Als je werkt met de studentenvereniging van je school, kun je je mogelijk betrokken voelen bij het plannen van de homecoming-dans. Een schooldans is een groot evenement en een goede planning van een school betekent niet alleen het kiezen van thema's en decoraties, maar ook het balanceren van budgetten, het boeken van entertainment en het helpen coördineren van een groot aantal vrijwilligers. Het planningsproces kan lang duren, maar als je ervoor zorgt dat je genoeg hulp, geld en tijd hebt om te beginnen, kun je een succesvolle homecoming-dans maken.

Deel een van de vier:
Betrokkenheid van mensen

  1. 1 Rekruteer vrijwilligers. Het plannen van een dans kost veel werk, dus het is het beste om een ​​team van mensen te hebben om te helpen. Vorm een ​​commissie van 5-10 vrijwilligers die willen werken aan de homecoming-dans.
    • Zorg dat er klassenfunctionarissen bij betrokken zijn. Dit is een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat alle klassen een gelijke stem hebben in het besluitvormingsproces.
    • Rekruteren van buiten de studentenregering. Als uw organisatie het toelaat, werven van studenten over de hele campus die op zoek zijn om betrokken te raken bij leiderschapsactiviteiten.
    • Werk samen met andere organisaties zoals pep-groepen of studentleidergroepen. Dit biedt u meer steun van het studentenlichaam en potentiële vrijwilligers.
  2. 2 Maak een eenvoudige takenlijst. Naarmate de dansplanning vordert, kan deze lijst groeien, maar het zal je team helpen om zijn taak vol te houden. Begin met:
    • Datum
    • Thema
    • Plaats
    • decoraties
    • DJ
    • Fotograaf
    • Rustpunten
    • chaperonnes
    • Begroting
    • Facultair adviseur
  3. 3 Delegeren. Als je eenmaal je vrijwilligers hebt, is het belangrijk om zeker te weten dat ze allemaal weten wat ze moeten doen. Zet bepaalde mensen aan het hoofd van bepaalde zaken en delegeer wat er met de juiste persoon moet gebeuren.[1]
    • Sommige taken, zoals het kiezen van een adviseur en een thema, moeten als een team worden gedaan. Anderen, zoals citaten van locaties en fotografen, kunnen worden behandeld door een individuele of een kleine subcommissie.
    • Zorg voor groepen om locatie, entertainment, reclame en kaartverkoop te dekken en te versieren.
    • Kom regelmatig in contact met je team. Vraag: "Hebben we dit al voltooid?" Of "Hoe gaan we om met het vinden van een DJ?" Wanneer uw team bijeenkomt om iedereen aan het werk te houden.
    • Stel een inchecksysteem in zodat mensen hun voortgang kunnen melden. Zorg dat je een ruimte hebt waar je een grote checklist kunt schrijven van wat er moet gebeuren, of houd een gedeelde agenda bij je groep zodat iedereen over hun voortgang kan rapporteren.
  4. 4 Zoek een facultaire adviseur. Net als andere studentengroepen heeft een thuiscomité een facultaire adviseur nodig. Als iemand niet vooraf is toegewezen, zoek dan een leraar die je vertrouwt of die goed wordt aanbevolen door andere commissieleden.[2]
    • Uw adviseur moet betrokken zijn bij de plannen van uw commissie. Houd ze op de hoogte van alles wat u doet door hen te laten deelnemen aan planningsvergaderingen en vergadernotities te geven.
  5. 5 Rekruteer chaperonnes. Oudervrijwilligers zijn niet alleen belangrijk voor het monitoren van studenten, maar ook voor het helpen bij het opzetten en uitvoeren van de dans. Ontvang een groep oudervrijwilligers samen om te helpen op de avond van de dans.
    • Neem contact op met je school om te zien hoeveel chaperonnes ze per student nodig hebben. Veel scholen hebben hun eigen richtlijnen en het is belangrijk om te voldoen aan de regels van je eigen school.
    • Werk samen met de oudervereniging van je school om vrijwilligers te vinden. Vraag om een ​​vergadering bij te wonen, zodat u de gelegenheid rechtstreeks aan hen kunt presenteren en een aanmeldingslijst kunt doorgeven.

