wijs vrijwillige poortwachters, ringploeg en andere assistenten toe. Het aantal vrijwilligers dat je nodig hebt, is afhankelijk van het niveau van je show. Opstart en schoonmaakploegen zijn absolute musts. Bij elke show moeten de aanwezigen ervoor zorgen dat openbare bezoekers en exposanten in aparte ruimtes parkeren. Als obstakels tijdens de show moeten worden verplaatst, heb je een ringploeg nodig.
    • Het publiek moet niet parkeren in de buurt van waar de exposanten hun aanhangwagens opzetten en hun paarden houden. Als het publiek en paarden niet gescheiden worden gehouden, kan het risico op ongelukken toenemen.

Tweede deel van de zes:
Het inhuren van ambtenaren

  1. 1 Huur een gekwalificeerde rechter in. Zoek een rechter die geschikt is voor de wedstrijd die je host. Neem contact op met je 4-H club of competitie vereniging, die jaarlijks lijsten van gekwalificeerde juryleden plaatst. Neem contact op met een rechter, bespreek uw organisatie en de details van de show en onderhandel over de betaling.[3]
    • Je zult ook reis- en maaltijdkosten moeten betalen. Als de show een meerdaags evenement is, moet je hotelaccommodatie bieden.
    • De rechter ontwerpt vaak cursuslay-outs, dus laat ze ontwerpen en andere vereisten ruim voor de show indienen.
  2. 2 Benoem of huur een omroeper in. Als de locatie een PA-systeem heeft, kunt u gewoon als vrijwilliger van uw 4H-club of andere organisatie optreden als omroeper. Als er geen PA-systeem is, huur dan een omroeper in die zijn eigen microfoon, luidsprekers en andere geluidsapparatuur kan leveren.[4]
  3. 3 Kies een grounds manager, ringmaster en stewards. Afhankelijk van de grootte en het bereik van de show, hebt u een circusdirecteur en een grounds manager nodig om toezicht te houden op de expositieklassen die de ring betreden en verlaten. Ze zullen ook toezicht houden op de noodzakelijke herpositionering van sprongen en andere obstakels.
    • Afhankelijk van het niveau van je competitie, moet je mogelijk professionele stewards inhuren om de rechter bij te staan. Uw 4-H club of hippische afdeling kan u in contact brengen met professionals als bevoegd personeel is vereist.
    • Als je een minder formele show plant, kun je vrijwilligers aanwijzen om de ring te beheren.

Derde deel van de zes:
Beheer van de faciliteiten

  1. 1 Kies een locatie die geschikt is voor uw show. Boek voor grotere shows een paardenshowslocatie met voldoende zitplaatsen, voldoende ruimte voor exposantentrailers en openbare parkeerplaatsen en toiletten. Als je een kleinere show op je boerderij of eentje van een lid van je club host, moet je tribunes, klapstoelen of andere stoelen huren. U zult ook draagbare toiletten moeten huren.[5]
    • Paardenshows hebben meestal obstakels bij de hand, maar u moet ervoor zorgen dat ze geschikt zijn voor uw specifieke wedstrijd.
  2. 2 Verwrijk sprongen, obstakels en andere uitrusting indien nodig. Als je locatie geen geschikte obstakels biedt, of als je de show op je boerderij host, moet je de benodigde apparatuur huren of kopen. Zoek online om een ​​leveringsbedrijf bij u in de buurt te vinden.[6]
    • Als de locatie geen tractor levert om het materiaal te slepen, moet u er een huren of een lid van uw organisatie zoeken dat er een kan leveren.
    • Werk samen met de rechter als je hulp nodig hebt bij het beslissen welke apparatuur je nodig hebt.
  3. 3 Zet een concessiestand op. Een concessiestand houdt de buik van uw gasten vol en biedt uitstekende mogelijkheden voor fondsenwerving. Als de locatie geen speciale concessietribune heeft, stelt u tafels, een grill en koelers in. Stel vrijwilligers aan om de grill te werken en transacties af te handelen.[7]
    • Om te besparen op uw voedselbudget, vragen lokale restaurants en supermarkten om donaties te doen.Neem maanden van tevoren contact met ze op, zodat ze je kunnen helpen bij hun gift voor liefdadigheidsdonaties.