Deel twee van vier:
Planning van de dansfinanciën

  1. 1 Krijg citaten. Als u een DJ inhuurt, drankjes krijgt, professionele hulp krijgt bij het decoreren of een professionele fotograaf inhuurt, begin dan met het verzamelen van offertes minstens een maand van tevoren.
    • Vraag naar eventuele toeslagen of apparatuurkosten, evenals uurtarieven. Informeer naar wat uw leveranciers zullen leveren en wat u verwacht te hebben. Neem bijvoorbeeld contact op met je DJ om te zien of ze het geluidssysteem leveren, of dat je er een van elders moet huren.
    • Neem contact op met ten minste drie opties voor elke leverancier om ervoor te zorgen dat u een concurrerende prijs krijgt.
  2. 2 Maak uw budget. Uw budget dicteert veel van wat u wel en niet kunt doen. Praat met de penningmeester van je studentenregering om beter te begrijpen hoeveel geld je commissie aan de dans moet uitgeven.
    • Vraag uw facultaire adviseur om het budget te controleren. Kijk of de school iets bijdraagt ​​buiten het geld van de studentenregering.
    • Plan uw budget om alles te omvatten wat u nodig heeft. Gebruik de aanhalingstekens die u van uw leveranciers hebt gekregen, evenals de budgetplannen en ontvangsten van voorgaande jaren om uit te zoeken wat de dans kost.
    • Laat uw budget niet hoger zijn dan het bedrag dat u beschikbaar hebt. Herzie uw budget vaak opnieuw om er zeker van te zijn dat u op het goede spoor bent.
  3. 3 Sponsoractie. Als je budget niet voldoende is om de kosten van de dans te dekken, maak dan een fondsenwervingsplan bij je commissie. Ontdek meerdere opties zowel op als buiten de campus.
    • Host bake verkoop op de campus tijdens de lunchperioden, evenals voor en na school.
    • Werk samen met andere studentengroepen om geld in te zamelen door evenementen zoals carwash te organiseren. Gebeurtenissen waarmee u contact kunt opnemen met uw community, bieden u meer mogelijkheden om contant geld in te brengen.
    • Vraag lokale restaurants of zij fondsenwervende nachten aanbieden. Sommige restaurants kunnen programma's aanbieden die een bepaald percentage van de winst voor de nacht aan een studentenorganisatie schenken. Word partner van een lokaal eetcafé en verspreid het via flyers, e-mails en sociale media.

Deel drie van vier:
Planning van de danslogistiek

  1. 1 Kies een thema. Tenminste een maand voor de dans, laat een thema klaar. Verzin vijf of zes thema-ideeën als een commissie en stem over de campus zodat studenten hun favoriet kunnen kiezen.[3]
    • Vraag goedkeuring aan uw stafadviseur voor mogelijke thema's.Het vroegtijdig verwijderen van het thema voorkomt later mogelijke afkeuring.
    • Kies thema's die passen bij de sfeer van de dans. Als je een meer formele dans wilt, is een thema uit Old Hollywood wellicht meer geschikt. Als je een meer losse dans wilt, kan zoiets als Beach Luau beter passen.
  2. 2 Reserveer een locatie. Of de dans nu in een lokaal hotel of in de gym van de school plaatsvindt, zorg ervoor dat je zo vroeg mogelijk een locatie reserveert. Als u met uw school een goede kamerreservering maakt, zorgt u ervoor dat u de ruimte krijgt die u nodig heeft.[4]
    • Maak een kopie van het locatiecontract of de kamerreservering voor uw eigen administratie, zodat u ernaar kunt verwijzen wanneer u het nodig heeft.
    • Vermeld alle benodigde faciliteiten bij uw reservering. Als je de fitnessruimte, de badkamers en de keuken nodig hebt om drankjes op te slaan, moet je ze allemaal vermelden.
  3. 3 Boek uw leveranciers. Laat je DJ, fotograaf en anderen boeken zodra het budget is ingesteld. Reserveer nu ook andere apparatuur die uw leveranciers nodig hebben, zoals geluidssystemen.
    • Werk samen met uw stafadviseur om ervoor te zorgen dat alle contracten correct zijn opgesteld en alle informatie bevatten die uw school nodig heeft.
    • Bewaar kopieën van contracten of overeenkomsten voor de beoordeling van uw commissie.
  4. 4 Maak een dagplan. Voordat alles te hectisch wordt bij de rest van de thuiskomst, maak je een gedetailleerd plan van hoe je de dag van de dans wilt laten werken. Stel uw dagplan een maand van tevoren in.
    • Zorg voor een gedetailleerde plattegrond van uw locatie en hoe u wilt decoreren.
    • Trek uit waar de DJ naartoe moet, waar de tickettafel is opgesteld, waar lichten moeten worden geregen en andere details.
    • Maak een plan voor jascontrole. Bepaal waar jassen worden opgeslagen, waar de tafel wordt geplaatst en hoe u jassen van labels voorziet om ze georganiseerd te houden. Zorg er ook voor dat je ten minste één vrijwilliger hebt om de tafel te manen en twee om jassen op te halen.
    • Stel iemand aan als dagcoördinator. Deze persoon communiceert met de vrijwilligers in de nacht van de dans en los mogelijke problemen op.
  5. 5 Ga winkelen. Krijg alle benodigdheden die je nodig hebt om twee tot drie weken van tevoren te versieren. Op die manier hebt u voldoende tijd om alternatieven te vinden voor iets als u het niet lokaal kunt vinden. Eet op de dag of de dag ervoor voedsel, zodat er niets misgaat.
    • Neem contact op met lokale winkels om te zien of ze bereid zijn bepaalde items te doneren of een korting te geven aan de school.
    • Plaats grotere artikelen of bederfelijke items in de wacht. Praat met uw lokale markt over het vooraf reserveren van dienbladen en het ophalen van de dag van de dans. Doe hetzelfde voor grotere decoratieve items die u mogelijk niet gemakkelijk op de campus kunt opslaan.
  6. 6 Verkoop tickets. Begin met het verkopen van kaartjes minstens twee weken vóór de eigenlijke dans. Complimenteer de verkoop met advertenties in de schoolaankondigingen, evenals banners en posters op de hele campus.
    • Kondig verkoopdatums en ticketprijzen vooraf aan in uw schoolkrant, tijdens uw schoolaankondigingen en op de website van uw school, evenals op sociale media.
    • Zet een tafel op voor en na school voor een half uur tot een uur, maar ook tijdens de lunch.
    • Maak een schema voor vrijwilligers om ervoor te zorgen dat de tabel tijdens alle verkooptijden wordt bemand. Werk samen met je penningmeester om, indien nodig, andere vrijwilligers te krijgen.
    • Bestel uw gelddoos minstens een week voordat u begint met het verkopen van kaartjes. Praat met uw penningmeester over de vraag of de geldkist zal worden verstrekt door de studentenoverheid, de schooladministratie of een andere bron.