Deel vier van de zes:
Voltooien van administratieve taken

  1. 1 Verdeel toelatingseisen en procesformulieren en kosten. Stuur de toelatingseisen naar de plaatselijke paardenscholen, clubs en boerderijen ruim voor de show. De secretaris is de persoon voor het verwerken van toegangsformulieren en kosten. Ze gebruiken de aanmeldingsformulieren ook om een ​​klassenlijst samen te stellen, of een lijst met exposanten, georganiseerd op basis van hun leeftijd en evenementgroepen.
  2. 2 Bestel linten, trofeeën, rugnummers, badges en kaarten van rechters. De secretaris moet ook de vereiste apparatuur en materialen bestellen voorafgaand aan de show. Voorzie minimaal een aantal weken voor verzending, dus er is wat speelruimte in geval van een nalevering.[8]
    • Je zou niet willen dat een exposant zonder nummer meedoet of een prijs uitreikt zonder een lint te hebben.
  3. 3 Laat lokale bedrijven het evenement sponsoren. Sponsoring is een andere goede kans voor fondsenwerving. Neem contact op met lokale bedrijven (paardengerelateerde bedrijven kunnen van bijzonder belang zijn) over het betalen voor het publiceren van hun naam op de klassenlijst of op een andere manier geadverteerd op het evenement.[9]
  4. 4 Promoot de show met lokale clubs, boerderijen en media. Maak een persbericht met de details van de show, contactgegevens en informatie over uw organisatie en stuur het naar lokale kranten en nieuwskanalen. Postvliegers bij lokale bedrijven, boerderijen en paardenclubs. Maak een Facebook-evenement en laat uw medewerkers het evenement delen op hun social-mediakanalen.[10]

Vijfde deel van de zes:
Omgaan met veiligheidsproblemen

  1. 1 Beslis of je noodpersoneel nodig hebt tijdens de show. Als uw show is aangesloten bij een hippische vereniging, kijk dan of zij medisch personeel nodig hebben om aanwezig te zijn. Voor kleine evenementen, vooral die dicht bij een ziekenhuis, is een noodteam meestal niet nodig. Als u verwacht dat er honderden mensen aanwezig zijn, is het verstandig om een ​​ambulance- en eerstehulpafdeling op het terrein te hebben.
    • Houd er rekening mee dat u de kosten voor noodhulp in uw budget moet meenemen.
    • Als u geen noodpersoneel aanwezig hebt, neem dan voor het evenement contact op met uw lokale hulpdiensten zodat ze op afroep bereikbaar zijn. Adviseer ze om in geval van nood geen sirenes of lichten te gebruiken, omdat ze paarden kunnen schrikken.
  2. 2 Aanschaf evenementverzekeringsdekking. Mogelijk moet u een evenementenverzekering afsluiten, afhankelijk van uw lokale wetgeving, uw locatie en uw gelieerde verenigingen. Zelfs als je niet verplicht bent, is het verstandig je show te verzekeren als dat mogelijk is.
    • Minimale verzekeringseisen zijn afhankelijk van de grootte van uw evenement, uw locatie en de vereisten van uw locatie en organisatie. De USEF (Amerikaanse hippische federatie) vereist bijvoorbeeld een minimumdekking van $ 1.000.000 voor algemene aansprakelijkheid van derden en $ 50.000 voor apparatuur en eigendommen.[11]
  3. 3 Huur een dienstdoende politieman of andere beveiliging in. Uw verzekering, plaatselijke verordeningen of gelieerde organisatie kunnen u verplichten om beveiliging in te schakelen voor uw evenement. Neem contact op met uw lokale politie of sheriff-afdeling om de dienst voor de bewaking van de dienst op te zetten.[12]
    • Als u niet verplicht bent om een ​​officier buiten dienst te hebben, kunt u particuliere civiele beveiligingsmedewerkers inhuren. Hoewel ze meestal een beter betaalbare optie zijn, moet u er rekening mee houden dat particuliere beveiligingsmedewerkers vaak niet zoveel training en ervaring hebben.
  4. 4 Vereisen exposanten om gezondheidscertificaten in te dienen. Uw exposanten moeten actuele gezondheidscertificaten overleggen om te bewijzen dat hun paarden in goede gezondheid verkeren. Ze moeten een bewijs van inenting tegen hondsdolheid en een negatieve Coggins-test indienen.[13]
    • Zorg ervoor dat u dit opmerkt in uw toelatingseisen.
  5. 5 Heb een hoefsmid en een dierenarts aanwezig of op afroep. Voor grotere shows moeten een hoefsmid of schoenenspecialist en een paardenarts op het terrein een zender opzetten. Uw vereniging kan hun aanwezigheid vereisen. Als u in het bezit bent van een kleinere show, moet u in geval van problemen een lokale hoefsmid en dierenarts bellen.[14]
  6. 6 Bewaak weersverwachtingen. Lichte regen zal bepaalde wedstrijden niet hinderen, maar stormen en bliksem stoppen je show. De veiligheidscoördinator moet de voorspellingen in de aanloop naar de show volgen. Als er kans is op slecht weer, moeten ze stormen volgen met behulp van een mobiele radar-app of weerradio.[15]
    • Het plannen van een regendatum is verstandig als je een openluchtlocatie hebt geboekt.
  7. 7 Inspecteer de redenen voor veiligheidsrisico's. Controleer enkele dagen voor het evenement de ring, kraampjes, kavels en andere locaties op alles wat paarden of aanwezigen in gevaar zou kunnen brengen. Voorbeelden zijn gaten, rotsen, scherpe voorwerpen en afgebroken hekken. Werk samen met de locatie om eventuele problemen op te lossen.
    • Voer de dag voor het evenement nog een dubbele controle uit.