Deel vier van vier:
De dans opzetten

  1. 1 Bereid je voor op de week ervoor. De meeste scholen leiden naar hun homecoming-dans met een homecoming spirit-week. Geestweken omvatten vaak veel evenementen, dus zorg ervoor dat u weet wie en wat voor u beschikbaar zal zijn.
    • Praat met uw stafadviseur over apparatuur zoals tafels en stoelen. Zorg dat deze ten minste een paar uur vóór de dans voor je klaarstaan, zodat je deze kunt instellen.
    • Praat met schooladministratie om ervoor te zorgen dat uw leveranciers aangewezen gebieden hebben om te parkeren, uit te laden en in te stellen. Vergeet niet dat mensen met zwaar materieel zich dicht bij de locatie moeten bevinden.
    • Maak een plan voor de dag van de dans. Werk samen met uw commissie en eventuele extra vrijwilligers om taken toe te wijzen, zoals het plaatsen van stoelen en het versieren van kleding. Zorg dat iedereen zijn baan ruim van tevoren kent.
  2. 2 Zet de locatie op. Geef jezelf en je vrijwilligers minstens zes uur om de dans op te zetten. Zorg dat decoraties zo veel mogelijk worden ingesteld voordat uw leveranciers arriveren.
    • Laat de DJ, fotograaf en chaperons vroeg aankomen. Laat de DJ het gebied zien waar ze zullen werken en geef de fotograaf een rondleiding door de ruimte.
    • Delegeer taken aan de chaperons, zoals helpen met jascontrole, het bewaken van de dansvloer of helpen met crowd control. Laat ze zien waar ze moeten zijn en breng ze in contact met de dagcoördinator.
  3. 3 Geniet van de dans. Zorg ervoor dat jij en al je vrijwilligers wat tijd hebben om te genieten van de dans. Bouw pauzes op in de planningen van uw vrijwilligers, zodat iedereen tijd heeft om plezier te hebben.
    • Laat bijvoorbeeld een kaartjesnisser je coördinator een tijdje verlichten zodra iedereen binnen is, of laat een chaperonne zijn om in te checken op jascheck terwijl de bedienden van de jas gaan dansen.
    • Je vrijwilligers zijn ook studenten. Geef ze de tijd om van hun inspanningen te genieten.
  4. 4 Ruim de locatie op. Zodra de dans voorbij is, begint u decoraties te verwijderen en schoon te maken. Ontdek wat de facilitaire diensten van uw school zullen regelen en ben van plan om de rest met uw vrijwilligers te doen.
    • Voorzieningen omvatten vaak dingen als stofzuigen, dweilen en schoonmaken van de badkamer. Decoraties, tafels, stoelen en uitrusting zijn vaak de verantwoordelijkheid van het thuiscomité.
    • Neem extra schoonmaakmiddelen mee, zoals papieren handdoeken, vuilniszakken, sponzen en een reinigingsoplossing. Dit zal helpen zorgen voor kleinere merktekens of schaafwonden rond de locatie.
    • Zorg ervoor dat alle afval naar een aangewezen vuilnisgebied gaat. Vraag je school of je een afvalcontainer moet inleveren en op moet halen voor het opruimen van het afval.