Deel zes van de zes:
De show uitvoeren

  1. 1 Stel apparatuur en stations van tevoren in. Plaats sprongen en andere obstakels de avond voor het evenement. De ochtend van het evenement, de registratietabellen instellen of waar exposanten hun rugnummers, klas- en prijslijsten en andere informatie ontvangen. Zet de concessies stand, koelers en grill een paar uur voorafgaand aan het evenement.
    • De ochtend van het evenement is er een bemanning beschikbaar om zitplaatsen, draagbare toiletten en andere apparatuur die je misschien hebt gehuurd te ontvangen en in te richten.
  2. 2 Houd een personeelsvergadering ten minste een half uur voorafgaand aan de show. Stel de commissie samen en zorg ervoor dat de setup-taken zijn voltooid. Ren door de volgorde van de show van openingsceremonie en individuele evenementen tot de prijsuitreiking. Controleer veiligheidsplannen, locaties van nood- en veterinair personeel en welke gebieden zijn alleen bestemd voor exposanten.
  3. 3 Voer de show uit en benader eventuele problemen die zich voordoen. Het moment is eindelijk aangebroken! Houd openingsceremonie en individuele evenementen vast en presenteer prijzen wanneer de scores zijn geteld. Wees beschikbaar om problemen van de rechter te behandelen die een pauze in de badkamer nodig hebben om te flauwvallen bij een kijker.
  4. 4 Maak de faciliteiten kapot. Wanneer de show voorbij is, zullen de exposanten hun trailers laden en zullen gasten hun weg vinden naar hun auto's. Prullenbak opruimen, tafels afbreken en terugkeer van hindernissen, tractoren, tribunes en ander gehuurd materieel beheren. Als de locatie personeel bij de hand heeft, werk met hen samen om de ruimte terug te brengen naar de normale omstandigheden.[16]
  5. 5 Evalueer de werking van de show. Identificeer manieren om toekomstige shows nog beter te plannen. Controleer de uitgaven en inkomsten van de show en kijk hoe het in de toekomst winstgevender kan zijn. Praat met alle personeelsleden over wat goed heeft gewerkt en wat moet worden verbeterd. Stel vragen zoals:[17]
    • Zijn er operationele problemen? Zijn overgangen tussen afzonderlijke evenementen soepel verlopen?
    • Was de show volledig bemand? Over-bemand?
    • Waren exposanten en openbare opkomst in overeenstemming met de verwachtingen? Had de show baat gehad bij meer advertenties?